Buchhaltung
Rationalisierung Ihres Monatsabschlusses mit Microsoft Excel
In der heutigen Welt der Automatisierung, der Cloud-Technologie und der künstlichen Intelligenz sind die hochgradig manuellen Prozesse, auf die sich so viele von uns bei der Erstellung des Monatsabschlusses verlassen, eine Anomalie. Bei all den Abstimmungen und Abgrenzungen und dem zunehmenden Geschwindigkeitsdruck fragen Sie sich, wie Sie das alles schaffen sollen. Sie haben diese manuellen Prozesse bis zum Äußersten ausgereizt und jedes Quäntchen Effizienz aus Ihrem Team herausgeholt, aber es reicht immer noch nicht.
Vielleicht geht es Ihnen wie den Leuten von Thrive Market: Sie sind es leid, mit drei oder vier Systemen zu arbeiten, die nicht miteinander kommunizieren. Jetzt sind Sie bereit, eine zeitgemäße Lösung für die Buchhaltung auszuprobieren, die effizienter, genauer und kooperativer ist. Aber wie sollen Sie bei der Vielzahl der Möglichkeiten eine Entscheidung treffen? Beginnen wir mit einem Blick auf die grundlegende Architektur der Lösungen.
Welche Architektur eignet sich am besten für eine Abschlussverwaltungssoftware?
Die heutige Abschlussverwaltungssoftware verfolgt in der Regel einen von zwei Ansätzen für die Abstimmung:
- Integration in das bekannte Excel
- Webformular-Vorlagen
Werfen wir einen kurzen Blick auf die Vor- und Nachteile der einzelnen Ansätze.
Die Vertrautheit von Excel
Der größte Vorteil von Excel ist, dass wir es schon seit unseren ersten Tagen im Buchhaltungsunterricht benutzen. Wir wissen, wie es funktioniert, und wir lieben all die coolen Dinge, die es tun kann - SUMIF und VLOOKUP, PivotTables und bedingte Formatierung. Excel-basierte Abschlussmanagement-Software bedeutet, dass Sie so arbeiten können, wie Sie es gewohnt sind.
Dank der Leistungsfähigkeit und Flexibilität von Excel können wir Tabellenkalkulationen erstellen, die eine riesige Menge an Daten zusammenfassen und komplexe Abgrenzungen und Abstimmungen berechnen. Wie wir hier jedoch feststellen, können schlecht gestaltete Tabellenkalkulationen alle möglichen Fehler enthalten. Durch die manuelle Dateneingabe kommen noch weitere hinzu.
In letzter Zeit beklagen sich CFOs, dass Excel nicht mehr zeitgemäß ist und durch ein Programm ersetzt werden muss, das mehr Automatisierung, mehr Zusammenarbeit und eine bessere Integration mit ihren Buchhaltungssystemen ermöglicht.
Bedeutet das also, dass Excel als Teil des Monatsabschlusses auf dem Rückzug ist? Werfen wir einen Blick auf die Lösungen, die Excel nicht als Teil der Architektur verwenden.
Webformularvorlagen als Retter in der Not - oder doch nicht?
Wie bei den Excel-basierten Modellen geht es auch hier um mehr Genauigkeit, Transparenz und Effizienz. Es wird behauptet, dass mit einer größeren Kontrolle über die Eingaben weniger Raum für Fehler bleibt. Eine stärkere Automatisierung bedeutet, dass die manuellen Aufgaben der Dateneingabe, der Überprüfung von Zahlen und des Versendens, Speicherns und Ablegens von Tabellenblättern entfallen können.
Viele Benutzer haben jedoch festgestellt, dass sie weiterhin auf Excel angewiesen sind. Diese Webformulare sind einfach nicht in der Lage, die komplexen Abgrenzungen, Abstimmungen und Berechnungen zu bewältigen, die für den Jahresabschluss erforderlich sind.
Sie verwenden also immer noch ihre Tabellenkalkulationen, um die Arbeit zu erledigen, und fügen die Ergebnisse dann per Cut-and-Paste in Webformulare ein. Das Hinzufügen ihrer Tabellenkalkulationen zur Dokumentation des Monatsabschlusses bedeutet einen zeitaufwändigen Upload-Prozess. Diese zusätzliche Komplexität lädt zu Fehlern ein, zumal es kein System gibt, das die Benutzer darauf hinweist, dass eine Abstimmung nicht mehr stimmt, wenn sich die GL ändert.
Diese Einschränkungen und die steile Lernkurve für diese Webformulare bedeuten, dass die versprochenen Effizienzsteigerungen und Zeiteinsparungen schwer zu erreichen sind.
Was wollen die CFOs wirklich?
Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter Finanzvorständen aus der ganzen Welt hat gezeigt, dass sie sich von ihren neuen Mitarbeitern vor allem die Anpassungsfähigkeit an neue Technologien wünschen. Diese CFOs betrachten die Automatisierung als entscheidend, um flexibler und strategischer zu werden. Und interessanterweise nennen 34 % Zeitmangel als Haupthindernis für eine stärkere Automatisierung. Diese Ergebnisse stimmen mit einer Umfrage überein, die wir gerade durchgeführt haben und die demnächst veröffentlicht wird. Und denken Sie daran, was diese Anti-Excel-CFOs wollen - mehr Automatisierung, bessere Integration mit ihren Buchhaltungssystemen und mehr Zusammenarbeit.
FloQast ist das fehlende Glied
FloQast gibt CFOs genau das, was sie wollen - mehr Automatisierung, bessere Integration und einfachere Zusammenarbeit. FloQast verbindet Ihr ERP und Ihre Arbeitsmappen dynamisch. Durch den Einsatz von Automatisierung gehören diese arbeitsintensiven manuellen Aufgaben der Vergangenheit an. Dank der Automatisierung konnte einer unserer Kunden fast vier Stunden für seine monatlichen Bankabstimmungen einsparen.
FloQast ist zwischen Ihrem ERP und dem Cloud-Speicher angesiedelt und nutzt APIs, um Zahlen aus Ihrem ERP zu beziehen. Da es mit allen führenden ERP- und Buchhaltungssystemen integriert werden kann, erhalten Sie das Beste aus beiden Welten: Sie können weiterhin Ihre geliebten Tabellenkalkulationen verwenden und von einer einheitlichen, integrierten Schnittstelle aus arbeiten. Da die Abstimmungen dynamisch mit dem Hauptbuch verknüpft sind, erhalten Sie eine Warnung, wenn etwas nicht mehr stimmt. Kein mühsames doppeltes und dreifaches Überprüfen der Zahlen mehr, um sicherzustellen, dass sich nichts geändert hat. Und wenn eine Arbeitsmappe einmal verknüpft ist, können Sie sie sperren.
Excel eignet sich zwar hervorragend für den Abgleich, ist aber nicht die beste Plattform für die Zusammenarbeit. Mit FloQast erhalten Sie ein zentrales Dashboard, das jeder sehen kann. Es ist einfach zu sehen, was noch zu tun ist und was die nächste Aufgabe eines jeden sein sollte. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt, fühlen sich auch Ihre externen Mitarbeiter als Teil des Teams. Außerdem machen unsere Überprüfungsnotizen es einfach, das Hin und Her zwischen den Teammitgliedern außerhalb von E-Mails zu erfassen und in die Dokumentation aufzunehmen.
Erinnern Sie sich an die Aussage von Finanzvorständen, dass Zeit ein Hindernis für die Automatisierung ist? Mit FloQast kann Ihr Team in nur zwei Wochen einsatzbereit sein, und schon im ersten Monat der Nutzung können die Dinge besser werden. Da es auf Excel basiert, können Sie so weiterarbeiten, wie Sie es gewohnt sind. Es gibt keine Lernkurve, um zu versuchen, Webformulare dazu zu bringen, das zu tun, was Sie mit geschlossenen Augen tun können.
