Buchhaltung

So ist Thrive Market aus seinem Albtraum zum Monatsende aufgewacht

Stellen Sie sich einen Monatsabschlussprozess vor, bei dem sich die Abschluss-Checkliste, die Abstimmungspläne und das Hauptbuch an drei verschiedenen Stellen befinden, so dass es für das Management ein Albtraum ist, zu wissen, was zur Überprüfung bereit ist, ob Fehler gemacht wurden und welche Fristen verpasst wurden.

Klingt furchtbar, nicht wahr? Doch dieses Szenario war für die Buchhaltungsabteilung von Thrive Market, einem auf Mitgliedschaft basierenden Naturkostladen mit Hauptsitz in Los Angeles, Realität.

Das alles hat sich Anfang 2017 geändert.

Risse in den Stufen

Der Abschlussprozess bei Thrive-Markt hatte mehrere bewegliche Teile, was es extrem schwierig machte, sicherzustellen, dass die Schritte abgeschlossen und die Beträge abgerechnet wurden, so Ryan Frech, der Controller des Unternehmens. Die Daten befanden sich in drei verschiedenen Systemen, die natürlich nicht miteinander kommunizieren konnten.

"Wir mussten mindestens drei Bildschirme durchgehen, um die Überprüfung abzuschließen", sagte er. "Unsere Checkliste wurde in einem Google Doc verwaltet, unsere Abstimmungspläne waren in Excel, und unser Hauptbuch war in NetSuite. Oft kam als viertes noch eine E-Mail für Kommentare hinzu."

Selbst wenn Sie drei Monitore auf Ihrem Schreibtisch haben, erscheint das ineffizient. Die Schritte im Prozess von Thrive Market verliefen in etwa so:

1. Checkliste für den Rollforward-Monatsabschluss.
2. Aktualisieren Sie die Daten, damit sie mit dem aktuellen Kalender übereinstimmen.
3. Überprüfen Sie die Checkliste regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden.
4. Überprüfung der abgeschlossenen Arbeit, wenn Google Doc vom Ersteller aktualisiert wurde.
5. Kommentare per E-Mail an den Ersteller.
6. Erneute Überprüfung, sobald die Kommentare klar sind, und Durchlesen der E-Mail oder Besprechung der Kommentare.
7. Fordern Sie die Unterschriften der einzelnen Personen an.
8. Monatsende abschließen.

Wenn Sie meinen, das sei mühsam zu lesen, stellen Sie sich vor, Sie müssten diese Aufgaben in Ihrem Beruf erledigen.

Und da die Hauptbuchaktivitäten, die sich auf eine Abstimmung auswirken könnten, manchmal nicht erfasst wurden, war die Tür für Fehler weit offen, so Frech.

"Eine Excel-Tabelle wird nicht automatisch aktualisiert, wenn sich ein Journaleintrag bei der Überprüfung ändert oder angepasst wird", sagte er. "Und manchmal merkt man erst beim nächsten Monatsabschluss, dass die Abstimmung aktualisiert werden muss."

Es war frustrierend, nicht sofort zu wissen, was zur Überprüfung bereit war, und sich durch einen manuellen Prozess zu quälen, um sicherzustellen, dass die Überprüfungsnotizen korrekt freigegeben wurden, fügte Frech hinzu.

"Das Schlimmste war der Versuch, etwas nach dem Abschluss zu lösen", sagte er. "Wir stellten fest, dass eine Journalbuchung, die nach der Prüfung und Freigabe gebucht wurde, den Abstimmungsplan des Hauptbuchs über den Haufen warf, und zogen die Details nachträglich heraus, um den Plan zu aktualisieren", sagte er.

FloQast eingeben

Die Buchhaltungsabteilung bei Thrive Market gibt es erst seit Oktober 2015, so Frech, und obwohl der Abschlussprozess, den er und sein Team verwendeten, erst etwas mehr als ein Jahr alt war, war eine Änderung erforderlich.

Frech hatte 2014 von der Verwaltungssoftware FloQast close gehört, als er stellvertretender Controller bei Bonobos war. Er sah sich eine Demo des Produkts an, entschied sich aber damals dagegen.

"Sie kontaktierten mich erneut, als ich nach Los Angeles zog und Thrive Market beitrat", erinnert sich Frech. "Die Upgrades seit der ursprünglichen Demo sahen großartig aus, also stiegen wir ein.

Frech implementierte FloQast im ersten Quartal 2017, etwa zur gleichen Zeit, als andere Prozessverbesserungen in der Buchhaltungsabteilung vorgenommen wurden. Er sagte, dass es überhaupt nicht schwer war, sein Team oder den CFO von Thrive Market von FloQast zu überzeugen.

"FloQast hat mehr Effizienz geschaffen, um die Dinge mit weniger Stress in der gleichen Zeit zu erledigen", so Frech. "Diese Effizienz reichte aus, um alle Beteiligten ziemlich schnell an Bord zu holen. FloQast ist ein gutes Werkzeug für Kommunikation, Genauigkeit und Zeitmanagement."

Vor allem die Anzahl der Prüfungsschritte und die Genauigkeit der Prüfung haben sich laut Frech deutlich verbessert.

"Es war enorm hilfreich für die Konsistenz von Monat zu Monat und eine große Zeitersparnis bei der Überprüfung und Abstimmung", sagte er. "Dadurch können wir mehr Zeit für strategische Initiativen aufwenden, anstatt uns um die Abstimmung der Pläne mit dem Hauptbuch zu kümmern. Es ist auch eine großartige Möglichkeit für mich, den Fortschritt zu kontrollieren und Bereiche zu überprüfen, an denen ich nicht aktiv beteiligt bin, ohne dem ursprünglichen Ersteller oder Prüfer Zeit abzunehmen."

Vereinbaren Sie einen Termin für ein Gespräch mit einem Abschlussmanagement-Experten, der Ihnen FloQast vorstellt und Ihnen zeigt, wie Ihr Team schneller und genauer abschließen kann.

Eine Version dieses Artikels erschien zuerst bei Going Concern.