Buchhaltung

Wie FloQast Ihren Verschluss bei der ersten Anwendung verbessern wird

Vielleicht haben Sie es schon gehört, aber Buchhalter sind nicht gerade begeistert von Veränderungen. Sie haben eine Heidenangst davor, sogar noch mehr als der Durchschnittsbürger. Und in den meisten Fällen sind sie die ersten, die das zugeben! Es kann also eine Herausforderung sein, Buchhalter davon zu überzeugen, dass ein Prozess oder ein Tool, das sie verwenden, fehlerhaft ist und geändert oder vollständig umgestellt werden muss. Manch einer würde sagen: "ein Albtraum".

Wir verstehen, dass die Teams ein großes Risiko eingehen, wenn sie beschließen, bestehende Prozesse zu ändern. Selbst wenn die Dinge nicht perfekt sind, warum sollte man das Risiko eingehen, Zeit mit einem neuen Werkzeug oder einer neuen Methode zu vergeuden, wenn es keinen Unterschied machen könnte? Die Verschwendung von Ressourcen ist das Letzte, was man tun möchte.

Aber in Wirklichkeit ist es vielleicht noch schlimmer, eine Chance zu verpassen. Wie man zu sagen pflegt, ist das größte Risiko, keines einzugehen. Wenn Sie z. B. die Zeit, die jedes Teammitglied für den Abschluss aufwenden muss, um 30 Minuten reduzieren könnten, wäre es dann die Zeit und die Mühe wert, etwas Neues zu lernen? Ich denke, die meisten Teams würden sagen: "Ja".

Deshalb hören wir gerne von unseren Kunden über ihren "ersten Abschluss mit FloQast". Dies sind Geschichten, die während des Onboarding-Prozesses von Teams geteilt werden, die uns erzählen, wie sich ihr Abschluss nach der Implementierung unserer Plattform verändert hat. Wir hören von allen möglichen großartigen Verbesserungen, und im Folgenden sind einige der Bereiche aufgeführt, die den größten Einfluss haben:

Verwaltung und Organisation

Eine der größten Verbesserungen, die wir am häufigsten von unseren Kunden hören, betrifft die Organisation ihres Abschlusses. Viele von ihnen finden, dass die Struktur gewährleistet, dass der Umfang ihrer Bilanz vollständig ist. Mit anderen Worten: Es werden weniger Dinge übersehen, und das sorgt für einen umfassenden und sauberen Abschluss, der Ihrem Team ein neues Maß an Vertrauen gibt.

FloQast ist auch ein hervorragendes Werkzeug für die Erstellung und Implementierung standardisierter Vorlagen in Ihren Prozess. Auf diese Weise gewöhnt sich Ihr Team daran, alle Arbeiten auf einheitliche Weise auszuführen, reduziert die Fehlerquote, vermeidet Desorganisation und verkürzt die Lernkurve bei der Aufnahme neuer Teammitglieder.

Wir sind davon überzeugt, dass dies einen so großen Unterschied für Ihren Abschluss bedeutet, dass wir Vorlagen entwickelt haben und sie jedem zur Verfügung stellen, der sie haben möchte. Laden Sie sie herunter, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und verwenden Sie sie konsequent. Wie viele unserer Kunden werden auch Sie einen großen Unterschied feststellen.

Überprüfung von

Wie wir bereits erwähnt haben, neigen Manager dazu, Dinge mit ihrem Team hier, dort und überall zu besprechen. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass jeder Prüfer die Dinge ein wenig anders angeht, sobald er alle Punkte auf Papier (oder in einer Tabelle oder auf einem Zettel) festgehalten hat. Das kann zu einem übereilten, dezentralisierten Prozess führen, bei dem wichtige Punkte verloren gehen, vergessen oder übersehen werden können.

Aus diesem Grund zentralisiert FloQast den Überprüfungsprozess. Jedes Teammitglied weiß genau, wo es die offizielle Echtzeit-Aufzeichnung der Kommentare, offenen Punkte und Fragen zu jedem Segment seines Teils des Abschlusses finden kann. Und da die Manager ihre Überprüfungen in Echtzeit dokumentieren können, können die Teammitglieder auch in Echtzeit Anpassungen, Klarstellungen und Korrekturen vornehmen. Dies trägt dazu bei, die Korrespondenz zwischen Prüfer und Prüfling zu reduzieren, was den Zeitaufwand insgesamt verringert und zu mehr Konsistenz beiträgt.

Teamleitung

Wenn es etwas gibt, von dem wir alle weniger brauchen, dann sind es Besprechungen. Und Ihr Team ist da keine Ausnahme. Die gefürchtete Statusbesprechung wäre viel weniger schrecklich, wenn Sie nicht so viel Zeit damit verbringen würden, NICHTS dazu beizutragen.

Mit FloQast ist der Status Ihres Abschlusses für jeden in Ihrem Team jederzeit zugänglich. Damit wird der Traum von der Abschaffung der Statusbesprechungen zur Realität! Natürlich ist jedes Team anders und einige möchten vielleicht weiterhin ein regelmäßiges Meeting abhalten, aber selbst dann wird die Zeit für Meetings durch die Echtzeit-Updates in FloQast stark reduziert.

Benutzererfahrung

Als wir uns daran machten, ein Tool zu entwickeln, das den Abschlussprozess vereinfachen sollte, wussten wir, dass die Benutzerfreundlichkeit entscheidend für den Erfolg sein würde. Und da wir Buchhalter sind, wollten wir etwas schaffen, das den Buchhaltungsteams vertraut und daher angenehm ist. Das haben wir auf zwei wichtige Arten erreicht: 1) Die Ordnerstruktur und 2) die Integration von Excel.

In beiden Fällen wussten wir, dass die Buchhalter etwas wollten, das leicht zu verstehen ist und nicht die Tools ersetzt, die sie gerne benutzen. So können sich die Teammitglieder leicht in FloQast zurechtfinden, und es bedeutet auch, dass sie nicht eine völlig neue Software beherrschen müssen, um den Abschluss zu verbessern.   

Automatisierung

Einer der frustrierendsten Aspekte beim Abschluss von Prozessen ist die Tatsache, dass kleine Änderungen große Auswirkungen haben können. Die manuelle Verknüpfung der Dokumentation mit einem ERP-System oder einer anderen Software kann zu doppeltem Aufwand führen, nur weil es einfache Unterschiede gibt.

Wir hatten zum Beispiel einen Kunden aus der Hypothekenbranche, der jeden Monat Dutzende von Bankabstimmungen durchführen musste. Einige erfolgten täglich, andere wöchentlich, aber am Ende des Zeitraums waren sie alle alle mussten sie alle erledigt werden. Sie können sich vorstellen, wie frustrierend es war, diese Abgleiche manuell zu überarbeiten oder zu aktualisieren, wenn sich Änderungen ergaben.

Vor FloQast benötigte dieses Unternehmen 4 Stunden für den Prozess. Mit FloQast hat sich dies jedoch erledigt, und jetzt dauert es weniger als 5 Minuten. Wir haben einen weiteren Kunden, bei dem die Bilanzerstellung von 6 Stunden auf 2 Minuten gesunken ist! Dies alles ist den Automatisierungsfunktionen zu verdanken, und wir suchen immer nach Möglichkeiten, manuelle Aufgaben durch automatisierte zu ersetzen.

Verbessern Sie Ihren Abschluss mit FloQast

Das klingt alles sehr gut, nicht wahr? Wir haben von vielen Teams gehört, die ihren Abschluss durch die Einführung von FloQast drastisch effizienter gestaltet haben. Einige Teams haben ihre Zeit um bis zu 30 Minuten pro Teammitglied reduziert. Wenn Sie diese Zeit im Laufe eines Jahres zusammenzählen, kommen Sie auf große Einsparungen! Dadurch können sich die Teammitglieder auf andere Bereiche ihrer Aufgaben konzentrieren, neue Fähigkeiten erlernen und ihre Gruppe auf andere Weise unterstützen.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie FloQast die Tür zu einem besseren Abschluss öffnen kann.