Buchhaltung

Was ist der Prozess des Monatsabschlusses?

Vollständige und zeitnahe Jahresabschlüsse sind das wichtigste strategische Instrument für jedes Unternehmen. Sie helfen Unternehmenseigentümern dabei, die Fortschritte bei der Erreichung ihrer Ziele zu messen, und sie sind unerlässlich, um eine genaue Cashflow-Prognose für die Zukunft zu erstellen und Geschäftsentscheidungen zu treffen. 

Um Ihre Finanzinformationen als effektives Planungs- und Strategieinstrument zu nutzen, müssen Sie Ihre Bücher regelmäßig abschließen. In diesem Beitrag geben wir zunächst einen Überblick über den Abschlussprozess und stellen Ihnen eine Checkliste für den Monatsabschluss zur Verfügung. Anschließend gehen wir auf die spezifischen Schritte für den Abschluss der Bücher in QuickBooks, NetSuite und Sage Intacct ein. 

Verstehen des Monatsabschlussprozesses

Der Monatsabschluss besteht aus einer Reihe von Schritten, mit denen Sie Ihre Bücher am Ende des Monats abschließen und Ihre Zahlen in Stein meißeln. Es ist unmöglich, die Leistung genau zu verfolgen, wenn diese Zahlen schwanken, wenn jemand Rechnungen findet, die nicht rechtzeitig erfasst wurden, oder wenn jemand Transaktionen aus früheren Monaten (oder sogar früheren Jahren) ändert. Die Einbeziehung eines monatlichen Abschlusses in Ihre regulären Buchführungsverfahren gewährleistet, dass Ihre Zahlen zuverlässig, stabil und genau sind.

Vollständige und zeitnahe Jahresabschlüsse sind das wichtigste strategische Instrument für jedes Unternehmen. Sie helfen Unternehmenseigentümern dabei, die Fortschritte bei der Erreichung ihrer Ziele zu messen, und sie sind unerlässlich, um eine genaue Cashflow-Prognose für die Zukunft zu erstellen und Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Um Ihre Finanzinformationen als effektives Planungs- und Strategieinstrument zu nutzen, müssen Sie Ihre Bücher regelmäßig abschließen. In diesem Beitrag geben wir zunächst einen Überblick über den Abschlussprozess und stellen Ihnen eine Checkliste für den Monatsabschluss zur Verfügung. Anschließend gehen wir auf die spezifischen Schritte für den Abschluss der Bücher in QuickBooks, NetSuite und Sage Intacct ein.

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Flussdiagramm für den Monatsendabschlussprozess

Die genauen Schritte des Monatsabschlusses können von Unternehmen zu Unternehmen variieren, je nach Art der Konten und Transaktionen, die die Finanzdaten des Unternehmens ausmachen. Im Allgemeinen läuft der Prozess jedoch in vier Schritten ab. 

Das folgende Flussdiagramm bietet einen visuellen Überblick über den Monatsabschlussprozess und die wichtigsten Aktivitäten, die in jedem Schritt stattfinden.

DatensatzSchließen SieAnalysieren SieBericht
Sicherstellen, dass alle Einnahmen- und Ausgabentransaktionen im ERP-System erfasst wurdenAbgleich von Bargeld, Giro- und Sparkonten, Portokasse und KreditkartenkontenErstellen einer bereinigten Summenbilanz und eines Entwurfs der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz und der Fälligkeitsberichte für die Kreditoren- und Kreditorenbuchhaltung.Vorbereitung von Management-, FP&A- und externen/SEC-Berichten
Aufzeichnung der aufgelaufenen Verbindlichkeiten, einschließlich Gehaltsabrechnungen, Urlaub von Mitarbeitern, Schuldscheindarlehen, Zinsaufwendungen und SteuernAbgleich der vorausbezahlten KontenÜberprüfung der Analyse mit den BeteiligtenZusammenstellung der erforderlichen Unterlagen für interne und externe Prüfer
Überprüfung des Anlagevermögens und Durchführung einer BestandsaufnahmeAbstimmung der Konten zwischen den Unternehmen, um sicherzustellen, dass Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen den beiden Unternehmen übereinstimmen  
Journalbuchungen für Abschreibung und Amortisation buchen   

Wie machen Sie einen Monatsabschluss?

Einer der grundlegenden Grundsätze der Buchführungist der Prozess der Überprüfung und Anpassung der Monatssalden, um Berichte zu erstellen, die die tatsächliche Leistung des Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum widerspiegeln. Der Abschluss der Bücher ist ein wesentlicher Bestandteil des Buchhaltungszyklus und dient als Abgrenzungspunkt für Transaktionen: Sie fallen entweder vor oder nach dem Abschlussdatum an. Dieser Stichtag wird erreicht, indem die Salden der Konten der Gewinn- und Verlustrechnung auf Null gesetzt werden, so dass diese Konten in der nächsten Periode wieder bei Null beginnen können.

Konten der Gewinn- und Verlustrechnung sind zeitlich begrenzt: Sie erfassen Daten für einen bestimmten Zeitraum, sei es ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Am Ende dieses Zeitraums werden die Salden der Ertrags- und Aufwandskonten in die Gewinnrücklagen der Bilanz übertragen. Über in der Bilanzsind die Konten dauerhaft, d. h. sie spiegeln die Gesamtheit der finanziellen Aktivitäten des Unternehmens seit seiner Gründung wider.

Der Abschlussprozess umfasst vier spezifische Schritte:

Schritt 1: Schließen Sie die Ertragskonten in der Ertragsübersicht ab.

Die Einnahmenübersicht ist ein temporäres Konto, das während des Abschlussprozesses verwendet wird. Zunächst werden die Salden aller Ertragskonten in die Ertragsbilanz übertragen.

Schritt 2: Schließen Sie die Aufwandskonten mit der Einkommensübersicht ab.

Nachdem die Ausgaben in der Einkommensübersicht abgeschlossen sind, entspricht der Saldo dieses Kontos dem Nettoeinkommen für die Periode.

Schritt 3: Zusammenfassung der Erträge mit den Gewinnrücklagen abschließen

Da es sich bei der Einkommensübersicht um ein temporäres Konto handelt, muss dieser Saldo in die Gewinnrücklagen überführt werden, um die kumulierten Gewinne des Unternehmens zu verfolgen.

Schritt 4: Schließen Sie die Dividenden in den Gewinnrücklagen

Barausschüttungen oder Dividenden, die während des Berichtszeitraums an die Eigentümer ausgezahlt wurden, müssen mit den Gewinnrücklagen verrechnet werden, damit der Saldo die Gewinne widerspiegelt, die das Unternehmen für künftige Bedürfnisse zurückbehält.

Wie lange dauert ein Abschluss zum Monatsende?

Erhebungen von Ventana Research zufolge wird der Abschluss dank der Technologie immer schneller. Im Jahr 2014 benötigten 58 % der befragten Unternehmen sieben oder mehr Tage für den Abschluss, und 28 % benötigten elf Tage oder mehr. Nur 29 % schlossen innerhalb von vier Tagen ab. In der Umfrage für 2019 benötigten jedoch nur 49 % sieben oder mehr Tage, und fast die Hälfte (46 %) schloss innerhalb von vier Tagen ab. Einundsechzig Prozent schlossen die Bücher innerhalb von sechs Tagen ab.

Diese Zahlen sind etwas schneller als die von APQC im Jahr 2018 ermittelten, bei denen der durchschnittliche Abschluss von 2.300 Unternehmen 6,4 Tage betrug. Die besten 25 Prozent in dieser Umfrage schlossen in 4,8 Tagen oder weniger ab, während die unteren 25 Prozent 10 oder mehr Tage benötigten.

Ein schnellerer Abschluss bedeutet manchmal einen Kompromiss zwischen Geschwindigkeit und Genauigkeit. Die Verwendung von Schätzungen anstelle von genauen Berechnungen kann den Abschluss um Stunden oder sogar Tage verkürzen. In vielen Fällen weichen diese Schätzungen nicht wesentlich von den tatsächlichen Werten ab. Wenn es jedoch an der Zeit ist, das Geschäftsjahr abzuschließen, müssen die tatsächlichen Werte ermittelt werden. Das bedeutet, dass der Jahresabschluss wahrscheinlich mindestens ein oder zwei zusätzliche Tage in Anspruch nehmen wird.

Es besteht ein großer Druck, die Bücher jeden Monat so schnell wie möglich abzuschließen. Unternehmenseigentümer und Führungskräfte nutzen die Finanzzahlen des letzten Monats als Ausgangspunkt für Geschäftsentscheidungen für den kommenden Monat. Je früher sie also die endgültigen Zahlen erhalten, desto eher können sie erkennen, was im letzten Monat funktioniert hat und was nicht, so dass sie mit den Änderungen für den laufenden Monat beginnen können.

Bewährte Praktiken für einen Monatsendabschlussprozess

Neben einem gut durchdachten Plan und einem Arbeitsablauf zum Monatsende sollten wir uns einige bewährte Verfahren ansehen, die dazu beitragen können, dass Ihre Prozesse zum Monatsende so reibungslos wie möglich ablaufen.

  1. Setzen Sie sich ein Ziel. Erfüllt Ihr Unternehmen die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss von 6,4 Tagen? Unabhängig davon, ob Ihr Prozess länger dauert oder Sie ihn in kürzerer Zeit abschließen, setzen Sie sich das Ziel, den Prozess im nächsten Monat oder im nächsten Quartal um einen Tag zu verkürzen.
  2. Opfern Sie nicht die Qualität für die Geschwindigkeit. Der Abschluss der Bücher kann zeitaufwändig sein, und obwohl es gut ist, das Ziel zu verfolgen, die Zeit bis zum Abschluss zu verkürzen, sollten Sie nie an der Qualität sparen. Dies kann zu Fehlern führen oder sogar dazu, dass Anzeichen von Betrug übersehen werden.
  3. Halten Sie eine Besprechung vor dem Abschluss ab. Rufen Sie Ihr Team zu einer Besprechung vor dem Abschluss zusammen, um Ihren Zeitplan und die Zeitschiene zu besprechen. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Probleme zu besprechen, die während des letzten Monats aufgetreten sind, und einen Plan zu erstellen, um diese zu entschärfen, falls möglich.
  4. Automatisieren Sie, wo immer möglich. Technologie kann viele der zeitaufwändigen und manuellen Aufgaben des Monatsabschlusses rationalisieren. Nutzen Sie daher Tools, die bei der Datenerfassung in Echtzeit, dem Kontenabgleich und der Durchführung von Berechnungen helfen, um den Prozess zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden.

Häufige Herausforderungen bei einem Monatsabschlussprozess

Für viele Buchhaltungsteams, Controller und CFOs ist der Monatsabschluss mit langen Arbeitszeiten und zusätzlichem Stress verbunden. Schließlich werden die täglichen Aufgaben während des Abschlusses nicht auf Eis gelegt - es wird erwartet, dass Sie beides erledigen.

Der erste Schritt zur Beseitigung (oder zumindest zur Minimierung) der Kopfschmerzen, die Ihr Monatsabschluss mit sich bringen kann, ist die Identifizierung der üblichen Herausforderungen in diesem Prozess. Kommt Ihnen einer der folgenden Punkte bekannt vor?

  • Die Teammitglieder wissen nicht, was zu tun ist.
  • Die Manager wissen nicht, welchen Status die verschiedenen Aufgaben haben.
  • Unterstützende Dokumente befinden sich in den E-Mails der Mitarbeiter, auf ihrem lokalen Laufwerk oder sind nicht richtig in einem gemeinsamen Laufwerk organisiert.
  • Kontoabstimmungen und andere Arbeitspapiere und Excel-Tabellen enthalten Fehler, weil jemand Änderungen an der Summenbilanz vorgenommen hat.

All diese Probleme können mit einer Software für die Verwaltung von Abschlüssen gelöst werden.

Checkliste für den Monatsabschluss 

Unabhängig davon, welches Buchhaltungssystem Sie verwenden, deckt die folgende Checkliste die meisten Aufgaben ab, die erledigt werden müssen, bevor Sie die Bücher abschließen können. Eine Vorlage für den Monatsabschluss - wie die, die Sie hier - kann Ihnen dabei helfen, den besten Prozess für Ihr Unternehmen zu entwickeln.

  1. Bestätigen Sie alle Transaktionen für den Zeitraum. 
    • Buchen oder importieren Sie die Gehaltsabrechnung. Stellen Sie sicher, dass alle Stundenzettel eingereicht und genehmigt wurden.
    • Überprüfen Sie, ob alle Kreditorenrechnungen im System sind, einschließlich der wiederkehrenden Rechnungen.
    • Überprüfen Sie, ob alle Debitorenrechnungen im System sind und ob alle wiederkehrenden Rechnungen erstellt wurden.
    • Überprüfen Sie, ob alle Spesenabrechnungen eingereicht und genehmigt wurden und ob alle Rechnungszahlungen verbucht wurden.
    • Buchen oder importieren Sie alle Kredit- und Debitkartengebühren.
  2. Abschlussbuchungen im allgemeinen Journal buchen
    • Überprüfung und Verbuchung der Umsatzrealisierung anhand von Plänen.
    • Buchen Sie Abgrenzungen, Rückstellungen und Stornierungen.
    • Verbuchen Sie Abschreibungen, Amortisationen und alle anderen Einnahmen oder Ausgaben aus anderen Modulen.
    • Überprüfen Sie, ob alle Einträge, die eingegeben werden sollten, tatsächlich eingegeben wurden.
  3. Nebenbuchhaltung schließen, falls vorhanden
    • Suchen Sie nach Transaktionen, die im Entwurfsstadium sind, nach wiederkehrenden Transaktionen, die fehlgeschlagen sind, und nach Transaktionen, die noch auf ihre Genehmigung warten.
  4. Durchführung aller Abstimmungen
    • Stimmen Sie alle Bankkonten mit den Kontoauszügen ab. Konten mit hohem Volumen lassen sich leichter verwalten, wenn sie wöchentlich oder sogar täglich abgestimmt werden.
    • Abgleich aller Belastungskonten.
    • Abgleich von AP-Aging mit der Nebenbuchhaltung und der Nebenbuchhaltung mit der Hauptbuchhaltung.
    • Abgleich der Fälligkeitsdaten des Nebenbuchs und des Nebenbuchs mit dem Hauptbuch.
    • Stimmen Sie die Konten für Vorauszahlungen, Anlagevermögen, unfertige Erzeugnisse und alle Rechnungsabgrenzungsposten ab.
    • Abgleich der tatsächlichen Bestände mit den Beständen des Hauptbuchs.
  5. Überprüfungsberichte erstellen 
    • P&L-Abweichung oder Budget vs. Ist.
    • Untersuchen Sie alle ungewöhnlichen Veränderungen.

Sobald alle diese Aufgaben erledigt sind, können Sie die spezifischen Anweisungen für den Abschluss der Bücher in QuickBooks, Netsuite oder Sage Intacct befolgen. 

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Wie schließe ich ein Monatsende in QuickBooks ab? 

Wenn Sie das Jahresende in Intuit QuickBooks einstellen, löscht das Programm automatisch alle Ertrags- und Aufwandskonten und überträgt den Saldo des Nettogewinns in die Gewinnrücklagen, wenn Ihr Geschäftsjahr endet. So sieht es sieht es so aus als wären Ihre Bücher für das Jahr abgeschlossen, aber es handelt sich nicht um einen formellen Abschlussprozess. Es handelt sich lediglich um eine Neueinstellung der Buchhaltung für das nächste Jahr. Jeder, der Zugriff auf Ihre QuickBooks-Datei hat, kann etwas im Vormonat oder im Vorjahr ändern, und Sie merken es vielleicht erst, wenn Ihr Steuerberater Ihre Steuererklärung vorbereitet.

Für viele kleine Unternehmen mag es ausreichen, einen formellen Jahresabschluss durchzuführen. Schnell wachsende Unternehmen mit ehrgeizigen Zielen müssen jedoch möglicherweise die Kadenz eines monatlichen Abschlusses einführen, damit die Entscheidungsträger eine zuverlässige Grundlage für künftige Strategien haben.

Es empfiehlt sich, die Bücher nach dem folgenden vierstufigen Verfahren formell abzuschließen und die Zahlen mit einem Kennwort zu versehen, um sie zu fixieren. 

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre Konten

Melden Sie sich bei QuickBooks als Stamm- oder Unternehmensadministrator an. Erledigen Sie alle Aufgaben in der obigen Checkliste. Sobald Sie alle Zahlen im Griff haben, können Sie die Bücher abschließen. Der Prozess unterscheidet sich ein wenig, je nachdem, ob Sie QuickBooks Desktop oder QuickBooks Online verwenden, daher werden wir diese Abschlussprozesse separat durchgehen. 

Schritt 2: Schließen Sie Ihre Bücher in QuickBooks Online

  1. Gehen Sie zu Einstellungen (das Zahnrad in der Ecke) und wählen Sie Konten und Einstellungen.
  2. Wählen Sie die Registerkarte Erweitert.
  3. Wählen Sie im Abschnitt Buchhaltung die Option Bearbeiten.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bücher schließen.
  5. Geben Sie ein Abschlussdatum ein.
  6. Wählen Sie die Option "Änderungen nach Anzeige einer Warnung und Eingabe eines Kennworts zulassen", wenn Sie ein Kennwort verlangen möchten, bevor Änderungen am abgeschlossenen Zeitraum vorgenommen werden können. Dies wird dringend empfohlen.

Schritt 3: Schließen Sie Ihre Bücher in QuickBooks Desktop:

  1. Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Voreinstellungen.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Unternehmenseinstellungen auf Datum/Passwort festlegen.
  3. Geben Sie das Abschlussdatum ein.
  4. Wählen Sie die Option "Änderungen nach Anzeige einer Warnung und Eingabe eines Kennworts zulassen", wenn Sie ein Kennwort verlangen möchten, bevor Änderungen am abgeschlossenen Zeitraum vorgenommen werden können. Dies wird dringend empfohlen.

Wie schließe ich ein Monatsende in NetSuite ab?

Wie viele ERP-Pakete hat auch NetSuite ERP einen formalen Abschlussprozess. Die in NetSuite integrierte Checkliste für den Periodenabschluss enthält alle Schritte, die ausgeführt werden müssen, bevor eine Periode abgeschlossen werden kann, aber wie die meisten Dinge in der Buchhaltung ist es nicht so einfach, wie das Ankreuzen von Kästchen auf einer To-Do-Liste. 

Nachdem Sie alle Aufgaben in der obigen Checkliste erledigt haben, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zahlen fest im Griff haben, setzen Sie den Prozess in Gang. Gehen Sie zunächst zu Einrichtung > Buchhaltung > Buchhaltungsperioden verwalten und wählen Sie die Periode aus, die Sie abschließen möchten. Daraufhin wird die Checkliste für den Periodenabschluss angezeigt. NetSuite verlangt, dass diese Schritte in einer bestimmten Reihenfolge abgehakt werden. Abhängig von Ihrem Unternehmen und den Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen können Sie feststellen, dass es besser ist, sie in einer etwas anderen Reihenfolge auszuführen.

Gehen wir diese Punkte nacheinander durch. 

  1. Ausgang sperren. Die ersten drei Punkte auf dieser Liste - Ausgang sperren, Eingang sperren und Alles sperren - müssen abgeschlossen sein, bevor die anderen Schritte ausgeführt werden können. Bevor Sie die Debitorenbuchhaltung sperren können, müssen die Umsatz- und Ertragszahlen abgeschlossen sein. Das bedeutet, dass alle Rechnungen ausgestellt und alle Berechnungen für die Umsatzrealisierung abgeschlossen sein müssen. 
  2. A/P sperren. Sobald alle Lieferantenrechnungen zur Zahlung an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet worden sind, kann die Eingangsrechnung gesperrt werden. Wenn Materialrechnungen nach der Bearbeitungsfrist eingehen, werden die meisten Unternehmen diese Verbindlichkeiten mit einer Journalbuchung abgrenzen, die in der nächsten Periode storniert wird. 
  3. Alles sperren. Mit diesem Schritt wird das Hauptbuch gesperrt. Bevor dies geschehen kann, muss das Buchhaltungsteam alle wiederkehrenden und Standard-Journalbuchungen erfassen. Sobald das Hauptbuch gesperrt ist, können keine weiteren Einträge mehr erfasst werden. 
  4. Lösen Sie Datum/Periodenabweichungen auf. NetSuite lässt es zu, dass Perioden mit Diskrepanzen zwischen dem Datum und der Periode abgeschlossen werden, aber dies kann in der Folge zu Kopfschmerzen bei der Finanzberichterstattung führen. Stellen Sie sicher, dass alle Abweichungen angemessen und beabsichtigt sind. 
  5. Überprüfen Sie eine negative Bestandsaufnahme. Dies weist in der Regel auf ein Prozessproblem hin, das behoben werden muss. Andernfalls werden die Kosten der verkauften Waren mit Null berechnet. Wenn Sie eine gespeicherte Suche einrichten, um lange vor Periodenende nach negativen Bestandspositionen zu suchen, können Sie beim Abschluss Zeit sparen. 
  6. Überprüfen Sie die Bestandskostenrechnung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Bestandskosten erfasst wurden. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem eine gespeicherte Suche Ihnen am Monatsende Zeit sparen kann. 
  7. Überprüfen Sie die Bestandsaktivität. Abnormale Bestandsschwankungen können auf ein Prozessproblem hinweisen. Gespeicherte Suchvorgänge können Ihnen helfen, Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor sie auffliegen. 
  8. Erstellen Sie unternehmensübergreifende Anpassungen. In diesem Schritt werden die Ausgaben zwischen den konsolidierten Unternehmen aufgeteilt. Das Finanzteam sollte prüfen, ob NetSuite automatisch Intercompany-Anpassungsjournale einrichten sollte. 
  9. Neubewertung offener Fremdwährungssalden. Nach GAAP müssen Fremdwährungssalden zum Kurs am Ende des Berichtszeitraums neu bewertet werden. 
  10. Berechnen Sie konsolidierte Wechselkurse. Wenn Sie sich in einer NetSuite OneWorld-Umgebung mit Tochtergesellschaften mit unterschiedlichen Basiswährungen befinden, unterhält NetSuite eine Liste mit konsolidierten Wechselkursen. 
  11. Eliminierung konzerninterner Geschäftsvorfälle. Auf konsolidierter Basis sollten nur Transaktionen mit der Außenwelt auftauchen, daher müssen Transaktionen zwischen Mutter- und Tochtergesellschaften eliminiert werden. 
  12. Zeitraum abschließen. Wenn alle oben genannten Schritte abgeschlossen sind, können die Bücher geschlossen werden. Sobald dies geschehen ist, kann niemand mehr Änderungen am Hauptbuch vornehmen. 

Sobald die Bücher für den Monat abgeschlossen sind, muss der betreffende Zeitraum für alle Änderungen freigegeben werden. Dies kann der Fall sein, wenn etwas übersehen wurde oder wenn Ihr Wirtschaftsprüfer einige Anpassungsbuchungen empfiehlt. Um eine Periode zu entsperren, gehen Sie zu Einrichtung > Buchhaltung > Buchhaltungsperioden verwalten und rufen Sie die Checkliste für den Zeitraum auf, den Sie wieder öffnen möchten. Nachdem Sie auf den grünen Pfeil in der Zeile Schließen geklickt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitraum wieder öffnen. Daraufhin wird ein Feld angezeigt, in dem Sie eine Begründung für die Wiedereröffnung einer abgeschlossenen Periode angeben müssen. Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie den Schließvorgang für alle Zeiträume wiederholen, die Sie öffnen mussten, um diese Änderungen vorzunehmen.

Wie schließe ich ein Monatsende in Sage Intacct ab?

Der Monatsabschluss in Sage Intacct ist eine einfache Angelegenheit, sofern Sie alle Aufgaben in der obigen Checkliste erledigt haben. Außerdem müssen Sie alle Transaktionen mit Problemen beheben. Dazu gehören Transaktionen, die sich im Entwurfsstadium befinden oder auf ihre Genehmigung warten. Wenn Sie wiederkehrende Transaktionen haben, schlagen diese manchmal fehl, wenn eine Änderung am System vorgenommen wird, so dass Sie überprüfen sollten, ob alle Transaktionen korrekt durchgeführt wurden. Sobald alles korrekt ist, ist es nur noch ein Schritt:

  • Schließen Sie die Bücher
    • Unter Hauptbuch > Bücher > Schließen.

Wenn Sie die Bücher später wieder öffnen müssen, ist auch das ganz einfach. Um die Bücher in Intacct zu öffnen, gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Bücher > Öffnen. Wählen Sie die Entität und den Zeitraum, den Sie öffnen möchten. In diesem Fenster haben Sie auch die Möglichkeit, die Nebenbücher für AR, AP, Cash Management, Time & Expenses zu öffnen oder sie geschlossen zu lassen. Klicken Sie auf Öffnen und die Bücher werden geöffnet. Achten Sie darauf, die Bücher wieder zu schließen, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, damit niemand versehentlich Änderungen an einer geschlossenen Periode vornehmen kann.

Die Zahlen vor dem Abschluss aufstellen

Aber es gibt eine viel Bevor diese wenigen Abschlussbuchungen erfolgen können, muss eine Menge getan werden. Die Bilanzkonten müssen abgestimmt werden. Bankabstimmungen müssen mit den Salden am Abschlusstag übereinstimmen. Abgrenzungen müssen gebucht werden. Die Umsatzrealisierung für den Zeitraum muss geklärt werden. Das Anlagevermögen muss aktualisiert werden. Journalbuchungen für Abschreibung und Amortisation müssen berechnet und gebucht werden. Konzerninterne Transaktionen müssen eliminiert werden. Rechnungsabgrenzungsposten müssen umklassifiziert werden. Je nach Ihrem Unternehmen müssen Sie möglicherweise weitere Anpassungen, Zuweisungen und Abgrenzungen vornehmen. Alle diese Schritte müssen Teil Ihrer regulären Buchführungsverfahren sein.

Die meisten Buchhaltungsteams verwenden eine Art Checkliste für den Monatsabschluss und haben eine Art von Monatsabschlussverfahren. Am einen Ende des Spektrums stehen die Buchhalter, Controller und CFOs, die alles im Kopf behalten und viele manuelle Prozesse anwenden. Das kann eine Zeit lang funktionieren, aber wenn die Buchhaltungsabteilung wächst, kann dieser Prozess zu einem totalen Chaos werden. Es gibt viel Stammeswissen, und Aufgaben können leicht übersehen werden, vor allem, wenn eine wichtige Person für ein paar Tage ausfällt.

Am anderen Ende des Spektrums stehen Buchhaltungsteams, die einen gut durchdachten und optimierten Prozess mit interaktiven Checklisten und Workflow-Tools verfolgen und alle Möglichkeiten der Automatisierung nutzen. Diese Teams nutzen alles, was in ihrem Buchhaltungssystem integriert ist, sowie einige zusätzliche Tools wie FloQast. 

Wo auch immer sich Ihr Team in diesem Spektrum befindet, eine umfassende Checkliste, die alle Prozesse und Aufgaben enthält, ist ein Muss, um den Abschlussprozess zu rationalisieren. Im Idealfall sollte Ihre Checkliste einen einfachen Austausch von Aufgaben zwischen den Teammitgliedern ermöglichen, um den Prozess effizient zu gestalten. 

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Schließen Sie die Bücher ab wie ein Profi

Jetzt, da Sie den allgemeinen Prozess des Monatsabschlusses im Griff haben, können Sie damit beginnen, die Aufgaben unter Ihren Teammitgliedern aufzuteilen. Beginnen Sie mit einer vollständigen Checkliste kann Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu optimieren, um den Abschluss zu beschleunigen. Da viele dieser Aufgaben nacheinander erledigt werden müssen, können Sie den Abschluss unter Umständen beschleunigen, indem Sie einige Aufgaben bereits in der laufenden Periode erledigen und nicht bis nach dem Ende der Periode warten, um damit zu beginnen. Denken Sie daran: Je eher Sie die Bücher abschließen, desto eher können Sie die coolen Sachen in der Buchhaltung machen.

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