PulteGroup erreicht mit FloQast schnelleren Abschluss und höhere Teamproduktivität

Die börsennotierte PulteGroup, Inc. (NYSE: PHM) mit Sitz in Atlanta, Georgia, ist eine der größten amerikanischen Wohnungsbaugesellschaften, die landesweit in mehr als 40 Märkten tätig ist. Als das Unternehmen den Papierverbrauch reduzieren, seine monatlichen Abschlüsse beschleunigen und die Compliance-Berichterstattung rationalisieren wollte, implementierte es FloQast Close, ReMind und Ops. Mit FloQast, PulteGroup seinen regionalen Controllern und mehr als 250 Buchhaltungsmitarbeitern ermöglicht, monatliche Abschluss-Checklisten zu digitalisieren, Papierabzeichnungen zu eliminieren, Lernkurven zu verkürzen und die Abschlusszeiten zu halbieren - von 14 auf 7 Tage.

Der monatliche Abschluss bei der PulteGroup, dem drittgrößten Hausbauunternehmen des Landes, ist eine große Aufgabe. Mit mehr als 29.000 Hausabschlüssen pro Jahr und einem Jahresumsatz von 15,8 Milliarden Dollar, verteilt auf 27 Bundesstaaten, ist die Koordination und Konsolidierung des monatlichen Abschlusses eine Herkulesaufgabe.

Aber Erica Woods, eine der regionalen Controllerinnen des Unternehmens, und ihre hybriden, über das ganze Land verteilten Kollegen aus der Buchhaltung machen es möglich. Jetzt, mit FloQast, tun sie es mit weniger Papier, mehr Geschwindigkeit und größerer Transparenz. Das war allerdings nicht immer so.

"Vorher hatten wir einen sehr manuellen Prozess", so Woods. "Wir hatten Tabellen mit Checklisten, die auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert und dann ausgedruckt wurden, und dann in Ziehharmonikaordnern mit unseren Begleitdokumenten gespeichert, die ebenfalls ausgedruckt wurden. Wir hatten eine Menge Papier."

Dies war nur eine der 27 Abteilungen, die eine monatliche enge Koordinierung benötigten. Brien O'MearaVizepräsident und Corporate Controller, traf die strategische Entscheidung, den Abschluss mit FloQast zu automatisieren und zu rationalisieren.

"Wir mussten die Papierwege und die damit verbundene Mühe und Verwirrung beseitigen, und deshalb haben wir uns für FloQast entschieden", so O'Meara. "Es ist einfach zu bedienen, aber dennoch umfassend und kann unsere Buchhaltung abschließen - einschließlich der SOX- und SEC-Berichtsabläufe - von Anfang bis Ende bearbeiten.

Papierlose Monatsabschlüsse - in der Hälfte der Zeit

Woods sagte, dass die Zusammenstellung der Close-Informationen nicht die größte Herausforderung darstellte. Der Druck, die Überprüfungen und die manuellen Abnahmen verlängerten den Prozess um eine Woche.

"FloQast lässt sich in unser Lawson ERP-System integrieren und aktualisiert die Bilanzen stündlich, so dass ich weiß, dass ich die neuesten Zahlen vor mir habe und nicht einen alten Ausdruck, der separat mit dem ERP-System abgeglichen werden muss", so Woods. "Und jedes Mal, wenn der Saldo aus dem Gleichgewicht gerät, werden wir von FloQast benachrichtigt, so dass wir immer mit den korrekten Zahlen arbeiten können.

Woods muss sich auch nicht mehr um die Aktualisierung des Teamfortschritts oder die ständige Flut von E-Mails und Anrufen kümmern.

"Mit FloQast kann ich jeden abgeschlossenen Vorgang und seinen Status einsehen", so Woods. "Ich kann nicht nur sehen, ob es abgeschlossen wurde, sondern auch, wer es überprüft hat, und alle dazugehörigen Unterlagen.

Die Produktivität und die Tage bis zum Abschluss haben sich für Woods und ihr Team seit dem Einsatz von FloQst drastisch verbessert.

"Durch die Zentralisierung von Notizen, Dokumenten und Genehmigungen haben wir den früher 14-tägigen Abschlussprozess auf eine Woche verkürzt", so Woods. "Das heißt, wir können weitermachen und uns auf den nächsten Monat vorbereiten.

- Erica Woods, Controllerin

Prüfer, Anträge und das "FloSquad

Die internen und externen Audits der PulteGroup sind einfacher geworden, so Woods, da FloQast die größte Herausforderung bei den meisten Audits löst: das Auffinden der erforderlichen Dokumentation und Beweise.

"Interne Prüfer haben in FloQast eine neue Ebene des Zugangs und der Beweisführung, die sie vorher nicht hatten. Sie können sich jedes Konto oder jede Abstimmung ansehen, die sie wollen, und wir müssen sie nicht für sie abrufen."

- Erica Woods, Controllerin

Auch die monatlichen Informationsanforderungen wurden mit FloQast automatisiert. Zum Beispiel muss das hohe Volumen der monatlichen Grundstücks- und Hausabschlüsse bei der PulteGroup von anderen Abteilungen außerhalb der Buchhaltung gemeldet werden. Die FloQast ReMind Modul automatisiert diese Informationsanfragen für Woods und ihr Team.

"Wir senden wöchentlich automatisierte Informationsanfragen über FloQast zu prognostizierten Grundstücksverkäufen und -käufen, damit wir sie in unsere Cash-Prognose aufnehmen können", so Woods. "Das ist schneller und einfacher für alle.

"FloQast beseitigt die Hindernisse, die dem genauen, pünktlichen und kostengünstigen Abschluss der Bücher im Wege stehen. Es war ein unschätzbares Werkzeug, als wir uns in einem zunehmend dynamischen Arbeitsumfeld zurechtfanden.

- Brien O'Meara, Vizepräsident und Controller des Unternehmens

Woods' Glaube an FloQast und seine Effizienz haben sie zu einer der sachkundigsten und lautstärksten Befürworterinnen gemacht, was ihr sogar einen Platz im "Flo Squad" einbrachte - einer kleinen Gruppe von FloQast-Superanwendern der PulteGroup, die als interner Ad-hoc-Helpdesk fungieren. Woods sagt, dass es Spaß macht, eine Anlaufstelle für andere zu sein, und dass es die Zusammenarbeit und die Moral im Team insgesamt fördert.

"Es ist die beste Lösungsimplementierung, an der ich je mitgewirkt habe", so Woods. "Sie ist benutzerfreundlich, unsere Mitarbeiter mögen sie wirklich, und sie hilft uns, besser im Team zu arbeiten. Die Zusammenarbeit mit FloQast war fantastisch.