„It's My Easy Button“: Wie FloQast der Erzdiözese Cincinnati geholfen hat, einen Standard für exzellente Rechnungslegung zu entwickeln

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Tom Twilling, Erzdiözese Cincinnati

Als Tom Twilling als Controller in der Erzdiözese Cincinnati eingestellt wurde, dauerte es nicht lange, bis ihm klar wurde, dass das Buchhaltungsteam Änderungen benötigte — und zwar schnell.

Die Buchhaltungsabteilung der Erzdiözese hat ihren Hauptsitz in — Sie haben es erraten — Cincinnati und arbeitete auf Stammeswissen — vieles davon handschriftlich —, was zu einem schmerzhaften Monatsschluss führte... und einer Menge toter Bäume.

„Als ich in die Erzdiözese ging, gab es keine schriftlichen Verfahrenshandbücher, also hatte jeder Notizbücher, Blöcke und handschriftliche Notizen, aber wir hatten in der Abteilung eine komplette Fluktuation, sodass wir eine Zeit hatten, in der niemand etwas wusste“, sagte Twilling.

Twilling setzte Sage Intacct schnell als ERP für das Team ein, aber er war der Meinung, dass sie etwas mehr brauchten. Was er sich ausgedacht hatte, war eine Excel-Tabelle; sie war besser als die Verfolgung von Prozessen über Notizbücher und Haftnotizen, aber sie wurde bald umfangreich und für das Team unüberschaubar. Zu diesem Zeitpunkt entdeckte er FloQast.

Close Management Software als Lösung

Während seiner Teilnahme an Intacct Advantage stolperte Twilling über den FloQast-Stand und blieb für eine Demo. Er wusste fast sofort, dass die Software einen großen Einfluss auf sein Buchhalterteam haben könnte.

„Wir haben die Demo gemacht und ich habe mich fast am ersten Tag in das System verliebt“, sagte Twilling.

Die Demo war jedoch erst der Anfang für Twilling. Um das Team dazu zu bringen, FloQast abzuschließen und sich auf ein Audit vorzubereiten — ein Prozess, der sich in den vergangenen Jahren als ziemlich schwierig erwiesen hat — setzte Twilling auf einen schnellen Implementierungsprozess. Wie sich herausstellte, wurde er nicht enttäuscht.

„Die Einrichtung war unglaublich einfach“, sagte Twilling. „Sie sagten mir im Grunde: 'Schicken Sie mir die Excel-Tabelle, die Sie erstellt haben, und wir erledigen das für Sie. '“

In Erwartung des Schlimmsten fragte Twilling, wie lange die Einrichtung seiner Meinung nach dauern würde. Er rechnete mit mehreren Wochen bis zu mehreren Monaten. Ihm wurde gesagt, dass am darauffolgenden Montag alles fertig sein würde.

„Ich habe mich angemeldet und dachte nur: 'Oh mein Gott, das ist alles, woran ich hätte denken können'“, sagte Twilling.

Da ich FloQast schon seit einiger Zeit verwende, sind die Auswirkungen auf das Buchhaltungsteam glasklar.

„Das ist wirklich mein einfacher Knopf“, sagte Twilling.

Pünktlich, mit weniger Stress

Da das Ende des Monats effizienter durchgeführt wurde, freute sich die Erzdiözese sehr über die Auswirkungen von FloQast auf ihr Audit.

„Letztes Jahr wurde das Audit spät durchgeführt, und das war, weil unser Team lange, harte Stunden gearbeitet hat“, sagte Twilling. „In diesem Jahr reisen wir ziemlich pünktlich ab und sind schneller fertig“, sagte Twilling.

„Unser diesjähriges Audit hat Wochen gekostet“, fügte er hinzu.