Einführung in die Verwaltung von Journaleinträgen: Hinzufügen von Kontrollen und Rationalisierung der Buchhaltung

4. Dezember 2024 Sally Guerrero, CPA

In der heutigen schnelllebigen Finanzwelt stehen Buchhaltungsteams unter dem Druck, Genauigkeit, Compliance und Geschwindigkeit zu gewährleisten — und das alles bei der Verwaltung immer komplexerer Daten. Die Lösung? FloQast Journaleintragsverwaltung. Teil von FloQast's Plattform für die Transformation des Rechnungswesens, dieses neue Tool wurde entwickelt, um Arbeitsabläufe bei der Journaleingabe zu vereinfachen und zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen.

Tagebucheinträge sind ein Eckpfeiler des Buchhaltungsprozesses, aber ihre manuelle Verwaltung ist oft mühsam, fehleranfällig und ineffizient. Mit FloQast Journal Entry Management überdenken wir den Prozess, um Buchhaltungsteams zu unterstützen und schnellere und genauere Finanzabläufe zu gewährleisten.

Die Herausforderungen des Journaleintragsmanagements

Die manuelle Vorbereitung und Verwaltung von Journaleinträgen ist oft mit Herausforderungen verbunden, die Zeit verschwenden und das Fehlerrisiko erhöhen:

• Hohes Volumen und Komplexität: Mit zunehmender Komplexität und Volumen von Finanztransaktionen steigt auch die Schwierigkeit, genaue Journaleinträge zu verfolgen und zu verwalten. Die manuelle Eingabe ist langsam und lässt Raum für Fehler.
• Ressourcenverbrauch: Die Vorbereitung, Überprüfung und Genehmigung von Journaleinträgen ist erheblich. Buchhalter verbringen oft zu viel Zeit mit Routineaufgaben und nicht mit strategischeren Arbeiten wie Finanzanalysen oder Planung.
• Einhaltung von Vorschriften und Prüfungsdruck: Die Aufrechterhaltung einer transparenten und überprüfbaren Aufzeichnung aller Journaleinträge ist von entscheidender Bedeutung. Die Einhaltung der Rechnungslegungsstandards ist jedoch eine Herausforderung, wenn Einträge manuell verfolgt und überprüft werden.
• Ineffiziente Genehmigungen: Die teamübergreifende Koordination der Genehmigungen von Journaleinträgen führt häufig zu Verzögerungen und verpassten Fristen, was sich auf die Geschwindigkeit und Genauigkeit Ihres Finanzabschlusses auswirkt.

Geben Sie FloQast Journal Entry Management ein: Ihr neuer BuchhaltungspartnerFloQast Journaleintragsverwaltung wurde entwickelt, um den gesamten Journaleingabeprozess zu vereinfachen und zu automatisieren. Von der Erstellung über die Genehmigung bis hin zur Veröffentlichung macht diese Lösung das Rätselraten bei Journaleinträgen zum Kinderspiel, spart Ihrem Team Zeit und reduziert das Risiko von errors.Key Funktionen:

• Nahtlose Integration mit der Close-Checkliste: Verabschieden Sie sich von der manuellen Erfassung wiederkehrender Journaleinträge. Jetzt können Sie Journaleinträge direkt aus dem Modul zum Schließen der Checkliste erstellen oder verknüpfen, sodass Sie einen vollständigen Überblick darüber erhalten, an welcher Stelle der Journaleintragsprozess in Ihrem Workflow steht. Der beste Teil? Sobald jeder Journaleintrag abgeschlossen ist, wird sein Status automatisch in der Checkliste angezeigt, wodurch sichergestellt wird, dass beide Prozesse synchronisiert sind.
• Individuell anpassbare Genehmigungsworkflows: Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen, wenn es um die Genehmigung von Journaleinträgen geht. Mit FloQast Journal Entry Management können Sie Genehmigungsworkflows so konfigurieren, dass sie dem Prozess Ihres Unternehmens entsprechen. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen die Einträge überprüfen und genehmigen, bevor sie abgeschlossen werden.
• Umfassender Audit-Trail und Compliance: Jeder Journaleintrag ist vollständig rückverfolgbar. Das System protokolliert automatisch Änderungen, Genehmigungen und Aktualisierungen und bietet so einen transparenten Prüfpfad. Dies macht es einfach, die Einhaltung der Vorschriften aufrechtzuerhalten und auf interne oder externe Audits vorbereitet zu sein.
• Validierung vor der Veröffentlichung: FloQast Journal Entry Management verfügt über integrierte Tools zur Vorabvalidierung, die potenzielle Probleme automatisch kennzeichnen, bevor sie ins Hauptbuch gelangen. Indem Sie Eingabe- und Logikfehler frühzeitig erkennen, können Sie Ablehnungen verhindern und reibungslosere, schnellere Buchungen sicherstellen.
• Massenaufträge für mehr Effizienz: Mit der Funktion zur Massenzuweisung können Sie problemlos mehrere Transaktionen gleichzeitig zuweisen, sodass Sie Ihre Arbeit schnell und effektiv verteilen können. Diese Funktion trägt dazu bei, die Kontinuität Ihrer Prozesse sicherzustellen, insbesondere wenn wichtige Teammitglieder nicht verfügbar sind. So sparen Sie Zeit und steigern die Produktivität.
• Verbesserte Eingabe von Journaleinträgen: Vereinfachen Sie die Verwaltung von Journaleinträgen mit der Möglichkeit, Journaleinträge für wiederkehrende oder ähnliche Transaktionen zu klonen. Darüber hinaus bietet FloQast die Option, Journaleinträge automatisch rückgängig zu machen, wodurch der manuelle Aufwand für das Stornieren von Einträgen entfällt und das Fehlerrisiko reduziert wird.

Warum FloQast Journal Entry Management?FloQast Journaleintragsverwaltung bietet eine Komplettlösung für die Automatisierung und Zentralisierung des gesamten Journaleingabeprozesses. Es ist vollständig in Ihre ERP-Systeme und andere FloQast-Lösungen wie Close und Autorec integriert und vereinfacht die Erstellung, Validierung, Überprüfung und Veröffentlichung von Journaleinträgen. Mit integrierten intelligenten Steuerungen, anpassbaren Genehmigungsworkflows und robusten Routing-Funktionen sorgt FloQast für eine korrekte Aufgabentrennung und optimiert jeden Schritt des Journaleingabeprozesses, sodass Sie mit größerer Effizienz und Genauigkeit abschließen können. Wenn Sie bereit sind, Ihre Buchhaltungsabläufe auf die nächste Stufe zu heben, hilft Ihnen FloqAst Journal Entry Management dabei, die Arbeitsweise Ihres Teams zu verändern. Besuchen Sie Floqast.com oder wenden Sie sich an Ihren Account Success Manager, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie auf Ihrem Weg zu operativer Exzellenz unterstützen können.