Wie Sie effektive Arbeitsabläufe in Ihrer Buchhaltungsabteilung schaffen

Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Autorin von Inhalten, 2021 & 2022 40 under 40 CPA Practice Advisor, Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Fachleuten aus dem Bereich Rechnungswesen dabei hilft, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Besuchen Sie bitte Leaders Online oder verbinden Sie sich mit ihr auf LinkedIn um mit Katie in Kontakt zu treten.

Interne Buchhalter stehen unter großem Druck. Die Unternehmen stellen hohe Anforderungen an Ihre Abteilung, verlassen sich darauf, dass Sie alle finanziellen Angelegenheiten regeln, und erwarten von Ihnen, dass Sie das Unternehmen vorschriftsmäßig führen.

Ein starkes Buchhaltungsteam führt zum Geschäftserfolg.

Widerstandsfähige Buchhaltungsteams sollten sich auf effektive Arbeitsabläufe verlassen, die sie unterstützen:

• Aufgaben pünktlich erledigen
• Minimieren Sie das Risiko von Fehlern
• Rechtskonform bleiben

Ihr Team braucht die richtigen Werkzeuge und Prozesse, um sie zu unterstützen. Stellen Sie diese bereit? Konzentrieren Sie sich auf Arbeitsabläufe, die es ermöglichen, standardisierte Schritte und Verfahren zu befolgen?

Wenn nicht, ist es an der Zeit, sich intensiv mit Ihren Arbeitsabläufen zu befassen und sie für Ihr Buchhaltungsteam effektiv zu gestalten. 

Verständnis für die Notwendigkeit effektiver Arbeitsabläufe

Die Arbeitsabläufe Ihres Teams sind Standardverfahren und -prozesse, die Sie in das Unternehmen integrieren, um Aufgaben mithilfe von Schritt-für-Schritt-Anleitungen genau und rechtzeitig zu erledigen:

• Datenerhebung
• Dateneingabe
• Versöhnung
• Bewertungen
• Berichterstattung
• So viel mehr

Die Herausforderungen, die Buchhaltungsteams bei Arbeitsabläufen erleben, lassen sich oft in mehrere Kategorien einteilen:

Manuelle Prozesse

Wenn Sie immer noch manuelle Prozesse für Vorgänge verwenden, die automatisiert werden können, benachteiligen Sie Ihr Team. Manuelle Prozesse sind zeitaufwändig, fehleranfällig und können zu Inkonsistenzen führen. Auch wenn es wahrscheinlich nicht möglich ist, jeden Prozess zu automatisieren, können Sie durch die Identifizierung und Automatisierung derjenigen Prozesse, die sich automatisieren lassen, viele der mit manuellen Methoden verbundenen Nachteile überwinden

Engpässe

Bestimmte Aufgaben und Prozesse verlangsamen die Arbeitsabläufe - das ist unvermeidlich. Fehlende Ressourcen, standardisierte Prozesse und Schulungen können daran schuld sein. Die Überwindung dieser Engpässe kann eine Investition in Mitarbeiter, Prozesse und Technologie erfordern, die sich aber oft lohnt.

Fehlende Standardisierung

Wenn Sie nicht bereits über standardisierte Prozesse verfügen, werden Sie wahrscheinlich Schwierigkeiten bekommen:

• Unstimmigkeiten bei der Durchführung der Arbeit
• Schwierigkeiten bei der Ausbildung neuer Teammitglieder

Workflow-Vorlagen sind unglaublich leistungsfähig, weil sie Ihnen helfen können, Standards für Ihr Team als Ganzes zu schaffen.

Angesichts der Herausforderungen und der dringenden Notwendigkeit effektiver Arbeitsabläufe ist es wichtig, diese Frage zu beantworten: Was genau sind die Schlüsselkomponenten effektiver Arbeitsabläufe? Wenn Sie diese Schlüsselkomponenten verstehen, können Sie damit beginnen, Arbeitsabläufe zu entwerfen und zu implementieren, die die Leistung Ihres Teams erheblich verbessern.

Was sind die Schlüsselkomponenten eines effektiven Arbeitsablaufs?

Teams, die strikte Arbeitsabläufe einhalten, sind von unschätzbarem Wert, da sie Aufgaben schnell, fehlerfrei und in der vom Unternehmen erwarteten Qualität erledigen können. Wenn es um effektive Arbeitsabläufe geht, ist die Standardisierung die erste Schlüsselkomponente.

Auch die Verwendung einer Checkliste fürMonatsabschluss als Teil Ihres Arbeitsablaufs kann Ihnen helfen, Standards zu schaffen, an die sich Ihr Team halten kann.

Die zweite Schlüsselkomponente für effektive Arbeitsabläufe ist die Automatisierung. Wie bereits erwähnt, führen manuelle Aufgaben zu einer Reihe potenzieller Probleme. Die McKinsey-Studie schätzt, dass etwa 50 % der Arbeit automatisiert werden kann, was zu:

• Reduzierte Fehler
• Gesteigerte Effizienz
• Verbesserte Compliance
• Mehr Zeit für Buchhalter, um sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren

Eine Technologie wie FloQast kann die Zeit bis zum Abschluss um 30 %, die Zeit für den Abgleich um 38 % und die Zeit für die Bearbeitung der Prüfung um 23 % reduzieren. Durch die Integration der richtigen Technologien in die Arbeitsabläufe Ihres Teams werden Ressourcen freigesetzt und gleichzeitig genauere Daten und Berichte bereitgestellt.

Der dritte Schlüssel zu effektiven Arbeitsabläufen ist schließlich die Zusammenarbeit. Effektive Arbeitsabläufe ermöglichen es den Teammitgliedern, problemlos zusammenzuarbeiten. Standardisierte Prozesse sind wichtig, aber sie sind nur ein Teil des Puzzles. Sie müssen wissen, wer was tut und wo er sich im Prozess befindet.

Idealerweise sollten alle Teammitglieder in der Lage sein, über eine zentralisierte Anwendung problemlos an Aufgaben zusammenzuarbeiten. 

Ohne kollaborative Funktionen könnten einige Teammitglieder ihre Arbeit mit Stift und Papier verfolgen, andere Teammitglieder könnten Dinge auf ihren Handys verfolgen, und wieder andere könnten verschiedene Anwendungen zur Aufgabenverwaltung verwenden. 

Jetzt, da Sie besser verstehen, warum Sie effektive Arbeitsabläufe und deren Schlüsselkomponenten benötigen, ist es an der Zeit, mit deren Erstellung zu beginnen.

4 Schritte zur Erstellung effektiver Arbeitsabläufe

Schätzungsweise 44,2 % der Buchhaltungsfachleute verwenden entweder noch Tabellenkalkulationen oder sind dabei, auf Workflow-Software umzusteigen. 

Wie viele dieser Fachleute, die sich in der Übergangsphase befinden, fragen Sie sich vielleicht, wo Sie anfangen sollen.

Jede Buchhaltungsabteilung ist einzigartig, aber es gibt vier wichtige Schritte, die jedes Team unternehmen kann, um mit der Erstellung und Implementierung effektiver Arbeitsabläufe zu beginnen.

1. Bewertung: Der erste Schritt besteht darin, zu ermitteln, wo Sie sich gerade befinden. Bewerten Sie Ihre derzeitigen Arbeitsabläufe und ermitteln Sie Ihre Schmerzpunkte. Überlegen Sie für jeden Schmerzpunkt, wie Sie das Problem am besten lösen können. Muss lediglich die Art und Weise geändert werden, wie der Prozess abläuft, oder können Sie die Technologie nutzen, um die Dinge zu vereinfachen?
2. Entwurf: Sobald Sie die Situation eingeschätzt und Ihre Probleme verstanden haben, können Sie einen Arbeitsablaufplan erstellen, um diese Probleme zu lösen.
3. Umsetzung: Mit Ihrer Workflow-Map ausgestattet, können Sie mit der Einführung Ihrer neuen Arbeitsabläufe beginnen. Dieser Prozess sollte von angemessener Unterstützung und Schulung begleitet werden, um seinen Erfolg zu gewährleisten.
4. Überwachung und Optimierung: Nach der Implementierung ist eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung von entscheidender Bedeutung. Die Überwachung kann in Form von manuellen Überprüfungen mit Ihrem Team oder sogar mit Hilfe von Technologie erfolgen. Floqast bietet zum Beispiel Berichts-Dashboards, mit denen Sie die Auswirkungen Ihrer Arbeitsabläufe messen können.

Wenn Sie diese vier Schritte befolgen, können Sie effektive Arbeitsabläufe einführen, die Ihrem Team Zeit sparen und ihm helfen, effizienter zu arbeiten. Anschließend müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre neuen Arbeitsabläufe ordnungsgemäß pflegen.

Wie Sie Ihre neuen Arbeitsabläufe aufrechterhalten

Die Implementierung effektiver Arbeitsabläufe ist kein einmaliger Prozess, der sich von selbst erledigt. Es ist wichtig, sie regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie relevant sind und weiterhin Ihren Anforderungen entsprechen.

Wie können Sie feststellen, ob Ihre Arbeitsabläufe noch relevant sind? 

Holen Sie Feedback von Ihrem Team ein. Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und nutzen Sie ihr Feedback, um schrittweise Änderungen vorzunehmen. 

Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit immer wieder überprüfen, optimieren und verbessern, können Sie sicherstellen, dass sie weiterhin den Anforderungen Ihrer Abteilung und des Unternehmens entsprechen. 

Abschließende Überlegungen

Effektive Arbeitsabläufe können Ihrem Team helfen, effizienter zu arbeiten, die Einhaltung von Fristen zu gewährleisten und das Risiko von Fehlern zu verringern, ohne dabei die Vorschriften zu verletzen. Der erste Schritt besteht darin, Ihren aktuellen Arbeitsablauf zu analysieren und festzustellen, was nicht funktioniert. 

Von hier aus können Sie mit der Entwicklung eines neuen Arbeitsablaufplans beginnen, der diese Probleme angeht und Engpässe beseitigt. Sobald alles eingerichtet ist, überprüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe regelmäßig und nehmen Sie Anpassungen vor, damit Ihr Team auf dem richtigen Weg bleibt.