So erstellen Sie effektive Workflows in Ihrer Buchhaltungsabteilung

Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Content Creator, 2021 und 2022, 40 unter 40, CPA Practice Advisor, Gewinnerin der Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsfachleuten helfen, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Fühlen Sie sich frei, uns zu besuchen Führungskräfte online oder verbinde dich mit ihr auf LinkedIn um in Kontakt zu kommen mit Katie.

Interne Buchhalter stehen unter großem Druck. Unternehmen stellen hohe Anforderungen an Ihre Abteilung, verlassen sich darauf, dass Sie alle finanziellen Angelegenheiten regeln, und erwarten von Ihnen, dass Sie die Vorschriften einhalten.

Ein starkes Buchhaltungsteam führt zum Geschäftserfolg.

Widerstandsfähige Buchhaltungsteams sollte verlassen Sie sich auf effektive Workflows, die ihnen helfen:

• Erledige Aufgaben pünktlich
• Minimiere das Risiko von Fehlern
• Bleiben Sie konform

Ihr Team benötigt die richtigen Tools und Prozesse, um es zu unterstützen. Bieten Sie sie an? Konzentrieren Sie sich auf Workflows, die die Einhaltung standardisierter Schritte und Verfahren ermöglichen?

Wenn nicht, ist es an der Zeit, sich stark auf Ihre Arbeitsabläufe zu konzentrieren und sie für Ihr Buchhaltungsteam effektiv zu gestalten.

Die Notwendigkeit effektiver Arbeitsabläufe verstehen

Die Arbeitsabläufe Ihres Teams sind Standardverfahren und -prozesse, die Sie in das Unternehmen integrieren, um Aufgaben präzise und zeitnah zu erledigen. Dabei verwenden Sie schrittweise Anleitungen für:

• Erfassung von Daten
• Dateneingabe
• Versöhnung
• Bewertungen
• Berichterstattung
• So viel mehr

Die Herausforderungen, mit denen Buchhaltungsteams im Zusammenhang mit Workflows konfrontiert sind, lassen sich häufig in mehrere Kategorien einteilen:

Manuelle Prozesse

Wenn Sie immer noch manuelle Prozesse für Abläufe verwenden, die automatisiert werden können, benachteiligen Sie Ihr Team. Manuelle Prozesse sind zeitaufwändig, anfällig für Fehler und Auslassungen und können zu Inkonsistenzen führen. Es ist zwar wahrscheinlich nicht möglich, jeden Prozess zu automatisieren, aber wenn Sie diejenigen identifizieren und automatisieren, die dies können, können Sie viele der Nachteile manueller Methoden überwinden.

Engpässe

Bestimmte Aufgaben und Prozesse verlangsamen Arbeitsabläufe — das ist unvermeidlich. Mangelnde Ressourcen, standardisierte Prozesse und Schulungen könnten dafür verantwortlich sein. Die Überwindung dieser Engpässe erfordert möglicherweise Investitionen in Mitarbeiter, Prozesse und Technologie, aber die Kosten sind es oft wert.

Fehlende Standardisierung

Wenn Sie noch nicht über standardisierte Prozesse verfügen, werden Sie wahrscheinlich Folgendes erleben:

• Inkonsistenzen in der Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird
• Schwierigkeiten beim Training neuer Teammitglieder

Workflow-Vorlagen sind unglaublich leistungsstark, da sie Ihnen helfen können, Standards für Ihr gesamtes Team zu erstellen.

Angesichts der Herausforderungen und des dringenden Bedarfs an effektiven Arbeitsabläufen ist es wichtig zu beantworten: Was genau sind die wichtigsten Komponenten effektiver Workflows? Wenn Sie diese Schlüsselkomponenten verstehen, können Sie damit beginnen, Workflows zu entwerfen und zu implementieren, die die Leistung Ihres Teams erheblich verbessern.

Was sind die wichtigsten Komponenten effektiver Workflows?

Teams, die strenge Arbeitsabläufe einhalten, sind von unschätzbarem Wert, da sie Aufgaben schnell, fehlerfrei und nach dem Standard erledigen können, den das Unternehmen erwartet. Wenn es um effektive Arbeitsabläufe geht, ist Standardisierung die erste Schlüsselkomponente.

Sogar mit einem Checkliste zum Monatsende als Teil Ihres Workflows kann Ihnen helfen, Standards zu erstellen, denen Ihr Team folgen kann.

Die zweite Schlüsselkomponente für effektive Workflows ist die Automatisierung. Wie bereits erwähnt, führen manuelle Aufgaben zu einer Reihe potenzieller Probleme. McKinseys Forschung schätzt, dass ungefähr 50% der Arbeit kann automatisiert werden, was zu Folgendem führt:

• Reduzierte Fehler
• Höhere Effizienz
• Verbesserte Konformität
• Mehr Zeit für Buchhalter, um sich auf andere hochrangige Aufgaben zu konzentrieren

Technologien wie FloQast können die Zeit bis zum Schließen verkürzen 30%, die Zeit für die Abstimmung um 38% und die Zeit für die Bearbeitung des Audits um 23%. Durch die Integration der richtigen Technologien in die Arbeitsabläufe Ihres Teams werden Ressourcen freigesetzt und gleichzeitig genauere Daten und Berichte bereitgestellt.

Nicht zuletzt ist Zusammenarbeit der dritte Schlüssel zu effektiven Arbeitsabläufen. Effektive Workflows ermöglichen es den Teammitgliedern, problemlos zusammenzuarbeiten. Standardisierte Prozesse sind wichtig, aber sie sind nur ein Teil des Puzzles. Sie benötigen einen Überblick darüber, wer was tut und wo sie sich im Prozess befinden.

Idealerweise sollten alle Teammitglieder in der Lage sein, über eine zentrale Anwendung problemlos an Aufgaben zusammenzuarbeiten.

Ohne Funktionen für die Zusammenarbeit verfolgen einige Teammitglieder möglicherweise mit Stift und Papier, was sie tun, andere Teammitglieder verfolgen möglicherweise Dinge auf ihren Telefonen und andere verwenden möglicherweise verschiedene Aufgabenverwaltungsanwendungen.

Jetzt, da Sie besser verstehen, warum Sie effektive Workflows und ihre wichtigsten Komponenten benötigen, ist es an der Zeit, mit deren Erstellung zu beginnen.

4 Schritte zur Erstellung effektiver Workflows

Ein geschätzter 44,2% der Buchhaltungsexperten verwenden entweder immer noch Tabellenkalkulationen oder sind gerade dabei, auf Workflow-Software umzusteigen.

Wie viele dieser Fachleute in der Übergangsphase fragen Sie sich vielleicht, wo Sie anfangen sollen.

Jede Buchhaltungsabteilung ist einzigartig, aber es gibt vier wichtige Schritte, die jedes Team ergreifen kann, um effektive Arbeitsabläufe zu erstellen und zu implementieren.

1. Bewertung: Der erste Schritt besteht darin, einzuschätzen, wo Sie sich gerade befinden. Evaluieren Sie Ihre aktuellen Arbeitsabläufe und beginnen Sie, Ihre Schwachstellen zu identifizieren. Überlegen Sie sich für jeden Schmerzpunkt, wie Sie das Problem am besten lösen können. Handelt es sich lediglich um eine Änderung der Art und Weise, wie der Prozess durchgeführt wird, oder können Sie Technologie nutzen, um die Dinge zu vereinfachen?
2. Entwerfen: Sobald Sie die Situation bewertet und Ihre Problembereiche verstanden haben, können Sie eine Workflow-Map erstellen, um diese Probleme zu lösen.
3. Umsetzung: Mit Ihrer Workflow-Map können Sie mit der Einführung Ihrer neuen Workflows beginnen. Dieser Prozess sollte durch angemessene Unterstützung und Schulung begleitet werden, um sicherzustellen, dass er erfolgreich ist.
4. Überwachung und Optimierung: Nach der Implementierung ist eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung von entscheidender Bedeutung. Die Überwachung kann in Form von manuellen Check-Ins mit Ihrem Team oder sogar in Form von Technologie erfolgen. Zum Beispiel bietet Floqast Berichts-Dashboards die Sie verwenden können, um die Auswirkungen Ihrer Workflows einzuschätzen.

Wenn Sie diese vier Schritte befolgen, können Sie effektive Workflows implementieren, die Ihrem Team Zeit sparen und ihnen helfen, effizienter zu arbeiten. Von hier aus müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre neuen Workflows ordnungsgemäß verwalten.

So pflegen Sie Ihre neuen Workflows

Die Implementierung effektiver Workflows ist kein Prozess, bei dem alles festgelegt und vergessen wird. Es ist wichtig, sie regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie relevant sind und dennoch Ihren Bedürfnissen entsprechen.

Wie können Sie beurteilen, ob Ihre Workflows noch relevant sind?

Holen Sie Feedback von Ihrem Team ein. Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und nutzen Sie ihr Feedback, um schrittweise Änderungen vorzunehmen.

Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit immer wieder überprüfen, optimieren und verbessern, können Sie sicherstellen, dass sie weiterhin Ihrer Abteilung und den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.

Letzte Gedanken

Effektive Workflows können Ihrem Team helfen, effizienter zu arbeiten, die Einhaltung von Terminen sicherzustellen und das Fehlerrisiko zu reduzieren, während gleichzeitig die Vorschriften eingehalten werden. Der erste Schritt besteht darin, Ihren aktuellen Arbeitsablauf zu analysieren und herauszufinden, was nicht Ich arbeite für dich.

Von hier aus können Sie mit der Entwicklung einer neuen Workflow-Map beginnen, die diese Probleme behebt und Engpässe beseitigt. Sobald alles eingerichtet ist, überprüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe regelmäßig und nehmen Sie Anpassungen vor, um Ihr Team auf dem richtigen Weg zu halten.