Comment créer des flux de travail efficaces dans votre service comptable ?

À propos de l'auteure : Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate de 2021 & 2022 40 under 40 CPA Practice Advisor, lauréate du Top 50 Women in Accounting, et propriétaire de Leaders Online, où elle aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus par le biais du leadership éclairé et du marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders Online ou de la contacter sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

Les comptables internes sont soumis à une forte pression. Les entreprises exigent beaucoup de votre service, comptent sur vous pour traiter toutes les questions financières et attendent de vous que vous assuriez la conformité de l'entreprise.

Une équipe comptable forte est un gage de réussite pour l'entreprise.

Les équipes comptables résilientes doivent s'appuyer sur des flux de travail efficaces qui les aident :

• Accomplir les tâches dans les délais impartis
• Réduire le risque d'erreurs
• Restez en conformité

Votre équipe a besoin d'outils et de processus adéquats pour la soutenir. Les fournissez-vous ? Vous concentrez-vous sur les flux de travail qui permettent de suivre des étapes et des procédures normalisées ?

Si ce n'est pas le cas, il est temps de vous concentrer sur vos flux de travail et de les rendre efficaces pour votre équipe comptable. 

Comprendre la nécessité de flux de travail efficaces

Les flux de travail de votre équipe sont des procédures et des processus standard que vous intégrez dans l'entreprise afin d'accomplir les tâches avec précision et dans les délais impartis, en utilisant des guides étape par étape pour :

• Collecte de données
• Saisie de données
• Rapprochement
• Commentaires
• Rapports
• Bien plus encore

Les difficultés rencontrées par les équipes comptables en matière de flux de travail se répartissent souvent en plusieurs catégories :

Processus manuels

Si vous utilisez encore des processus manuels pour des opérations qui peuvent être automatisées, vous désavantagez votre équipe. Les processus manuels prennent du temps, sont sujets aux erreurs et aux omissions, et peuvent entraîner des incohérences. Bien qu'il ne soit probablement pas possible d'automatiser tous les processus, l'identification et l'automatisation de ceux qui peuvent l'être vous aideront à surmonter bon nombre des inconvénients associés aux méthodes manuelles

Goulets d'étranglement

Certaines tâches et certains processus ralentissent les flux de travail - c'est inévitable. Le manque de ressources, de processus normalisés et de formation peut en être la cause. Pour surmonter ces goulets d'étranglement, il peut être nécessaire d'investir dans le personnel, les processus et la technologie, mais le jeu en vaut souvent la chandelle.

Manque de normalisation

Si vous n'avez pas déjà mis en place des processus normalisés, vous en ferez probablement l'expérience :

• Incohérences dans la manière dont le travail est effectué
• Difficulté à former les nouveaux membres de l'équipe

Lesmodèles Workflow sont incroyablement puissants car ils peuvent vous aider à créer des normes pour l'ensemble de votre équipe.

Compte tenu des défis et du besoin critique de flux de travail efficaces, il est important de répondre à cette question : Quels sont exactement les éléments clés d'un flux de travail efficace ? En comprenant ces éléments clés, vous pouvez commencer à concevoir et à mettre en œuvre des flux de travail qui amélioreront considérablement les performances de votre équipe.

Quels sont les éléments clés d'un flux de travail efficace ?

Les équipes qui suivent des flux de travail stricts sont des atouts inestimables parce qu'elles peuvent accomplir des tâches rapidement, sans erreur et selon les normes attendues par l'entreprise. Lorsqu'il s'agit de flux de travail efficaces, la normalisation est le premier élément clé.

L'utilisation d'une liste de contrôles la clôture du mois dans le cadre de votre workflow peut vous aider à créer des normes que votre équipe pourra suivre.

L'automatisation est le deuxième élément clé d'un flux de travail efficace. Comme nous l'avons vu précédemment, les tâches manuelles entraînent toute une série de problèmes potentiels. L'étude de McKinsey estime qu'environ 50 % du travail peut être automatisé, ce qui se traduit par :

• Réduction des erreurs
• Efficacité accrue
• Amélioration de la conformité
• Plus de temps pour les comptables pour se concentrer sur d'autres tâches de haut niveau

Une technologie comme FloQast peut réduire le temps de clôture de 30 %, le temps de réconciliation de 38 % et le temps de traitement de l'audit de 23 %. L'intégration des bonnes technologies dans les flux de travail de votre équipe permettra de libérer des ressources tout en fournissant des données et des rapports plus précis.

Enfin, la troisième clé des flux de travail efficaces est la collaboration. Les flux de travail efficaces permettent aux membres de l'équipe de collaborer facilement. Il est important d'avoir des processus normalisés, mais ce n'est qu'une pièce du puzzle. Vous devez savoir qui fait quoi et où il en est dans le processus.

Idéalement, tous les membres de l'équipe devraient être en mesure de collaborer facilement sur les tâches grâce à une application centralisée. 

En l'absence de fonctions collaboratives, certains membres de l'équipe peuvent suivre ce qu'ils font au moyen d'un stylo et d'un papier, d'autres peuvent le faire sur leur téléphone, et d'autres encore peuvent utiliser diverses applications de gestion des tâches. 

Maintenant que vous comprenez mieux pourquoi vous avez besoin de flux de travail efficaces et quels sont leurs composants clés, il est temps de commencer à les créer.

4 étapes pour créer des flux de travail efficaces

On estime que 44,2 % des professionnels de la comptabilité utilisent encore des feuilles de calcul ou sont en train de passer à un logiciel de workflow . 

Comme beaucoup de ces professionnels en phase de transition, vous vous demandez peut-être par où commencer.

Chaque service comptable est unique, mais il existe quatre étapes importantes que chaque équipe peut suivre pour commencer à créer et à mettre en œuvre des flux de travail efficaces.

1. Évaluation: La première étape consiste à évaluer votre situation actuelle. Évaluez vos flux de travail actuels et commencez à identifier vos points faibles. Pour chacun d'entre eux, réfléchissez à la meilleure façon de résoudre le problème. S'agit-il simplement de modifier la façon dont le processus est exécuté ou pouvez-vous tirer parti de la technologie pour faciliter les choses ?
2. Conception: Une fois que vous avez évalué la situation et compris vos points faibles, vous pouvez créer une carte de workflow pour résoudre ces problèmes.
3. Mise en œuvre: Armé de votre carte de workflow , vous pouvez commencer à déployer vos nouveaux flux de travail. Ce processus doit s'accompagner d'un soutien et d'une formation appropriés pour en garantir la réussite.
4. Suivi et optimisation: Une fois la mise en œuvre effectuée, il est essentiel de procéder à un suivi et à des ajustements continus. Le suivi peut prendre la forme de vérifications manuelles avec votre équipe ou même d'une technologie. Par exemple, Floqast propose des tableaux de bord que vous pouvez utiliser pour évaluer l'impact de vos flux de travail.

En suivant ces quatre étapes, vous pourrez mettre en place des flux de travail efficaces qui feront gagner du temps à votre équipe et l'aideront à travailler plus efficacement. À partir de là, vous devrez vous assurer que vous gérez correctement vos nouveaux flux de travail.

Comment gérer vos nouveaux flux de travail ?

La mise en œuvre de flux de travail efficaces n'est pas un processus figé. Il est important de les revoir et de les mettre à jour régulièrement pour s'assurer qu'ils sont pertinents et qu'ils répondent toujours à vos besoins.

Comment pouvez-vous évaluer si vos flux de travail sont toujours pertinents ? 

Recueillez les commentaires de votre équipe. Encouragez une culture d'amélioration continue et utilisez leurs commentaires pour apporter des changements progressifs. 

Si vous continuez à revoir, à peaufiner et à améliorer vos flux de travail au fil du temps, vous pouvez vous assurer qu'ils continuent à répondre aux besoins de votre service et de l'entreprise. 

Réflexions finales

Des flux de travail efficaces peuvent aider votre équipe à travailler plus efficacement, à garantir le respect des délais et à réduire le risque d'erreurs tout en restant conforme. La première étape consiste à analyser votre workflow actuel et à identifier ce qui ne fonctionne pas . 

À partir de là, vous pouvez commencer à élaborer une nouvelle carte des workflow qui aborde ces questions et élimine les goulets d'étranglement. Une fois que tout est en place, examinez régulièrement vos flux de travail et procédez aux ajustements nécessaires pour que votre équipe reste sur la bonne voie.