Pflege einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im Rechnungswesen

Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Autorin von Inhalten, 2021 & 2022 40 under 40 CPA Practice Advisor, Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Fachleuten aus dem Bereich Rechnungswesen dabei hilft, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Besuchen Sie bitte Leaders Online oder verbinden Sie sich mit ihr auf LinkedIn um mit Katie in Kontakt zu treten.

Kontinuierliche Verbesserung ist ein wesentlicher Bestandteil der beruflichen Entwicklung und entscheidend für eine effiziente Buchhaltungsabteilung. Für CFOs und Führungskräfte im Rechnungswesen sind Innovation und Anpassungsfähigkeit nicht nur ein Nice-to-have, sondern eine Notwendigkeit. Dabei geht es um mehr als nur um die Erfüllung der obligatorischen CPE-Anforderungen - es geht darum, eine Mentalität der ständigen Verbesserung zu fördern, neue Tools zu nutzen und proaktive Problemlösungen zu unterstützen.

Warum? 

Nach Untersuchungen von FloQast werden im Jahr 2025 schätzungsweise 160 000 CPAs fehlen und in den nächsten zehn Jahren 30 % weniger Buchhalter zur Verfügung stehen. Der Fachkräftemangel wird sich eher verschärfen, als dass er besser wird. Wenn Sie nicht innovativ sind und mit weniger mehr erreichen, wird es viel schwieriger sein, die Herausforderungen von heute und morgen zu meistern.

Abgesehen von der Talentlücke sehen sich die Buchhaltungsabteilungen mit wirtschaftlichen Veränderungen, sich verändernden Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften und einem ständig wachsenden Bedarf an qualifizierten Buchhaltern konfrontiert. In diesem Zusammenhang ist die Verankerung der kontinuierlichen Verbesserung als Kernziel von entscheidender Bedeutung.

Wie können Sie also diese Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in Ihrer Buchhaltungsabteilung kultivieren? Lassen Sie es uns herausfinden.

1. Aufbau einer Kultur der Innovation und Verfeinerung

Kulturelle Innovation beginnt an der Spitze. Als CFO gehen Sie mit gutem Beispiel voran, geben den Ton an und kultivieren eine Mentalität der kontinuierlichen Innovation und Anpassungsfähigkeit - wesentliche Eigenschaften, um in einem sich ständig verändernden Umfeld erfolgreich zu sein. Wenn Sie nicht mit gutem Beispiel vorangehen, wird es auch niemand anderes tun.

Es liegt an Ihnen, eine Kultur zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter ermächtigt fühlen, ihre Ideen einzubringen. Regelmäßige Feedbackschleifen und Diskussionen mit Buchhaltern und Controllern sind entscheidend. Diese Interaktionen ermöglichen es den Teammitgliedern, Fragen zu stellen, Änderungen vorzuschlagen und herauszufinden, was funktioniert und was nicht, wodurch sinnvolle Innovationen innerhalb der Abteilung gefördert werden.

Indem Sie offenes Feedback, Innovation und Problemlösung fördern, schaffen Sie eine Kultur von Fachleuten, die Prozesse weiter verfeinern, innovativ sind und sich von Verwaltern von Arbeitsabläufen zu denjenigen wandeln, die Prozessverbesserungen vorantreiben. 

CFOs, die keine Feedback-Schleifen haben, können mit einem einfachen fünfstufigen Prozess beginnen:

1. Bieten Sie den Buchhaltern einfache Möglichkeiten, Feedback zu geben, ohne dass sie verurteilt werden oder Konsequenzen zu befürchten haben.
2. Analysieren Sie alle Rückmeldungen und sprechen Sie mit allen Beteiligten, wenn Sie weitere Einzelheiten zu bestimmten Empfehlungen benötigen.
3. Bestätigen Sie, dass Sie das Feedback gehört haben.
4. Je nach Rückmeldung sollten Sie die Ergebnisse umsetzen.
5. Informieren Sie die Person, die das Feedback gegeben hat, über alle Änderungen, die zur Behebung des Problems vorgenommen werden.

Auch wenn Sie wahrscheinlich nicht auf alle Rückmeldungen reagieren können, ist es wichtig, jede Empfehlung sorgfältig zu prüfen. Einige Ideen passen vielleicht nicht zu den unmittelbaren Geschäftszielen, daher ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Es liegt an Ihnen und Ihrer Abteilung, herauszufinden, welches Feedback die strategischen Ziele unterstützt und den größten Einfluss haben kann. 

2. Abgleich der Verbesserungsbemühungen mit den Unternehmenszielen

Es ist eine Herausforderung, die Effizienz zu steigern, wenn 44 % der Fachleute nicht verstehen, warum sich etwas ändern muss. Da sich die Buchhaltung von der Ausführung von Aufgaben zu einem strategischen Beitrag entwickelt, ist es entscheidend, zu vermitteln, wie kontinuierliche Verbesserungen die Geschäftsziele des Unternehmens unterstützen.

Als CFO spielen Sie eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, diese Verbesserungen mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang zu bringen und die Kluft zwischen den täglichen Veränderungen und der langfristigen Strategie zu überbrücken.

Stellen Sie sich diese drei Fragen:

• Was ist der Grund für diese Verbesserung?
• Wie bringt die Verbesserung das Unternehmen seinen Zielen näher?
• Wenn eine Verbesserung dem Unternehmen nicht hilft, seine Ziele zu erreichen, ist sie dann notwendig?

Langfristige Ziele sind der Grundstein für eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Mit weniger Mitarbeitern und steigenden Anforderungen ist es der perfekte Zeitpunkt, Automatisierung und Technologie zu nutzen, um die Lücken zu schließen.

Durch den Einsatz dieser wichtigen Tools können Buchhalter ihre Produktivität steigern und mehr Freude an ihrer Arbeit finden.

3. Automatisierung und Technologie nutzen

Dank Automatisierung und KI können Buchhalter ihren Fokus von zeitaufwändigen manuellen Aufgaben auf lohnende strategische Aktivitäten verlagern, die Unternehmen voranbringen. Die Rationalisierung dieser Routineprozesse bedeutet auch, dass die Teams mit weniger Ressourcen mehr erreichen können - ein wesentlicher Vorteil angesichts des zunehmenden Talentmangels.

Um die Vorteile von Automatisierung und Technologie zu maximieren, benötigen Sie die richtigen Lösungen.

Achten Sie auf Tools, die die Buchhaltungsfunktionen auf einer zentralen Plattform konsolidieren, um die Prozessverfeinerung und -optimierung einfacher und intuitiver zu gestalten. Darüber hinaus sollten Sie in Plattformen investieren, die jeden Schritt der Buchhaltung beeinflussen und eine kohärente Unterstützung über alle Prozesse hinweg gewährleisten, vom Abschluss der Bücher bis zur Generierung von Echtzeit-Finanzinformationen.

Die Accounting Transformation Platform von FloQast beispielsweise unterstützt Buchhaltungsabteilungen dabei, ihre Abläufe mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, indem sie eine Reihe von Tools anbietet:

• Einblicke in Echtzeit gewähren
• Arbeitsabläufe rationalisieren
• Verbessern Sie die Transparenz von Finanzprozessen
• KI-gestützte Analysen bereitstellen
• Verkürzung der Abstimmungszeit um 38 %
• Und mehr

Mit einer umfassenden Plattform wie der von FloQast können Buchhaltungsteams den Zeitaufwand für Routineaufgaben minimieren und ihren Fokus auf wichtige Bereiche lenken, in denen datengestützte Erkenntnisse kontinuierliche Verbesserungen und strategische Entscheidungen ermöglichen.

4. Nutzung datengestützter Einblicke für kontinuierliche Verbesserungen

Daten sind eines der wertvollsten Instrumente für die kontinuierliche Verbesserung, da sie ein klares Bild davon vermitteln, was funktioniert und was nicht.

Nutzen Sie die Datenanalyse, um:

• Ineffizienzen in den Arbeitsabläufen aufdecken.
• Verfolgen Sie Leistungskennzahlen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

Datengestützte Einblicke ermöglichen es Ihnen, den aktuellen Stand und die Ergebnisse vergangener Änderungen zu bewerten, so dass Sie fundiertere Entscheidungen über künftige Änderungen treffen können.

Schließlich geht es bei der kontinuierlichen Verbesserung nicht nur darum, festzustellen, was im Moment nicht funktioniert. Es geht darum, aus vergangenen Entscheidungen zu lernen und diese Erkenntnisse zu nutzen, um in Zukunft intelligentere und effektivere Entscheidungen zu treffen.

Die richtigen Workflow-Lösungen für die Buchhaltung liefern oft die Analysen und Echtzeitdaten, die Abteilungen für eine kontinuierliche Verbesserung benötigen.

5. Kontinuierliches Lernen und Entwicklung

Die Förderung der ständigen Weiterbildung und Entwicklung ist das Herzstück einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. 

Kontinuierliches Lernen verhindert Stagnation und stellt sicher, dass die Teams fit sind:

• Vertiefung ihrer technischen Fähigkeiten
• Auf dem Laufenden über die neuesten Entwicklungen und Veränderungen in der Branche
• Verbesserung der wichtigsten Soft Skills, wie Problemlösung, Organisation und Zeitmanagement

Durch die Konzentration auf kontinuierliches Lernen und Entwicklung sind Buchhalter in der Lage, sich in einer Branche zu behaupten, in der Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Fachwissen gefragt sind. 

Aber wie kann man kontinuierliches Lernen und Entwicklung fördern?

• Ziehen Sie Lösungen wie FloQademy in Betracht, die kostenlose CPE/CPD-Angebote für Buchhalter anbieten
• Ermutigung zur Teilnahme an Seminaren und Workshops, die von akademischen Einrichtungen und Industrieorganisationen angeboten werden

Wenn Sie die ständige Weiterbildung zu einem Kernbestandteil Ihrer Unternehmenskultur machen, stellen Sie sicher, dass Ihr Team in seinem Fachgebiet stets auf dem neuesten Stand ist und auch in den kommenden Jahren die Komplexität des Rechnungswesens meistern kann.

Abschließende Überlegungen

Der Aufbau einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung versetzt CFOs und Buchhaltungsabteilungen in die Lage, sich anzupassen und zu innovieren, um den Herausforderungen der Buchhaltung heute und in Zukunft gerecht zu werden. 

Der Prozess beginnt damit, dass Sie Innovation, Verbesserung und ständige Weiterbildung zu Schlüsselkomponenten Ihrer Kultur machen. Der Einsatz von Automatisierung und Technologie sowie die Nutzung datengestützter Erkenntnisse helfen den Teams, effizienter zu arbeiten, und den Führungskräften, fundiertere Entscheidungen zu treffen. 

Um den Erfolg zu gewährleisten, müssen CFOs und Teams sicherstellen, dass jede Verbesserung mit den übergreifenden Zielen des Unternehmens übereinstimmt. Wenn alle an einem Strang ziehen und sich in die richtige Richtung bewegen, können echte Verbesserungen erzielt werden.