Verbinden Sie Ihren Finanzabschlussprozess vom Datensatz zum Bericht

Der Finanzabschlussprozess kann eine echte Herausforderung sein (oder vielleicht ist Albtraum ein besseres Wort). Angesichts immer strengerer Anforderungen und Unternehmen, die schnellere Analysen und Berichte benötigen, versteht sich von selbst, aber das moderne Buchhaltungsteam steht unter großem Druck.

Der Abschluss geht über den endgültigen Testsaldo (und den endgültigen Testsaldo) hinaus und spielt auch beim Abschluss der Finanzabteilung eine Rolle. Sie benötigen schnelle, genaue und zugängliche Informationen, um ihren Prozess überhaupt beginnen zu können. Das ist wo Workiva kommt rein. Sie sind die führende Cloud-Plattform für die Verbindung Ihrer Buchhaltung, Finanzen, Prüfung und internen Kontrollen für eine reibungslose, zeitnahe Berichterstattung.

Um besser zu verstehen, wie Unternehmen von der Vereinheitlichung ihrer Finanzprozesse profitieren, haben Workiva und FloQast ein gemeinsames Webinar veranstaltet. Hier sind ein paar wichtige Imbissbuden.

Standardisierung

Eine standardisierte Dokumentation macht es viel einfacher, unterstützende Dokumente zu finden und Informationen zu überprüfen, insbesondere wenn Sie nicht derjenige sind, der die Aufzeichnung überhaupt durchführt. Es hat auch einen großen Einfluss auf die Flexibilität beim Rollenwechsel. Wenn es darum geht, ein neues Mitglied des Buchhaltungsteams zu schulen oder jemanden in eine neue Rolle zu versetzen, benötigen Sie einen Standardprozess, der einfach zu erlernen ist, und keinen komplexen Prozess, der auf Stammeswissen in der Abteilung basiert.

Eine der wichtigsten Funktionen von Workiva für die Standardisierung ist das integrierte Präsentationstool. Das Tool ermöglicht es mehreren Teams, Informationen zur Präsentation hinzuzufügen und zu bearbeiten, alles auf der Grundlage der vom Konsolidator festgelegten Berechtigungen. Wenn Sie alle Ihre Präsentationen in einem Format haben, ist es viel einfacher, Finanzinformationen auf verständliche Weise weiterzugeben.

Und woher wissen Sie, dass die Informationen im Bericht aktuell sind? „Das Tolle an dem Konsolidator ist, dass er die Informationen automatisch einzieht“, sagte April Brady, Senior Director, Product Marketing bei Workiva. „In meinem früheren Leben habe ich alle meine Teams ihre Vorlagen auf SharePoint hochladen lassen, und ich wusste nie, ob es wirklich die neuesten und besten sind. Außerdem war es ein enormer manueller Aufwand beim Kopieren und Einfügen, all dies in einer Excel-Master-Datei zusammenzufassen. Also, enorme Vorteile.“

Zentralisierung

Durch den Umstieg auf ein Cloud-ERP kann jeder von einem zentralen Ort aus auf Dokumente zugreifen. Wenn dein Team über das ganze Land oder die ganze Welt verteilt ist, kann das alles verändern. Es erhöht Ihre Sicherheit UND macht es gleichzeitig für die richtigen Personen zugänglicher. Wie oft kannst du das sagen?

„Workiva ermöglicht es Kunden und Teams, gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten, aber das Schöne daran ist, dass es keine weitere Version gibt“, so April. „Das Endspiel ist also nicht mehr zu retten. Du immer in der aktuellen Version. Sie können mit Ihrem Team zusammenarbeiten, ohne sich gegenseitig in die Quere zu kommen und müssen keine Dokumente mehr ein- oder auschecken.“

FloQast funktioniert auf die gleiche Weise, sodass mehrere Personen an einem Dokument arbeiten können und die Dinge immer auf dem neuesten Stand sind. Sowohl FloQast als auch Workiva bieten auch Kommentare und Nachrichten im Zusammenhang mit den geschlossenen Artikeln an, sodass Sie nicht per E-Mail das Risiko eingehen müssen, dass die richtigen Personen die Informationen nicht erhalten.

Transparenz

Transparenz ist ein weiterer Vorteil eines Cloud-basierten Systems mit nur einer aktuellen Version von Dateien. Jedes Mal, wenn eine Datei aktualisiert wird, gibt es eine Aufzeichnung der Uhrzeit, des Datums und der Person, die die Änderung vorgenommen hat. Sie können sehen, wer was getan hat, wann sie es getan haben und was nicht getan wurde.

„Es ist Transparenz mit einem angemessenen Maß an Kontrolle. Und manchmal besteht diese Kontrolle einfach darin, zu sehen, wer wann auf was zugreift, im Gegensatz zu einem Netzlaufwerk, auf dem alle Mitarbeiter der Buchhaltung und Finanzen darauf zugreifen können, nein, das ist nicht sicher.“

FloQast ermöglicht es auch jedem, jede Aufgabe zu sehen, wer verantwortlich ist und wann sie abgeschlossen ist. Dies erhöht die Rechenschaftspflicht im Team erheblich und ermöglicht es, Ressourcen zu verlagern, wenn jemand wirklich ins Hintertreffen gerät und Hilfe benötigt.

Konnektivität

Sowohl FloQast als auch Workiva nutzen die Vorteile der Konnektivität, um Ihnen Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Indem Sie Ihre Dateien und Dokumente verbinden, können Sie mehrere Datensätze aktualisieren, indem Sie nur einen ändern. Dadurch sparen Sie viel Zeit für Ihre manuellen Prozesse und können sich auf übergeordnete Aufgaben konzentrieren.

„Egal, ob Sie sich in der ersten Phase des Prozesses oder in der zweiten Hälfte befinden, je mehr Zeit Sie mit diesen 80% der manuellen Arbeit verbringen, desto weniger Zeit können Sie sich darauf konzentrieren, die Geschichte zu analysieren, die Geschichte zu verstehen und Ihrem Führungsteam tatsächlich Einblicke zu geben“, sagte April. „Je sauberer Ihr Haus also am Anfang des Prozesses steht, desto mehr Zeit können Sie für die Analyse- und Berichtsschritte aufwenden, die in den meisten Unternehmen die Grundlage für Entscheidungen bilden.“

Die automatischen Tie-Outs von FloQast helfen Ihnen auch dabei, Fehler zu vermeiden, indem Sie Daten aus Ihren Excel-Arbeitsblättern abrufen und mit Ihrem ERP-Testsaldo vergleichen. Wenn es den von Ihnen festgelegten Wesentlichkeitsschwellenwert überschreitet, werden Sie benachrichtigt und der Saldo kann erst dann abgesegnet werden, wenn er behoben ist.

Kontinuierliche Verbesserung

Wenn Sie Zeit für Ihr Team schaffen, indem Sie Daten verbinden und manuelle Prozesse reduzieren, können Sie sich darauf konzentrieren, Ihren Prozess und Ihr Unternehmen zu verbessern. Wir erhalten ständig Feedback, dass manuelle Prozesse ein großes Problem für Buchhaltungsteams sind und dass die Zeit immer knapper wird. Buchhalter löschen jeden Tag Brände, ohne Zeit, den Prozess zu verbessern, sodass es von vornherein weniger Brände gibt.

„Einer meiner Kunden konnte seine Unterlagen zwei Wochen zuvor einreichen und nutzt uns während des gesamten Finanzabschlussprozesses für zusätzliche Analysen und die Verwaltung der Vorstandsberichte“, fügte April hinzu. „Und zwei Wochen zuvor für 10.000 ist riesig. Ich habe noch nie von jemandem gehört, der es so schnell geschafft hat. Das können Sie nur tun, wenn Sie Vertrauen in die Zahlen haben, die Sie melden, und wenn Sie die Geschichte fertig haben.“

Das ist die Stärke von Close-Management- und Reporting-Software, die Ihnen Zeit für kontinuierliche Verbesserungen gibt.