Verbinden Sie Ihren Finanzabschluss vom Datensatz zum Bericht

Der Prozess des Finanzabschluss kann eine echte Herausforderung sein (oder vielleicht ist Alptraum ein besseres Wort). Angesichts der immer strengeren Anforderungen und der Tatsache, dass Unternehmen schnellere Analysen und Berichte verlangen, ist es unnötig zu sagen, dass das moderne Buchhaltungsteam unter großem Druck steht.

Der Abschluss geht über die endgültige Rohbilanz (und die endgültige Rohbilanz) hinaus und spielt auch beim Abschluss der Finanzabteilung eine Rolle. Sie brauchen schnelle, genaue und zugängliche Informationen, um ihren Prozess überhaupt beginnen zu können. Hier kommt Workiva ins Spiel. Workiva ist die führende Cloud-Plattform für die Verknüpfung von Buchhaltung, Finanzen, Revision und Abschlussprüfung für eine reibungslose, zeitnahe Berichterstattung.

Um besser zu verstehen, wie Unternehmen von der Vereinheitlichung ihrer Finanzprozesse profitieren, haben Workiva und FloQast ein gemeinsames Webinar veranstaltet. Hier sind einige der wichtigsten Erkenntnisse.

Normung

Eine standardisierte Dokumentation erleichtert das Auffinden von Belegen und die Überprüfung von Informationen, vor allem, wenn Sie nicht derjenige sind, der den Bericht erstellt. Es hat auch einen großen Einfluss auf die Flexibilität bei der Rollenverteilung. Wenn es an der Zeit ist, ein neues Mitglied des Buchhaltungsteams einzuarbeiten oder jemanden in eine neue Rolle zu versetzen, möchten Sie einen Standardprozess, der einfach zu erlernen ist, und keinen komplexen Prozess, der auf dem Stammeswissen in der Abteilung basiert.

Eine der wichtigsten Funktionen von Workiva für die Standardisierung ist das integrierte Präsentationstool. Das Tool ermöglicht es mehreren Teams, Informationen zur Präsentation hinzuzufügen und zu bearbeiten, und zwar auf der Grundlage der vom Konsolidierer festgelegten Berechtigungen. Wenn Sie alle Ihre Präsentationen in einem einzigen Format haben, ist es viel einfacher, Finanzinformationen auf verständliche Weise zu vermitteln.

Und woher wissen Sie, dass die Informationen im Bericht auf dem neuesten Stand sind? "Das Tolle an der Konsolidierung ist, dass die Informationen automatisch eingezogen werden", sagt April Brady, Senior Director, Product Marketing bei Workiva. "In meinem früheren Leben habe ich alle meine Teams gebeten, ihre Vorlagen auf SharePoint hochzuladen, und ich wusste nie, ob es wirklich die neuesten und besten waren. Außerdem war es ein riesiger manueller Kopier- und Einfügeaufwand, um all diese Vorlagen in einer Master-Excel-Datei zusammenzufassen. Also, enorme Vorteile."

Zentralisierung

Die Umstellung auf ein Cloud-ERP ermöglicht es jedem, von einem zentralen Ort aus auf Dokumente zuzugreifen. Wenn Ihr Team über das ganze Land oder die ganze Welt verstreut ist, kann dies ein entscheidender Vorteil sein. Es erhöht Ihre Sicherheit UND macht sie gleichzeitig für die richtigen Leute zugänglich. Wie oft kann man das schon sagen?

"Workiva ermöglicht es Kunden und Teams, gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten, aber das Schöne daran ist, dass es keine Version mehr gibt", so April. "Es wird also nicht mehr die letzte Version gespeichert. Sie arbeiten immer mit der aktuellen Version. Man kann mit seinem Team arbeiten, ohne sich gegenseitig in die Quere zu kommen, und muss Dokumente nicht mehr ein- oder auschecken."

FloQast funktioniert auf die gleiche Weise und ermöglicht es mehreren Personen, an einem Dokument zu arbeiten und es immer auf dem neuesten Stand zu halten. Sowohl FloQast als auch Workiva bieten außerdem die Möglichkeit, Kommentare und Nachrichten mit den abgeschlossenen Elementen zu verknüpfen, so dass Sie nicht auf E-Mails zurückgreifen müssen und Gefahr laufen, dass die richtigen Personen die Informationen nicht erhalten.

Transparenz

Transparenz ist ein weiterer Vorteil eines Cloud-basierten Systems mit nur einer aktuellen Version der Dateien. Jedes Mal, wenn eine Datei aktualisiert wird, gibt es eine Aufzeichnung der Uhrzeit, des Datums und des Verfassers der Änderung. Sie können sehen, wer was wann gemacht hat und was noch nicht erledigt ist.

"Es geht um Transparenz mit einem angemessenen Maß an Kontrolle. Und manchmal besteht diese Kontrolle nur darin, dass man sehen kann, wer wann auf was zugreift, im Gegensatz zu einem Netzlaufwerk, auf das jeder in der Buchhaltung und im Finanzwesen zugreifen kann - nein, das ist nicht sicher.

FloQast ermöglicht es außerdem jedem, jede Aufgabe zu sehen, wer dafür verantwortlich ist und wann sie abgeschlossen ist. Das stärkt die Verantwortlichkeit im Team und ermöglicht es, Ressourcen zu verlagern, wenn jemand wirklich im Rückstand ist und Hilfe braucht.

Konnektivität

Sowohl FloQast als auch Workiva nutzen die Vorteile der Konnektivität, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Indem Sie Ihre Dateien und Dokumente miteinander verbinden, können Sie mehrere Datensätze aktualisieren, indem Sie nur einen ändern. Das spart viel Zeit bei Ihren manuellen Prozessen und gibt Ihnen die Möglichkeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

"Egal, ob Sie sich in der ersten oder in der zweiten Hälfte des Prozesses befinden, je mehr Zeit Sie für diese 80 % der manuellen Arbeit aufwenden, desto weniger Zeit haben Sie für die Analyse, die Aufbereitung der Informationen und die Bereitstellung von Informationen für Ihr Führungsteam", so April. "Je sauberer Ihr Haus am Anfang des Prozesses ist, desto mehr Zeit haben Sie für die Analyse- und Berichtsschritte, die in den meisten Unternehmen das eigentliche Herzstück der Entscheidungsfindung sind."

FloQast hilft Ihnen auch, Fehler zu vermeiden, indem es Daten aus Ihren Excel-Arbeitsblättern abruft und sie mit Ihrer Rohbilanz vergleicht. Wenn die Daten die von Ihnen festgelegte Wesentlichkeitsgrenze überschreiten, werden Sie benachrichtigt und der Saldo kann nicht abgezeichnet werden, bis das Problem behoben ist.

Kontinuierliche Verbesserung

Wenn Sie durch die Verknüpfung von Daten und die Reduzierung manueller Prozesse Zeit für Ihr Team schaffen, können Sie sich auf die Verbesserung Ihrer Prozesse und Ihres Unternehmens konzentrieren. Wir erhalten immer wieder das Feedback, dass manuelle Prozesse ein großer Schmerzpunkt für Buchhaltungsteams sind und dass die Zeit immer knapper wird. Buchhalter löschen jeden Tag Brände und haben keine Zeit, den Prozess zu verbessern, damit es gar nicht erst zu Bränden kommt.

"Einer meiner Kunden konnte seine Unterlagen zwei Wochen früher einreichen und nutzt uns während des gesamten Finanzabschluss für zusätzliche Analysen und die Verwaltung der Vorstandsberichte", fügt April hinzu. "Und zwei Wochen früher für 10k ist enorm. Ich habe noch nie von jemandem gehört, der das so schnell hinbekommen hat. Das ist nur möglich, wenn man Vertrauen in die Zahlen hat, die man berichtet, und wenn man die Geschichte fertig hat.

Das ist die Stärke von close management und Berichtssoftware, die Ihnen den Rücken freihält für kontinuierliche Verbesserungen.