Connecter votre processus de clôture financière de l'enregistrement au rapport

Le processus de clôture financière peut être un véritable défi (ou peut-être un cauchemar est-il plus approprié). Avec des exigences de plus en plus strictes et des entreprises qui demandent des analyses et des rapports plus rapides, il est inutile de dire que l'équipe comptable d'aujourd'hui est soumise à une forte pression.

La clôture va au-delà de la balance générale des comptes (et de la balance générale des comptes finale-finale) et joue également un rôle dans la clôture du département financier. Ils ont besoin d'informations rapides, précises et accessibles avant même de commencer leur processus. C'est là que Workiva entre en jeu. Il s'agit de la principale plateforme cloud permettant de relier la comptabilité, la finance, l'audit et les contrôles internes afin d'obtenir des rapports fluides et opportuns.

Pour mieux comprendre comment les entreprises bénéficient de l'unification de leurs processus financiers, Workiva et FloQast ont organisé un webinaire commun. Voici quelques points clés à retenir.

Normalisation

Une documentation normalisée facilite grandement la recherche de pièces justificatives et la vérification des informations, surtout si ce n'est pas vous qui effectuez la reconnaissance. Elle a également un impact considérable sur la flexibilité des changements de rôle. Lorsqu'il s'agit de former un nouveau membre de l'équipe comptable ou d'affecter quelqu'un à un nouveau rôle, il faut un processus standard simple à apprendre, et non un processus complexe basé sur les connaissances tribales du département.

L'une des principales caractéristiques de Workiva en matière de normalisation est son outil de présentation intégré. Cet outil permet à plusieurs équipes d'ajouter et de modifier des informations dans la présentation, en fonction des autorisations définies par le consolideur. Le fait d'avoir toutes vos présentations dans un seul format facilite grandement la transmission des informations financières d'une manière digeste.

Et comment savoir si les informations contenues dans le rapport sont à jour ? "Ce qui est formidable en tant que consolidateur, c'est qu'il récupère automatiquement les informations", explique April Brady, directrice principale du marketing produit chez Workiva. "Dans mon ancienne vie, je demandais à toutes mes équipes de télécharger leurs modèles sur SharePoint, et je ne savais jamais s'ils étaient vraiment les plus récents et les meilleurs. De plus, le regroupement de tous ces modèles dans un fichier Excel principal représentait un énorme effort de copier-coller manuel. Les avantages sont donc énormes.

Centralisation

L'adoption d'un ERP cloud permet à chacun d'accéder aux documents à partir d'un emplacement central. Lorsque votre équipe est dispersée à travers le pays ou le monde, cela peut changer la donne. Elle renforce la sécurité et rend les documents plus accessibles aux bonnes personnes en même temps. Combien de fois peut-on dire cela ?

"Workiva permet aux clients et aux équipes de travailler sur le même document en même temps, mais la beauté de la chose est qu'il n'y a plus de version", a déclaré Mme April. "Il n'y a donc plus de sauvegarde de la version finale. Vous êtes toujours dans la version actuelle. Vous pouvez travailler avec votre équipe sans vous gêner l'un l'autre, sans avoir besoin de vérifier les documents à l'entrée et à la sortie.

FloQast fonctionne de la même manière, en permettant à plusieurs personnes de travailler sur un document et en gardant toujours les choses à jour. FloQast et Workiva proposent également des commentaires et une messagerie liés aux éléments clôturés, ce qui vous évite d'utiliser le courrier électronique et de courir le risque que les bonnes personnes ne reçoivent pas l'information.

Transparence

La transparence est un autre avantage d'un système cloud qui ne comporte qu'une seule version actuelle des fichiers. Chaque fois qu'un fichier est mis à jour, l'heure, la date et l'auteur de la modification sont enregistrés. Vous pouvez ainsi savoir qui a fait quoi, quand il l'a fait et ce qu'il reste à faire.

"C'est une question de transparence avec un niveau de contrôle approprié. Et parfois, ce contrôle consiste simplement à pouvoir voir qui accède à quoi et quand, contrairement à ce disque réseau auquel tout le monde dans la comptabilité et la finance peut accéder, non, ce n'est pas sûr."

FloQast permet également à tout le monde de voir chaque tâche, qui en est responsable et quand elle est terminée. Cela renforce réellement le niveau de responsabilité au sein de l'équipe et permet de transférer des ressources si quelqu'un prend vraiment du retard et a besoin d'aide.

Connectivité

FloQast et Workiva tirent tous deux parti de la connectivité pour vous faire gagner du temps et vous aider à éviter les erreurs. En connectant vos fichiers et vos documents, vous pouvez mettre à jour plusieurs enregistrements en n'en modifiant qu'un seul. Cela permet de réduire considérablement le temps consacré aux processus manuels et de se concentrer sur des tâches plus importantes.

"Que vous soyez dans la première ou la deuxième partie du processus, plus vous passez de temps sur les 80 % du travail manuel, moins vous vous concentrez sur l'analyse, l'obtention d'informations et la fourniture d'informations à votre équipe de direction", a déclaré M. April. "Ainsi, plus votre maison est propre en amont du processus, plus vous avez de temps à consacrer aux étapes d'analyse et de reporting, qui sont en fait la base de la prise de décision dans la plupart des entreprises.

Les rattachements automatisés de FloQast vous aident également à éviter les erreurs en extrayant les données de vos feuilles de calcul Excel et en les comparant à la balance générale des comptes votre ERP. Si elles dépassent le seuil de matérialité que vous avez fixé, vous en êtes informé et la balance ne peut être signée tant que le problème n'a pas été résolu.

Amélioration continue

Lorsque vous dégagez du temps pour votre équipe en connectant les données et en réduisant les processus manuels, vous pouvez vous concentrer sur l'amélioration de vos processus et de votre entreprise. Nous recevons toujours des commentaires selon lesquels les processus manuels sont un point de douleur majeur pour les équipes comptables et que le temps est de plus en plus compté. Les comptables éteignent des incendies tous les jours et n'ont pas le temps d'améliorer les processus afin de réduire le nombre d'incendies.

"L'un de mes clients a pu déposer ses documents deux semaines plus tôt et nous utilise tout au long du processus de clôture financière pour des analyses supplémentaires et la gestion des rapports du conseil d'administration", a ajouté Mme April. "Deux semaines plus tôt pour 10 000 euros, c'est énorme. Je n'ai jamais entendu parler de quelqu'un qui l'ait fait aussi rapidement. Cela n'est possible que si l'on a confiance dans les chiffres que l'on présente et que l'on a fait le tour de la question.

C'est là toute la puissance des logiciels de gestion des clôtures et de reporting, qui vous permettent de vous améliorer en permanence.