Connecter votre processus de clôture financière de l'enregistrement au rapport

Le processus de clôture financière peut être un véritable défi (ou peut-être que cauchemar est un meilleur mot). Il va sans dire que les exigences sont de plus en plus strictes et que les entreprises ont besoin d'analyses et de rapports plus rapides, mais l'équipe comptable moderne est confrontée à une forte pression.

La clôture va au-delà de la balance de vérification finale (et de la balance de vérification finale) pour jouer également un rôle dans la clôture du département des finances. Ils ont besoin d'informations rapides, précises et accessibles pour commencer leur processus. C'est ici Workiva entre. Il s'agit de la principale plateforme cloud permettant de connecter votre comptabilité, vos finances, vos audits et vos contrôles internes pour des rapports fluides et rapides.

Pour mieux comprendre comment les entreprises bénéficient de l'unification de leurs processus financiers, Workiva et FloQast se sont associés dans le cadre d'un webinaire conjoint. Voici quelques points clés à retenir.

Normalisation

La documentation normalisée facilite grandement la recherche de pièces justificatives et la vérification des informations, surtout si ce n'est pas vous qui faites la documentation en premier lieu. Cela a également un impact considérable sur la flexibilité du changement de rôle. Lorsque vient le temps de former un nouveau membre de l'équipe de comptabilité ou de confier un nouveau rôle à quelqu'un, vous voulez un processus standard simple à apprendre, et non un processus complexe basé sur les connaissances tribales du département.

L'une des principales caractéristiques de Workiva en matière de standardisation est son outil de présentation intégré. L'outil permet à plusieurs équipes d'ajouter et de modifier des informations à la présentation, le tout en fonction des autorisations définies par le consolidateur. Le fait d'avoir toutes vos présentations dans un seul format facilite grandement la transmission des informations financières de manière compréhensible.

Et comment savez-vous que les informations contenues dans le rapport sont à jour ? « L'avantage du consolidateur, c'est qu'il extrait automatiquement les informations », explique April Brady, directrice principale du marketing des produits chez Workiva. « Dans ma vie antérieure, toutes mes équipes téléchargeaient leurs modèles sur SharePoint, mais je ne savais pas si c'était vraiment le plus récent et le meilleur. De plus, il a fallu un énorme effort de copier-coller manuel pour regrouper tous ces éléments dans un fichier Excel principal. Donc, d'énormes avantages. »

Centralisation

Le passage à un ERP cloud permet à chacun d'accéder aux documents à partir d'un emplacement central. Lorsque votre équipe est répartie à travers le pays ou dans le monde entier, cela peut changer la donne. Cela augmente votre sécurité ET la rend plus accessible aux bonnes personnes en même temps. Combien de fois peux-tu dire ça ?

« Workiva permet aux clients et aux équipes de travailler sur le même document en même temps, mais l'avantage, c'est qu'il n'y a plus de version », explique April. « Il n'est donc plus possible de sauver cette finale. Vous êtes toujours dans la version actuelle. Vous pouvez travailler avec votre équipe sans vous gêner les uns les autres, sans avoir à enregistrer ou à retirer des documents. »

FloQast fonctionne de la même manière, permettant à plusieurs personnes de travailler sur un document tout en maintenant les informations à jour. FloQast et Workiva proposent également des commentaires et des messages liés aux éléments clôturés, de sorte que vous n'avez pas à vous adresser à un e-mail et à courir le risque que les bonnes personnes n'obtiennent pas les informations.

Transparence

La transparence est un autre avantage d'un système basé sur le cloud avec une seule version actuelle des fichiers. Chaque fois qu'un fichier est mis à jour, l'heure, la date et l'auteur de la modification sont enregistrés. Vous pouvez voir qui a fait quoi, quand et ce qui n'a pas été fait.

« C'est de la transparence avec le niveau de contrôle approprié. Et parfois, ce contrôle consiste simplement à voir qui accède à quoi et quand, par opposition à ce lecteur réseau auquel tout le monde de la comptabilité et des finances peut accéder, non, ce n'est pas sécurisé. »

FloQast permet également à chacun de voir chaque tâche, qui est responsable et quand elle est terminée. Cela augmente réellement le niveau de responsabilité au sein de l'équipe et permet de réaffecter les ressources si quelqu'un prend vraiment du retard et a besoin d'aide.

Connectivité

FloQast et Workiva tirent tous deux parti de la connectivité pour vous faire gagner du temps et éviter les erreurs. En connectant vos fichiers et documents, vous pouvez mettre à jour plusieurs enregistrements en n'en modifiant qu'un seul. Cela réduit considérablement le temps consacré à vos processus manuels et vous permet de vous concentrer sur des tâches de plus haut niveau.

« Que vous en soyez à la première ou à la seconde moitié du processus, plus vous consacrez de temps à ces 80 % du travail manuel, moins vous vous concentrez sur l'analyse, la compréhension de l'histoire et la fourniture d'informations à votre équipe de direction », explique April. « Ainsi, plus votre maison est propre au début du processus, plus vous pouvez consacrer du temps aux étapes d'analyse et de production de rapports, ce qui est vraiment la priorité de la plupart des entreprises lorsqu'il s'agit de prendre des décisions. »

Les délais automatisés de FloQast vous aident également à éviter les erreurs en extrayant les données de vos feuilles de calcul Excel et en les comparant à la balance d'essai de votre ERP. S'il dépasse le seuil de matérialité que vous avez défini, vous en serez averti et le solde ne pourra pas être approuvé tant qu'il n'est pas résolu.

Amélioration continue

Lorsque vous donnez du temps à votre équipe en connectant les données et en réduisant les processus manuels, vous vous permettez de vous concentrer sur l'amélioration de vos processus et de votre entreprise. Nous recevons régulièrement des commentaires selon lesquels les processus manuels constituent un problème majeur pour les équipes comptables et que les délais sont de plus en plus serrés. Les comptables éteignent les incendies tous les jours sans avoir le temps d'améliorer le processus. Il y a donc moins d'incendies au départ.

« L'un de mes clients a pu récupérer son dossier deux semaines plus tôt et il a fait appel à nous tout au long du processus de clôture financière pour des analyses supplémentaires et la gestion des rapports du conseil d'administration », a ajouté April. « Et deux semaines plus tôt, faire 10 km, c'est énorme. Je n'ai jamais entendu parler de quelqu'un qui le fasse aussi vite. Vous ne pouvez le faire que lorsque vous avez confiance dans les chiffres que vous publiez et que vous avez terminé l'histoire. »

C'est la puissance d'un logiciel de gestion étroite et de reporting qui vous permet de vous consacrer à une amélioration continue.