Was führende Buchhalter aus Los Angeles auf dem Weg zum Cloud-ERP gelernt haben

Anfang des Sommers veranstaltete FloQast eine Podiumsdiskussion mit unserem Partner Taktische Cloud im Culver Hotel. Wir haben drei führende Buchhalter schnell wachsender Unternehmen mit Sitz in Los Angeles eingeladen, uns mitzuteilen, was sie bei der Umstellung von der Buchhaltungssoftware auf das Cloud-ERP-System von NetSuite gelernt haben, einschließlich der Vermeidung von Fehlern bei der ERP-Implementierung — was tragischerweise häufig vorkommt.

Es gab so viele tolle Imbissbuden, dass wir diesen Artikel in zwei Teile unterteilen mussten! In unserem vorheriger Beitrag, erörterten unsere Diskussionsteilnehmer die Einschränkungen der lokalen Technologie, die sie dazu veranlassten, auf NetSuite umzusteigen. Sie teilten auch die vielen Vorteile eines Cloud-ERP-Systems für ihr Unternehmen und sich selbst. Aber es war keine einfache Reise, dorthin zu gelangen. Hier im zweiten Teil unserer zweiteiligen Serie stellen wir die (manchmal schmerzhaften) Lektionen vor, die unsere Diskussionsteilnehmer dabei gelernt haben:

Was Sie wissen müssen, bevor Sie den Sprung zu Cloud-ERP wagen

Für diejenigen, die erwägen, zu NetSuite zu wechseln, hat Blake Hacker einige Ratschläge, was zu tun ist, bevor Sie beginnen: „Machen Sie Ihre Hausaufgaben. Verstehen Sie Ihre Anforderungen. Wissen Sie wirklich, was Sie brauchen und was nicht. Wenn Sie sich für Software entscheiden, sollten Sie deren Stärken und Grenzen kennen und die Gesamtkosten wirklich verstehen. Finden Sie heraus, ob Sie zusätzliche Software benötigen, ob Sie zusätzliche Integrationen benötigen oder ob Sie Schulungen benötigen. Wie viel kann Ihr Team bewältigen und wie viel müssen Sie an Berater auslagern? Holen Sie sich Empfehlungen. Sprechen Sie mit anderen Kunden und Benutzern und lernen Sie von ihnen. Das ist wirklich wichtig.“

Blake Hacker, SmartLabs

SmartLabs ist einer der weltweit größten Einzelhändler für Hausautomation und hat sich zu einer benutzerfreundlichen Quelle für Tausende erschwinglicher Beleuchtungs-, Sicherheits- und Home-Entertainment-Produkte entwickelt, die der durchschnittliche Heimwerker sicher installieren kann.

Zur Konfiguration der ausgewählten Anwendungen sagt Blake: „Ich beginne gerne mit dem Endziel vor Augen. Mit anderen Worten, denken Sie über die Berichterstattung nach und arbeiten Sie dann von dort aus rückwärts. Am Ende des Tages besteht das Ziel darin, den Benutzern die Berichte zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen. „Dies ist besonders wichtig bei einem hochgradig anpassbaren ERP wie NetSuite. Wenn du nicht über dein Endziel nachdenkst, wirst du alles bauen und dann wirst du sowieso nicht in der Lage sein, das zu bekommen, was du letztendlich wolltest. „Das bedeutet, dass Sie alle Mitarbeiter bis hin zu Ihren untersten Mitarbeitern in den Prozess einbeziehen müssen, damit Sie herausfinden können, was sie aus dem System benötigen. Habe Champions in jeder Abteilung. Leute, die die Software lernen und ihren Leuten etwas beibringen werden. Wenn Sie keine Champions haben, werden Sie Probleme haben, wenn Sie live gehen oder externe Hilfe beauftragen müssen, was Ihr Budget aufzehrt. „In Bezug auf Schulungen sagt Blake: „Der am häufigsten vernachlässigte und übersehene Teil einer Softwareimplementierung ist die Schulung. Machen Sie es einfach, um anzufangen. Sie brauchen nicht sofort alles unter der Sonne. Bringen Sie die wichtigsten Dinge auf den Markt und optimieren Sie sie später. Das ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Implementierung nicht Jahre dauert. Machen Sie viel UAT (User Acceptance Training).“

Amy Pool, Erfolgreicher Markt

Thrive Market ist eine Community mit über 400.000 Mitgliedern, die die Macht des Direkteinkaufs nutzt, um ihren Mitgliedern die weltweit besten gesunden Lebensmittel und Naturprodukte zu Großhandelspreisen zu liefern.

Amy Pool stimmt zu, dass Benutzertests von entscheidender Bedeutung sind. „Testen, testen, testen, wann immer Sie Software hinzufügen“, sagt sie. „Wenn Sie in NetSuite sind, verwenden Sie die Sandkasten. Stellen Sie sicher, dass es funktioniert. Jedes Mal. „Amy betont auch, wie wichtig es ist, Empfehlungen von aktuellen Benutzern der Software zu erhalten, die Sie in Betracht ziehen: „Wenden Sie sich an Ihr Netzwerk und fragen Sie nach echten Meinungen zu der Software, die Sie implementieren möchten. Hören Sie nicht nur auf die Meinungen von Verkäufern, denn das sind keine echten Meinungen. Sie müssen mit jemandem sprechen, der das System tatsächlich benutzt. Verstehe, womit sie zu kämpfen hatten oder womit sie nicht zu kämpfen hatten, was ihnen gefällt und warum sie es verwenden wollen. Das wird dir wirklich helfen, deine Entscheidung zu treffen.“

So vermeiden Sie fehlgeschlagene ERP-Implementierungen

Schockierenderweise — oder vielleicht auch nicht, angesichts der Schwierigkeiten, Cloud-ERP-Systeme einzuführen — hatte jeder unserer Diskussionsteilnehmer zuvor eine fehlgeschlagene oder problematische Implementierung erlebt. Blake Hacker erinnert sich: „Der ursprüngliche Umfang unserer NetSuite-Implementierung bestand darin, die detaillierte Transaktionshistorie des Unternehmens von Anfang an zu übertragen. Jeder Artikel bei jeder Bestellung, jede Transaktion — immer. Das Schöne an NetSuite ist, dass es vollständig integriert ist. Das Problem mit NetSuite ist, dass es vollständig integriert ist. Sie können den Verlauf nicht einfach importieren und ihn ordnungsgemäß funktionieren lassen. Wir haben erst viel zu spät gemerkt, dass das nicht möglich ist.“

Danny Coorsh, Sugarfina

Sugarfina ist der ultimative Süßwarenladen für Erwachsene und bietet The Original Champagne Bears®, mit Roséwein angereicherte Gummibärchen und weitere von Cocktails inspirierte Bonbons an. Das 2012 gegründete Geschäft hat heute mehr als zwei Dutzend Geschäfte in den USA. Weitere werden bald eröffnet.

Zu den Implementierungspartnern sagt Danny Coorsh: „Ich kann das nicht genug betonen — holen Sie sich jemanden mit Erfahrung. Niemand in unserem Unternehmen hatte Erfahrung mit NetSuite. Wir haben auch den günstigsten Weg für die Implementierung gewählt — den gesamten Outsourcing-Weg, bei dem Ressourcen aus Übersee genutzt wurden. Es war niemand vor Ort. Wir hätten viele Fehler vermeiden können, wenn wir besser in unsere Implementierung investiert hätten. „Amy Pool hatte auch eine schwierige Implementierung. „Wir haben im August 2015 angefangen und wollten im Januar 2016 live gehen“, sagt sie. „Das ist nicht passiert und wir sind im August 2016 endlich live gegangen. Uns wurde geraten, alle unsere alten Transaktionen von QuickBooks einzuholen, was ein Fehler war. „Jedes Mal, wenn wir unseren Go-Live-Termin verschoben haben, mussten wir einen weiteren Import durchführen und die Daten korrigieren. Unser ERP-Administrator hat uns auf den völlig falschen Weg geführt, und wir haben eine Menge Geld für Berater ausgegeben, um uns wieder auf Kurs zu bringen. Das hätten wir vermeiden können, indem wir die richtige Person gefunden hätten, die wusste, was sie tut, bevor wir mit der Implementierung fortfuhren. „Auch Danny Coorsh erlebte die Mühe einer groben Implementierung. Er sagt: „Wir haben nicht nur ein Softwaretool implementiert, sondern auch gleichzeitig mit einem Implementierungsteam aus dem Ausland über den Geschäftsprozess entschieden. Fragen wie „Wie gehen wir mit Ausgaben um“ und „Wie gehen wir mit Lieferantenzahlungen um?“ Das Implementierungsteam könnte uns bei der Konfiguration des ERP helfen, aber es konnte uns nicht helfen, unseren Prozess zu definieren. „Es ist wichtig, dass Sie sich von jemandem beraten lassen, der Ihnen bewährte Verfahren empfehlen kann und Ihnen nicht nur sagt, was möglich ist. Das ist super wichtig.“

Beim Übergang von QuickBooks

Amy Pool sagt, dass ihr erster Monat mit einem Cloud-ERP-System schwierig war. „Wir haben eine harte Umstellung vorgenommen und sind von einem 10-tägigen Closing in QuickBooks zu unserem ersten Closing in NetSuite übergegangen, der 25 Tage dauerte. Es war wirklich hart. Es war nicht perfekt, aber von da an haben wir es in die Hand genommen und daran gearbeitet, den Schluss schrittweise zu verkürzen. Es gab viele Probleme, die wir im ersten Monat gelöst haben, aber wir mussten sicherstellen, dass wir alles richtig gemacht haben, weil wir QuickBooks nicht parallel ausgeführt haben.“ Wir haben ungefähr zwei oder drei Monate gebraucht, um wieder 10 Tage abzuschließen. Nach etwa 20 Monaten sind es jetzt nur noch 7 Tage.“

All-in-One versus Best-of-Breed

Danny Coorsh gefällt, dass NetSuite „alles einigermaßen gut macht“. Er fährt fort: „Es ist vielleicht nicht das beste seiner Klasse für eine bestimmte Funktion, aber aus diesem Grund verwenden wir Adaptive Insights. Es ist vielleicht nicht das beste seiner Klasse im E-Commerce — deshalb verwenden wir Magento. Aber es macht alles gut genug, bis Sie dieses MVP (Minimum Viable Product) erreichen und tatsächlich den Wert Ihrer Systeme erkennen können. „Dann können Sie weitere Anwendungen hinzufügen, um die Lücken zu füllen. Die Integrationsmöglichkeiten sind unglaublich robust und wir hatten noch nie ein Drittanbietersystem, zu dem wir keine Verbindung herstellen konnten. „Weitere Erkenntnisse aus dieser Veranstaltung finden Sie in unserem vorherigen Artikel,“Führende Buchhaltungsleiter aus Los Angeles über die Vorteile der Umstellung auf Cloud-Buchhaltung.“ Interessiert daran, an einer zukünftigen Veranstaltung oder einem Webinar teilzunehmen? Sehen Sie sich unsere anEreignisse Seite.

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