Was ist ein Bericht über die Alterung von Forderungen?

Ein Bericht über die Fälligkeit von Forderungen ist eine Übersicht über alle Kunden, die dem Unternehmen Geld schulden, und wie hinterher diese Kunden mit ihren Zahlungen sind. Im Wesentlichen handelt es sich um ein Inkasso-Tool, das es einfach macht, überfällige Salden nachzuverfolgen und Kunden zu identifizieren, die zu spät zahlen.

Warum sind Berichte zur Forderungsalterung wichtig?

Der Bericht über die Fälligkeit von Forderungen bietet eine Momentaufnahme des Status aller ausstehenden Rechnungen und der Anzahl der Tage, an denen diese Rechnungen ausstehend waren. Dieser Bericht enthält mehrere umsetzbare Erkenntnisse, die Ihnen helfen, Ihre Inkassofunktionen und Ihren Cashflow zu verbessern.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie den Fälligkeitsplan Ihres Unternehmens für Forderungen verwenden können.

Verbessern Sie Ihren Inkassoprozess

Je länger eine Rechnung überfällig ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie sie einziehen können. Laut Dun & Bradstreet Konten, die 90 Tage überfällig sind, haben eine Wahrscheinlichkeit von 69,6%, dass sie eingezogen werden. Nach sechs Monaten sinkt die Wahrscheinlichkeit, diese Rechnung einzuziehen, auf 52,1%, und nach einem Jahr sinkt sie auf nur 22,8%.

Wenn Sie Ihren AR-Alterungsbericht regelmäßig überprüfen, können Sie verspätete Zahler erkennen und Ihre Inkassobemühungen verstärken, bevor diese Rechnungen uneinbringlich werden.

Vermeiden Sie Cashflow-Probleme

Das Einziehen von Kundenzahlungen ist für die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows von entscheidender Bedeutung.

Unbezahlte Kundenrechnungen und verspätete Zahler können dazu führen, dass Ihnen das nötige Bargeld fehlt, um die Rechnungen Ihres Unternehmens zu bezahlen, Schulden zu begleichen und Ihr Geschäft auszubauen. Wenn Sie Ihren AR-Alterungsbericht regelmäßig überprüfen, behalten Sie den Überblick über Ihre Forderungen und ergreifen Präventivmaßnahmen Sorgen Sie dafür, dass Ihr Cashflow fließt, z. B. das Versenden von Zahlungserinnerungen oder die Nichtgewährung von Krediten an Kunden, bei denen ein hohes Kreditrisiko besteht.

Schätzung der Vergütung für zweifelhafte Konten

Unternehmen, die GAAP-basierte Jahresabschlüsse ausstellen, müssen in ihrer Bilanz eine Berichtigung für zweifelhafte Konten vornehmen. Dieses Gegenvermögenskonto im Zusammenhang mit Forderungen trägt dazu bei, den wahren Wert von A/R widerzuspiegeln, indem Forderungen berücksichtigt werden, für die das Unternehmen keine Zahlung erwartet.

Unternehmen schätzen uneinbringliche Forderungen in der Regel als Prozentsatz des Umsatzes oder der gesamten ausstehenden Forderungen. Dieser geschätzte Betrag wird dann als Aufwand für uneinbringliche Forderungen verbucht, wobei ein entsprechender Betrag für die Berücksichtigung zweifelhafter Konten verbucht wird. Anhand des AR-Alterungsberichts kann beurteilt werden, ob die Zulage angemessen erscheint.

Bewerten Sie Ihre Kreditrichtlinien neu

Bei der Überprüfung Ihres Forderungsfälligkeitsberichts stellen Sie möglicherweise fest, dass bestimmte Kunden routinemäßig 60, 90, 120 oder mehr Tage nach dem Rechnungsdatum zahlen. Wenn Sie diesen Trend bemerken, sollten Sie vielleicht Ihre Kreditrichtlinien für diese Kunden anpassen, Gutschriften an diese Kunden senden, Zinsen für verspätete Zahlungen erheben oder ernsthaft in Verzug geratene Rechnungen an ein Inkassobüro weiterleiten.

Erkennen Sie Kunden mit Cashflow-Problemen frühzeitig

Ein weiterer Vorteil des AR-Alterungsberichts besteht darin, dass er Ihnen hilft, Geschäftsinhaber zu erkennen, die möglicherweise Cashflow-Probleme haben, bevor sie sich negativ auf Ihre finanzielle Gesundheit auswirken.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein langjähriger Kunde zahlt seinen fälligen Betrag seit Jahren innerhalb eines angemessenen Zeitraums. Plötzlich zahlen sie ihre Rechnungen routinemäßig zu spät, und Ihre üblichen Inkassoverfahren haben nicht den gewünschten Effekt, dass sie ihre Rechnungen pünktlich bezahlen.

Um zu verhindern, dass die Cashflow-Probleme eines Kunden zu Ihrem Problem werden, könnten Sie das kleine Unternehmen in einen reinen Bargeldkunden verwandeln.

Berechnung der wichtigsten Leistungsindikatoren

Ein wichtiger Leistungsindikator (KPI) für Unternehmen, die auf Kredit verkaufen, ist Days Sales Outstanding.

Diese Metrik wird mit der folgenden Formel berechnet:

Ausstehende Verkaufstage = (durchschnittliche Forderungen/Kreditverkäufe) x Tage im Zeitraum

Diese Kennzahl hilft dabei, die Effizienz Ihrer Kreditabteilung zu messen. Wenn Sie feststellen, dass dieser KPI nach oben tendiert, müssen Sie möglicherweise Ihre Kreditrichtlinien ändern oder überdenken, Verkäufe auf Kredit zu tätigen.

So erstellen Sie einen Bericht zur Forderungsalterung

Die Erstellung eines Forderungsfälligkeitsberichts ist ziemlich einfach, solange Sie vollständige und genaue Aufzeichnungen darüber haben, was Ihre Kunden Ihnen schulden.

• Schritt 1: Offene Rechnungen überprüfen. Beginnen Sie mit einer Liste aller ausstehenden Rechnungen. Ihre Liste sollte den Namen des Kunden, seinen ausstehenden Saldo und die Anzahl der Tage enthalten, an denen jede Rechnung aussteht.
• Schritt 2: Kategorisieren Sie unbezahlte Rechnungen gemäß Ihrem Fälligkeitsplan. Unternehmen kategorisieren ihre Forderungen im Allgemeinen danach, wann eine Rechnung fällig ist, und zwar auf der Grundlage der folgenden Intervalle:
  • 0 - 30 Tage
  • 31 - 60 Tage
  • 61 - 90 Tage
  • Über 91 Tage

Ihre Kategorien hängen von Ihren Zahlungsbedingungen ab. Wenn Ihre branchenüblichen Zahlungsbedingungen beispielsweise vorsehen, dass Kunden innerhalb von 90 Tagen zahlen müssen, sind Ihre Datumsbereiche möglicherweise breiter.

• Schritt 3. Erstellen Sie Ihren Bericht. Sie können Ihren Bericht in einer Excel-Tabelle, einer Google-Tabelle oder auf Papier erstellen. Erstellen Sie sechs Spalten auf der Seite wie folgt:
  • Spalte 1: Name des Kunden
  • Spalten 2 — 5: Anzahl der ausstehenden Tage, basierend auf dem Alterungsplan
  • Spalte 6: Insgesamt

Füllen Sie die Spalten aus, indem Sie die Namen Ihrer Kunden in die erste Spalte eingeben. Sortieren Sie Ihre Forderungen nach ausstehenden Tagen und in der Spalte ganz rechts nach der vom Kunden fälligen Summe.

Sie können auch unten eine Zeile für den fälligen Gesamtbetrag nach Alterungskategorien erstellen.

Beispiel für einen AR Aging Report

Der einfachste Weg, um zu verstehen, wie ein Debitorenbericht erstellt wird, besteht möglicherweise darin, sich ein Beispiel anzusehen.

Zusammenfassung der Alterungsprozesse von Ridgewood Supply Co.A/R Stand 31. Dezember 2022
Kundenname0 - 30 Tage31 - 60 Tage61 - 90 Tage91+ Tage
InsgesamtAdventure Works Ltd.1.600000$1.600City Power Works $5000$1.4000$1.900Konsolidierte Fertigung 000$2.500$2.500Kerras Coffee$300$60000$900Woodson Bank00$1.5000$1.500Insgesamt $2.400 $600 $2.900 $2.500 $8.400

Ohne einen Bericht über die Forderungsalterung kann es schwierig sein, den Überblick über die finanzielle Situation Ihres Kleinunternehmens zu behalten.

Wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden, sollten Sie diesen Bericht nicht manuell erstellen müssen. Die meisten Buchhaltungsprogramme enthalten in ihren Standardberichten die Alterung von Forderungen.