Qu'est-ce qu'un rapport sur l'âge des comptes clients ?

Un rapport sur l'évolution des comptes clients est un calendrier répertoriant tous les clients qui doivent de l'argent à l'entreprise et leur retard de paiement. Il s'agit essentiellement d'un outil de recouvrement qui facilite le suivi des soldes impayés et l'identification des clients en retard de paiement.

Pourquoi les rapports sur l'âge des comptes clients sont-ils importants ?

Le rapport sur l'évolution des comptes clients présente un aperçu de l'état de toutes les factures impayées et du nombre de jours pendant lesquels ces factures sont impayées. Ce rapport fournit plusieurs informations exploitables pour vous aider à améliorer vos fonctions de recouvrement et vos flux de trésorerie.

Voici plusieurs façons d'utiliser le calendrier de vieillissement des comptes clients de votre entreprise.

Améliorez votre processus de collecte

Plus une facture reste impayée longtemps, moins vous avez de chances de pouvoir la recouvrer. Selon Dun & Bradstreet, les comptes en retard de 90 jours ont 69,6 % de chances d'être collectés. Au bout de six mois, la probabilité de recouvrer cette facture tombe à 52,1 %, et au bout d'un an, elle tombe à seulement 22,8 %.

L'examen régulier de votre rapport de vieillissement AR peut vous aider à repérer les retards de paiement et à intensifier vos efforts de recouvrement avant que ces factures ne deviennent irrécouvrables.

Évitez les problèmes de trésorerie

Le recouvrement des paiements des clients est essentiel au maintien d'un flux de trésorerie sain.

Les factures impayées des clients et les retards de paiement peuvent vous priver des liquidités nécessaires pour payer les factures de votre entreprise, payer vos dettes et développer votre activité. L'examen périodique de votre rapport de vieillissement AR vous permet de rester au courant de vos créances et de prendre des mesures préventives pour maintenez vos flux de trésorerie, par exemple en envoyant des rappels de paiement ou en ne accordant pas de crédit à des clients présentant un risque de mauvaise solvabilité.

Estimation de la provision pour créances douteuses

Les entreprises qui publient des états financiers basés sur les PCGR sont tenues d'inclure une provision pour créances douteuses dans leur bilan. Ce compte de contre-actifs associé à comptes clients permet de refléter la valeur réelle de A/R en tenant compte des créances pour lesquelles l'entreprise ne s'attend pas à recevoir de paiement.

Les entreprises estiment généralement les créances irrécouvrables en pourcentage des ventes ou du total des créances impayées. Ce montant estimé est ensuite enregistré comme charge pour créances irrécouvrables, avec une entrée correspondante dans la provision pour créances douteuses. Le rapport de vieillissement de l'AR peut aider à déterminer si l'allocation semble raisonnable.

Réévaluez vos politiques de crédit

En consultant votre rapport sur l'évolution de vos créances, vous remarquerez peut-être que certains clients payent régulièrement 60, 90, 120 jours ou plus après la date de facturation. Lorsque vous remarquerez cette tendance, vous souhaiterez peut-être ajuster vos politiques de crédit pour ces clients, envoyer des notes de crédit à ces clients, commencer à facturer des intérêts pour les retards de paiement ou renvoyer les factures gravement impayées à une agence de recouvrement.

Identifiez rapidement les clients ayant des problèmes de trésorerie

Un autre avantage du rapport sur le vieillissement de la réalité augmentée est qu'il vous permet de repérer les propriétaires d'entreprise susceptibles d'avoir des problèmes de trésorerie avant qu'ils n'aient un impact négatif sur votre santé financière.

Supposons, par exemple, qu'un client de longue date paie le montant dû dans un délai raisonnable depuis des années. Tout à coup, ils payent régulièrement leurs factures en retard et vos procédures de recouvrement habituelles n'ont pas l'effet escompté, à savoir les amener à payer leurs factures à temps.

Pour éviter que les problèmes de trésorerie d'un client ne deviennent les vôtres, vous pouvez faire de cette petite entreprise un client qui utilise uniquement des espèces.

Calculez les indicateurs de performance clés

L'un des indicateurs clés de performance (KPI) pour les entreprises qui vendent à crédit est le nombre de jours de ventes impayés.

Cette métrique est calculée à l'aide de la formule suivante :

Nombre de jours de ventes impayées = (créances moyennes/ventes à crédit) x jours sur la période

Cet indicateur permet de mesurer l'efficacité de votre service de crédit. Si vous constatez une tendance à la hausse de ce KPI, vous devrez peut-être modifier vos politiques de crédit ou repenser les ventes à crédit.

Comment préparer un rapport sur l'évolution des comptes clients

La préparation d'un rapport sur l'évolution des comptes clients est assez simple tant que vous disposez de dossiers complets et précis sur ce que vos clients vous doivent.

• Étape 1 : Vérifiez les factures en cours. Commencez par dresser la liste de toutes les factures impayées. Votre liste doit inclure le nom du client, son solde impayé et le nombre de jours pendant lesquels chaque facture est impayée.
• Étape 2 : Classez les factures impayées en fonction de votre calendrier de vieillissement. Les entreprises classent généralement leurs créances en fonction de la date d'échéance d'une facture, sur la base des intervalles suivants :
  • 0 à 30 jours
  • 31 à 60 jours
  • 61 à 90 jours
  • Plus de 91 jours

Vos catégories dépendront de vos conditions de paiement. Par exemple, si vos conditions de paiement standard stipulent que les clients doivent payer dans les 90 jours, vos plages de dates peuvent être plus étendues.

• Étape 3 Créez votre rapport. Vous pouvez créer votre rapport dans une feuille de calcul Excel, une feuille Google ou sur papier. Créez six colonnes sur la page comme suit :
  • Colonne 1 : Nom du client
  • Colonnes 2 à 5 : Nombre de jours restant dus en fonction du calendrier de vieillissement
  • Colonne 6 : Total

Remplissez les colonnes en saisissant les noms de vos clients dans la première colonne, en triant vos créances en jours impayés et le total dû par client dans la colonne la plus à droite.

Vous pouvez également créer une ligne en bas pour le montant total dû par catégorie de vieillissement.

Exemple de rapport sur le vieillissement de la réalité augmentée

Le moyen le plus simple de comprendre comment créer un rapport sur les comptes clients peut être de regarder un exemple.

Résumé du vieillissement de Ridgewood Supply Co.A/R au 31 décembre 2022
Nom du client 0 - 30 jours31 - 60 jours61 - 90 jours91+ jours
TotalAdventure Works Ltd. 1 600 000 1 600 dollars City Power Works 5 000 dollars 1 400 dollars 1 900 dollars Fabrication consolidée 000 2 500 dollars 2 500 dollars Café Kerra's 300 600 000 dollars 900 Woodson Bank001 1 500 dollars 1 500 dollars 1 500 dollarsTotal 2 400$ 600$ 2 900 2 500 8 400$

Sans un rapport sur l'âge des comptes clients, il peut être difficile de suivre la santé financière de votre petite entreprise.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous ne devriez pas avoir à préparer ce rapport manuellement. La plupart des logiciels de comptabilité incluent le vieillissement des comptes clients dans leurs rapports standard.