Conformité rationalisée : La réussite de The Joint Chiropractic avec FloQast

En 2021, The Joint Chiropractic (NASDAQ : JYNT) cherchait à rationaliser ses rapports, à gagner en visibilité sur le workflow et à accélérer la clôture de fin de mois. Depuis la mise en œuvre de FloQast, l'équipe a considérablement amélioré son processus de clôture, en gagnant en visibilité sur le workflow et en accélérant la production de rapports.

Lorsque Kelly Vargas, vice-présidente du contrôleur de gestion, a eu vent d'une solution de conformité au sein de la plateforme FloQast, elle y a vu une opportunité de tout intégrer à FloQast, offrant ainsi une grande victoire pour le programme de conformité complet de l'entreprise. Le remplacement de l'ancienne plateforme de conformité par FloQast a non seulement résolu les problèmes rencontrés par l'équipe avec la solution précédente, mais a également permis à l'entreprise de.. :

• Intégrer la conformité aux flux de travail existants
• Centraliser les données et automatiser les processus au sein d'une plateforme unique
• Résoudre le problème de l'inefficacité de la collecte des preuves
• Rationaliser le processus d'audit

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La transition de plus de 100 contrôles sur 13 processus importants vers FloQast Compliance Management s'est faite en toute transparence pour notre équipe. Les contrôles étaient déjà intégrés dans FloQast, ce qui a simplifié le processus. Nous avons rapidement procédé à des vérifications et notre auditeur interne a pu suggérer des modifications directement dans les descriptions, que je pouvais approuver et mettre à jour en temps réel. Cette intégration a considérablement amélioré notre efficacité, ce qui nous a permis de rationaliser notre gestion de la conformité et de nous concentrer sur les tests au cours du troisième trimestre."

- Kelly Vargas, vice-présidente, contrôleur de gestion

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Atteindre l'excellence en matière de conformité : La voie du succès pour The Joint Chiropractic

Alors que The Joint Chiropractic continuait à optimiser ses processus comptables, les inconvénients de l'ancienne plateforme de conformité ont fait réfléchir Kelly, mais c'était la meilleure solution disponible à l'époque. Enfin, jusqu'à ce qu'ils entendent parler de FloQast Compliance Management.

"L'ancienne plateforme de conformité n'était pas très intuitive pour moi, en particulier lorsqu'il s'agissait de configurer les utilisateurs et leurs espaces de travail", explique M. Kelly. "Si quelqu'un quittait notre entreprise, je devais réaffecter manuellement le propriétaire du contrôle un par un ou contacter leur service d'assistance pour des changements de masse, ce qui prenait beaucoup de temps. La plateforme comportait plusieurs fenêtres dans lesquelles il fallait naviguer pour chaque tâche, ce qui rendait difficile l'obtention d'une vue en temps réel de notre état de conformité. Nous avions l'impression d'être dans une boîte noire, et j'avais du mal à savoir où nous en étions dans le processus.

"Lors d'un appel de contrôle avec l'équipe Accounting Success de FloQast, Kelly a appris l'existence de la future solution de gestion de la conformité et s'est portée volontaire pour tester le produit.

"Lorsque j'ai entendu parler pour la première fois de FloQast Compliance Management, j'ai su qu'il me plairait", a-t-elle déclaré. "FloQast est comme l'iPhone d'Apple : intuitif, propre et facile à utiliser. De plus, contrairement à la plateforme de conformité précédente, où je devais constamment soumettre des tickets au service d'assistance, FloQast est en libre-service et très intuitif. Je peux rapidement voir où tout se trouve grâce à un tableau de bord, et il est facile de gérer la conformité sans avoir besoin d'une aide extérieure. Cela a changé la donne pour nous".

Une transition en douceur : De l'ancienne plateforme de conformité à FloQast Compliance Management

Lorsqu'elle a été interrogée sur la mise en œuvre de FloQast Compliance Management, Kelly a indiqué que sa simplicité l'avait surprise.

"C'était incroyablement facile", se souvient-elle. Ils m'ont dit "Hé, on va l'allumer", et ils l'ont fait. Ils m'ont ensuite dit qu'ils allaient charger nos récits et nos contrôles, et ils l'ont fait. C'était aussi simple que cela. Mon équipe n'a pas eu à s'impliquer du tout. Je l'ai fait sans qu'ils le sachent, et lorsque certains d'entre eux l'ont vu dans FloQast, je leur ai dit que nous n'allions plus utiliser l'ancienne plateforme de conformité et que tout ce dont nous avions besoin se trouvait déjà dans FloQast.

"Même si cela semblait presque trop beau pour être vrai, Kelly a admis que la transition de la plateforme de conformité précédente à FloQast était aussi simple qu'elle l'espérait.

"Le passage de l'ancienne plateforme de conformité à FloQast Compliance Management s'est déroulé de manière incroyablement fluide", a déclaré M. Kelly. "Notre équipe a à peine remarqué la transition. FloQast est tellement propre et intuitif que nous avons pu le mettre en œuvre sans aucune interruption. Nous constatons déjà d'énormes avantages en termes de responsabilité et d'efficacité."

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Le passage de l'ancienne plateforme de conformité à FloQast Compliance Management s'est fait en douceur. Notre équipe a à peine remarqué la transition. FloQast est tellement propre et intuitif que nous avons pu le mettre en œuvre sans aucune interruption. Nous constatons déjà d'énormes avantages en termes de responsabilité et d'efficacité.

- Kelly Vargas, vice-présidente, contrôleur de gestion

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Récolter les fruits : Efficacité et intégration avec FloQast

L'équipe de Kelly a réalisé d'importants gains d'efficacité après avoir mis en place la gestion de la conformité FloQast. La transition transparente et les mises à jour en temps réel leur ont permis d'améliorer leurs processus de conformité.

"La transition de plus de 100 contrôles répartis sur 13 processus importants vers FloQast Compliance Management s'est faite en toute transparence pour notre équipe", a déclaré M. Kelly. "Les contrôles étaient déjà intégrés dans FloQast, ce qui a simplifié le processus. Nous avons rapidement procédé à des vérifications et notre auditeur interne a pu suggérer des modifications directement dans les descriptions, que je pouvais approuver et mettre à jour en temps réel. Cette intégration a considérablement amélioré notre efficacité, ce qui nous a permis de rationaliser notre gestion de la conformité et de nous concentrer sur les tests au cours du troisième trimestre.

"Kelly a expliqué comment la prise de conscience et la gestion des risques ont évolué au sein de son organisation depuis la mise en œuvre de FloQast. En responsabilisant son équipe et en renforçant l'obligation de rendre compte, elle a adopté une approche plus vigilante pour maintenir des contrôles précis et efficaces :

"Le fait de donner plus d'autonomie à mon équipe et d'exiger son approbation a considérablement amélioré la prise de conscience des risques au sein de notre organisation", a-t-elle déclaré. "Ils savent qu'ils sont responsables de la mise en œuvre des processus tels qu'ils sont documentés. En cas de divergence, une conversation s'engage, ce qui garantit que tout changement est soigneusement étudié et que les facteurs de risque importants ne sont pas négligés. Cette responsabilisation réciproque a permis d'améliorer notre gestion globale des risques et de faire en sorte que tout le monde soit plus vigilant quant au maintien de contrôles précis et efficaces.

"Kelly a expliqué comment l'intégration de divers flux de travail dans FloQast avec FloQast Compliance Management a transformé leur cadre de conformité. La possibilité de relier les tâches d'audit et les tâches opérationnelles au sein d'une plateforme unique a considérablement amélioré leur suivi et leur visibilité en temps réel :

"Lier les différents flux de travail de FloQast à FloQast Compliance Management a été une percée pour nous. L'intégration de l'exécution et de l'audit de la conformité dans la même plateforme permet un cadre rationalisé et facilement traçable. Le tableau de bord en temps réel est l'une de ces fonctionnalités dont vous ne saviez pas que vous aviez besoin jusqu'à ce que vous l'ayez. Il fournit une vue en direct de notre statut de conformité, éliminant ainsi le besoin d'attendre les mises à jour trimestrielles. Cette connexion transparente entre les flux de travail garantit que notre environnement de conformité est toujours à jour et géré efficacement.

Accroître l'efficacité : L'impact sur les audits internes et les budgets

Kelly a souligné les gains d'efficacité obtenus en accordant à l'équipe d'audit interne un accès direct aux flux de travail de FloQast. Ce changement a permis de rationaliser leur processus et de réduire la nécessité d'un traitement manuel des demandes de PBC :

‍"Le fait d'accorder à notre équipe d'audit interne l'accès aux flux de travail de FloQast a considérablement rationalisé notre processus et réduit les allers-retours avec les demandes de PBC. Désormais, notre auditeur peut directement rechercher, exporter et gérer les données dans FloQast, ce qui réduit la nécessité de transférer les informations manuellement. Cette intégration transparente a permis de réduire le travail redondant et d'améliorer notre efficacité globale en regroupant tout en un seul endroit.

"Kelly a également expliqué comment les gains d'efficacité obtenus grâce à l'utilisation de FloQast ont eu un impact positif sur le budget de l'audit interne. En intégrant FloQast dans leurs processus, ils ont pu réaliser des économies notables :

"En intégrant FloQast dans nos processus, nous avons réalisé une économie de 13 % par rapport aux efforts déployés l'année dernière. Notre budget d'audit interne a été inférieur au budget de l'année dernière, en grande partie grâce aux gains d'efficacité obtenus en donnant à notre auditeur l'accès à FloQast. Avec toutes les données consolidées dans un seul écran et un accès simplifié, nous prévoyons d'être à nouveau en dessous du budget cette année. Malgré la gestion de SOX 404B, notre budget et nos chiffres réels ont diminué depuis que j'ai commencé à superviser le processus SOX et à l'aligner sur les listes de contrôle de clôture et d'autres flux de travail. Cette efficacité continue reflète l'impact significatif de nos processus améliorés.

Un succès durable : Avantages à long terme et projets futurs

En conclusion, Kelly évoque l'impact transformateur de l'intégration de FloQast dans leurs processus de gestion de la conformité. La possibilité de relier les tâches et les audits de manière transparente a permis d'adopter une approche plus efficace et plus transparente de la gestion de la conformité. Kelly souligne également la facilité d'utilisation et la nature libre-service de FloQast, qui ont permis de rationaliser davantage leur workflow:

"La possibilité de relier l'action et l'audit en un seul endroit a véritablement transformé notre gestion de la conformité. L'ensemble du processus est devenu beaucoup plus intégré et efficace. Le tableau de bord en temps réel est l'une de ces fonctionnalités dont vous ne saviez pas que vous aviez besoin jusqu'à ce que vous en ayez un ; il me donne une vue actualisée sans avoir à attendre les mises à jour trimestrielles. De plus, je n'ai pas eu besoin de faire appel à l'assistance pour des changements importants, car FloQast est intuitif et en libre-service. Cette facilité d'utilisation me permet de me concentrer sur l'avenir plutôt que sur les complications rencontrées avec l'ancienne plateforme de conformité.

"Kelly parle de la valeur significative qu'elle voit dans la plateforme intégrée d'automatisation de la comptabilité de FloQast. Elle souligne comment les améliorations continues et l'intégration de la gestion de la conformité ont fourni une expérience cohérente et intuitive, reflétant un changement significatif par rapport aux systèmes fragmentés qu'ils utilisaient auparavant :

"Chaque fois que j'ouvre FloQast, je découvre une nouvelle fonctionnalité qui fonctionne exactement comme je m'y attendais intuitivement. En commençant par les fonctionnalités Close et ReMind, nous avons vu comment FloQast a évolué pour devenir une plateforme complète d'automatisation de la comptabilité. L'intégration de la gestion de la conformité dans une plateforme unique s'est révélée extrêmement précieuse. Elle nous a été d'une aide précieuse, car elle a permis de consolider en un seul système synergique ce qui était auparavant réparti entre plusieurs applications. La possibilité d'accéder à tout en un seul endroit et de naviguer de manière transparente entre les différentes fonctions a apporté une valeur et une efficacité immenses, rendant la plateforme indispensable à nos opérations."