Des rapprochements plus rapides et plus faciles : PageGroup et FloQast

Fondée à Londres en 1976, la société de recrutement spécialisée PageGroup s'est rapidement développée en ouvrant plusieurs bureaux au Royaume-Uni, puis en Europe dans les années 80, et en Asie et en Amérique du Nord dans les années 90.

Aujourd'hui, PageGroup est présent dans plus de 36 pays et emploie plus de 7 000 personnes dans le monde. L'essor de l'entreprise l'a amenée à réfléchir à sa fonction financière et à mettre en place des outils capables non seulement de gérer sa comptabilité avec précision et efficacité, mais aussi de la mettre en mesure de relever des défis administratifs.

{souligner}

Nous avions un processus de rapprochement très manuel avec trop de feuilles de calcul. Il était difficile d'avoir une vue d'ensemble pour suivre les progrès et mieux analyser les opportunités et les risques. Compte tenu du volume important de rapprochements, nous avions besoin d'une nouvelle technologie qui permette la coordination entre les différents sites et les différentes équipes.

- Leonardo Satellé, responsable des systèmes financiers mondiaux et de R2R Global Services

{souligner}

Avant FloQast

En 2020, suite à la mise en œuvre d'un ERP, l'équipe financière de PageGroup a conçu et appliqué une méthodologie de réconciliation globale manuelle qui s'appuyait sur de multiples feuilles de calcul. Cependant, l'équipe a constaté que cette approche rendait difficile l'obtention d'une vision opportune de ce processus et de l'environnement de contrôle au sens large.

Dans cette optique, Leonardo Satellé, responsable des systèmes financiers mondiaux et de R2R Global Services de PageGroup , souhaitait améliorer l'efficacité du processus de réconciliation et accroître la visibilité pour les parties prenantes de la direction générale. Les éléments manuels existants représentaient un défi permanent pour les objectifs que l'équipe comptable s'était fixés, et la décision a donc été prise de ne plus dépendre des feuilles de calcul, mais d'utiliser des outils numériques qui exploitent toutes les possibilités de l'automatisation.

PageGroup a dressé une liste de plus de 20 fournisseurs susceptibles de faciliter la transformation, puis une liste restreinte de 3 candidats finaux. Après des mois de recherches approfondies et de démonstrations, PageGroup a choisi FloQast.

Leonardo a expliqué sa décision en soulignant que la plateforme FloQast correspondait bien à la culture de travail de PageGroup et offrait une suite d'outils faciles à adopter et à utiliser. Il a également cité l'équipe de FloQast comme un facteur décisif, soulignant la présence de personnes ayant une expertise comptable professionnelle réelle, en plus des ingénieurs en logiciel.

{souligner}

FloQast s'est vraiment aligné sur notre culture. Il s'agit d'une équipe de comptables, ce qui fait une grande différence.

- Leonardo Satellé, responsable des systèmes financiers mondiaux et de R2R Global Services

{souligner}

Mise en œuvre de FloQast

Le processus de mise en œuvre de FloQast a duré deux mois, suivis d'un mois de tests rigoureux.

Leonardo a évoqué la facilité avec laquelle PageGroup a adopté la nouvelle plateforme - un processus que FloQast a soutenu dans les semaines et les mois qui ont précédé le lancement. Pendant cette période, l'équipe FloQast a aidé les comptables de PageGroup à résoudre toute une série de problèmes techniques, y compris la nécessité d'intégrer NetSuite et l'infrastructure Microsoft Office existante via des interfaces de programmation d'applications (API).

L'un des principaux avantages quotidiens que FloQast a apporté à PageGroup est son outil de tableau de bord . Leonardo a souligné que les comptables de PageGroup doivent travailler dans un environnement qui évolue rapidement, avec un volume d'activité élevé chaque jour. Dans cet espace, la perspective qu'offre le tableau de bord est un atout important, en particulier pour les rapprochements. Les membres de l'équipe peuvent télécharger en toute transparence leurs propres fichiers dans le workflow et accomplir leurs tâches avec une visibilité totale sur les autres contributeurs et les dépendances des tâches.

{souligner}

Le processus de réconciliation du bilan comporte de nombreuses activités complexes. Néanmoins, les gens peuvent télécharger leurs propres fichiers et effectuer les tâches de réconciliation dans la plateforme de manière transparente. FloQast nous donne une vue d'ensemble des progrès réalisés au niveau mondial".

- Leonardo Satellé, responsable des systèmes financiers mondiaux et de R2R Global Services

{souligner}

‍

Les outils d'analyse de FloQast multiplient les avantages du tableau de bord , permettant aux comptables de PageGroup d'approfondir les détails de questions et de tendances spécifiques afin de résoudre les problèmes plus efficacement et de renforcer la prise de décision.

Leonardo a également souligné le caractère personnalisable de la plateforme FloQast, qui s'appuie sur des API pour permettre la connexion de tableau de bord à une série d'applications tierces, chacune d'entre elles soutenant le workflow mensuel et facilitant la tâche des comptables. L'une des intégrations les plus efficaces a été celle de Microsoft Power BI, qui a amélioré la visibilité des rapprochements en permettant à l'équipe comptable de visualiser les données financières. En fait, la visibilité des processus s'est améliorée dans l'environnement de contrôle global, ce qui permet à l'équipe de PageGroup de repérer plus facilement les défis et les opportunités de réconciliation émergents dans plus de 100 filiales.

{souligner}

FloQast nous aide vraiment à avoir une visibilité globale. Nous utilisons les outils liste de contrôles et tableau de bord , par exemple, pour donner à chacun un aperçu de l'avancement des travaux. Vous pouvez suivre les éléments en suspens, communiquer avec vos collègues et identifier les nouveaux défis en temps opportun.

- Leonardo Satellé, responsable des systèmes financiers mondiaux et de R2R Global Services

{souligner}

‍

Efficacité accrue et potentiel permanent

PageGroup a réussi à tirer parti de la rapidité et de l'efficacité de l'automatisation pour alléger le processus de réconciliation de son bilan et améliorer la visibilité. La réduction de la pression facilite non seulement la vie de l'équipe comptable, mais permet également aux individus de se concentrer davantage sur des tâches stratégiques essentielles, notamment l'optimisation de l'environnement de contrôle.

Dans cette optique, FloQast n'est pas seulement un composant de la pile technologique de PageGroup. La mise en œuvre réussie est liée au projet de transformation numérique plus large de l'entreprise et le complète, en soutenant l'équipe comptable dans ses efforts d'efficacité et d'innovation. Leonardo et l'équipe de PageGroup ont l'intention de continuer à explorer le potentiel de FloQast dans le cadre de ce projet en cours, en essayant de nouveaux outils, en testant de nouvelles approches des tâches et en identifiant les possibilités d'améliorer les flux de travail.

{souligner}

FloQast fonctionne en combinaison avec notre projet de transformation numérique. C'est ce qui en fait un complément si utile. Ce n'est pas un produit autonome. C'est un facilitateur pour nos processus et nos décisions."

- Leonardo Satellé, responsable des systèmes financiers mondiaux et de R2R Global Services

{souligner}