Renforcer l'efficacité et la visibilité : Le succès de Bazaarvoice avec FloQast

Surmonter les défis opérationnels

Alors que la société passait sous le contrôle d'investisseurs privés, l'équipe comptable de Bazaarvoice cherchait à améliorer l'efficacité, à rationaliser la collaboration entre des équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires et à créer une meilleure visibilité sur les flux de travail. Cependant, les processus financiers existants - et la solution en place - rendaient la réalisation de ces objectifs difficile.

De nombreuses tâches, telles que les rapprochements et les clôtures de fin de mois, nécessitaient des interventions manuelles qui ralentissaient les progrès. La collaboration manquait de clarté et les retards dans les flux de travail clés apparaissaient souvent de manière inattendue. La direction a rapidement reconnu la nécessité d'une solution plus efficace pour améliorer l'efficacité et la visibilité.

"Nous étions confrontés à des flux de travail incohérents et il était clair que nous avions besoin d'un meilleur moyen de gérer nos opérations", a déclaré Amber Moss, vice-présidente, contrôleur de gestion.

Après plus de sept ans d'utilisation de BlackLine, l'équipe comptable s'est rendu compte que ses limites l'empêchaient d'avancer. Alors que la plateforme avait été initialement mise en place pour répondre aux besoins de conformité SOX de l'entreprise, elle manquait de flexibilité pour s'adapter aux exigences dynamiques et rapides de l'actionnariat soutenu par des fonds privés.

"BlackLine est devenu difficile à utiliser au fur et à mesure de notre croissance", explique Amber. "Même les mises à jour de base, comme l'ajustement des rapprochements, demandaient des efforts considérables et nécessitaient souvent une assistance informatique. Il n'était pas conçu pour gérer la vitesse et l'adaptabilité dont nous avions besoin".

Passage à FloQast

Bazaarvoice s'est mis en quête d'une solution qui lui permettrait de remanier des flux de travail inefficaces tout en tirant parti d'outils existants tels qu'Excel. FloQast s'est rapidement imposé comme le choix idéal en raison de sa flexibilité et de sa capacité à minimiser les perturbations lors de la mise en œuvre.

"FloQast s'est distingué par le fait qu'il ne nous a pas obligés à réinventer complètement nos processus", a déclaré Amber. "Nous pouvions continuer à utiliser Excel comme base pour les rapprochements, mais tout était désormais plus structuré et plus efficace."

Le processus de mise en œuvre a été rapide et transparent, ne nécessitant que peu d'intervention de la part du service informatique. Cela a permis à l'équipe de transférer ses flux de travail sans complexité supplémentaire, ce qui a conduit à des améliorations immédiates des performances.

"Au lieu de perdre du temps à se mettre au diapason, l'utilisation de FloQast nous a semblé tout de suite naturelle", a déclaré Amber. "Nous avons pu nous concentrer sur un travail plus intelligent presque immédiatement.

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BlackLine est devenu difficile à utiliser au fur et à mesure de notre croissance. Même les mises à jour de base, comme l'ajustement des rapprochements, demandaient des efforts considérables et nécessitaient souvent une assistance informatique. Il n'était pas conçu pour gérer la vitesse et l'adaptabilité dont nous avions besoin".

- Amber Moss, vice-présidente, contrôleur de gestion

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Rationalisation en vue d'une prise de participation privée

L'un des principaux atouts de FloQast était sa capacité à fournir une meilleure visibilité sur les opérations quotidiennes et à rationaliser le processus de clôture. Pour une entreprise financée par des capitaux privés comme Bazaarvoice, répondre aux attentes des dirigeants et des investisseurs nécessitait des rapports clairs et fiables et des délais d'exécution plus courts.

"FloQast nous a permis de suivre beaucoup plus facilement ce qui se passait à chaque étape de notre clôture", note Amber. "Si quelque chose dérapait, nous pouvions l'identifier et y remédier immédiatement, ce qui nous faisait gagner beaucoup de temps."

Grâce à FloQast, l'équipe a réduit son délai de clôture de trois jours, atteignant une clôture en huit jours sans avoir besoin d'effectifs supplémentaires. Cette agilité opérationnelle a non seulement répondu aux attentes des investisseurs, mais a également amélioré l'alignement entre les équipes.

Un autre domaine dans lequel FloQast s'est avéré inestimable a été la création d'un processus de collaboration plus fluide et plus efficace entre les équipes. "Nous ne perdons plus un temps précieux à suivre les mises à jour ou à résoudre les problèmes de communication", explique Amber. "FloQast veille à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, ce qui a fait une différence notable dans notre façon de travailler.

Pourquoi FloQast était la meilleure solution

Par rapport à BlackLine, qui était devenu de plus en plus complexe et encombrant pour l'équipe, FloQast offrait une solution simple et adaptable. La conception de la plateforme, adaptée à Excel, a permis à l'équipe comptable de conserver ses flux de travail habituels tout en remédiant aux principales inefficacités.

"BlackLine nous donnait toujours l'impression d'ajouter des étapes inutiles", explique Amber. "FloQast, en revanche, complétait notre façon de travailler et nous simplifiait la vie. C'était une évidence.

Des fonctionnalités telles que l'analyse des écarts et le suivi des tâches ont fourni à l'équipe de nouveaux niveaux de visibilité qui ont amélioré à la fois la productivité et la confiance dans leurs opérations. Au lieu de passer des heures à corriger des flux de travail défectueux, l'équipe a pu se concentrer sur des priorités plus importantes, notamment la planification stratégique et l'amélioration des processus.

"Il est intuitif et flexible, ce qui est exactement ce dont nous avions besoin", note Amber. "Il permet à mon équipe de travailler efficacement, qu'il s'agisse de clôturer les comptes ou de planifier la prochaine phase de l'entreprise."

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FloQast s'est distingué par le fait qu'il ne nous a pas obligés à réinventer complètement nos processus. Nous pouvions continuer à utiliser Excel comme base pour les rapprochements, mais maintenant tout était plus structuré et plus efficace".

- Amber Moss, vice-présidente, contrôleur de gestion

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L'impact continu de FloQast

FloQast est devenu un outil fondamental pour Bazaarvoice, permettant à l'équipe de maintenir l'excellence opérationnelle tout en soutenant le rythme rapide des opérations soutenues par le capital-investissement. La plateforme continue de favoriser l'efficacité, en clarifiant les flux de travail et en veillant à ce que l'équipe reste alignée sur ses objectifs.

"FloQast nous permet de fournir des résultats cohérents avec moins de défis", a déclaré Amber. "Il nous a aidés à organiser nos processus d'une manière qui nous permet de nous développer sans perdre de temps."

Grâce à sa capacité à faire évoluer ses opérations financières et à répondre à des attentes en constante évolution, Bazaarvoice est bien positionnée pour poursuivre son succès. FloQast a permis à l'équipe de travailler en toute confiance et de se concentrer sur la création de valeur, plutôt que de perdre du temps à gérer des processus obsolètes.

"FloQast nous a donné les outils dont nous avions besoin pour travailler plus intelligemment et garder une longueur d'avance", conclut Amber. "C'est un partenaire inestimable qui nous a aidés à atteindre nos objectifs.

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