Comment FloQast Compliance Management aide les marques à se doter d'une solide fonction de conformité

a.k.a. Brands est une plateforme mondiale de marques de mode natives du numérique qui s'adresse directement aux consommateurs et propose un assortiment de vêtements et d'accessoires de mode tendance à des prix abordables. La société tire parti de son expertise opérationnelle et de sa grande expérience du secteur pour aider les marques émergentes à se développer et à atteindre leur plein potentiel. Le portefeuille a.k.a. comprend quatre marques distinctes et attrayantes : Culture Kings, Princess Polly, Petal & Pup et MNML. Le modèle de l'entreprise en tant qu'accélérateur de marques consiste à acquérir des entreprises de commerce électronique et de détail à l'échelle mondiale et à les intégrer dans son portefeuille. Chaque marque acquise fonctionnait de manière indépendante, avec ses propres ERP, son leadership, ses applications, ses systèmes et ses processus. Cet environnement cloisonné rendait difficile la visibilité de l'équipe comptable de l'entreprise sur les opérations de chaque marque. La complexité de la conformité et la rationalisation des processus d'entreprise en vue d'une plus grande agilité et d'une meilleure performance commerciale sont devenues encore plus critiques.

Trouver une solution pour la croissance mondiale : Automatiser la clôture financière

Quelques mois après son introduction en bourse réussie en septembre 2021, Brandon Peters a rejoint l'entreprise en tant que premier directeur de la conformité SOX et responsable de l'audit interne. Son arrivée a marqué une évolution stratégique visant à rationaliser le programme de conformité tout en améliorant l'efficacité opérationnelle dans ses multiples filiales. Entre l'équipe comptable de l'entreprise et les services comptables de ses filiales, la transparence s'est révélée être un défi. Les systèmes utilisés par les équipes étant nombreux et disparates, il était clair que des changements s'imposaient, en particulier en ce qui concerne la clôture financière et la conformité. Pour gérer les activités mondiales, Branden a fait remarquer que "tout se faisait dans Excel", se souvient M. Peters. "Les feuilles de calcul étaient stockées sur des plateformes cloud individuelles, des disques partagés. L'entreprise n'avait pas de visibilité sur ces éléments, à moins d'envoyer une demande par e-mail, ce qui prenait souvent trop de temps." a.k.a Brands s'est concentrée sur les solutions de clôture financière pour accroître la visibilité sur les rapprochements et améliorer l'ensemble du processus. Parmi les options envisagées figurait BlackLine, un outil que Brandon et son équipe avaient déjà utilisé dans d'autres entreprises. "La solution que j'utilisais auparavant était Blackline et Workiva. J'aimais certains aspects de cette solution, d'autres non, mais elle était assez chère. Nous payions plus de 100 000 dollars par an pour l'utilisation de cet outil et des licences associées. Nous sommes encore une petite entreprise publique et ce n'était pas envisageable. Mais nous savions que nous avions besoin de quelque chose pour contrôler ce domaine et mettre en place ces processus". Il a ajouté : "Le point qui revenait sans cesse au cours de l'évaluation était que Blackline est tellement cher et difficile à maintenir, que la maintenance du système et de tout ce qui s'y rapporte prendrait beaucoup de temps et serait coûteuse". À peu près à la même époque, un consultant du cabinet de conseil Eide Bailly a recommandé FloQast après que plusieurs clients l'aient utilisé avec succès. L'équipe d'a.k.a Brands a été impressionnée par ce qu'elle a découvert et a décidé d'étudier le produit Close Management de FloQast. "Les avantages étaient évidents, le calendrier de mise en œuvre était prometteur et le produit semblait beaucoup plus flexible que BlackLine", a déclaré M. Brandon.

La nécessité d'un programme de conformité rationalisé

Peu après une mise en œuvre réussie de FloQast Close , Brandon a appris que FloQast travaillait sur une nouvelle solution de gestion de la conformité. À l'époque, l'entreprise utilisait plusieurs solutions pour gérer sa conformité, associées à des processus à forte intensité de main-d'œuvre qui entraînaient des problèmes coûteux et chronophages, ce qui alourdissait le fardeau des audits. "Nous réalisions tous les tests SOX en dehors du système, dans Excel et SharePoint, mais pas dans notre instance FQ", explique-t-il. "Nous faisions appel à des consultants pour cela, et ils avaient tout leur travail dans leur SharePoint - auquel nous ne pouvions pas accéder. Ils disposaient également de leur propre outil de demande de PBC, et nous avons constaté que nous passions tellement de temps à rechercher des éléments de PBC que des centaines et des centaines d'heures nous ont été facturées parce que les gens ne fournissaient tout simplement pas ce qu'ils devaient faire et quand ils devaient le faire." Selon M. Peters, cette situation a donné lieu à de nombreuses erreurs de communication, ce qui a entraîné un engagement coûteux avec les consultants qui, selon lui, aurait pu être résolu dès le départ.

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Lorsque j'ai appris que FloQast travaillait sur un module qui pourrait nous aider à effectuer nos contrôles et à nous conformer à la loi SOX - au sein de FloQast - j'ai été ravi", a-t-il déclaré. "Maintenant, nous sommes en mesure de centraliser ce travail au sein de l'outil. Nous avons une seule source de vérité, ce qui est très utile. Il est beaucoup plus facile pour les gens de savoir de quoi ils sont responsables, ce qui nous permet de mieux rendre compte de nos activités.

- Brandon Peters, directeur de la conformité SOX et chef de l'audit interne

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S'attaquer aux causes des problèmes de contrôle

Avec FloQast Compliance Management, a.k.a. Brands a intégré ses contrôles de conformité dans ses processus de clôture financière et de réconciliation. Et comme FloQast Compliance Management permet aux entreprises de construire et de gérer leur matrice de contrôle des risques (RCM) directement dans la solution, a.k.a. Brands peut capturer des preuves de contrôle pendant l'exécution de la liste de contrôles et les synchroniser automatiquement avec les récits de processus et les organigrammes, automatisant ainsi son processus PBC. "Désormais, avec FloQast, tous les propriétaires de contrôle, comme les propriétaires de la liste de contrôles clôturée, peuvent charger ces documents dans leur étape de liste de contrôles clôturée", a-t-il déclaré. "Si le document est lié au contrôle, on sait exactement ce qu'il faut y mettre. Vous savez quand vous devez le faire, vous le signez. Ensuite, nous donnons à nos consultants des licences pour effectuer les tests dans FloQast. Cela va nous faire gagner du temps et de l'argent, et me donner la visibilité dont j'ai besoin en temps réel pour voir comment tout se passe". M. Peters est tellement confiant dans l'utilisation de FloQast par son équipe qu'il a annoncé au comité d'audit de l'entreprise que cette année serait différente. Il pense que l'équipe sera en mesure de résoudre les problèmes rencontrés précédemment et, en fin de compte, de permettre à l'entreprise d'économiser de l'argent au fil du temps. Il est impatient d'utiliser la fonctionnalité de test intégrée de FloQast Compliance Management, qui élimine le besoin d'un module de test séparé. "Pour l'instant, tout est auto-déclaré, mais une fois que nous entrons dans les phases de test, je dispose d'un tableau de bord où je peux voir les résultats réels de ce qui s'est passé. Je peux partager ces résultats en un clin d'œil avec le Directeur financier ou le comité d'audit, et je suis très enthousiaste à ce sujet.

Relier la clôture financière et la conformité

Compte tenu de la charge de travail quotidienne des comptables, la menace d'une mauvaise communication ou d'une désorganisation lors du passage d'une ressource à l'autre peut être réelle. Selon M. Peters, le fait de disposer de tout ce dont l'équipe comptable a besoin sur une plateforme centrale - FloQast - a été extrêmement utile. Comme Brandon surveille constamment ses contrôles et son programme SOX, il doit avoir une visibilité sur la clôture pour anticiper les problèmes et les risques potentiels. Les questions les plus fréquentes sont les suivantes : "Les gens clôturent-ils à temps ? Y a-t-il un problème ?" La gestion de la clôture financière et de la conformité dans une solution unique, FloQast, simplifie la visibilité et donne à Peters l'assurance que tout est en ordre. "Pour moi, c'est un outil de moins auquel je dois me connecter pour vérifier comment les choses se passent", a-t-il déclaré.

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Cela m'a permis d'impliquer les Directeurs financiers de chacune des marques. J'ai donné à chacun d'eux l'accès à FloQast Compliance Management pour qu'ils puissent voir exactement où en est leur marque. Sont-elles conformes ? Il n'y a pas de surprise en ce qui concerne les rapports. Cela m'a grandement facilité la tâche".

- Brandon Peters, directeur de la conformité SOX et chef de l'audit interne

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Le fait de relier la clôture à la conformité a également produit d'autres avantages. Brandon et l'équipe comptable peuvent continuellement identifier des moyens d'optimiser à la fois la clôture et la conformité. Recueillir davantage de preuves pendant les tâches de clôture et ajouter des étapes supplémentaires pour contrôler les exécutions pour plus de clarté ne sont que quelques-unes des améliorations qu'ils ont apportées à leurs processus d'entreprise pour de meilleurs résultats. "D'un point de vue organisationnel, il est très agréable de disposer de toutes ces fonctionnalités au sein d'un seul et même outil. "Personne n'a besoin d'un autre identifiant. Comme nous avons plusieurs marques qui utilisent FloQast, nous avons besoin qu'elles utilisent la solution au maximum. Le fait d'avoir tout ce dont ils ont besoin en un seul endroit leur permet de le faire plus facilement.

FloQast aide à assurer la confiance des marques en matière de conformité

Alors que l'équipe continue d'étendre son utilisation de FloQast Compliance Management à mesure qu'elle se rapproche de la conformité SOX, Peters a réfléchi au chemin parcouru pour arriver là où l'équipe se trouve aujourd'hui et à l'impact de FloQast. Nous avons commencé à la construire et à essayer de comprendre nos processus, nos contrôles, nos risques, etc., dans Excel, et lorsque nous avons commencé à utiliser FloQast, nous pouvions simplement l'importer dans la plateforme", a déclaré M. Peters. Aujourd'hui, nous disposons de matrices de contrôle des risques pour chacune de nos marques, ce qui nous permet d'accéder à FloQast Compliance et de voir "Voici ma liste de contrôles". Comment se déroulent les tests ? Où est-ce que j'échoue ?" Lorsqu'on lui demande ce qu'il pense de FloQast en général - au-delà de la fonction de conformité - M. Peters ne tarit pas d'éloges sur l'impact qu'a eu FloQast sur a.k.a Brands : "Honnêtement, je pense que c'est génial", conclut-il.

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Il est facile de voir l'impact que FloQast a eu chez a.k.a Brands et les marques avec lesquelles nous travaillons. Et cela va au-delà de la simple fonction de conformité. L'utilisation de FloQast Compliance Management me donne beaucoup de confiance et une vision que je n'avais pas auparavant. L'expérience globale - la rapidité de la mise en œuvre, l'agilité qu'elle nous offre et la robustesse des fonctionnalités - a été formidable.

- Brandon Peters, directeur de la conformité SOX et chef de l'audit interne

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