Comment la gestion de la conformité de FloQast aide les marques à créer une fonction de conformité robuste

A. k .a Brands est une plateforme mondiale qui s'adresse directement aux consommateurs et regroupe des marques de mode natives du numérique qui proposent un assortiment de vêtements et d'accessoires de mode tendance à des prix abordables. L'entreprise tire parti de son expertise opérationnelle et de sa vaste expérience du secteur pour aider les marques émergentes à se développer et à atteindre leur plein potentiel. Le portefeuille d'alias comprend quatre marques fascinantes mais distinctes, Culture Kings, Princess Polly, Petal & Pup et MNML. Le modèle de l'entreprise en tant qu'accélérateur de marque consiste à acquérir des entreprises de commerce électronique et de vente au détail à l'échelle mondiale et à les intégrer à son portefeuille. Chaque marque acquise fonctionnait de manière indépendante, avec ses propres ERP, sa direction, ses applications, ses systèmes et ses processus. Cet environnement cloisonné a rendu difficile pour l'équipe de comptabilité de l'entreprise de gagner en visibilité sur les opérations de chaque marque. Il est devenu encore plus essentiel de superposer la complexité de la conformité et de rationaliser les processus métier pour améliorer l'agilité et les performances commerciales.

Trouver une solution pour la croissance mondiale : automatiser la clôture financière

Quelques mois après son introduction en bourse réussie en septembre 2021, Brandon Peters a rejoint la société en tant que premier directeur de la conformité SOX et responsable de l'audit interne. Son arrivée a marqué une étape stratégique visant à rationaliser le programme de conformité tout en visant à améliorer l'efficacité opérationnelle de ses multiples filiales. Entre l'équipe de comptabilité de l'entreprise et les services comptables de ses filiales, la transparence s'est révélée être un défi. Compte tenu de l'utilisation de nombreux systèmes disjoints entre les équipes, il était clair que des changements devaient être apportés, notamment en ce qui concerne la clôture financière et la conformité. Pour gérer leurs activités mondiales, Branden a noté que « tout se faisait dans Excel », se souvient Peters. « Les feuilles de calcul étaient stockées sur des plateformes cloud individuelles, des lecteurs partagés. L'entreprise n'avait aucune visibilité sur ces sujets à moins que vous n'envoyiez une demande par e-mail, et cela prenait trop souvent trop de temps. » a.k.a Brands s'est concentrée sur les solutions Financial Close pour accroître la visibilité des rapprochements et améliorer le processus global. Parmi les options envisagées figurait BlackLine, un outil que Brandon et son équipe avaient déjà utilisé dans des entreprises précédentes. « La solution que j'utilisais auparavant était Blackline et Workiva. Certaines choses me plaisaient, d'autres ne me plaisaient pas, mais c'était assez cher. Nous payions plus de 100 000$ par an pour utiliser cet outil et les licences associées. Nous sommes toujours une petite entreprise publique et cela n'était pas prévu ici. Mais nous savions que nous avions besoin de quelque chose pour contrôler ce domaine et mettre ces processus en place. » Il a déclaré : « Le point fort qui est ressorti de l'évaluation était que Blackline est si cher et difficile à entretenir, que la maintenance du système et de tout ce qui s'y rapporte prendrait du temps et coûterait cher. » À cette époque, un consultant du cabinet de conseil Eide Bailly a recommandé FloQast après que plusieurs clients l'aient utilisé avec succès. L'équipe d'a.k.a Brands a été impressionnée par ce qu'elle a découvert et a décidé d'envisager le produit Close Management de FloQast. « Les avantages étaient évidents, le calendrier de mise en œuvre semblait prometteur et l'entreprise semblait beaucoup plus flexible que BlackLine », explique Brandon.

La nécessité d'un programme de conformité rationalisé

Peu de temps après la mise en œuvre réussie de FloQast Close, Brandon a appris que FloQast travaillait sur une nouvelle solution pour la gestion de la conformité. À l'époque, ils utilisaient de multiples solutions pour gérer leur conformité, associées à des processus à forte intensité de main-d'œuvre qui entraînaient des problèmes coûteux et chronophages, alourdissant ainsi leur charge d'audit. « Nous faisions tous les tests SOX en dehors du système dans Excel et SharePoint, mais pas dans notre instance FQ », a-t-il déclaré. « Nous faisions appel à des consultants pour le faire, et ils avaient tout leur travail dans leur SharePoint, auquel nous ne pouvions pas accéder. Ils disposaient également de leur propre outil de demande de PBC, et nous avons découvert que nous passions tellement de temps à rechercher des articles PBC que nous avons été facturés des centaines et des centaines d'heures parce que les gens ne nous donnaient tout simplement pas ce dont ils avaient besoin et quand ils en avaient besoin. » Selon Peters, cela a entraîné de nombreux problèmes de communication, ce qui a entraîné un engagement coûteux avec les consultants qui, selon lui, aurait pu être corrigé dès le départ.

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Lorsque j'ai découvert que FloQast travaillait sur un module qui pourrait nous aider à améliorer nos contrôles et notre conformité à la norme SOX, au sein de FloQast, j'ai été ravi », a-t-il déclaré. « Nous sommes désormais en mesure de centraliser ce travail au sein de l'outil. Nous avons une source de vérité, qui est très utile. Il est beaucoup plus facile pour les gens de savoir de quoi ils sont responsables, et nous devenons plus responsables.

- Brandon Peters, Director of SOX Compliance and Head of Internal Audit

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Aborder les causes profondes des préoccupations en matière de contrôles

Avec FloQast Compliance Management, alias Brands a intégré ses contrôles de conformité à ses processus commerciaux de clôture financière et de rapprochement. Et comme FloQast Compliance Management permet aux entreprises de créer et de gérer leur matrice de contrôle des risques (RCM) directement dans la solution, les marques peuvent capturer des preuves de contrôle lors de l'exécution de la liste de contrôle et les synchroniser automatiquement avec les récits de processus et les organigrammes, automatisant ainsi leur processus PBC. « Désormais, avec FloQast, tous les propriétaires de contrôles, comme les propriétaires de la liste de contrôle fermée, peuvent charger ces documents dans l'étape de leur liste de contrôle de fermeture », a-t-il déclaré. « Si c'est lié à la commande, vous savez exactement ce qu'il faut y mettre. Vous savez quand vous devez le faire, vous l'approuvez. Ensuite, nous donnons à nos consultants des licences pour effectuer les tests au sein de FloQast. Cela va me faire gagner du temps, économiser de l'argent et me donner la visibilité dont j'ai besoin en temps réel pour voir comment tout se passe. » Peters est tellement confiant dans l'utilisation de FloQast par son équipe qu'il a déclaré au comité d'audit de l'entreprise que cette année serait différente. Il pense que l'équipe sera en mesure de corriger les problèmes rencontrés précédemment et, en fin de compte, de faire économiser de l'argent à l'entreprise au fil du temps. Il est impatient d'utiliser la fonctionnalité de test intégrée de FloQast Compliance Management, éliminant ainsi le besoin d'un module de test distinct. « À l'heure actuelle, tout est autodéclaré, mais une fois que nous sommes entrés dans nos phases de test, j'ai ce tableau de bord qui me permet de voir les résultats réels de ce qui s'est passé. Je peux partager ces résultats en un clin d'œil avec le directeur financier ou le comité d'audit, et j'en suis très heureuse. »

Connecter la clôture financière et la conformité

Compte tenu de la charge de travail quotidienne à laquelle les comptables sont confrontés, le risque de mauvaise communication ou de désorganisation lors du passage d'une ressource à l'autre peut être réel. Selon Peters, le fait de disposer de tout ce dont l'équipe comptable a besoin sur une seule plateforme centrale, FloQast, a été extrêmement utile. Comme Brandon surveille en permanence ses contrôles et son programme SOX, il doit avoir une visibilité sur la clôture pour devancer les problèmes et les risques potentiels. Les questions les plus courantes sont les suivantes : « Les gens ferment-ils à temps ? Est-ce que nous voyons un hoquet ? » Mais la gestion de la clôture financière et de la conformité dans une solution unique, FloQast, simplifie la visibilité et donne à Peters l'assurance que tout est en ordre. « Pour moi, c'est un outil de moins auquel je dois me connecter pour vérifier comment les choses se passent », a-t-il déclaré.

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Cela m'a permis d'engager les directeurs financiers de chacune des marques. J'ai donné à chacun d'entre eux l'accès à FloQast Compliance Management afin qu'ils puissent voir exactement comment se portent leurs marques. Sont-ils conformes ? Il n'y a pas de surprises en matière de reporting. Cela m'a beaucoup facilité la tâche.

- Brandon Peters, Director of SOX Compliance and Head of Internal Audit

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Associer le Close à la conformité a également produit d'autres avantages. Brandon et l'équipe comptable peuvent identifier en permanence des moyens d'optimiser à la fois la clôture et la conformité. La collecte de preuves supplémentaires lors des tâches de clôture et l'ajout d'étapes supplémentaires pour contrôler les exécutions dans un souci de clarté ne sont que quelques-unes des améliorations apportées à leurs processus métier pour obtenir de meilleurs résultats. « D'un point de vue organisationnel, c'est tellement agréable de disposer de toutes ces fonctionnalités dans un seul outil », a-t-il déclaré. « Personne n'a besoin d'un autre identifiant. Comme plusieurs marques utilisent FloQast, nous avons besoin qu'elles utilisent pleinement la solution. Le fait d'avoir tout ce dont ils ont besoin au même endroit leur permet de le faire plus facilement. »

FloQast contribue à garantir la confiance des marques en matière de conformité

Alors que l'équipe continue d'étendre son utilisation de la gestion de la conformité FloQast à mesure qu'elle se rapproche de la conformité SOX, Peters a réfléchi à la voie à suivre pour arriver là où l'équipe en est aujourd'hui et à l'impact de FloQast. « Lorsque nous avons commencé notre aventure avec la SOX, nous ne disposions pas d'une matrice des risques et des contrôles. Nous avons commencé à le développer et à essayer de comprendre nos processus, contrôles, risques, etc., dans Excel, et lorsque nous avons commencé à utiliser FloQast, nous pouvions simplement l'importer dans la plateforme », explique Peters. « À présent, nous avons mis en place des matrices de contrôle des risques pour chacune de nos marques, afin que nous puissions accéder à FloQast Compliance et voir : « D'accord, voici ma liste de contrôles. Comment se passent les tests ? Où est-ce que j'échoue ? » Lorsqu'on lui a demandé ce qu'il pensait de FloQast, au-delà de la fonction de conformité, Peters a insisté sur l'impact qu'il a vu FloQast avoir sur a.k.a Brands. « Honnêtement, je trouve ça génial », a-t-il conclu.

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Il est facile de constater l'impact que FloQast a eu sur a.k.a Brands et sur les marques avec lesquelles nous travaillons. Et cela va au-delà de la simple fonction de conformité. L'utilisation de FloQast Compliance Management me donne beaucoup de confiance et de connaissances que je n'avais pas auparavant. Néanmoins, l'expérience globale, à savoir la rapidité de mise en œuvre, l'agilité qu'elle nous offre et la robustesse des fonctionnalités, a été formidable.

- Brandon Peters, Director of SOX Compliance and Head of Internal Audit

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