Wie FloQast Compliance Management a.k.a. Marken dabei hilft, eine solide Compliance-Funktion aufzubauen

a.k.a. Brands ist eine globale Direct-to-Consumer-Plattform digitaler Modemarken, die ein ausgewähltes Sortiment an trendiger, erschwinglicher Mode und Accessoires anbietet. Das Unternehmen nutzt sein operatives Know-how und seine umfassende Branchenerfahrung, um aufstrebenden Marken zu helfen, zu wachsen und ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Das a.k.a.-Portfolio umfasst vier überzeugende und doch unterschiedliche Marken: Culture Kings, Princess Polly, Petal & Pup und MNML. Das Modell des Unternehmens als Markenbeschleuniger besteht darin, E-Commerce- und Einzelhandelsunternehmen weltweit zu erwerben und sie in sein Portfolio zu integrieren. Jede erworbene Marke operierte unabhängig, mit eigenen ERPs, Führungskräften, Anwendungen, Systemen und Prozessen. In dieser isolierten Umgebung war es für das Buchhaltungsteam des Unternehmens schwierig, Einblick in die Abläufe der einzelnen Marken zu erhalten. Die Überlagerung der Komplexität der Compliance und die Rationalisierung der Geschäftsprozesse zur Verbesserung der Flexibilität und der Unternehmensleistung wurden noch wichtiger.

Eine Lösung für globales Wachstum finden: Die Automatisierung des Finanzabschluss

Wenige Monate nach dem erfolgreichen Börsengang im September 2021 trat Brandon Peters als erster Director of SOX Compliance und Head of Internal Audit in das Unternehmen ein. Seine Ankunft war ein strategischer Schritt, um das Compliance-Programm zu straffen und gleichzeitig die betriebliche Effizienz in den zahlreichen Tochtergesellschaften zu verbessern. Die Transparenz zwischen dem Buchhaltungsteam des Unternehmens und den Buchhaltungsabteilungen der Tochtergesellschaften erwies sich als eine Herausforderung. Aufgrund der zahlreichen, unzusammenhängenden Systeme, die zwischen den Teams verwendet wurden, war es klar, dass Änderungen vorgenommen werden mussten, insbesondere in Bezug auf den Finanzabschluss und die Compliance. Um das globale Geschäft zu verwalten, stellte Branden fest: "Alles wurde in Excel erledigt", erinnert sich Peters. "Tabellenkalkulationen wurden auf einzelnen Cloud-Plattformen und gemeinsamen Laufwerken gespeichert. Das Unternehmen hatte keinen Einblick in diese Dinge, es sei denn, man schickte eine E-Mail-Anfrage, und das nahm oft genug einfach zu viel Zeit in Anspruch." a.k.a. Brands konzentrierte sich auf Finanzabschluss , um die Sichtbarkeit von Abstimmungen zu erhöhen und den Gesamtprozess zu verbessern. Zu den in Betracht gezogenen Optionen gehörte BlackLine, ein Tool, mit dem Brandon und sein Team bereits bei früheren Unternehmen Erfahrungen gesammelt hatten. "Die Lösung, die ich zuvor verwendet hatte, war BlackLine und Workiva. Es gab einige Dinge, die ich daran mochte, und einige, die mir nicht gefielen, aber sie war ziemlich teuer. Wir zahlten jährlich mehr als 100.000 Dollar für die Nutzung dieses Tools und die damit verbundenen Lizenzen. Wir sind immer noch ein kleines, öffentliches Unternehmen, und das war für uns nicht drin. Aber wir wussten, dass wir etwas brauchten, um diesen Bereich zu kontrollieren und diese Prozesse einzurichten", erzählt er und fügt hinzu: "Der durchschlagende Punkt, der während der Evaluierung immer wieder auftauchte, war, dass Blackline so teuer und schwer zu pflegen ist, dass die Wartung des Systems und alles, was damit zusammenhängt, zeitaufwändig und kostspielig wäre." Etwa zu dieser Zeit empfahl ein Berater des Beratungsunternehmens Eide Bailly FloQast, nachdem mehrere Kunden es erfolgreich eingesetzt hatten. Das Team von a.k.a. Brands war beeindruckt von dem, was sie vorfanden, und beschloss, das Close Management von FloQast in Betracht zu ziehen. "Die Vorteile lagen auf der Hand, der Zeitrahmen für die Implementierung sah vielversprechend aus, und es schien viel flexibler als BlackLine zu sein", so Brandon.

Die Notwendigkeit eines gestrafften Compliance-Programms

Kurz nach einer erfolgreichen Implementierung von FloQast Close erfuhr Brandon, dass FloQast an einer neuen Lösung für das Compliance Management arbeitete. Zu diesem Zeitpunkt nutzte das Unternehmen mehrere Lösungen für die Verwaltung seiner Compliance, verbunden mit arbeitsintensiven Prozessen, die zu kostspieligen und zeitaufwändigen Problemen führten und den Prüfungsaufwand erhöhten. "Wir führten alle SOX-Prüfungen außerhalb des Systems in Excel und SharePoint durch, aber nicht in unserer FQ-Instanz", sagte er. "Wir setzten dafür Berater ein, und die hatten ihre gesamte Arbeit in ihrem SharePoint, auf das wir nicht zugreifen konnten. Sie hatten auch ihr eigenes PBC , und wir mussten feststellen, dass wir so viel Zeit damit verbrachten, PBC zu verfolgen, dass uns Hunderte von Stunden in Rechnung gestellt wurden, weil die Leute einfach nicht das einreichten, was sie brauchten und wann sie es brauchten", so Peters, was zu zahlreichen Missverständnissen führte und eine kostspielige Zusammenarbeit mit den Beratern zur Folge hatte, die seiner Meinung nach im Vorfeld hätte behoben werden können.

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Als ich erfuhr, dass FloQast an einem Modul arbeitet, das uns bei unseren Kontrollen und der SOX-Compliance helfen kann - und zwar innerhalb von FloQast - war ich begeistert", sagt er. "Jetzt sind wir in der Lage, diese Arbeit innerhalb des Tools zu zentralisieren. Wir haben eine einzige Quelle der Wahrheit, was sehr hilfreich ist. Es ist viel einfacher für die Mitarbeiter, zu wissen, wofür sie verantwortlich sind, und so können wir mehr Verantwortung übernehmen."

- Brandon Peters, Direktor für SOX-Compliance und Leiter der Innenrevision

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Auseinandersetzung mit den Wurzeln der Kontrollbedenken

Mit FloQast Compliance Management hat a.k.a. Brands seine Compliance-Kontrollen in seine Finanzabschluss und Reconciliation-Geschäftsprozesse eingebettet. Da Unternehmen mit FloQast Compliance Management ihre Risikokontrollmatrix RKM) direkt in der Lösung erstellen und verwalten können, ist a.k.a. Brands in der Lage, Kontrollnachweise während der Ausführung der Checklisten zu erfassen und automatisch mit Prozessbeschreibungen und Flussdiagrammen zu synchronisieren, wodurch der PBC automatisiert wird. "Mit FloQast können nun alle Kontrollverantwortlichen, z. B. die Verantwortlichen für die Abschluss-Checkliste, diese Dokumente in ihren Abschluss-Checklistenschritt laden", sagte er. "Wenn es mit der Kontrolle verknüpft ist, weiß man genau, was man dort einfügen muss. Sie wissen, wann Sie es tun müssen, und Sie unterschreiben es. Dann geben wir unseren Beratern Lizenzen für die Durchführung der Tests in FloQast. Das spart Zeit und Geld und gibt mir die Transparenz, die ich brauche, um in Echtzeit zu sehen, wie alles läuft." Peters ist von der Nutzung von FloQast durch sein Team so überzeugt, dass er dem Prüfungsausschuss des Unternehmens mitteilte, dass dieses Jahr anders sein wird. Er ist davon überzeugt, dass das Team in der Lage sein wird, die bisherigen Herausforderungen zu meistern und dem Unternehmen letztlich Geld zu sparen. Er freut sich darauf, die in FloQast Compliance Management eingebettete Prüffunktion zu nutzen, die ein separates Prüfmodul überflüssig macht. "Im Moment wird alles selbst gemeldet, aber sobald wir in unsere Testphasen eintreten, habe ich ein Dashboard, auf dem ich die tatsächlichen Ergebnisse sehen kann, was passiert ist. Ich kann diese Ergebnisse im Handumdrehen mit dem CFO oder dem Prüfungsausschuss teilen, und das finde ich super spannend."

Verbindung von Finanzabschluss und Compliance

In Anbetracht der Arbeitsbelastung, die Buchhalter täglich bewältigen müssen, kann die Gefahr von Fehlkommunikation oder Desorganisation beim Wechsel zwischen verschiedenen Ressourcen sehr groß sein. Laut Peters ist es enorm hilfreich, dass das Buchhaltungsteam alles, was es braucht, in einer zentralen Plattform - FloQast - findet. Da Brandon sein Kontroll- und SOX-Programm ständig überwacht, muss er einen Überblick über den Abschluss haben, um Probleme und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen. Häufige Fragen sind: "Schließen die Leute rechtzeitig ab? Sehen wir ein Problem?" Aber die Verwaltung des Finanzabschluss und der Einhaltung von Vorschriften in einer einzigen Lösung, FloQast, macht die Transparenz einfach und gibt Peters die Gewissheit, dass alles in Ordnung ist. "Für mich ist es ein Tool weniger, bei dem ich mich anmelden muss, um zu überprüfen, wie die Dinge laufen", sagt er.

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Dadurch konnte ich die CFOs der einzelnen Marken einbinden. Ich habe jedem von ihnen Zugang zu FloQast Compliance Management gegeben, damit sie genau sehen können, wie es um ihre Marken steht. Halten sie sich an die Vorschriften? Bei den Berichten gibt es keine Überraschungen. Das hat mir die Arbeit sehr erleichtert."

- Brandon Peters, Direktor für SOX-Compliance und Leiter der Innenrevision

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Die Verknüpfung des Abschlusses mit der Einhaltung von Vorschriften hat noch weitere Vorteile mit sich gebracht. Brandon und das Buchhaltungsteam können kontinuierlich nach Möglichkeiten suchen, sowohl den Abschluss als auch die Einhaltung der Vorschriften zu optimieren. Das Sammeln von mehr Belegen während der Abschlussarbeiten und das Hinzufügen zusätzlicher Schritte zur Kontrolle der Ausführung sind nur einige der Verbesserungen, die sie an ihren Geschäftsprozessen vorgenommen haben, um bessere Ergebnisse zu erzielen. "Aus organisatorischer Sicht ist es sehr angenehm, all diese Funktionen in einem einzigen Tool zu haben", sagt er. "Keiner braucht ein weiteres Login. Da wir mehrere Marken haben, die FloQast nutzen, müssen wir dafür sorgen, dass sie die Lösung voll ausschöpfen können. Alles, was sie brauchen, an einem Ort zu haben, macht es für sie einfacher, das zu tun".

FloQast hilft, das Vertrauen der Marken in die Compliance zu sichern

Während das Team seine Nutzung von FloQast Compliance Management weiter ausbaut, um der SOX-Compliance näher zu kommen, reflektierte Peters über den Weg, der das Team dorthin gebracht hat, wo es heute steht, und darüber, welchen Einfluss FloQast genommen hat. "Als wir unsere SOX-Reise begannen, hatten wir keine Risiko- und Kontrollmatrix. Wir begannen, diese zu erstellen und versuchten, unsere Prozesse, Kontrollen, Risiken usw. in Excel zu verstehen, und als wir mit FloQast begannen, konnten wir diese einfach in die Plattform importieren", so Peters. "Jetzt haben wir für jede unserer Marken Risikokontrollmatrizen erstellt, so dass wir in FloQast Compliance sehen können: 'Okay, hier ist meine Liste der Kontrollen. Wie läuft es mit den Tests? Wo versage ich?'". Auf die Frage nach seiner allgemeinen Meinung zu FloQast - über die Compliance-Funktion hinaus - äußerte sich Peters nachdrücklich zu den Auswirkungen, die FloQast seiner Meinung nach für a.k.a. Brands hat: "Ehrlich gesagt, finde ich es großartig", schloss er.

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Es ist leicht zu erkennen, welchen Einfluss FloQast auf a.k.a Brands und die Marken, mit denen wir zusammenarbeiten, hat. Und das gilt nicht nur für die Compliance-Funktion. Der Einsatz von FloQast Compliance Management gibt mir eine Menge Vertrauen und Einblicke, die ich vorher nicht hatte. Die Gesamterfahrung - die Geschwindigkeit der Implementierung, die Flexibilität, die es uns bietet, und die Robustheit der Funktionalitäten - war einfach großartig."

- Brandon Peters, Direktor für SOX-Compliance und Leiter der Innenrevision

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