FloQast AutoRec permet à Glazer's Beer and Beverage d'économiser des jours par mois sur les rappels bancaires.

Il y a plus d'un siècle, Glazer's Beer and Beverage a été créée pour distribuer les boissons maltées de Glazer. Après des débuts modestes, l'entreprise est devenue l'une des organisations de vente et de marketing les plus performantes du secteur la distribution en gros de boissons alcoolisées. Elle distribue environ 25 millions de caisses d'alcool par an. Dans les grandes entreprises comme Glazer's, les longues heures de travail et la pression sont monnaie courante lors de la clôture mensuelle. C'était certainement le cas d'Alison Wiegard, contrôleur adjoint chez Glazer's. "Je me souviens des jours où je passais des nuits très tardives à essayer de terminer à temps", a déclaré Alison Wiegard. "J'avais toujours l'impression d'être en retard ou de faire les choses à la dernière minute parce que cela prenait beaucoup de temps.

Prendre de l'avance

Glazer's possède environ 20 à 25 comptes bancaires qui doivent être rapprochés chaque mois. Cassie Blubaugh, comptable général chez Glazer, est responsable du rapprochement de la plupart de ces comptes - un processus qui prenait auparavant plusieurs jours. Mme Blubaugh effectuait tous ces rapprochements manuellement dans une feuille de calcul. Étant donné le grand nombre de comptes de l'entreprise et les transactions entre les comptes, il y a souvent beaucoup de transactions qui sont reportées chaque mois. Il était laborieux d'extraire les transactions qui ne correspondaient pas à celles du mois précédent et de les rapprochement des transactions enregistrées à la banque pendant le mois en cours : "Je faisais tout dans Excel, explique M. Blubaugh, je prenais donc toutes nos transactions NetSuite et la feuille de calcul comportait toutes ces différentes colonnes. Je devais faire correspondre toutes les transactions entre les comptes et déterminer ce qu'il restait. "En outre, M. Blubaugh avait d'autres responsabilités lors de la clôture du mois que les rapprochements bancaires. Jongler avec toutes ces tâches et rapprocher manuellement de nombreux comptes bancaires signifiait souvent de longues heures et beaucoup de pression lors de la clôture mensuelle.

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"J'ai gagné beaucoup de temps avec AutoRec en n'ayant pas à faire toutes les saisies manuelles et les manipulations avec Excel", a déclaré M. Blubaugh. "Les transactions qui correspondent automatiquement sont mises de côté et je n'ai même pas besoin de les regarder. Cela me donne plus de temps pour me concentrer sur d'autres questions ou sur des choses qui pourraient prendre plus de temps.

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L'année dernière, le service financier s'est fixé pour objectif de rationaliser le processus de rapprochement bancaire. Cet objectif a été atteint grâce à FloQast AutoRec, qui a permis à M. Blubaugh d'économiser environ 30 minutes de travail par compte, soit au moins trois jours ouvrables.

Accélérer le processus d'examen

AutoRec a également permis à Wiegard de gagner du temps dans le processus de révision : " Pour moi, c'est vraiment facile à consulter. Je peux consulter les détails des transactions GL qui ne correspondent pas sur un onglet pour voir s'il y a quelque chose d'ancien là-dedans. Je peux consulter les transactions bancaires qui ne correspondent pas sur un autre onglet. Maintenant, au lieu de terminer les rapprochements bancaires le 9e ou le 10e jour de la clôture, ils sont en mesure de tout transmettre au vice-président/contrôleur et au Directeur financier de Glazer beaucoup plus tôt. Le fait d'avoir des notes de révision disponibles dans FloQast réduit également le temps et la frustration lors des rapprochements et des clôtures à venir."FloQast a aidé le service financier de Glazer à normaliser les processus et à faire en sorte que tout le monde ait accès aux rapprochements les plus récents. Wiegard explique : "Nous étions enthousiastes à l'idée d'avoir tout en un seul endroit. C'était tellement frustrant de voir que chacun avait sa propre méthode pour enregistrer les données. Un fichier pouvait se trouver sur leur disque personnel ou sur le disque partagé. Nous devions demander la version "finale, finale, finale" et nous ne savions jamais si nous regardions la bonne parce qu'elle pouvait être sauvegardée à cinq endroits différents. Aujourd'hui, nous savons qu'il s'agit de la version finale parce qu'elle est signée et enregistrée dans FloQast. Nous pouvons toujours revenir en arrière et l'ouvrir sans avoir à nous soucier d'une quelconque recherche. C'est très important pour nous". Cela a également été utile pour l'audit de fin d'année de l'entreprise. Tout est là", a déclaré M. Wiegard, "il est facile de fournir les informations nécessaires à l'audit de fin d'année. "Il est facile de fournir aux auditeurs les rapprochements dont ils ont besoin, d'examiner leurs notes et de comprendre ce que nous avons fait avec les écritures de journal. Cela a également été très utile pour nous.

Soutenir une équipe à distance

Comme la plupart des entreprises, Glazer's a un pourcentage important de son personnel qui travaille à domicile pendant la pandémie de COVID-19, et FloQast a contribué à faciliter cette transition.

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"Sans FloQast, je serais perdue", a déclaré Mme Wiegard. "Comme tous nos examens se font désormais à distance, si nous n'avions pas FloQast, nous aurions du mal à tout faire dans les temps. Je le crois vraiment parce que cela me permet de rester organisé. Avec FloQast, nous savons exactement ce que nous devons faire et à quelle date. La liste de contrôles de FloQast nous aide à nous souvenir de ce que nous avons à faire.

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Une bonne mine, moins de stress

Le fait de pouvoir atteindre l'objectif d'une clôture en 10 jours permet à l'équipe de Wiegard de faire bonne figure auprès de ses supérieurs. "Nous gagnons du temps pour effectuer plus rapidement les autres rapprochements qui ne sont pas dans AutoRec, de sorte que nous puissions passer au processus de révision et donner un coup de pied dans la fourmilière. C'est ce que nous voulons vraiment faire : Montrer que nous sommes efficaces et que nous faisons le travail, en nous assurant que tous nos comptes sont exacts, qu'ils ont un sens et que tout est en ordre". "J'ai remarqué que les gens ne travaillaient plus aussi tard qu'avant pendant la clôture, ce qui est une bonne chose, et j'ai pu me décharger de plus de travail, ce qui me permet de procéder à un examen approfondi.

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"Avant FloQast, si quelqu'un me demandait à quel point nous étions proches du but, je ne le saurais pas", a déclaré M. Wiegard. "Maintenant, je peux passer la journée en ayant l'impression d'avoir accompli quelque chose parce que FloQast me dit exactement où nous en sommes dans le processus de clôture. C'est vraiment génial.

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"C'est beaucoup moins stressant qu'avant", a déclaré M. Wiegard. "J'ai utilisé AutoRec quelques fois avant de déléguer les rapprochements à quelqu'un d'autre et j'ai trouvé que c'était la chose la plus cool. J'aurais aimé qu'il soit disponible il y a quelques années.