FloQast AutoRec spart Glazer's Beer and Beverage Tage pro Monat bei Bankaufzeichnungen

Vor über einem Jahrhundert wurde Glazer's Beer and Beverage gegründet, um Glazer's Malzgetränke zu vertreiben. Aus diesen bescheidenen Anfängen hat sich das Unternehmen zu einer der erfolgreichsten Vertriebs- und Marketingorganisationen im Großhandel mit alkoholischen Getränken entwickelt. Das Unternehmen vertreibt jedes Jahr rund 25 Millionen Kisten Alkohol. In großen Unternehmen wie Glazer's sind lange Arbeitszeiten und hoher Druck während des Monatsabschluss an der Tagesordnung. Das galt auch für Alison Wiegard, Assistant Controller:in bei Glazer's. "Ich erinnere mich an die Tage, an denen ich bis spät in die Nacht hinein versucht habe, rechtzeitig fertig zu werden", sagt Wiegard. "Ich hatte immer das Gefühl, im Rückstand zu sein oder Dinge in letzter Minute zu erledigen, weil es so lange dauerte.

Dem Spiel einen Schritt voraus

Glazer's hat etwa 20 bis 25 Bankkonten, die jeden Monat abgeglichen werden müssen. Cassie Blubaugh,Accountant bei Glazer's, ist für den Abgleich der meisten dieser Konten zuständig - ein Prozess, der früher mehrere Tage dauerte. Blubaugh führte alle diese Abstimmungen manuell in einer Excel-Sheet durch. Da das Unternehmen so viele Konten und Transaktionen zwischen den Konten hat, gibt es in der Regel eine Menge Transaktionen, die jeden Monat übertragen werden. Es war ein mühsamer Prozess, die Transaktionen, die im Vormonat nicht übereinstimmten, mit den Transaktionen abzugleichen, die im aktuellen Monat bei der Bank gebucht wurden. "Ich habe alles in Excel gemacht", sagte Blubaugh, "Ich habe also alle unsere NetSuite-Transaktionen genommen, und das Excel-Sheet hatte all diese verschiedenen Spalten. Ich musste alle Transaktionen zwischen den Konten abgleichen und herausfinden, was noch übrig war. "Außerdem hatte Blubaugh während des Monatsabschluss neben den Bankabstimmungen noch andere Aufgaben. All diese Aufgaben unter einen Hut zu bringen und viele Bankkonten manuell abzustimmen, bedeutete oft lange Arbeitszeiten und eine Menge Druck während des Monatsabschluss.

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"Ich habe mit AutoRec so viel Zeit gespart, weil ich nicht mehr all die manuellen Eingaben und Manipulationen mit Excel vornehmen muss", sagt Blubaugh. "Die Transaktionen, die automatisch übereinstimmen, werden beiseite gelegt und ich muss sie mir nicht einmal ansehen. So habe ich mehr Zeit, mich auf andere Themen oder Dinge zu konzentrieren, die länger dauern könnten."

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Letztes Jahr setzte sich die Finanzabteilung das Ziel, den Prozess der Bankabstimmung zu rationalisieren. Dieses Ziel wurde dank FloQast AutoRec erreicht, das Blubaugh pro Konto etwa 30 Minuten Arbeit erspart - oder mindestens drei Arbeitstage.

Beschleunigung des Überprüfungsverfahrens

AutoRec spart Wiegard auch Zeit bei der Überprüfung: "Für mich ist es wirklich einfach zu sehen. Ich kann mir die Details der Hauptbuch , die nicht übereinstimmen, auf einer Registerkarte ansehen, um zu sehen, ob da etwas Altes drin ist. Auf einer anderen Registerkarte kann ich mir die Bankgeschäfte ansehen, die nicht übereinstimmen. Anstatt die Bankabstimmungen am 9. oder 10. Tag des Abschlusses abzuschließen, können sie nun alles viel früher an den Vice President/ControllerController:in den CFO von Glazer weiterleiten. Auch die Verfügbarkeit von Überprüfungsnotizen in FloQast verringert den Zeitaufwand und die Frustration bei zukünftigen Abstimmungen und Abschlüssen."Wir haben immer eine Aufzeichnung davon", sagte Blubaugh, "Wenn also dasselbe Problem Monate später auftaucht, kann ich einfach danach suchen, anstatt zu versuchen, eine E-Mail zu finden. "FloQast half der Finanzabteilung von Glazer, Prozesse zu standardisieren und stellte sicher, dass jeder Zugriff auf die neuesten Abstimmungen hat. Wiegard erklärt: "Wir waren begeistert, dass wir alles an einem Ort haben. Es war so frustrierend, wenn jeder seine eigene Methode hatte, wo er Dinge speicherte. Eine Datei konnte sich auf dem persönlichen Laufwerk oder auf dem gemeinsamen Laufwerk befinden. Wir mussten immer nach der "letzten, letzten, letzten" Version fragen, und man wusste nie, ob man die richtige vor sich hatte, weil sie an fünf verschiedenen Orten gespeichert sein konnte. Jetzt wissen wir, dass es sich um die endgültige Version handelt, weil sie abgezeichnet und in FloQast gespeichert ist. Wir können jederzeit zurückgehen und sie öffnen, ohne uns Gedanken darüber machen zu müssen, ob wir etwas gefunden haben. Das ist eine große Sache für uns." Auch für die Jahresendprüfung des Unternehmens ist FloQast hilfreich. "Alles ist da", sagte Wiegard. "Es ist einfach, den Wirtschaftsprüfern die benötigten Abstimmungen zur Verfügung zu stellen, ihre Anmerkungen zu überprüfen und herauszufinden, was wir mit den Journaleinträgen gemacht haben. Das ist auch für uns sehr wichtig.

Unterstützung für ein Remote-Team

Wie die meisten Unternehmen arbeitet auch Glazer's während der COVID-19-Pandemie zu einem großen Teil von zu Hause aus, und FloQast hat dazu beigetragen, diesen Übergang zu erleichtern.

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"Ohne FloQast wäre ich verloren", sagte Wiegard. "Da alle unsere Überprüfungen jetzt per Fernzugriff erfolgen, hätten wir ohne FloQast Probleme, alles rechtzeitig zu erledigen. Das glaube ich wirklich, denn es hält mich organisiert. Mit FloQast wissen wir genau, was wir zu tun haben und an welchem Tag. Die Checkliste von FloQast hilft uns, uns daran zu erinnern, was wir zu tun haben."

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Gut aussehen, weniger Stress

Die Einhaltung des Ziels eines 10-Tage-Abschlusses hilft Wiegards Team, bei den Vorgesetzten gut dazustehen: "Mit AutoRec sparen wir einfach Zeit", so Wiegard. "Wir sparen Zeit, um schneller fertig zu werden und die anderen Abstimmungen, die nicht in AutoRec enthalten sind, schneller durchzuführen, so dass wir zum Überprüfungsprozess kommen und den Hintern versohlen können. Das ist es, was wir wirklich tun wollen: Wir wollen zeigen, dass wir effizient arbeiten und sicherstellen, dass alle unsere Konten korrekt sind und einen Sinn ergeben und alles sauber ist. "Ich habe festgestellt, dass die Leute nicht mehr so lange arbeiten wie früher während des Abschlusses, was gut ist, und ich konnte mir mehr Arbeit abnehmen, so dass ich die Möglichkeit habe, eine gründliche Überprüfung vorzunehmen.

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"Wenn mich vor FloQast jemand gefragt hätte, wie weit wir mit dem Abschluss sind, hätte ich es nicht gewusst", so Wiegard. "Jetzt kann ich den Tag überstehen und habe das Gefühl, etwas erreicht zu haben, weil FloQast mir genau sagt, wie weit wir im Abschlussprozess sind. Das ist also ziemlich cool."

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"Es ist viel weniger stressig als früher", sagte Wiegard. "Ich habe AutoRec ein paar Mal benutzt, bevor ich die Abstimmungen an jemand anderen delegiert habe, und ich fand das total cool. Ich wünschte, es wäre schon vor Jahren verfügbar gewesen."