Centogene aligne la clôture de fin de mois sur la conformité SOX

CENTOGENE, un partenaire des sciences de la vie spécialisé dans le diagnostic des patients, la compréhension des maladies et l'accélération de la médecine de précision, basé à Rostock, en Allemagne, souhaitait simplifier ses flux de travail de fin de mois et de conformité à la loi Sarbanes-Oxley. Depuis qu'elle a choisi FloQast, CENTOGENE a connecté son Close à la conformité, intégré des contrôles financiers et SOX dans les tâches pour une meilleure responsabilisation et visibilité, et mis en place une source unique de vérité pour les équipes financières et de direction, ainsi que pour les auditeurs.

Fondée en 2006, CENTOGENE est fière d'utiliser des données pour diagnostiquer et traiter des patients atteints de maladies rares et neurodégénératives dans le monde entier. Après avoir géré avec succès la fonction de comptabilité et de conformité de l'entreprise pendant des années, le vice-président des finances, Michael Priebe, a constaté que ses équipes étaient confrontées à une dépendance excessive à l'égard des processus manuels et des systèmes de communication obsolètes. Ces problèmes ralentissaient le processus de fin de mois, créaient des frictions au niveau de la conformité et empêchaient les employés de traiter les problèmes de manière efficace.  

M. Priebe recherchait une solution qui permettrait à son équipe de numériser les processus de clôture de CENTOGENE, d'automatiser les tâches manuelles fastidieuses et de créer une source de vérité unique et facilement accessible à laquelle les employés pourraient se référer lorsqu'ils accomplissent des tâches. Dans le cadre de cette exigence, Priebe souhaitait que la nouvelle solution améliore la gestion de la conformité SOX - en ajoutant à la fois de l'efficacité, de la simplicité et de la visibilité aux contrôles SOX.  

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La collaboration au sein de l'équipe s'est améliorée et nous pouvons désormais communiquer de n'importe où. FloQast nous donne une vue d'ensemble des tâches, des notes et des progrès qui rendent la clôture plus rapide et plus facile.

- Michael Priebe, Vice-président, Finances

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"Avant FloQast, nous gérions notre clôture de fin de mois manuellement, à l'aide d'Excel, de courriels, de feuilles de calcul et de lecteurs partagés", explique M. Priebe. "Nous ne disposions pas d'une source unique de vérité pour consolider les communications, ce qui rendait la clôture beaucoup plus difficile."

‍AlexanderFranke, responsable de la comptabilité et de la trésorerie, s'est fait l'écho de l'évaluation de M. Priebe : "Avant FloQast, nos principaux problèmes concernaient la documentation des processus SOX, ainsi que la rapidité et l'efficacité de la documentation lors de la clôture. Avec FloQast, nous disposons d'un processus de clôture plus structuré et d'une bien meilleure documentation".

Sina Schopen, Finance Control and SOX Manager de CENTOGENE, a également souligné les défis de l'entreprise en matière de contrôle SOX, en insistant sur l'importance de la simplicité.

"Nous étions à la recherche d'une solution numérique pour améliorer notre cadre de contrôle SOX et notre visibilité, d'une manière qui soit facile à comprendre pour nos collègues", a déclaré M. Schopen. "C'est formidable que FloQast Close soit connecté à FloQast Compliance Management, ce qui nous permet de passer en revue les tâches de clôture et le travail de contrôle SOX dans le même outil."

Gestion aisée des changements et préparation à la conformité SOX

Grâce à FloQast for Microsoft, CENTOGENE est en mesure de synchroniser automatiquement les données du grand livre de Microsoft Dynamics 365 avec les outils FloQast. Ce changement a permis aux équipes comptables d'obtenir des mises à jour instantanées de la balance générale des comptes , d'envoyer des rappels aux réviseurs et de suivre les signatures.

M. Priebe a constaté la rapidité avec laquelle ses équipes ont adopté le nouveau workflow et les avantages qui en ont découlé.

"La gestion du changement est beaucoup plus facile lorsque les gens peuvent en voir les avantages immédiatement", a déclaré M. Priebe. "Les membres de notre équipe peuvent constater la réduction du nombre de courriers électroniques, l'utilisation de dossiers partagés, ainsi que le temps et les efforts supplémentaires qui en découlent, il est donc facile de comprendre pourquoi tout le monde apprécie FloQast.

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Avec FloQast Compliance, il est plus rapide et plus facile pour nous de confier la responsabilité des contrôles aux responsables des processus métier, tout en conservant une visibilité sur l'état des tests et l'efficacité des contrôles".

‍-Sina Schopen , Responsable du contrôle financier et de SOX

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M. Priebe a également souligné la valeur de la combinaison de la gestion des risques et de la préparation à l'audit au sein d'une même solution : "Le fait que FloQast soit une solution partagée par nos équipes internes et nos auditeurs externes est une grande victoire. Nous travaillons tous à partir des mêmes sources centralisées, actualisées et faciles d'accès."

Grâce à FloQast Compliance Management, CENTOGENE a pu intégrer des contrôles financiers critiques dans les tâches de clôture de fin de mois et a obtenu une visibilité claire sur la propriété et la validation des contrôles. Franke a décrit FloQast comme la solution "idéale" pour accélérer et documenter la clôture, tandis que Schopen a souligné la simplicité de la plateforme et l'amélioration de la responsabilité :

"Il est plus rapide et plus facile pour nous de confier la responsabilité des contrôles aux responsables des processus opérationnels, tout en conservant une visibilité sur l'état des tests et l'efficacité des contrôles", a déclaré M. Schopen. "FloQast relie la gestion des clôtures et la conformité SOX, de sorte que les collègues peuvent effectuer leurs tâches de clôture et remplir le contrôle SOX à l'aide du même outil.  

FloQast rationalise tous les aspects de la finance et de la conformité

Priebe et Schopen hésitent à désigner une caractéristique préférée de la plateforme FloQast. Ils soulignent plutôt que la centralisation globale des tâches, de la documentation et de la réconciliation automatisée - en une seule source de vérité - offre les plus grands avantages à leur entreprise.

"FloQast nous donne une vue d'ensemble des tâches, des notes et de l'avancement des travaux, ce qui accélère et facilite la clôture de l'ensemble du projet", a déclaré M. Priebe. "La collaboration au sein de l'équipe s'est considérablement améliorée et nous pouvons désormais communiquer de n'importe où.

Pour Franke, le tableau de bord de FloQast est la caractéristique la plus précieuse de la plateforme.

"Les tableaux de bord offrent une vue d'ensemble centralisée de l'ensemble du processus de l'équipe, des personnes qui travaillent sur telle ou telle tâche et des échéances liées à ces tâches", a déclaré M. Franke. "Avec FloQast, nous avons davantage de contrôle sur les clôtures de fin de mois, car la plateforme reflète l'état d'avancement réel du travail.

M. Priebe note que chaque membre de l'équipe CENTOGENE bénéficie de FloQast, quel que soit son rôle ou son niveau d'ancienneté, et que les gains de confiance, de productivité et de précision ont été ressentis par tous.

"Nos dirigeants obtiennent des informations plus rapidement, nous sommes en mesure de travailler plus intelligemment et l'expérience globale est meilleure pour l'équipe", a déclaré M. Priebe. "FloQast nous a offert un meilleur environnement de travail, ce qui nous permet de nous concentrer davantage sur notre mission, qui est de fournir des réponses qui changent la vie de ceux qui en ont besoin.