Centogene richtet Monatsabschluss an SOX-Compliance aus

CENTOGENE, ein Life-Science-Partner mit Sitz in Rostock, der sich auf die Diagnose von Patienten, das Verständnis von Krankheiten und die Beschleunigung der Präzisionsmedizin konzentriert, wollte seine Arbeitsabläufe für den Monatsabschluss und die SOX-Compliance vereinfachen. Seitdem sich CENTOGENE für FloQast entschieden hat, hat das Unternehmen seinen Abschluss mit der Einhaltung von Vorschriften verbunden, Finanz- und SOX-Kontrollen in Aufgaben eingebettet, um die Verantwortlichkeit und Transparenz zu verbessern, und eine einzige Quelle der Wahrheit sowohl für die Finanz- und Führungsteams als auch für die Prüfer implementiert.

Das 2006 gegründete Unternehmen CENTOGENE ist stolz darauf, datengestützte Erkenntnisse für die Diagnose und Behandlung von Patienten mit seltenen und neurodegenerativen Krankheiten in aller Welt zu nutzen. Nachdem Michael Priebe, Vice President of Finance, jahrelang erfolgreich die Buchhaltungs- und Compliance-Funktion des Unternehmens geleitet hatte, stellte er fest, dass seine Teams mit einer übermäßigen Abhängigkeit von manuellen Prozessen und veralteten Kommunikationssystemen zu kämpfen hatten. Diese Probleme verlangsamten den Monatsendprozess, führten zu Reibungsverlusten bei der Einhaltung von Vorschriften und hinderten die Mitarbeiter daran, Probleme effizient anzugehen.  

Priebe suchte nach einer Lösung, die es seinem Team ermöglichen würde, die Abschlussprozesse von CENTOGENE zu digitalisieren, zeitaufwändige manuelle Aufgaben zu automatisieren und eine einzige, leicht zugängliche Quelle der Wahrheit zu schaffen, auf die sich die Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Aufgaben beziehen könnten. Als Teil dieser Anforderung wollte Priebe, dass die neue Lösung das compliance management verbessert, indem sie die SOX-Kontrollen effizienter, einfacher und transparenter macht.  

{hervorheben}

Die Zusammenarbeit im Team hat sich verbessert, und wir können jetzt von überall aus kommunizieren. FloQast gibt uns einen Überblick über Aufgaben, Notizen und Fortschritte, was den Abschluss insgesamt schneller und einfacher macht."

- Michael Priebe, Vizepräsident, Finanzen

{hervorheben}

‍

"Vor FloQast haben wir unseren Monatsabschluss manuell verwaltet, mit Excel, E-Mail, Tabellenkalkulationen und gemeinsam genutzten Laufwerken", so Priebe. "Wir hatten keine einzige Quelle der Wahrheit, um die Kommunikation zu konsolidieren, was es viel schwieriger machte, den Abschluss zu machen."

AlexanderFranke, Leiter Rechnungswesen und Treasury, schloss sich der Einschätzung von Priebe an: "Unsere Kernprobleme vor FloQast waren die Dokumentation der SOX-Prozesse sowie die Geschwindigkeit und Effizienz der Dokumentation während des Abschlusses. Mit FloQast bekommen wir einen strukturierteren Abschlussprozess und eine viel bessere Dokumentation."

Sina Schopen, Finance Control and SOX Manager bei CENTOGENE, wies ebenfalls auf die SOX-Kontrollherausforderungen des Unternehmens hin und betonte die Bedeutung der Einfachheit.

"Wir waren auf der Suche nach einer digitalen Lösung, um unseren SOX-Kontrollrahmen und die Transparenz zu verbessern, und zwar auf eine Weise, die für unsere Kollegen leicht verständlich ist", so Schopen. "Es ist großartig, dass FloQast Close mit FloQast Compliance Management verbunden ist, so dass wir Close-Aufgaben und SOX-Kontrollarbeiten im selben Tool überprüfen können."

Einfaches Änderungsmanagement und SOX-Compliance-Bereitschaft

Mit FloQast for Microsoft ist CENTOGENE in der Lage, Hauptbuch aus Microsoft Dynamics 365 automatisch mit FloQast-Tools zu synchronisieren. Diese Änderung hat es den Buchhaltungsteams ermöglicht, sofortige Aktualisierungen der Rohbilanz zu erhalten, Erinnerungen an Prüfer zu senden und Freigaben zu verfolgen.

Priebe stellte fest, wie schnell seine Teams den neuen Arbeitsablauf verinnerlicht haben und welche Vorteile sich daraus ergeben.

"Das Änderungsmanagement ist viel einfacher, wenn die Mitarbeiter die Vorteile sofort erkennen können", so Priebe. "Unsere Teammitglieder können die Reduzierung von E-Mails, die Nutzung gemeinsamer Ordner und den zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand, der mit all dem einhergeht, sehen.

{hervorheben}

Mit FloQast Compliance können wir die Verantwortung für die Kontrollen schneller und einfacher an die Verantwortlichen für unsere Geschäftsprozesse weitergeben, aber dennoch den Überblick über den Teststatus und die Wirksamkeit der Kontrollen behalten."

‍-Sina Schopen , Leiterin Finanzkontrolle und SOX

{hervorheben}

‍

Priebe hob auch den Wert der Kombination von Risikomanagement und Prüfungsbereitschaft in derselben Lösung hervor: "FloQast als gemeinsame Lösung für unsere internen Teams und externen Prüfer zu haben, ist ein großer Gewinn. Wir arbeiten alle mit denselben zentralisierten, aktuellen und leicht zugänglichen Quellen."

Mit FloQast Compliance Management war CENTOGENE in der Lage, kritische Finanzkontrollen in die Aufgaben Monatsabschluss einzubetten und eine klare Sicht auf die Eigentümerschaft und Validierung der Kontrollen zu erhalten. Franke bezeichnete FloQast als die "ideale" Lösung zur Beschleunigung und Dokumentation des Abschlusses, während Schopen die Einfachheit der Plattform und die verbesserte Verantwortlichkeit hervorhob:

"Es ist schneller und einfacher für uns, die Verantwortlichkeit für die Kontrollen an unsere Geschäftsprozessverantwortlichen weiterzugeben und trotzdem einen Überblick über den Teststatus und die Wirksamkeit der Kontrollen zu behalten", so Schopen. "FloQast verbindet das Close management mit der SOX-Compliance, so dass die Kollegen ihre Abschlussaufgaben und die SOX-Kontrollen mit demselben Tool erledigen können."  

FloQast rationalisiert jeden Aspekt von Finanzen und Compliance

Priebe und Schopen zögern, eine Lieblingsfunktion der FloQast-Plattform herauszustellen. Stattdessen verweisen sie auf die allgemeine Zentralisierung von Aufgaben, Dokumentation und automatischer Abstimmung - in einer einzigen Quelle der Wahrheit - als den größten Nutzen für ihr Unternehmen.

"FloQast gibt uns einen Überblick über Aufgaben, Notizen und Fortschritte, was den Abschluss insgesamt schneller und einfacher macht", so Priebe. "Die Zusammenarbeit im Team hat sich stark verbessert, und wir können jetzt von überall aus kommunizieren.

Für Franke ist das Dashboard von FloQast die wertvollste Funktion der Plattform.

"Die Dashboards bieten einen zentralen Überblick über den gesamten Teamprozess, wer an welcher Aufgabe arbeitet und welche Fristen mit diesen Aufgaben verbunden sind", so Franke. "Wir haben mit FloQast mehr Kontrolle über den Monatsabschluss , weil die Plattform den tatsächlichen Arbeitsstatus widerspiegelt."

Priebe stellt fest, dass jedes Mitglied des CENTOGENE-Teams von FloQast profitiert, unabhängig von seiner Funktion oder seinem Dienstgrad, und dass die Steigerung des Vertrauens, der Produktivität und der Genauigkeit für alle spürbar ist.

"Unsere Führungskräfte erhalten schnellere Einblicke, wir können intelligenter arbeiten und es ist insgesamt eine bessere Erfahrung für das Team", so Priebe. "FloQast hat uns ein besseres Arbeitsumfeld verschafft, so dass wir uns mehr auf unsere Mission konzentrieren können, denjenigen, die sie brauchen, lebensverändernde Antworten zu geben."