Qu'est-ce que la conformité SOX ?

La conformité peut être une opportunité sous-exploitée au sein d'une entreprise publique. Il ne s'agit pas seulement de tenir les régulateurs à distance, mais aussi d'un outil important que la direction peut utiliser pour gérer les risques et améliorer les opérations.

La loi Sarbanes-Oxley de 2022 a été promulguée à la suite de scandales comptables majeurs dans des entreprises telles qu'Enron et WorldCom. L'objectif de la loi Sarbanes-Oxley, communément appelée SOX, est de protéger les investisseurs contre les rapports frauduleux des sociétés cotées en bourse. 

Dans cet article, nous résumons les exigences de conformité à la loi SOX et expliquons les avantages de la conformité.

Quelles sont les exigences en matière de conformité à la loi SOX ?

La conformité à la loi SOX se résume à quelques fonctions essentielles : l'information financière, les contrôles internes et l'audit. Elle vise à garantir que les dirigeants d'entreprise fournissent des informations exactes, faute de quoi ils s'exposent à des répercussions financières, voire pénales.

Rapports financiers

• Section 302 et 906 de la SOX : Le directeur général (CEO) et le directeur financierDirecteur financier Officer) sont responsables de l'exactitude des rapports financiers et de l'efficacité des contrôles comptables internes. Ils doivent examiner tous les rapports financiers, et ces rapports ne doivent pas présenter les données financières sous un faux jour. Les contrôles internes doivent également être examinés et toute déficience dans ces contrôles doit être divulguée. Le PDG et le Directeur financier doivent certifier que les états financiers de l'entreprise sont conformes aux exigences de divulgation de la Security and Exchange Commission (SEC) dans une déclaration écrite incluse dans les rapports trimestriels ou annuels qui comprennent des informations financières. Les dirigeants d'entreprise qui signent des états financiers contenant des données trompeuses ou frauduleuses s'exposent à des amendes pouvant aller jusqu'à 5 millions de dollars et à 20 ans d'emprisonnement. 
• Article 401 de la SOX : les documents financiers produits tout au long de l'année, tels que les rapports trimestriels, doivent également être exacts. Ces états doivent inclure les passifs, obligations et transactions hors bilan significatifs.
• Section 409 de la SOX : les changements importants dans la situation financière ou les opérations d'une entreprise doivent être signalés en temps réel (ou presque).
• Article 902 de la loi SOX : L'altération, la destruction, la mutilation ou la dissimulation de documents dans l'intention de les rendre indisponibles ou de mettre en doute leur intégrité dans le cadre d'une procédure officielle constitue un délit.

Audits et contrôles internes

• Article 303 de la loi SOX : Les agents ne peuvent pas influencer ou manipuler frauduleusement un audit de conformité SOX. Les informations matériellement trompeuses peuvent entraîner des sanctions à l'encontre des dirigeants. 
• Section 404 de la SOX : Les rapports annuels doivent inclure un rapport sur le contrôle interne confirmant que la direction est responsable des contrôles internes. Ces contrôles doivent être adéquats et leur efficacité doit être évaluée. Les lacunes de la structure de contrôle interne et de la cybersécurité d' une entreprise doivent être divulguées. Les auditeurs externes doivent valider l'exactitude des rapports de gestion et tester l'adéquation de leur structure de contrôle. Les entreprises doivent prouver qu'elles maintiennent des contrôles internes.
• Section 802 de la loi SOX : Toute personne qui modifie, détruit ou falsifie des documents utilisés dans le cadre d'une enquête judiciaire, d'un audit ou d'une procédure de faillite en cours est passible de sanctions pénales. Les personnes ne peuvent pas détruire ou falsifier des documents. Pour maintenir l'intégrité des documents, le service d'audit interne et les cabinets comptables externes sont tenus de conserver les documents qui font partie d'un audit pendant une période pouvant aller jusqu'à cinq ans. Les documents commerciaux qui font partie de l'audit doivent également être conservés. Cela inclut les documents électroniques, tels que les courriels ou les messages textuels. Les comptables qui, en connaissance de cause, ne respectent pas cette obligation risquent jusqu'à 10 ans de prison.

Protection des dénonciateurs

• Articles 806 et 1107 de la loi SOX : Afin de préserver l'intégrité du processus de conformité à la loi SOX, la loi prévoit des exigences supplémentaires pour protéger les employés dénonciateurs qui mettent en lumière des fraudes financières. Les personnes reconnues coupables de représailles peuvent faire l'objet de poursuites pénales, y compris d'amendes ou d'une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 10 ans.

À qui s'applique la conformité à la loi SOX ?

Toutes les sociétés cotées en bourse aux États-Unis doivent se conformer à la loi SOX, de même que les filiales détenues à 100 % et les sociétés étrangères qui exercent des activités aux États-Unis.

Au sein d'une entreprise, les comptables, les auditeurs, les dirigeants d'entreprise et les autres cadres sont les personnes les plus concernées par les exigences de conformité à la loi SOX.

Quels sont les avantages de la conformité à la loi SOX ?

Un effet secondaire souvent négligé de la conformité des entreprises est qu'elle peut être à l'origine d'investissements internes importants qui conduisent à l'amélioration des processus d'entreprise. Les audits et les évaluations peuvent aider la direction à identifier les améliorations qui permettent d'économiser du temps et de l'argent. Ces économies peuvent se traduire par une amélioration des performances dans les activités principales de l'entreprise ou par une augmentation des bénéfices. 

Protège les investisseurs

Le principal avantage de la conformité à la loi SOX est qu'elle protège les investisseurs. Les exigences en matière de rapports garantissent que les investisseurs reçoivent rapidement les informations matériellement importantes avant de prendre des décisions d'investissement.

Avec la demande croissante de responsabilité des entreprises, la conformité à la loi SOX est également un moyen pour les entreprises de démontrer leur bonne gouvernance. Le respect des exigences de la loi SOX montre qu'une entreprise prend au sérieux l'information financière et que les données qu'elle fournit sont fiables. 

Création de processus internes normalisés

La conformité à la loi SOX a pour effet d'obliger les entreprises à pratiquer une bonne tenue des dossiers et à mettre au point des processus normalisés. La normalisation entre les différents services de l'entreprise facilite l'identification des erreurs ou des faiblesses des processus au sein de l'entreprise. Cela permet de réduire les frais administratifs et de diminuer les coûts d'exploitation.

La normalisation renforce également les contrôles internes en créant des politiques et des pratiques cohérentes entre les différents secteurs d'activité et les différents niveaux de gestion. L'intégrité des contrôles est ainsi protégée, ce qui renforce le processus global.

Réduit le risque de fraude et d'erreur

La conformité à la loi SOX introduit différents niveaux de contrôle et d'équilibre au sein d'une entreprise afin de s'assurer que les erreurs sont détectées avant qu'elles ne soient rendues publiques. Ces contrôles peuvent aider à identifier les fraudes ou autres accidents comptables et à protéger les principales parties prenantes, notamment les employés ou les fournisseurs qui dépendent d'une entreprise pour leur emploi ou pour d'autres services qu'ils fournissent. 

La conformité est également un moyen d'impliquer les membres du conseil d'administration dans l'établissement des rapports financiers, en particulier les membres du comité d'audit. Les membres du comité ne peuvent pas avoir de liens financiers ou personnels avec l'entreprise, et au moins l'un d'entre eux doit avoir un certain degré d'expertise financière.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la loi SOX ?

Les entreprises qui ne respectent pas les exigences de la loi SOX s'exposent à des sanctions sévères, allant de l'amende à la peine de prison. Si la loi SOX a été conçue pour protéger les investisseurs contre les rapports financiers frauduleux, elle ne distingue pas nécessairement l'intention qui sous-tend ces rapports. 

Les entreprises qui communiquent des informations erronées, même par accident, sont toujours passibles de ces sanctions. Les dirigeants et cadres d'entreprise qui signent des déclarations qu'ils savent inexactes peuvent être tenus personnellement responsables.  

Si un dirigeant soumet sciemment un rapport qui ne répond pas aux exigences de la loi SOX, il est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à un million de dollars ou d'une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à dix ans.

La certification d'un rapport qui ne répond pas aux exigences peut également être sanctionnée. Ces sanctions sont parmi les plus sévères prévues par la loi Sarbanes-Oxley, car elles font peser la responsabilité finale de l'exactitude sur les dirigeants d'entreprise. Si un dirigeant a l'intention d'induire en erreur ou de tromper les investisseurs, il est passible d'une amende pouvant atteindre 5 millions de dollars ou d'une peine d'emprisonnement de 20 ans.

Les cadres et les dirigeants d'entreprise ne sont pas les seuls à devoir se conformer aux exigences de la loi SOX en matière de rapports. Des entités entières peuvent également être touchées. Par exemple, les violations peuvent conduire à la radiation d'une entreprise d'une bourse publique, ce qui entraîne une perte de valeur pour les actionnaires et les investisseurs.

Défis courants en matière de conformité à la loi SOX

La mise en œuvre adéquate des protocoles de conformité à la loi SOX peut être l'un des plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées. Cela est souvent dû au fait que la direction ne s'engage pas à développer des contrôles adéquats ou ne prend pas au sérieux les efforts de mise en conformité avec la loi SOX. Cela peut également venir des départements internes si les processus ne sont pas clairement définis ou exécutés.

Les entreprises peuvent également rendre la conformité à la loi SOX trop bureaucratique. Si la documentation est trop abondante ou si les contrôles sont trop nombreux, il peut être difficile pour les auditeurs de comprendre les contrôles de l'entreprise. Cela peut obscurcir la question de savoir qui est responsable de la communication d'informations financières exactes, ce qui rend difficile l'identification des problèmes.

La culture d'entreprise peut également constituer un défi pour les activités de mise en conformité avec la loi SOX. Certaines personnes ou certains services peuvent ne pas intégrer correctement les contrôles dans leurs fonctions quotidiennes. D'autres peuvent ne pas savoir comment utiliser les nouveaux logiciels ou les nouvelles technologies. Cette aversion peut conduire certaines personnes à exécuter manuellement les fonctions de contrôle, ce qui augmente le risque d'erreurs.

Alors que certains cadres, dirigeants ou employés peuvent considérer la conformité à la loi SOX comme inutile et bureaucratique, elle est cruciale pour la protection du public et peut donner aux entreprises l'occasion d'investir dans leurs activités et de normaliser et de rationaliser les rapports financiers.

Les parties prenantes doivent se familiariser avec les exigences en matière de rapports et procéder à un audit de conformité SOX des contrôles ou processus internes afin d'en comprendre les faiblesses. Cela permettra de découvrir des opportunités d'investissement dans des outils d'automatisation, des talents ou des capitaux pour mettre en œuvre des changements. L'ensemble de l'entreprise s'en trouvera renforcée et pourra obtenir de meilleurs résultats à long terme.