Qu'est-ce qu'un tableau de bord de conformité et pourquoi en avez-vous besoin ?

Il peut être difficile de rester au fait des exigences de conformité de votre organisation et de gérer un ensemble de normes, de règles, de réglementations et d'audits en constante évolution. Heureusement, à l'aide d'un tableau de bord de conformité organisé et adapté à vos besoins uniques, vous pouvez conserver une visibilité sur les activités requises de manière efficace et efficiente et simplifier le suivi de la conformité afin de devancer et de conserver une longueur d'avance sur les délais.

Dans cet article de blog, nous expliquons ce qu'est un tableau de bord de conformité et pourquoi il est essentiel pour toute entreprise qui doit respecter divers ensembles d'obligations.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord de conformité ?

Un tableau de bord de conformité est un ensemble organisé d'informations qui fournit une visibilité sur le programme de conformité de votre organisation. Les organisations peuvent personnaliser le tableau de bord pour répondre à leurs besoins organisationnels uniques, ce qui leur permet de surveiller et de suivre les données relatives à leurs exigences de conformité spécifiques et de suivre les activités de conformité nécessaires pour respecter les réglementations, les normes, les règles et les audits.

Pourquoi est-il important de disposer d'un tableau de bord de conformité ?

La plupart des organisations doivent se conformer à diverses réglementations, normes et obligations, qu'il s'agisse de la déclaration de revenus, de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) ou du Règlement général sur la protection des données (GDPR). Un tableau de bord de conformité est avantageux car il fournit une visibilité sur toutes les données pertinentes liées à la système de gestion de la conformité et permet de suivre plus facilement l'évolution des réglementations, des normes, des règles et des audits.

En tirant parti d'un tableau de bord de conformité bien conçu, les organisations peuvent réduire leurs risques de conformité et s'assurer qu'elles répondent rapidement à toutes les exigences. Grâce à un emplacement centralisé pour stocker toutes les données pertinentes, vous gagnerez en visibilité sur les activités de conformité de votre organisation et disposerez d'un moyen organisé de surveiller et de suivre toutes les tâches liées à la conformité.

Principaux composants d'un tableau de bord de conformité

Bien qu'un tableau de bord de conformité offre une visibilité sur toutes les données pertinentes liées à vos activités de conformité, vous devez inclure certains éléments clés pour être efficace.

• Suivi des incidents et des enquêtes. L'inclusion du suivi des incidents et des enquêtes dans un tableau de bord de conformité vous permet de résoudre correctement tout problème ou violation des réglementations auxquelles votre entreprise est soumise.
• Communication sur la conformité. Un composant de communication sur la conformité dans un tableau de bord de conformité fournit un moyen organisé de diffuser des informations importantes et de garantir le respect des procédures appropriées. Les communications de conformité peuvent réduire considérablement le risque de non-conformité en fournissant une plate-forme facilement accessible pour communiquer les mises à jour des réglementations, des normes et des règles à toutes les parties prenantes concernées.
• Entraînement. L'inclusion d'une formation garantit que tous les employés sont correctement informés des activités de conformité associées à leurs fonctions. En donnant accès à des documents interactifs et complets, le tableau de bord peut aider les employés à se familiariser avec ces exigences et à mieux comprendre ce que l'on attend d'eux pour rester en conformité.
• Conflits d'intérêts. L'inclusion des conflits d'intérêts dans un tableau de bord de conformité permet de s'assurer que toutes les parties prenantes sont informées de tout conflit d'intérêts susceptible de les inciter à agir (ou donner l'impression d'agir) dans l'intérêt supérieur de l'entreprise.
• Gestion des risques liés aux tiers. L'inclusion de la gestion des risques liés aux tiers permet de garantir la conformité et la réputation de vos fournisseurs.
• Politiques et procédures. La présence de politiques et de procédures dans votre tableau de bord de conformité aide l'organisation à respecter diverses réglementations et normes.
• Contrôles internes L'inclusion de contrôles internes et financiers dans un tableau de bord de conformité permet de fournir la supervision et le suivi nécessaires de leurs opérations, en vous garantissant un suivi précis des transactions financières et en disposant des informations dont vous avez besoin pour préparer des rapports financiers complets et précis.
• Gouvernance. L'inclusion du conseil d'administration, de la haute direction et des comités de conformité dans le tableau de bord de conformité permet de s'assurer que toutes les parties prenantes sont informées de tout changement et permet une meilleure supervision des activités de conformité.
• Rapports et alertes Votre tableau de bord de conformité doit fournir des notifications en cas de modification des réglementations ou des normes, des alertes concernant les prochaines échéances et toute autre information importante liée à la conformité.

En ayant une vue complète de tous ces composants, vous pouvez vous assurer que votre entreprise reste au top de ses exigences de conformité et respecte toutes les réglementations applicables dans les délais.

Avantages de la mise en œuvre d'un tableau de bord de conformité

La mise en œuvre d'un tableau de bord conforme peut apporter de nombreux avantages à votre organisation. Voici certains des principaux avantages :

• Conformité réglementaire. Un aperçu complet de toutes les réglementations applicables et de la manière dont elles sont contrôlées et suivies fournit une visibilité sur les activités de conformité d'une organisation.
• Normes et règles. Une vision claire des normes et des règles associées aux exigences de conformité d'une organisation, y compris les lois locales, nationales et fédérales et les normes du secteur.
• Audits et revues. Suivez facilement les audits internes et externes pour identifier les faiblesses potentielles des activités de conformité de votre organisation.
• Rapports et alertes en temps réel. Recevez des notifications en cas de modification des réglementations ou des normes, des alertes concernant les prochaines échéances et d'autres problèmes de conformité.
• Documentation et formation. Stockez et suivez tous les documents et supports de formation pertinents liés à vos activités de conformité afin que tout le monde soit informé des modifications ou des nouvelles réglementations.
• Réduction du temps et des ressources nécessaires au suivi de la conformité. En disposant d'un emplacement centralisé pour stocker les données relatives aux besoins spécifiques de votre entreprise, vous serez en mesure de rationaliser le processus afin de respecter les délais de manière plus efficace et de comparer vos progrès par rapport à ceux d'autres organisations.
• Meilleure visibilité des activités de conformité. Grâce à un guichet unique pour le suivi de la conformité et la résolution des problèmes, vous avez un meilleur contrôle sur les domaines nécessitant des améliorations et pouvez éviter d'éventuelles pénalités et sanctions.

7 étapes pour implémenter un tableau de bord de conformité dans votre entreprise

Un tableau de bord bien conçu peut simplifier vos initiatives de conformité et garantir que votre organisation répond à toutes les exigences dans les meilleurs délais. Cependant, création d'un tableau de bord conforme Ce n'est pas toujours facile. Pour vous aider à démarrer, voici sept étapes pour mettre en œuvre un tableau de bord de conformité dans votre entreprise.

1. Déterminer la nécessité d'un suivi de conformité. La première étape de la mise en œuvre d'un tableau de bord de conformité consiste à identifier et à évaluer vos besoins spécifiques. Cela inclut souvent la description de détails tels que les réglementations, les normes, les exigences d'audit et d'autres informations pertinentes qui doivent être respectées.
2. Identifiez les sources de données de conformité pertinentes. Déterminez où vous allez obtenir toutes les données pertinentes relatives à leurs besoins spécifiques. Vous pouvez avoir des indicateurs de performance clés (KPI), des mesures et des données éparpillés dans un entrepôt de données, plusieurs applications, les ressources humaines, les technologies de l'information et des feuilles de calcul qui devront être intégrés à la conception du tableau de bord.
3. Concevez le tableau de bord de conformité. Vous pouvez commencer à concevoir votre tableau de bord de conformité après avoir identifié vos besoins et les données nécessaires. Cela inclut la sélection des caractéristiques et des fonctions que vous allez inclure, la disposition du tableau de bord lui-même et la détermination des autorisations d'accès aux informations.
4. Configurez des notifications automatisées. Quand tu automatisez les alertes ou les notifications relatives aux délais, aux déclencheurs et à d'autres informations importantes liées à la conformité, vous pouvez rester au courant des activités de conformité sans avoir à vous connecter au tableau de bord chaque jour.
5. Surveillez les activités de conformité. Après avoir configuré le tableau de bord, surveillez régulièrement les activités de conformité pour vous assurer que toutes les réglementations et normes sont respectées, examinez toute modification des politiques ou des procédures et suivez l'avancement des audits ou des examens.
6. Apportez les modifications et améliorations nécessaires. Il est essentiel de mettre régulièrement à jour votre tableau de bord avec de nouvelles informations dès qu'elles sont disponibles. La suppression des informations qui ne sont plus utiles peut également garantir que votre tableau de bord ne soit pas trop gonflé et ne perde pas de sa pertinence.

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