Was ist ein Compliance Dashboard, und warum brauchen Sie eines?

Es kann entmutigend sein, den Überblick über die Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens zu behalten und ein Netz von sich ändernden Standards, Regeln, Vorschriften und Audits zu verwalten. Zum Glück können Sie mit Hilfe eines organisierten Compliance-Dashboards, das auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist, effektiv und effizient den Überblick über die erforderlichen Aktivitäten behalten und die Verfolgung der Compliance vereinfachen, um Fristen einzuhalten.

In diesem Blogbeitrag erläutern wir, was ein Compliance-Dashboard ist und warum es für jedes Unternehmen, das sich an verschiedene Verpflichtungen halten muss, unerlässlich ist.

Was ist ein Compliance Dashboard?

Ein Compliance-Dashboard ist eine organisierte Sammlung von Informationen, die einen Überblick über das Compliance-Programm Ihres Unternehmens bietet. Unternehmen können das Dashboard an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, um Daten zu überwachen und zu verfolgen, die sich auf ihre spezifischen Compliance-Anforderungen beziehen, und um die Compliance-Aktivitäten zu verfolgen, die für die Einhaltung von Vorschriften, Standards, Regeln und Audits erforderlich sind.

Warum ist ein Compliance Dashboard wichtig?

Die meisten Unternehmen müssen verschiedene Vorschriften, Standards und Verpflichtungen einhalten, von der Steuererklärung bis zum Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und den General Data Protection Regulations (GDPR). Ein Compliance-Dashboard ist von Vorteil, da es einen Überblick über alle relevanten Daten im Zusammenhang mit dem compliance management des Unternehmens bietet und die Verfolgung von Änderungen bei Vorschriften, Standards, Regeln und Audits erleichtert.

Mit einem gut konzipierten Compliance-Dashboard können Unternehmen ihr Compliance-Risiko verringern und sicherstellen, dass sie alle Anforderungen zeitnah erfüllen. Mit einem zentralen Ort, an dem alle relevanten Daten gespeichert werden, erhalten Sie einen Überblick über die Compliance-Aktivitäten Ihres Unternehmens und haben eine organisierte Möglichkeit zur Überwachung und Verfolgung aller Compliance-bezogenen Aufgaben.

Hauptkomponenten eines Compliance Dashboards

Ein Compliance-Dashboard bietet zwar Einblick in alle relevanten Daten im Zusammenhang mit Ihren Compliance-Aktivitäten, aber es muss bestimmte Schlüsselkomponenten enthalten, um effektiv zu sein.

• Verfolgung von Vorfällen und Untersuchungen. Die Nachverfolgung von Vorfällen und Ermittlungen in einem Compliance-Dashboard stellt sicher, dass Sie alle Probleme oder Verstöße gegen die Vorschriften, denen Ihr Unternehmen unterliegt, angemessen behandeln können.
• Kommunikation zur Einhaltung der Vorschriften. Eine Compliance-Kommunikationskomponente in einem Compliance-Dashboard bietet eine organisierte Möglichkeit, wichtige Informationen zu verbreiten und sicherzustellen, dass die richtigen Verfahren eingehalten werden. Die Compliance-Kommunikation kann das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften erheblich verringern, indem sie eine leicht zugängliche Plattform für die Kommunikation von Aktualisierungen von Vorschriften, Standards und Regeln an alle relevanten Interessengruppen bietet.
• Schulung. Durch die Einbeziehung von Schulungen wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter ordnungsgemäß über die mit ihren Aufgaben verbundenen Compliance-Aktivitäten informiert sind. Durch die Bereitstellung von interaktivem und umfassendem Material kann das Dashboard den Mitarbeitern helfen, sich mit diesen Anforderungen vertraut zu machen und besser zu verstehen, was von ihnen erwartet wird, um die Vorschriften einzuhalten.
• Interessenkonflikte. Die Aufnahme von Interessenkonflikten in ein Compliance-Dashboard trägt dazu bei, dass alle Stakeholder über Interessenkonflikte informiert sind, die sie möglicherweise dazu veranlassen könnten, gegen die Interessen des Unternehmens zu handeln (oder den Anschein zu erwecken, gegen sie zu handeln).
• Risikomanagement für Dritte. Die Einbeziehung des Risikomanagements von Drittanbietern trägt dazu bei, dass Ihre Verkäufer oder Lieferanten die Vorschriften einhalten und seriös sind.
• Richtlinien und Verfahren. Richtlinien und Verfahren in Ihrem Compliance-Dashboard helfen der Organisation bei der Einhaltung verschiedener Vorschriften und Standards.
• Abschlussprüfung. Die Einbeziehung interner und finanzieller Kontrollen in ein Compliance-Dashboard trägt dazu bei, die notwendige Aufsicht und Überwachung der Vorgänge zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Sie finanzielle Transaktionen genau verfolgen und über die Informationen verfügen, die Sie für die Erstellung vollständiger und genauer Finanzberichte benötigen.
• Steuerung. Durch die Einbindung des Vorstands, der Geschäftsleitung und der Compliance-Ausschüsse in das Compliance-Dashboard wird sichergestellt, dass alle Beteiligten über alle Änderungen informiert sind und eine bessere Überwachung der Compliance-Aktivitäten möglich ist.
• Berichte und Warnungen. Ihr Compliance-Dashboard sollte Benachrichtigungen über Änderungen von Vorschriften oder Standards, Warnungen über bevorstehende Fristen und andere wichtige Informationen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften bereitstellen.

Mit einem umfassenden Überblick über all diese Komponenten können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Compliance-Anforderungen erfüllt und alle geltenden Vorschriften fristgerecht einhält.

Vorteile der Implementierung eines Compliance Dashboards

Die Einführung eines regelkonformen Dashboards kann Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ein umfassender Überblick über alle geltenden Vorschriften und deren Überwachung und Verfolgung verschafft Einblick in die Compliance-Aktivitäten eines Unternehmens.
• Normen und Regeln. Ein klarer Überblick über die Normen und Regeln, die mit den Compliance-Anforderungen einer Organisation verbunden sind, einschließlich lokaler, staatlicher und bundesstaatlicher Gesetze und Branchenstandards.
• Audits und Überprüfungen. Verfolgen Sie mühelos interne und externe Audits, um potenzielle Schwachstellen in den Compliance-Aktivitäten Ihres Unternehmens zu ermitteln.
• Berichte und Warnmeldungen in Echtzeit. Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn sich Vorschriften oder Normen ändern, und erhalten Sie Hinweise auf bevorstehende Fristen und andere Compliance-Probleme.
• Dokumentation und Schulung. Speichern und verfolgen Sie alle relevanten Dokumente und Schulungsmaterialien im Zusammenhang mit Ihren Compliance-Aktivitäten, damit jeder über Änderungen oder neue Vorschriften informiert ist.
• Geringerer Zeit- und Ressourcenaufwand für die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften. Durch die zentrale Speicherung von Daten, die sich auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens beziehen, können Sie den Prozess der Einhaltung von Fristen effizienter gestalten und Ihre Fortschritte mit denen anderer Unternehmen vergleichen.
• Bessere Sichtbarkeit der Compliance-Aktivitäten. Mit einer zentralen Anlaufstelle für die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und die Behebung von Problemen haben Sie eine bessere Kontrolle über alle Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind, und können mögliche Strafen und Sanktionen vermeiden.

7 Schritte zur Einführung eines Compliance Dashboards in Ihrem Unternehmen

Ein gut konzipiertes Dashboard kann Ihre Compliance-Initiativen vereinfachen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen alle Anforderungen rechtzeitig erfüllt. Es ist jedoch nicht immer einfach, ein Dashboard für die Einhaltung von Vorschriften zu erstellen. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier sieben Schritte zur Einführung eines Compliance-Dashboards in Ihrem Unternehmen.

1. Ermitteln Sie den Bedarf an Compliance-Tracking. Der erste Schritt zur Implementierung eines Compliance-Dashboards besteht darin, Ihre spezifischen Anforderungen zu ermitteln und zu bewerten. Dazu gehört oft auch, Details wie Vorschriften, Standards, Audit-Anforderungen und andere relevante Informationen, die eingehalten werden müssen, zu skizzieren.
2. Identifizieren Sie relevante Datenquellen für die Einhaltung der Vorschriften. Legen Sie fest, woher Sie alle relevanten Daten im Zusammenhang mit den spezifischen Anforderungen erhalten. Möglicherweise verfügen Sie über wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), Metriken und Daten, die über ein Data Warehouse, verschiedene Anwendungen, die Personalabteilung, die Informationstechnologie und Tabellenkalkulationen verstreut sind und in das Dashboard-Design integriert werden müssen.
3. Entwerfen Sie das Compliance-Dashboard. Nachdem Sie Ihren Bedarf und die erforderlichen Daten ermittelt haben, können Sie mit der Gestaltung Ihres Compliance-Dashboards beginnen. Dazu gehören die Auswahl der Merkmale und Funktionen, die Sie einbeziehen wollen, das Layout des Dashboards selbst und die Festlegung der Berechtigungen für den Zugriff auf die Informationen.
4. Richten Sie automatische Benachrichtigungen ein. Wenn Sie unter automatische Warnungen oder Benachrichtigungen für Fristen, Auslöser und andere wichtige Informationen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften einrichten, können Sie den Überblick über die Compliance-Aktivitäten behalten, ohne sich jeden Tag im Dashboard anmelden zu müssen.
5. Überwachen Sie die Compliance-Aktivitäten. Überwachen Sie nach der Einrichtung des Dashboards regelmäßig die Compliance-Aktivitäten, um sicherzustellen, dass alle Vorschriften und Standards eingehalten werden, überprüfen Sie alle Änderungen an Richtlinien oder Verfahren und verfolgen Sie den Fortschritt von Audits oder Überprüfungen.
6. Nehmen Sie notwendige Änderungen und Verbesserungen vor. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Dashboard regelmäßig mit neuen Informationen aktualisieren, sobald diese verfügbar sind. Das Löschen von Informationen, die nicht mehr hilfreich sind, kann ebenfalls sicherstellen, dass Ihr Dashboard nicht zu sehr aufgebläht wird und an Relevanz verliert.

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