Toutes les entreprises - du graphiste indépendant à la société internationale Fortune 500 - s'appuient sur les mêmes principes de base pour assurer le suivi de leurs finances. 

Deux éléments de cette fondation sont la balance générale des comptes et le bilan. Comprendre ce qu'ils sont et comment ils sont liés est un pas important vers la compréhension des flux d'argent au sein d'une entreprise.

Voyons ce qu'il en est.

Qu'est-ce qu'une balance générale des comptes ou un bilan ?

La balance générale des comptes est une liste des comptes financiers d'une entreprise et de leurs soldes, tandis que le bilan est un rapport qui indique la valeur nette d'une entreprise. 

La balance générale des comptes et le bilan sont des étapes différentes du processus comptable: 

Écriture de journal → Grand livre → balance générale des comptes → États financiers

Tout d'abord, les transactions financières sont enregistrées sous forme d'écritures de journal. Ces écritures sont rassemblées dans le grand livre. Les transactions du grand livre sont agrégées par compte pour créer la balance générale des comptes. Enfin, les comptes de la balance générale des comptes sont regroupés par catégorie pour constituer les états financiers : 

• Bilan
• Compte de résultat 
• Tableau des flux de trésorerie

La balance générale des comptes est un document interne qui constitue la première étape de l'élaboration des états financiers. Elle répertorie tous les comptes financiers et leurs soldes à une date donnée. Cette date peut être la fin de l'exercice, la fin d'un trimestre ou le dernier jour du mois, en fonction de la période concernée. 

Par convention, les soldes débiteurs et les soldes créditeurs figurent dans des colonnes différentes. En additionnant le total des débits et le total des crédits, il est facile de voir si toutes les transactions sont équilibrées : Les débits doivent être égaux aux crédits. 

Si les débits sont égaux aux crédits, les comptes et les soldes sont ensuite agrégés pour créer les états financiers. Les comptes de la balance générale des comptes sont répartis entre les comptes de bilan et les comptes de résultat. Les comptes de bilan et leurs soldes sont classés en actifs, passifs et capitaux propres pour créer le bilan. 

Le bilan, ainsi que le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie, peuvent être utilisés en interne pour les rapports de gestion ou en externe pour les rapports destinés aux investisseurs, aux créanciers et aux autres parties prenantes. Les utilisateurs externes utilisent le plus souvent les états financiers de fin d'année pour prendre leurs décisions. 

Au cours des siècles qui ont précédé l'apparition de la comptabilité informatisée, la compilation des données nécessaires à l'établissement de la balance générale des comptes et des états financiers était un processus manuel fastidieux, long et source d'erreurs, réalisé avec du papier et un stylo. En raison du temps nécessaire à leur compilation, les balances générales des comptes et les bilans n'étaient créés qu'en cas de besoin, à la fin d'un trimestre ou d'une année. Aujourd'hui, la plupart des systèmes comptables permettent de les créer presque instantanément en quelques clics.

Qu'est-ce qu'une balance générale des comptes? 

La balance générale des comptes est un rapport interne qui répertorie tous les comptes financiers et leurs soldes de clôture à une date donnée. Ces soldes résultent de la comptabilité en partie double, ce qui signifie que les débits doivent être égaux aux crédits. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité rend presque impossible l'enregistrement de transactions déséquilibrées, de sorte que l'objectif historique de la création d'une balance générale des comptes - vérifier que les débits sont égaux aux crédits - est une question triviale. Toutefois, il est toujours utile d'examiner la balance générale des comptes pour détecter les erreurs comptables évidentes qui peuvent apparaître sous la forme de soldes de comptes bizarres. Par exemple, les comptes créditeurs devraient présenter un solde créditeur et les comptes débiteurs un solde débiteur.

Voici un exemple de balance générale des comptes pour la société XYZ au 31 décembre 202X. Par convention, la colonne débit est à gauche et la colonne crédit à droite. 

CompteDR.CR.Trésorerie94,000Créances11,000Bâtiment150,000Terrain50,000Equipement20,000Amortissements cumulés1,000Créances 20,000Effets à payer200,000Capitaux propres100,000Revenu20,000Dépenses de salaires11,000Dépenses de services publics3,000Dépenses d'amortissement1,000Dépenses de fournitures500Dépenses juridiques500Totaux341,000341,000

Outre la correction d'erreurs apparentes, d'autres ajustements peuvent être nécessaires dans le cadre du cycle comptable pour s'assurer que les chiffres sont conformes aux principes comptables. Dans le cadre du processus de clôture à la fin d'une période comptable, les comptes du bilan doivent être rapprochés et des écritures d'ajustement doivent être passées. Les entreprises qui ont des stocks doivent compter leur stock de clôture afin que le coût des marchandises vendues puisse être calculé de manière appropriée. 

Une fois que les comptes du bilan ont été liquidés, la balance générale des comptes ajustée peut créer le compte de résultat et le bilan. Le compte de résultat retrace les résultats des opérations dans le temps, tandis que le bilan retrace les effets cumulés des opérations sur l'actif, le passif et les capitaux propres. 

Qu'est-ce que le bilan ? 

Le bilan présente la situation financière d'une entreprise à un moment donné. Un autre nom pour le bilan est l'état de la situation financière. Le bilan est divisé en plusieurs sections :

Actifs : Il s'agit de tout ce que l'entreprise possède et qui a une valeur intrinsèque. Les exemples incluent les liquidités, les montants dus à l'entreprise par les clients (comptes débiteurs), les bâtiments, le mobilier et l'équipement. Les actifs peuvent également être intangibles, comme les brevets ou les marques déposées. 

Le passif : Il s'agit de ce que l'entreprise doit à d'autres parties. Il s'agit d'une obligation légale de payer une certaine somme d'argent à une autre personne ou entité. Il peut s'agir de factures non encore payées (comptes créditeurs), d'emprunts bancaires ou d'effets à payer. 

Capitaux propres : Les capitaux propres sont également connus sous le nom de capitaux propres des actionnaires. Ils représentent la valeur résiduelle de l'entreprise après le paiement de toutes les dettes. Les capitaux propres proviennent de deux sources principales : L'argent ou les autres ressources investies dans l'entreprise par les propriétaires et les bénéfices qui ont été conservés par l'entreprise pour les besoins futurs. 

Le bilan est défini par l'équation comptable :  

Actif = Passif + Capitaux propres

Selon cette équation, l'actif d'une organisation doit être équilibré par la somme du passif et des capitaux propres. Un bilan qui n'est pas équilibré est le signe d'erreurs dans les registres comptables. 

Les bilans sont utilisés à des fins internes pour soutenir les décisions stratégiques. Les utilisateurs externes utilisent les bilans pour évaluer la situation financière et la liquidité d'une entreprise. Les deux catégories d'utilisateurs peuvent s'appuyer sur des ratios pour comparer la situation financière de l'entreprise à des points de référence. 

Voici le bilan de la balance générale des comptes ci-dessus :

Bilan de la société XYZ

Au 31 décembre 202X

Actif Liquidités 94 000Créances 11 000Immobilisations corporelles, nettes 219 000Total de l'actif 324 000Passif Dettes 20 000Engagements 200 000Total dupassif 220000Capitaux propres Solde d'ouverture 100 000Revenu net 4 000Total descapitaux propres 104 000Total dupassif plus les capitaux propres 324 000

Selon les utilisateurs visés par le bilan, les catégories d'actifs, de passifs et de capitaux propres peuvent être présentées sous forme de résumé ou inclure une liste détaillée de tous les comptes du grand livre dans chaque catégorie. Par exemple, les dirigeants ou les auditeurs d'une entreprise souhaiteront probablement voir une liste détaillée de tous les comptes d'actifs, tandis que les cadres et les utilisateurs externes n'auront peut-être besoin que de voir les actifs courants et non courants. Les actifs existants sont des éléments qui sont déjà sous forme de liquidités ou qui seront probablement convertis en liquidités dans l'année qui suit. Les actifs non courants sont des éléments qui ne sont pas susceptibles d'être convertis en liquidités à court terme. 

balance générale des comptes vs. Balance Sheet (Tableau de comparaison)

Voici les principales différences entre une balance générale des comptes et un bilan :

Balance de vérificationBilanDéfinitionListe des comptes financiers et de leurs soldes à une date donnéeRésumé de la situation financière d'une entreprise à un moment donnéFonctionTester si les débits sont égaux aux créditsDéterminer la situation financière d'une entreprisePartie des états financiers ?NonOui, avec le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerieFréquence de préparationSelon les besoinsMensuellement, trimestriellement ou annuellement, en fonction des exigences de l'entreprise en matière de reportingUtilisateurs principauxInterne uniquementInterne et externeSourceGrand livreSolde provisoireValeur des capitaux propresSolde initialSolde de clôtureQuels comptes ? Tous les comptes financiers d'une entreprise sont inclusSolde du bilan uniquement. Les recettes et les dépenses sont déclarées en tant que résultat net pour une période donnéeNiveau d'agrégationAgrège les transactions par compteAgrège les comptes par catégories d'actifs, de passifs et de capitaux propresNormes comptablesAucune norme n'impose de présentation ou de formatLa présentation et le format général doivent être conformes aux normes comptables en vigueur.

Comprendre ses chiffres pour développer son entreprise

Comprendre comment l'information circule dans votre système comptable peut vous aider à comprendre d'où viennent les chiffres de vos états financiers. La balance générale des comptes et le bilan ne sont que deux éléments de cette compréhension. Une meilleure compréhension de vos chiffres et de leur interaction peut vous permettre de développer votre entreprise.