Toutes les entreprises, du graphiste indépendant indépendant à la société mondiale Fortune 500, s'appuient sur les mêmes principes de base pour le suivi de leurs finances.

Les deux éléments de cette fondation sont les balance d'essai et le bilan. Comprendre ce qu'ils sont et comment ils sont liés constitue une étape importante pour comprendre les flux financiers d'une entreprise.

Allons-y.

Qu'est-ce qu'une balance de vérification par rapport à un bilan ?

La balance de vérification est une liste des comptes financiers d'une entreprise et de leurs soldes, tandis que le bilan est un rapport qui indique la valeur nette d'une entreprise.

La balance de vérification et le bilan sont des étapes différentes du processus comptable :

Entrée de journal → Grand livre général → Balance provisoire → États financiers

Tout d'abord, les transactions financières sont enregistrées comme entrées de journal. Ces écritures de journal sont collectées dans le grand livre général. Les transactions du grand livre sont agrégées par compte pour créer la balance de vérification. Enfin, les comptes du grand livre figurant dans la balance de vérification sont regroupés par catégorie pour établir les états financiers :

• Bilan
• Compte de résultat
• Tableau des flux de trésorerie

Le balance d'essai est un document interne utilisé comme première étape de la création des états financiers. Il répertorie tous les comptes financiers et leurs soldes comptables à une date précise. Cette date peut être la fin de l'exercice, la fin d'un trimestre ou le dernier jour du mois, selon la période sur laquelle porte le rapport.

Par convention, les soldes débiteurs et créditeurs sont répertoriés dans différentes colonnes. En additionnant le total des débits et le total des crédits, il est facile de voir si toutes les transactions s'équilibrent : les débits doivent être égaux à des crédits.

Si les débits sont égaux à des crédits, les comptes et les soldes sont ensuite agrégés pour créer les états financiers. Les comptes de la balance de vérification sont répartis entre les comptes du bilan et les comptes du compte de résultat. Les comptes de bilan et leurs soldes sont triés en actifs, passifs et capitaux propres pour créer le bilan.

Le bilan, ainsi que le compte de résultat et l'état des flux de trésorerie, peuvent être utilisés en interne pour les rapports de gestion ou en externe pour les rapports destinés aux investisseurs, aux créanciers et aux autres parties prenantes. Les utilisateurs externes utilisent le plus souvent les états financiers de fin d'année pour prendre leurs décisions.

Au cours des siècles qui ont précédé la tenue de livres sur ordinateur à l'aide de logiciels de comptabilité, la compilation des données pour créer la balance de vérification et les états financiers était un processus manuel fastidieux, long et sujet aux erreurs, effectué avec du papier et un stylo. En raison du temps nécessaire pour les compiler, les balances de vérification et les bilans n'ont été créés que lorsque cela était nécessaire à la fin d'un trimestre ou d'une année. Aujourd'hui, ils peuvent être créés dans la plupart des systèmes de comptabilité presque instantanément en quelques clics.

Qu'est-ce qu'une balance d'essai ?

Une balance de vérification est un rapport interne qui répertorie tous les comptes financiers et leurs soldes de clôture à une date précise. Ces soldes proviennent d'une comptabilité en partie double, ce qui signifie que les débits doivent être égaux aux crédits. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité rend quasiment impossible l'enregistrement des transactions en déséquilibre. L'objectif historique de la création d'une balance de vérification, à savoir vérifier que les débits sont égaux aux crédits, est donc une mince affaire. Cependant, il est toujours utile de scanner la balance de vérification pour détecter toute erreur de comptabilité évidente pouvant apparaître sous forme de soldes de comptes impairs. Par exemple, les comptes fournisseurs doivent avoir un solde créditeur et les comptes clients doivent avoir un solde débiteur.

Voici un exemple de balance d'essai pour XYZ Co. au 31 décembre 202X. Par convention, la colonne de débit se trouve à gauche et la colonne de crédit à droite.

Compte Dr.CR.Liquidités 94 000 Comptes clients 11 000 Bâtiments 150 000 Terrains 50 000 Équipement 20 000 Amortissement cumulé 1 000 Comptes créditeurs 20 000 Billets à payer 200 000 Capitaux propres 100 000 Chiffres d'affaires 20 000 Dépenses salariales et salariales 11 000 Dépenses des services publics 3 000 Frais d'amortissement 1 000 Frais d'approvisionnement 500 Frais juridiques 500Total 341 000 341 000

Outre la correction des erreurs apparentes, d'autres ajustements peuvent être nécessaires dans le cadre du cycle comptable afin de garantir la conformité des chiffres aux principes comptables. Dans le cadre du processus de clôture à la fin d'une période comptable, les comptes de bilan doivent être rapprochés et les écritures d'ajustement doivent être enregistrées. Les entreprises qui détiennent des stocks doivent compter leurs stock de clôture afin que le Coût des biens vendus peuvent être calculés de manière appropriée.

Une fois les comptes du bilan liquidés, la balance de vérification ajustée peut créer le compte de résultat et le bilan. Le compte de résultat suit les résultats des opérations au fil du temps, tandis que le bilan suit les impacts cumulés des opérations sur les actifs, les passifs et les capitaux propres.

Qu'est-ce que le bilan ?

Le bilan montre la situation financière d'une entreprise à un moment donné. Un autre nom pour un bilan est état de la situation financière. Un bilan est divisé en sections :

Actifs : Il s'agit de tout ce que possède l'entreprise qui a une valeur intrinsèque. Les exemples incluent les espèces, les montants dus à l'entreprise par les clients (comptes clients), les bâtiments, le mobilier et l'équipement. Les actifs peuvent également être intangibles, tels que des brevets ou des marques de commerce.

Passifs : C'est ce que l'entreprise doit aux autres parties. Il s'agit d'obligations légales de payer une certaine somme d'argent à une autre personne ou entité. Il peut s'agir de factures qui n'ont pas encore été payées (comptes fournisseurs), de prêts bancaires ou de billets à payer.

Capitaux propres du propriétaire : Les capitaux propres sont également appelés capitaux propres ou capitaux propres. Cela représente la valeur résiduelle de l'entreprise une fois que toutes les dettes ont été payées. Les capitaux propres proviennent de deux sources principales : l'argent ou d'autres ressources investis dans l'entreprise par les propriétaires et les bénéfices qui ont été conservés par l'entreprise pour ses besoins futurs.

Le bilan est défini par l'équation comptable :

Actifs = Passifs + Capitaux propres

Selon cette équation, les actifs d'une organisation doivent être équilibrés par la somme de ses passifs et de ses capitaux propres. Un bilan qui n'est pas équilibré est le signe d'erreurs dans les registres comptables.

Les bilans sont utilisés à des fins internes pour étayer les décisions stratégiques. Les utilisateurs externes utilisent les bilans pour évaluer la situation financière et la liquidité d'une entreprise. Les deux groupes d'utilisateurs peuvent s'appuyer sur des ratios pour comparer la situation financière de l'entreprise à des indices de référence.

Voici le bilan de la balance provisoire ci-dessus :

Bilan de XYZ Co.

Au 31 décembre 202X

Actifs Liquidités 94 000 comptes clients 11 000 biens immobiliers, usines et équipements, montant net 219 000Total des actifs 324 000Passifs Comptes créditeurs 20 000 billets à payer 200 000Total des passifs 220 000Capitaux propres Solde initial 100 000 Revenu net 4 000Total des capitaux propres 104 000Total du passif plus les capitaux propres 324 000

Selon les utilisateurs prévus d'un bilan, les catégories d'actifs, de passifs et de capitaux propres peuvent être présentées sous forme résumée ou inclure une liste détaillée de tous les comptes du grand livre général de chaque catégorie. Par exemple, les dirigeants ou les auditeurs d'une entreprise souhaiteront probablement voir une liste détaillée de tous les comptes d'actifs, tandis que les dirigeants et les utilisateurs externes n'auront peut-être besoin que de voir les actifs courants et non courants. Les actifs existants sont des éléments qui se présentent déjà sous forme de trésorerie ou qui seront probablement convertis en espèces d'ici un an. Les actifs non courants sont des éléments qui ne sont pas susceptibles d'être convertis en liquidités à court terme.

5 Balance provisoire par rapport au bilan (tableau comparatif)

Voici les principales différences entre une balance de vérification et un bilan :

Bilan d'essaiDéfinition du bilan Une liste des comptes financiers et de leurs soldes à une date donnéeUn résumé de la situation financière d'une entreprise à un moment donnéFonction pour vérifier si les débits sont égaux à des créditsPour déterminer la situation financière d'une entrepriseUne partie des états financiers ? Non Oui, ainsi que le compte de résultat et l'état des flux de trésorerie Fréquence de préparation Selon les besoins Mensuel, trimestriel ou annuel, selon les exigences d'information de l'entreprise Principaux utilisateurs internes uniquement Source interne et externeSource du grand livre général Solde d'essai Valeur des capitaux propres Solde de début Solde de clôture Quels comptes ? Tous les comptes financiers d'une entreprise sont inclus. Comptes de bilan uniquement. Les recettes et les dépenses sont déclarées en tant que résultat net pour une période donnée. Niveau d'agrégation. Agrégit les transactions par compte. Agrégit les comptes par catégories d'actifs, de passifs et de capitaux propres. Normes comptables : Aucune norme, présentation ou format des mandats. La présentation et le format général doivent être conformes aux normes comptables pertinentes.

Comprenez vos chiffres pour développer votre activité

Comprendre comment les informations circulent dans votre système comptable peut vous aider à déterminer d'où proviennent les chiffres de vos états financiers. La balance provisoire et le bilan ne sont que deux éléments de cette compréhension. Une meilleure compréhension de vos chiffres et de leur interaction peut vous donner des informations utiles pour développer votre activité.