Nous connaissons tous les dépenses, ces choses qui réduisent nos profits mais qui semblent être un mal nécessaire. Que sont les dépenses prépayées et quel est leur impact sur nos comptes ? Examinons les dépenses prépayées, la façon dont elles sont enregistrées et leur effet sur les finances.

Que sont les dépenses prépayées ?

Les dépenses prépayées surviennent lorsque vous payez à l'avance une dépense que vous utiliserez sur plus d'une période comptable. Étant donné que le paiement de la dépense et son utilisation réelle pour générer des revenus ne se font pas tous en même temps, cela crée une dépense prépayée, qui constitue un actif courant sur votre bilan (plus d'informations à ce sujet dans une minute). Nous allons passer en revue quelques exemples de dépenses prépayées, puis nous verrons comment elles sont enregistrées et pourquoi elles sont enregistrées comme elles le sont.

Exemples de dépenses prépayées

L'assurance prépayée est un exemple très courant de dépense prépayée. Il est courant de payer une assurance plus d'un mois à la fois. Supposons que vous payiez d'avance pendant 6 mois sur votre police d'assurance commerciale. Bien qu'il s'agisse d'une dépense, le prépaiement vous oblige à l'enregistrer dans vos livres d'une manière spéciale, en supposant que vous utilisiez la méthode de comptabilité d'exercice.

Les petites entreprises enregistreront simplement le paiement anticipé lorsqu'il sera effectué. Malheureusement, cela ne nous donne pas une image complète de ce qui se passe. Cela donne l'impression que le premier mois est beaucoup moins rentable, en raison du montant forfaitaire de ces dépenses, et que les cinq mois suivants semblent plus rentables qu'ils ne le sont réellement.

La comptabilité d'exercice suit les PCGR (principes comptables généralement reconnus) et, plus précisément, dans ce cas, le principe d'appariement. Selon le principe d'appariement, les dépenses doivent correspondre aux recettes qu'elles contribuent à générer. Cela donne une image beaucoup plus fidèle de votre fonds de roulement et, évidemment, de votre rentabilité.

Dans ce cas, vous payez votre prime d'assurance une seule fois, mais vous êtes assuré pendant 6 mois. L'utilisation de dépenses prépayées vous permet d'enregistrer l'utilisation de cette assurance sur toute la période et pas seulement le premier mois.

Comment enregistrer les dépenses prépayées

Nous venons de passer en revue les frais d'assurance prépayés à titre d'exemple. Utilisons maintenant le loyer prépayé (autre phénomène courant) pour voir comment les dépenses prépayées sont enregistrées.

Par souci de simplicité, supposons que vous payiez à l'avance six mois de loyer pour un total de 6 000$. Bien que vous ayez dépensé 6 000$, vous n'avez pas encore profité des avantages de cette dépense. Vous allez donc enregistrer une dépense prépayée et l'ajuster au fil du temps.

Votre première saisie comptable se fera au moment du paiement du loyer. Débitez le compte de dépenses prépayé (loyer prépayé) du montant prépayé pour l'augmenter, puis le compte de caisse sera crédité afin que l'argent sortant soit enregistré.

À présent, vous allez créer réglage des entrées au début de chaque mois pour enregistrer les dépenses (remarque : le premier JE peut avoir lieu immédiatement, selon la date à laquelle vous effectuez ce prépaiement). Pour l'écriture comptable, créditez le compte de dépenses prépayé (également appelé compte d'actif prépayé) et créditez le compte de dépenses de loyer. Cela enregistre l'utilisation effective d'un mois de loyer.

Pourquoi les dépenses prépayées sont-elles un actif du bilan ?

Comme je viens de le mentionner, les dépenses prépayées sont également appelées actifs prépayés et apparaissent comme des actifs courants au bilan. Cela peut prêter à confusion, alors voyons pourquoi.

Un actif prépayé est un peu comme une carte-cadeau Starbucks (nous allons ignorer les détails techniques de la comptabilité des cartes-cadeaux et les préférences personnelles en matière de café pour le moment). Si quelqu'un vous offre une carte Starbucks en cadeau, c'est presque comme s'il vous avait donné de l'argent, elle était juste réservée à un certain usage. Vous disposez d'un pouvoir d'achat futur que vous pourrez utiliser quand vous en aurez besoin. Et tout comme l'argent liquide, cette carte est un actif pour vous, ce qui signifie que vous en bénéficierez dans le futur.

Les dépenses prépayées ne sont pas techniquement des dépenses enregistrées sur vos états financiers. Alors que les dépenses et les revenus figurent sur le compte de résultat, les dépenses prépayées sont suivies sur le bilan de l'entreprise. Vous pouvez les considérer presque comme l'inverse des comptes fournisseurs.

Les comptes créditeurs sont des passifs courants créés lorsque vous bénéficiez de quelque chose avant de l'avoir payé. Par exemple, si vous avez acheté quelque chose et que vous avez reçu une facture mais que vous ne voulez pas la payer avant la fin du mois ou le mois prochain, c'est un exemple d'AP. Les actifs prépayés sont exactement le contraire, dans la mesure où vous les avez payés et vous n'en bénéficierez que plus tard. Il ne s'agit donc pas d'un passif, mais d'un actif courant à utiliser ultérieurement. Il couvre vos dépenses futures au fur et à mesure et est diminué dans une sorte d'amortissement.