Nous connaissons tous les dépenses - ces choses qui réduisent nos bénéfices mais qui semblent être un mal nécessaire. Qu'est-ce que les charges payées d'avance et quel est leur impact sur nos comptes ? Examinons les charges payées d'avance, leur mode d'enregistrement et leur incidence sur les comptes. 

Que sont les dépenses prépayées ?

On parle de charges payées d'avance lorsque vous payez à l'avance une dépense que vous utiliserez sur plus d'une période comptable. Comme le paiement de la dépense et son utilisation effective pour générer des recettes n'ont pas lieu en même temps, cela crée une charge payée d'avance, qui est un actif à court terme dans votre bilan (nous y reviendrons dans une minute). Nous examinerons quelques exemples de charges payées d'avance, puis nous verrons comment elles sont comptabilisées et pourquoi elles le sont.

Exemples de dépenses payées d'avance

L'assurance payée d'avance est un exemple très courant de dépense payée d'avance. Il est courant de payer une assurance plus d'un mois à la fois. Supposons que vous payez d'avance une police d'assurance pour six mois. Bien qu'il s'agisse d'une dépense, le paiement anticipé exige que vous l'enregistriez dans vos livres d'une manière particulière, en supposant que vous utilisiez la méthode de la comptabilité d'exercice.

Les petites entreprises basées sur la comptabilité de caisse se contentent d'enregistrer le paiement anticipé au moment où il a lieu. Malheureusement, cela ne nous donne pas une image complète de ce qui se passe. Le premier mois apparaît beaucoup moins rentable - en raison du montant forfaitaire de cette dépense - et les cinq mois suivants semblent plus rentables qu'ils ne le sont en réalité. 

La comptabilité d'exercice suit les GAAP (principes comptables généralement admis) et plus particulièrement, dans le cas présent, le principe de rapprochement . Le principe de rapprochement stipule que les dépenses doivent correspondre aux recettes qu'elles contribuent à créer. Cela donne une image beaucoup plus fidèle de votre fonds de roulement et, évidemment, de votre rentabilité. 

Dans ce cas, vous payez votre prime d'assurance une seule fois, mais vous bénéficiez d'une couverture d'assurance pendant six mois. L'utilisation des charges payées d'avance vous permet d'enregistrer l'utilisation de cette assurance sur l'ensemble de la période et pas seulement sur le premier mois. 

Comment comptabiliser les dépenses payées d'avance

Nous venons d'examiner les dépenses d'assurance payées d'avance à titre d'exemple. Utilisons maintenant les loyers payés d'avance (un autre cas fréquent) pour voir comment les charges payées d'avance sont comptabilisées. 

Pour simplifier, disons que vous payez à l'avance six mois de loyer pour un total de 6 000 dollars. Bien que vous ayez déboursé 6 000 $, vous n'avez pas encore bénéficié des avantages de cette dépense, vous enregistrerez donc une dépense payée d'avance et l'ajusterez au fil du temps.   

Votre première écriture comptable sera le paiement du loyer. Débitez le compte de dépenses payées d'avance (loyer payé d'avance) du montant payé d'avance pour l'augmenter, puis le compte de trésorerie sera crédité afin que l'argent sortant soit enregistré. 

Vous allez maintenant créer des écritures de régularisation au début de chaque mois pour enregistrer les dépenses (remarque : la première écriture de régularisation peut avoir lieu immédiatement, en fonction du moment où vous effectuez le paiement anticipé). Pour l'écriture de journal, créditez le compte de charges payées d'avance (également appelé compte d'actifs payés d'avance) et créditez le compte de charges locatives. Vous enregistrez ainsi l'utilisation réelle d'un mois de loyer. 

Pourquoi les dépenses payées d'avance constituent-elles un actif dans le bilan ?

Comme je viens de le mentionner, les charges payées d'avance sont également appelées "actifs payés d'avance" et apparaissent dans l'actif circulant du bilan. Cela peut prêter à confusion, c'est pourquoi nous allons en expliquer les raisons. 

Un actif prépayé est un peu comme une carte-cadeau Starbucks (nous ignorerons pour l'instant les détails techniques de la comptabilité des cartes-cadeaux et les préférences personnelles en matière de café). Si quelqu'un vous offre une carte Starbucks, c'est un peu comme s'il vous avait donné de l'argent, mais celui-ci est réservé à un usage particulier. Vous disposez d'un pouvoir d'achat futur que vous pouvez utiliser lorsque vous en avez besoin. Et tout comme l'argent liquide, cette carte est un actif pour vous, ce qui signifie que vous en tirerez un avantage dans le futur. 

Les charges payées d'avance ne sont pas techniquement des charges enregistrées dans vos états financiers. Alors que les dépenses et les recettes figurent dans le compte de résultat, les charges payées d'avance sont inscrites au bilan de l'entreprise. On peut les considérer comme l'inverse des comptes créditeurs. 

Les comptes créditeurs sont des dettes à court terme créées lorsque vous bénéficiez de quelque chose avant de l'avoir payé. Par exemple, si vous avez acheté quelque chose et reçu une facture, mais que vous ne la payez pas avant la fin du mois ou le mois suivant, il s'agit d'un exemple de compte créditeur. Les actifs prépayés sont exactement le contraire, en ce sens que vous les avez payés et que vous n'en bénéficierez que plus tard. Plutôt qu'un passif, il s'agit donc d'un actif à court terme qui sera utilisé plus tard. Il couvre vos dépenses futures au fur et à mesure et est diminué par une sorte d'amortissement.