Wir alle kennen Ausgaben — Dinge, die unsere Gewinne schmälern, aber ein notwendiges Übel zu sein scheinen. Was sind vorausbezahlte Ausgaben und wie wirken sie sich auf unsere Bücher aus? Schauen wir uns die vorausbezahlten Ausgaben an, wie sie erfasst werden und welche Auswirkungen sie auf die Finanzen haben.

Was sind vorausbezahlte Ausgaben?

Im Voraus bezahlte Ausgaben fallen an, wenn Sie eine Ausgabe im Voraus bezahlen, die Sie in mehr als einem Abrechnungszeitraum verbrauchen werden. Da die Zahlung der Ausgaben und ihre tatsächliche Verwendung zur Generierung von Einnahmen nicht auf einmal erfolgen, entsteht eine im Voraus bezahlte Ausgabe, die ein laufender Vermögenswert auf Ihrem Konto ist Bilanz (mehr dazu in einer Minute). Wir gehen einige Beispiele für vorausbezahlte Ausgaben durch und schauen uns dann an, wie sie aufgezeichnet werden und warum sie so aufgezeichnet werden, wie sie sind.

Beispiele für vorausbezahlte Ausgaben

Ein sehr häufiges Beispiel für eine im Voraus bezahlte Ausgabe ist eine vorausbezahlte Versicherung. Es ist üblich, die Versicherung für mehr als einen Monat am Stück zu bezahlen. Nehmen wir an, Sie zahlen für 6 Monate im Voraus für Ihre Geschäftsversicherung. Dies ist zwar eine Ausgabe, aber die Vorauszahlung erfordert, dass Sie sie auf besondere Weise in Ihren Büchern verbuchen, vorausgesetzt, Sie verwenden die Abgrenzungsmethode.

Kleine Unternehmen verbuchen die Vorauszahlung einfach auf Bargeldbasis, sobald sie erfolgt. Leider gibt uns das kein vollständiges Bild davon, was passiert. Dadurch erscheint der erste Monat weit weniger rentabel - wegen der Pauschalsumme dieser Ausgaben - und die nächsten fünf Monate erscheinen rentabler als sie wirklich sind.

Die periodengerechte Rechnungslegung folgt GAAP (allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen) und in diesem Fall insbesondere das Matching-Prinzip. Das Matching-Prinzip besagt, dass die Ausgaben an die Einnahmen angepasst werden sollten, zu deren Erzielung sie beitragen. Dies zeigt ein viel genaueres Bild Ihres Betriebskapitals und natürlich Ihrer Rentabilität.

In diesem Fall zahlen Sie Ihre Versicherungsprämie einmal, haben aber Versicherungsschutz für 6 Monate. Wenn Sie im Voraus bezahlte Ausgaben verwenden, können Sie die Inanspruchnahme dieser Versicherung für den gesamten Zeitraum und nicht nur für den ersten Monat aufzeichnen.

So erfassen Sie vorausbezahlte Ausgaben

Wir haben gerade als Beispiel die vorausbezahlten Versicherungskosten überprüft. Lassen Sie uns nun anhand der vorausbezahlten Miete (ein weiteres häufiges Ereignis) sehen, wie vorausbezahlte Ausgaben erfasst werden.

Nehmen wir der Einfachheit halber an, Sie zahlen eine sechsmonatige Miete im Voraus für insgesamt 6.000 USD. Obwohl Sie 6.000$ ausgegeben haben, haben Sie die Vorteile dieser Ausgabe noch nicht in Anspruch genommen. Sie erfassen also eine im Voraus bezahlte Ausgabe und passen sie im Laufe der Zeit an.

Ihr erster Buchhaltungseintrag erfolgt, wenn die Miete bezahlt ist. Bitte belasten Sie das vorausbezahlte Spesenkonto (im Voraus bezahlte Miete) mit dem vorausbezahlten Betrag, um ihn zu erhöhen. Anschließend wird das Bargeldkonto gutgeschrieben, sodass das ausgezahlte Geld verbucht wird.

Jetzt erstellen Sie Einträge anpassen zu Beginn eines jeden Monats, um die Kosten zu erfassen (Hinweis: Die erste JE kann sofort erfolgen, je nachdem, wann Sie diese Vorauszahlung leisten). Für den Journaleintrag schreiben Sie das Konto für vorausbezahlte Ausgaben (auch als Konto für vorausbezahlte Vermögenswerte bezeichnet) gut und schreiben Sie das Mietkostenkonto gut. Dies erfasst die tatsächliche Nutzung einer Monatsmiete.

Warum sind vorausbezahlte Ausgaben ein Vermögenswert in der Bilanz?

Wie ich gerade erwähnt habe, werden vorausbezahlte Ausgaben auch als vorausbezahltes Vermögen bezeichnet und erscheinen in der Bilanz als Umlaufvermögen. Das kann verwirrend sein, also lassen Sie uns darüber sprechen, warum das so ist.

Ein Prepaid-Asset ist ein bisschen wie eine Starbucks-Geschenkkarte (wir ignorieren vorerst die technischen Details der Geschenkkartenabrechnung und die persönlichen Kaffeevorlieben). Wenn dir jemand eine Starbucks-Karte schenkt, ist es fast so, als hätte er dir Geld gegeben, es ist nur für eine bestimmte Verwendung reserviert. Sie haben in Zukunft Kaufkraft, die Sie nutzen können, wenn Sie sie benötigen. Und genau wie Bargeld ist diese Karte eine Bereicherung für Sie, was bedeutet, dass Sie in Zukunft davon profitieren werden.

Im Voraus bezahlte Ausgaben sind technisch gesehen keine Ausgaben, die in Ihrem Jahresabschluss vermerkt sind. Während Ausgaben und Einnahmen in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt sind, werden im Voraus bezahlte Ausgaben in der Bilanz des Unternehmens ausgewiesen. Man kann sie sich fast wie die Umkehrung von Verbindlichkeiten vorstellen.

Verbindlichkeiten sind kurzfristige Verbindlichkeiten, die entstehen, wenn Sie von etwas profitieren, bevor Sie dafür bezahlt haben. Wenn Sie beispielsweise etwas gekauft und eine Rechnung erhalten haben, diese aber erst am Ende des Monats oder im nächsten Monat bezahlen, ist das ein Beispiel für AP. Prepaid-Vermögenswerte sind genau das Gegenteil, da Sie dafür bezahlt haben und erst später davon profitieren werden. Es handelt sich also nicht um eine Verbindlichkeit, sondern um einen kurzfristigen Vermögenswert, der später aufgebraucht werden kann. Es deckt Ihre zukünftigen Ausgaben im laufenden Betrieb ab und wird quasi als Amortisation reduziert.