Wir alle kennen die Ausgaben - jene Dinge, die unsere Gewinne schmälern, aber ein notwendiges Übel zu sein scheinen. Was sind aktive Rechnungsabgrenzungsposten und wie wirken sie sich auf unsere Bücher aus? Schauen wir uns die vorausbezahlten Ausgaben an, wie sie verbucht werden und welche Auswirkungen sie auf die Finanzen haben. 

Was sind vorausbezahlte Ausgaben?

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten entstehen, wenn Sie im Voraus für eine Ausgabe zahlen, die Sie in mehr als einer Rechnungsperiode verbrauchen werden. Da die Zahlung des Aufwands und seine tatsächliche Verwendung zur Erzielung von Einnahmen nicht auf einmal erfolgen, entsteht ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten, der in Ihrer Bilanz als Umlaufvermögen ausgewiesen wird (mehr dazu in einer Minute). Wir gehen auf einige Beispiele für aktive Rechnungsabgrenzungsposten ein und sehen uns dann an, wie sie verbucht werden und warum sie so verbucht werden, wie sie verbucht werden.

Beispiele für aktive Rechnungsabgrenzungsposten

Ein sehr häufiges Beispiel für eine vorausbezahlte Ausgabe ist eine vorausbezahlte Versicherung. Es ist üblich, für Versicherungen mehr als einen Monat auf einmal zu bezahlen. Nehmen wir an, Sie zahlen im Voraus für 6 Monate für Ihre Unternehmensversicherung. Dies ist zwar ein Aufwand, aber die Vorauszahlung erfordert eine besondere Verbuchung in Ihren Büchern, wenn Sie die Rückstellung anwenden .

Kleine Unternehmen, die auf Kassenbasis arbeiten, verbuchen die Vorauszahlung einfach, wenn sie erfolgt. Leider erhalten wir dadurch kein vollständiges Bild der Vorgänge. Es lässt den ersten Monat wegen des Pauschalbetrags dieser Ausgabe als weit weniger rentabel erscheinen und die nächsten fünf Monate als rentabler, als sie tatsächlich sind. 

Rückstellung Rechnungslegung folgt den GAAP (allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen) und in diesem Fall speziell dem Matching-Prinzip. Das Matching-Prinzip besagt, dass die Ausgaben den Einnahmen gegenübergestellt werden sollten, zu deren Erzielung sie beitragen. Dadurch ergibt sich ein viel genaueres Bild Ihres Betriebskapitals und natürlich auch Ihrer Rentabilität. 

In diesem Fall zahlen Sie Ihre Versicherungsprämie einmal, haben aber Versicherungsschutz für 6 Monate. Die Verwendung von vorausbezahlten Ausgaben ermöglicht es Ihnen, die Nutzung dieser Versicherung über den gesamten Zeitraum zu erfassen und nicht nur im ersten Monat. 

Wie man vorausbezahlte Ausgaben erfasst

Wir haben gerade die vorausbezahlten Versicherungskosten als Beispiel betrachtet. Nun wollen wir anhand der vorausbezahlten Miete (eine weitere häufige Erscheinung) sehen, wie vorausbezahlte Ausgaben verbucht werden. 

Der Einfachheit halber nehmen wir an, dass Sie sechs Monatsmieten in Höhe von insgesamt 6.000 $ im Voraus zahlen. Obwohl Sie 6.000 $ ausgegeben haben, haben Sie noch keinen Nutzen aus dieser Ausgabe gezogen, also verbuchen Sie eine vorausbezahlte Ausgabe und passen sie im Laufe der Zeit an.   

Der erste Buchungseintrag erfolgt, wenn die Miete bezahlt wird. Belasten Sie das Konto für vorausbezahlte Ausgaben (vorausbezahlte Miete) mit dem vorausbezahlten Betrag, um es zu erhöhen, und schreiben Sie es dem Kassenkonto gut, damit der Geldausgang erfasst wird. 

Nun erstellen Sie zu Beginn jedes Monats Anpassungsbuchungen, um die Ausgaben zu verbuchen (Hinweis: Der erste Hauptbucheintrag könnte sofort erfolgen, je nachdem, wann Sie die Vorauszahlung leisten). Für die Journalbuchung schreiben Sie das Konto für vorausbezahlte Ausgaben (auch Konto für vorausbezahlte Vermögenswerte genannt) und das Konto für Mietausgaben gut. Damit wird der tatsächliche Verbrauch eines Monatsmietzinses verbucht. 

Warum sind aktive Rechnungsabgrenzungsposten ein Aktivposten in der Bilanz?

Wie bereits erwähnt, werden aktive Rechnungsabgrenzungsposten auch als vorausbezahlte Vermögenswerte bezeichnet und erscheinen in der Bilanz als Umlaufvermögen. Das kann verwirrend sein, also lassen Sie uns darüber sprechen, warum das so ist. 

Ein Prepaid-Guthaben ist ein bisschen wie eine Starbucks-Geschenkkarte (die technischen Details der Abrechnung von Geschenkkarten und die persönlichen Kaffeevorlieben lassen wir jetzt mal außen vor). Wenn Ihnen jemand eine Starbucks-Geschenkkarte schenkt, ist das fast so, als hätten Sie Geld bekommen, nur dass es für eine bestimmte Verwendung reserviert ist. Du hast eine Kaufkraft für die Zukunft, die du nutzen kannst, wenn du sie brauchst. Und genau wie Bargeld ist diese Karte ein Vermögenswert für Sie, d. h. etwas, von dem Sie in einem zukünftigen Zeitraum einen Nutzen haben werden. 

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten sind technisch gesehen keine Ausgaben, die in Ihren Jahresabschlüssen ausgewiesen werden. Während Ausgaben und Einnahmen in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen, werden aktive Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz des Unternehmens ausgewiesen. Man kann sie sich fast wie das Gegenteil von Debitoren vorstellen. 

Debitoren sind laufende Verbindlichkeiten, die entstehen, wenn Sie von etwas profitieren, bevor Sie es bezahlt haben. Wenn Sie z. B. etwas gekauft und eine Rechnung erhalten haben, diese aber erst am Ende des Monats oder im nächsten Monat begleichen, ist dies ein Beispiel für Debitoren. Vorausbezahlte Guthaben sind genau das Gegenteil: Sie haben für etwas bezahlt und werden erst später davon profitieren. Es handelt sich also nicht um eine Verbindlichkeit, sondern um ein Umlaufvermögen, das später verbraucht wird. Er deckt Ihre zukünftigen Ausgaben und wird durch eine Art Amortisation verringert.