Le guide de survie ultime pour les comptables en période d'affluence

Abhors de l'auteur : Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du prix 40 CPA Practice Advisor 2021 et 2022, lauréate du palmarès des 50 meilleures femmes en comptabilité, et propriétaire de Leaders Online, où l'entreprise aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders en ligne ou communiquez avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

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La fin d'année est près, ce qui signifie deux mots pour de nombreux comptables : haute saison.

La haute saison est souvent associée à de longues heures au bureau (ou travailler à distance) pour les services comptables et leurs équipes. C'est la période de l'année que les professionnels de la comptabilité redoutent souvent le plus. J'ai encore des flashbacks sur le fait d'être au bureau bien après minuit un samedi soir.

À vrai dire, ma première saison chargée a été misérable. En conséquence, je me suis retrouvée à l'hôpital pendant 9 jours à cause de mon épuisement. D'un côté de la médaille, les employeurs ne devraient pas laisser le travail prendre le dessus, mais d'un autre côté, il est tout aussi important que nous devenions les auteurs de notre propre destin et que nous prenions le contrôle du récit. Pour survivre à une saison chargée, toutes les parties concernées doivent adopter la bonne approche.

La bonne approche de la haute saison comporte de multiples facettes. Cela nécessite de prendre certaines mesures avant, pendant et après la saison. Cela permettra de réduire le stress et le risque d'épuisement professionnel tout en faisant de l'expérience globale une expérience plus positive. Passons maintenant à ces étapes.

3 choses à faire Avant la saison commence

Il reste peu de temps avant le début de la haute saison. Cependant, vous pouvez encore faire certaines choses pour rendre les prochains mois moins stressants.

1. Optimisez les processus de base

Vos processus de base doivent être régulièrement revus et optimisés. Lorsque vous cherchez à optimiser vos processus de base, pensez à :

• Révision de vos processus de base
• Identifier les lacunes et les goulots d'étranglement
• Mesurer l'efficacité des processus

À présent, analysez vos données et mettez en œuvre les principaux changements pour rendre ces processus plus efficaces. Découvrez comment automatiser, rationaliser les flux de travail et réduire l'utilisation d'applications disparates.

Envisagez d'utiliser un logiciel tel que FloQast. Avec FloQast, vous pouvez rationaliser et automatiser les flux de travail chronophages tels que les rapprochements, les demandes de documentation, la clôture de fin de mois, les rapports financiers, etc. Il peut être essentiel de rendre vos flux de travail plus efficaces avant la haute saison pour assurer le bon fonctionnement des opérations et préserver votre santé mentale.

2. Passez en revue les capacités de votre équipe et élaborez un plan

Les examens de planification des capacités devraient être effectués avant le début de la saison, notamment :

• Mesurer le flux de travail à l'avance
• Analyse de la charge de travail réaliste que votre équipe peut gérer
• Réviser les délais avec l'équipe pour s'assurer qu'ils peuvent être respectés et obtenir leur adhésion en matière de responsabilisation

Vous devez également définir des attentes claires pour votre équipe. Assurez-vous que tout le monde sait ce qui doit être fait et quand cela doit être fait.

Les comptables savent que la haute saison implique souvent de longues heures de travail et le dépassement de leurs limites, mais vous devez faire tout votre possible pour soutenir votre équipe. Fixez des objectifs réalistes à vos employés et veillez à ne pas trop remplir leurs assiettes. Vous voulez que vos employés aient le temps de poser des questions, d'aller déjeuner et de s'occuper de leurs besoins non professionnels. Assurez-vous de prendre en compte ces besoins dans votre planification des capacités.

3. Prévenez vos amis et votre famille

Le travail va être chargé. J'ai découvert que l'un des moments les plus difficiles de la haute saison était de devoir constamment dire « non » aux gens. Ce que j'aurais aimé apprendre à faire plus tôt, c'est d'avertir les gens à l'avance. Je recommande d'avertir votre famille, vos amis et les autres membres de votre entourage que :

• Vous travaillerez de longues heures
• Vous pouvez être plus lent à répondre aux appels ou aux messages
• Un « non » n'est pas personnel. Tu les aimes toujours ; tu es juste occupé par le travail en ce moment
• Une fois la haute saison terminée, votre emploi du temps reviendra à la normale

Vous êtes peut-être un peu déconnecté de vos amis et de votre famille, et même si vous êtes en pleine saison, ils ne le seront probablement pas. En informant tout le monde, vous l'aiderez à comprendre que vous ne l'ignorez pas et que vous ne l'ignorez pas. Pour vous, cela vous aidera à vous sentir en paix, car vous serez peut-être plus distant pendant un certain temps.

Bien, maintenant que nous avons discuté de ce qu'il faut faire avant la haute saison, voyons ce qu'il faut faire pendant la haute saison pour la rendre aussi réussie que possible.

3 choses à faire Pendant la haute saison

1. Optimisez vos habitudes de travail

Les habitudes de travail changent de temps en temps, mais vous devez vous efforcer de les optimiser pour rendre cette saison moins stressante. Un rapide examen des éléments suivants vous aidera à :

• Faites-vous trop de tâches à la fois ? Uniquement 2,5 % de la population peut le faire efficacement. Limitez le multitâche autant que possible. Oui, cela signifie arrêter de faire défiler Facebook tout en essayant de travailler.
• Réduisez le nombre de réunions et utilisez des outils tels que Loom pour enregistrer des vidéos explicatives ou organiser des réunions d'équipe rapides.
• Envisagez de fixer des heures de bureau où votre Zoom est actif et où d'autres personnes pourront vous rejoindre selon leurs besoins. Cela peut vous aider à réduire les interruptions tout au long de la journée et à regrouper toutes vos questions dans un certain laps de temps
• Désactivez tous ces messages fastidieux et ennuyeux qui vous distraient. Pensez à activer le mode « Ne pas déranger » sur votre téléphone à certaines heures de la journée.
• Décrivez clairement les tâches à accomplir tous les jours. Soyez réaliste quant à la nature de ces tâches. Ne l'ajoutez pas à votre liste de tâches si vous ne pensez pas pouvoir le faire. J'étais la reine de l'art de faire des listes interminables de choses à faire. Tout cela ne fait que vous exposer à l'échec et à des attentes irréalistes.
• Commencez à déléguer des tâches dans la mesure du possible afin de réduire le travail inutile que quelqu'un d'autre peut mieux gérer.

Maintenant, il y a aussi quelque chose de facile à oublier en ce moment : toi-même.

2. Prends soin de toi

L'une des meilleures choses que vous puissiez faire pendant la haute saison est de donner la priorité aux soins personnels. Oui, c'est la haute saison, mais vous ne devez pas laisser votre santé mentale, physique et spirituelle être mise de côté.

Pour donner le meilleur de vous-même, vous devez vous sentir au mieux de vous-même. Recherche a montré qu'une routine de soins personnels réduit le stress, améliore la concentration et augmente le niveau de bonheur.

Assurez-vous que vous êtes :

• Exercer: Vous avez peut-être moins de temps, mais il est important de continuer à bouger. Qu'il s'agisse de séances de sport plus courtes ou de 15 minutes de marche pendant le déjeuner, assurez-vous de rester actif. Personnellement, j'ai toujours eu un partenaire responsable de l'entraînement pendant la haute saison et je recommande aux autres de faire de même. Nous utiliserions les uns les autres pour nous tenir mutuellement responsables de nos entraînements. Même les jours où nous n'avions pas envie d'aller à la salle de sport ou de faire de l'exercice, nous étions toujours contents une fois que nous le faisions.
• Mangez sainement: Assurez-vous de bien manger et de prendre vos vitamines (si c'est votre truc). Manger sainement, peu importe ce que cela signifie pour vous, vous aidera à maintenir votre niveau d'énergie.
• Laissez le travail à la porte: Laissez votre travail derrière vous lorsque vous quittez le bureau (ou fermez votre ordinateur portable si vous travaillez à domicile). Éteignez-vous pour la nuit et concentrez-vous sur le temps qu'il vous reste dans la journée. Envisagez de mettre en place des rituels ici pour vous aider à créer une séparation entre le travail et la vie familiale. Pour moi, cela signifie éteindre l'ordinateur, changer de vêtements et activer un podcast amusant pour me sortir du mode travail.
• Priorisez le sommeil: Ne négligez pas le sommeil, il joue un rôle essentiel dans votre santé physique et mentale. Dormir suffisamment vous permettra de commencer la journée en pleine forme et de donner le meilleur de vous-même. Malheureusement, votre prochaine frénésie Netflix devra peut-être attendre !
• Fixer des limites: Je vous promets que quelle que soit la tâche que vous aurez à accomplir, elle peut probablement attendre. 99 % du temps, le monde ne cessera de tourner si vous l'accomplissez le matin alors que vous êtes frais et que vous êtes au meilleur de votre forme. Essayer de terminer une tâche à 22 h alors que vous êtes déjà fatiguée ne sera d'aucune utilité pour vous ou pour personne d'autre.
• Ne négligez pas vos relations: Peu importe ce qui se passe au travail, engagez-vous dans les relations qui comptent le plus. Peut-être que c'est un rendez-vous le samedi soir, ou peut-être que vos rendez-vous deviennent des rendez-vous pour le déjeuner. Quoi qu'il en soit, il est essentiel de consacrer du temps à vos relations les plus importantes. Passer du temps de qualité avec la personne ou les personnes qui vous tiennent le plus à cœur vous aidera à oublier le travail et à améliorer votre humeur.

Il est essentiel de prendre soin de soi pendant la haute saison. Même si vous prenez soin de vous différemment à cette période de l'année, assurez-vous de vous engager à prendre soin de vous afin de donner le meilleur de vous-même.

3. Exprimez-vous si vous vous sentez dépassé

Si vous avez envie d'un navire en train de couler, parlez-en. La dernière chose que vous voulez, c'est de vous épuiser en pleine saison. Je promets que votre équipe n'en veut pas non plus.

Nous avons tous atteint notre point de rupture, je sais que oui. Tendez la main et demandez de l'aide avant d'en arriver là. Comme nous l'avons mentionné, déléguez les tâches plutôt que d'essayer de tout faire de manière indépendante. En fin de compte, la haute saison est un travail d'équipe. Tu n'es pas seule dans cette situation.

Ce qui est bien, c'est que peu importe la durée de la saison chargée, elle se termine toujours.

2 choses à faire Après la saison

1. Prenez du temps pour vous remettre à zéro et recharger

Après ces longues semaines, vous méritez un peu de temps libre pour vous ressourcer et vous ressourcer. Planifiez un voyage ou un événement juste après la haute saison et commencez à planifier tôt. Une planification précoce vous donnera quelque chose à attendre avec impatience et vous garantira ce temps libre.

Peut-être souhaitez-vous vous prélasser sur une plage pendant une semaine ou flâner dans les rues de Paris. Quelles que soient les vacances dont vous rêvez, réservez-les. Lorsque la haute saison devient difficile et accablante, vous pouvez vous rappeler qu'il y a une lumière au bout du tunnel.

2. Réfléchissez à la saison

Il n'y a pas trop de garanties dans la vie, mais une chose est sûre : il y aura à nouveau une saison chargée l'année prochaine. Réfléchir peut aider à rendre l'année prochaine un peu moins stressante et accablante.

Une fois la saison terminée et après avoir pris un congé bien mérité, prenez des notes sur :

• Qu'est-ce qui s'est bien passé
• Quoi ne l'a pas fait allez bien
• Comment vous pouvez vous améliorer pour l'année prochaine

Assurez-vous également de recueillir les commentaires de votre équipe. Leurs commentaires peuvent contribuer à améliorer la haute saison de l'année prochaine pour tout le monde. Une fois que vous aurez terminé toute cette réflexion, assurez-vous de mettre en place un plan de suivi pour mettre en œuvre toutes les données que vous avez recueillies. Réfléchir sans exécution ne mène pas loin.

L'essentiel

Le fait d'avoir un plan de survie pour la haute saison la rendra beaucoup moins stressante et accablante. Suivez les conseils ci-dessus pour prendre des mesures avant, pendant et après la saison afin de donner le meilleur de vous-même et de préserver votre santé mentale.