Der ultimative Leitfaden zum Überleben in der Hauptsaison für Buchhalter

Abden Autor heraussuchen: Katie Thomas, CPA, ist Content Creator, 2021 und 2022, 40 unter 40, CPA Practice Advisor, Gewinnerin der Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsfachleuten helfen, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Fühlen Sie sich frei, uns zu besuchen Führungskräfte online oder verbinde dich mit ihr auf LinkedIn um in Kontakt zu kommen mit Katie.

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Das Jahresende ist in der Nähe, was für viele Buchhalter zwei Wörter bedeutet: Hauptsaison.

Die Hauptsaison ist oft mit langen Stunden im Büro verbunden (oder aus der Ferne arbeiten) für Buchhaltungsabteilungen und ihre Teams. Dies ist die Jahreszeit, vor der sich Buchhalter oft am meisten fürchten. Ich habe immer noch Rückblenden davon, dass ich an einem Samstagabend bis weit nach Mitternacht im Büro war.

Um ehrlich zu sein, meine erste geschäftige Saison war miserabel. Infolgedessen landete ich für 9 Tage im Krankenhaus, weil ich mich ausgebrannt hatte. Auf der einen Seite der Medaille sollten Arbeitgeber nicht zulassen, dass die Arbeit dies aus dem Ruder nimmt, aber auf der anderen Seite der Medaille ist es ebenso wichtig, dass wir Autoren unseres eigenen Schicksals werden und die Kontrolle über das Narrativ übernehmen. Um die Hauptsaison zu überstehen, müssen alle Beteiligten richtig vorgehen.

Die richtige Herangehensweise an die Hauptsaison ist vielfältig. Es erfordert, vor, während und nach der Saison bestimmte Schritte zu unternehmen. Dies hilft, Stress und das Burnout-Risiko zu reduzieren und sorgt gleichzeitig für ein positiveres Gesamterlebnis. Lassen Sie uns jetzt in diese Schritte eintauchen.

3 Dinge zu tun Vorher die Saison beginnt

Es bleibt nur noch wenig Zeit, bis die Hauptsaison beginnt. Sie können jedoch immer noch ein paar Dinge tun, um die nächsten Monate weniger stressig zu gestalten.

1. Optimieren Sie Ihre Kernprozesse

Ihre Kernprozesse müssen routinemäßig überprüft und optimiert werden. Wenn Sie Ihre Kernprozesse optimieren möchten, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Überprüfung Ihrer Kernprozesse
• Identifizierung von Lücken und Engpässen
• Messung der Prozesseffizienz

Analysieren Sie jetzt Ihre Daten und implementieren Sie wichtige Änderungen, um diese Prozesse effizienter zu gestalten. Finden Sie heraus, wo Sie Workflows automatisieren, optimieren und den Einsatz unterschiedlicher Anwendungen reduzieren können.

Erwägen Sie die Verwendung von Software wie FloQast. Mit FloQast können Sie zeitaufwändige Arbeitsabläufe wie Abstimmungen, Dokumentationsanfragen, Monatsabschluss, Finanzberichterstattung und mehr rationalisieren und automatisieren. Eine effizientere Gestaltung Ihrer Arbeitsabläufe vor der Hauptsaison kann entscheidend dafür sein, dass der Betrieb reibungslos läuft und Sie gesund bleiben.

2. Prüfen Sie die Kapazität Ihres Teams und erstellen Sie einen Plan

Vor Beginn der Saison sollten Überprüfungen der Kapazitätsplanung durchgeführt werden, einschließlich:

• Messung des Arbeitsablaufs in der Zukunft
• Analyse der realistischen Arbeitsbelastung, die Ihr Team bewältigen kann
• Überprüfung der Fristen mit dem Team, um sicherzustellen, dass sie eingehalten werden können, und Einholung der Zustimmung des Teams zur Rechenschaftspflicht

Sie möchten auch klare Erwartungen an Ihr Team stellen. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was zu tun ist und wenn es muss getan werden.

Buchhalter wissen, dass die Hauptsaison oft mit langen Arbeitszeiten verbunden ist und dass sie an ihre Grenzen gehen. Sie sollten jedoch alles in Ihrer Macht Stehende tun, um Ihr Team zu unterstützen. Setzen Sie sich realistische Ziele für Ihre Mitarbeiter und achten Sie darauf, dass Sie ihnen nicht zu viel Arbeit abnehmen. Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter Zeit haben, um noch Fragen zu stellen, zum Mittagessen zu gehen und sich um Angelegenheiten zu kümmern, die nichts mit der Arbeit zu tun haben. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Anforderungen in Ihre Kapazitätsplanung einbeziehen.

3. Geben Sie Freunden und Familie eine Vorwarnzeit

Auf der Arbeit wird viel los sein. Ich fand, dass einer der schwierigsten Teile der Hauptsaison darin bestand, ständig „Nein“ zu den Leuten sagen zu müssen. Ich wünschte, ich hätte früher gelernt, die Leute im Voraus zu warnen. Ich empfehle, Ihre Familie, Freunde und andere in Ihrem Umfeld zu warnen, dass:

• Du wirst lange arbeiten
• Möglicherweise antworten Sie langsamer auf Anrufe oder Nachrichten
• Ein „Nein“ ist nichts Persönliches. Du liebst sie immer noch; du bist gerade mit der Arbeit beschäftigt
• Sobald die Hauptsaison vorbei ist, wird sich Ihr Zeitplan wieder normalisieren

Möglicherweise haben Sie keinen Kontakt zu Freunden und Familie, und obwohl Sie sich in einer Hochsaison befinden, werden sie es wahrscheinlich nicht sein. Wenn du allen eine Vorwarnung gibst, wird ihnen klar, dass du sie nicht ignorierst oder geisterhaft machst. Für Sie wird es Ihnen helfen, sich in Frieden zu fühlen, da Sie möglicherweise für eine Weile weiter entfernt sind.

Okay, jetzt, da wir besprochen haben, was vor der Hauptsaison zu tun ist, schauen wir uns an, was während der Hauptsaison zu tun ist, um sie so erfolgreich wie möglich zu machen.

3 Dinge zu tun Während die Hauptsaison

1. Optimieren Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten

Die Arbeitsgewohnheiten geraten hin und wieder aus dem Gleichgewicht, aber Sie müssen daran arbeiten, sie zu optimieren, um diese Jahreszeit weniger stressig zu gestalten. Ein kurzer Überblick über die folgenden Punkte hilft:

• Multitasking zu viel? Nur 2,5% der Bevölkerung kann dies effektiv tun. Schränken Sie Multitasking so weit wie möglich ein. Ja, das bedeutet, nicht mehr auf Facebook zu scrollen und gleichzeitig zu versuchen, zu arbeiten.
• Reduzieren Sie Besprechungen und verwenden Sie Tools wie Loom, um Erklärvideos aufzunehmen oder schnelle Teambesprechungen abzuhalten.
• Erwägen Sie, Bürozeiten festzulegen, zu denen Ihr Zoom geöffnet ist und andere nach Bedarf teilnehmen können. Dies kann dazu beitragen, Unterbrechungen im Laufe des Tages zu reduzieren und alle Ihre Fragen auf einen bestimmten Zeitrahmen zu konsolidieren.
• Stummschalten Sie all die zeitaufwändigen und lästigen Nachrichten, die Sie ablenken. Erwägen Sie, Ihr Telefon für bestimmte Tageszeiten auf „Bitte nicht stören“ zu schalten.
• Skizzieren Sie klare Aufgaben, die zu erledigen sind jeden Tag. Seien Sie realistisch, was diese Aufgaben sind. Fügen Sie es nicht zu Ihrer Aufgabenliste hinzu, wenn Sie nicht glauben, dass Sie es erledigen können. Ich war mal die Königin der endlosen To-Do-Listen. All dies bereitet Sie auf Misserfolge und unrealistische Erwartungen vor.
• Beginnen Sie, wann immer möglich, Aufgaben zu delegieren, um unnötige Arbeit zu reduzieren, die jemand anderes besser erledigen kann.

Jetzt gibt es auch etwas, das man in dieser Zeit leicht übersehen kann: dich selbst.

2. Pass auf dich auf

Eines der besten Dinge, die Sie in der Hauptsaison tun können, ist, der Selbstpflege Priorität einzuräumen. Ja, dies ist die Hauptsaison, aber Sie sollten Ihre geistige, körperliche und geistige Gesundheit nicht auf der Strecke lassen.

Um dein Bestes zu geben, musst du dich gut fühlen. Recherchen hat gezeigt dass eine Selbstpflegeroutine Stress reduziert, die Konzentration verbessert und das Glücksniveau steigert.

Stellen Sie sicher, dass Sie:

• Trainieren: Sie haben vielleicht weniger Zeit, aber es ist wichtig, in Bewegung zu bleiben. Ob kürzere Trainingseinheiten im Fitnessstudio oder 15-minütige Spaziergänge während des Mittagessens, stellen Sie sicher, dass Sie aktiv bleiben. Persönlich hatte ich in der Hauptsaison immer einen Partner, der für das Training verantwortlich war, und empfehle anderen, dasselbe zu tun. Wir würden uns gegenseitig benutzen, um uns gegenseitig für unser Training zur Rechenschaft zu ziehen. Selbst an den Tagen, an denen wir keine Lust hatten, ins Fitnessstudio zu gehen oder Sport zu treiben, waren wir immer froh, wenn wir es einmal getan hatten.
• Gesund essen: Achte darauf, dass du gut isst und deine Vitamine nimmst (falls das dein Ding ist). Gesundes Essen, was auch immer gesund für Sie bedeutet, wird dazu beitragen, Ihr Energieniveau aufrechtzuerhalten.
• Lass die Arbeit an der Tür: Lassen Sie Ihre Arbeit hinter sich, wenn Sie das Büro verlassen (oder schließen Sie Ihren Laptop, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten). Schalten Sie für die Nacht ab und konzentrieren Sie sich darauf, die Zeit zu genießen, die Ihnen am Tag noch zur Verfügung steht. Erwägen Sie, hier Rituale einzuführen, die Ihnen helfen, eine Trennung zwischen Beruf und Privatleben herzustellen. Für mich bedeutet das, den Computer auszuschalten, mich umzuziehen und einen lustigen Podcast einzuschalten, um mich aus dem Arbeitsmodus zu holen.
• Priorisieren Sie den Schlaf: Vernachlässigen Sie nicht den Schlaf — er spielt eine wichtige Rolle für Ihre körperliche und geistige Gesundheit. Ausreichend Schlaf sorgt dafür, dass Sie erfrischt in den Tag starten und Ihr Bestes geben. Leider muss Ihr nächster Netflix-Binge möglicherweise warten!
• Grenzen setzen: Ich verspreche Ihnen, dass jede Aufgabe, die Sie erledigen müssen, wahrscheinlich warten kann. In 99 Prozent der Fälle hört die Welt nicht auf, sich zu drehen, wenn Sie die Aufgabe morgens erledigen, wenn Sie frisch und in Bestform sind. Der Versuch, eine Aufgabe um 22 Uhr in die Länge zu ziehen, wenn Sie bereits müde sind, nützt weder Ihnen noch anderen etwas.
• Vernachlässige deine Beziehungen nicht: Egal, was bei der Arbeit passiert, engagieren Sie sich für die Beziehungen, die am wichtigsten sind. Vielleicht ist es ein Verabredungsabend am Samstag, oder vielleicht werden deine Verabredungen zu Mittagessen. Unabhängig davon ist es wichtig, sich Zeit für Ihre wichtigsten Beziehungen zu nehmen. Wenn Sie Zeit mit der oder den Personen verbringen, die Ihnen am wichtigsten sind, können Sie sich von der Arbeit ablenken und Ihre Stimmung heben.

Selbstpflege ist in der Hauptsaison von entscheidender Bedeutung. Auch wenn Ihre Selbstfürsorge zu dieser Jahreszeit anders aussieht, stellen Sie sicher, dass Sie sich dafür einsetzen, auf sich selbst aufzupassen, damit Sie in Bestform sein können.

3. Sprechen Sie lauter, wenn Sie sich überfordert fühlen

Wenn Sie sich wie ein sinkendes Schiff fühlen, sprechen Sie lauter. Das Letzte, was Sie wollen, ist, mitten in der Hauptsaison auszubrennen. Ich verspreche, dein Team will das auch nicht.

Wir waren alle an unserer Belastungsgrenze — ich weiß, dass ich sie hatte. Wenden Sie sich an uns und bitten Sie um Hilfe, bevor Sie an diesen Punkt gelangen. Wie bereits erwähnt, delegieren Sie Aufgaben, anstatt zu versuchen, alles unabhängig zu erledigen. Am Ende des Tages ist die Hauptsaison eine Teamleistung. Du bist nicht alleine dabei.

Das Gute ist, egal wie lang die Hochsaison auch sein mag, sie geht immer zu Ende.

2 Dinge, die zu tun sind Nach die Jahreszeit

1. Nehmen Sie sich eine Auszeit zum Zurücksetzen und Aufladen

Nach diesen langen Wochen haben Sie sich eine Auszeit verdient, um sich neu zu erholen und neue Energie zu tanken. Planen Sie eine Reise oder Veranstaltung direkt nach der Hauptsaison und beginnen Sie frühzeitig mit der Planung. Eine frühzeitige Planung gibt Ihnen etwas, auf das Sie sich freuen können, und stellt sicher, dass Sie sich diese Freizeit sichern.

Vielleicht möchten Sie eine Woche lang am Strand faulenzen oder durch die Straßen von Paris schlendern. Welchen Urlaub Sie auch immer erträumen, buchen Sie ihn. Wenn die Hauptsaison hart und überwältigend wird, können Sie sich daran erinnern, dass am Ende des Tunnels ein Licht leuchtet.

2. Denke über die Jahreszeit nach

Es gibt nicht allzu viele Garantien im Leben, aber eines ist sicher: Nächstes Jahr wird es wieder eine geschäftige Jahreszeit geben. Nachdenken kann dazu beitragen, das nächste Jahr etwas weniger stressig und überwältigend zu gestalten.

Wenn die Saison vorbei ist und Sie sich die dringend benötigte Auszeit genommen haben, machen Sie sich Notizen zu:

• Was ist gut gelaufen
• Was hat nicht geht gut
• So können Sie sich für das nächste Jahr verbessern

Stellen Sie sicher, dass Sie auch Feedback von Ihrem Team einholen. Ihr Beitrag kann dazu beitragen, die Hauptsaison im nächsten Jahr für alle zu verbessern. Sobald Sie all diese Überlegungen durchgeführt haben, stellen Sie sicher, dass Sie über einen weiteren Ausführungsplan verfügen, um alle gesammelten Daten zu implementieren. Reflexion ohne Ausführung bringt dich nicht weit.

Die Quintessenz

Wenn Sie einen Überlebensplan für die Hauptsaison haben, wird es weitaus weniger stressig und überwältigend sein. Verwenden Sie die obigen Tipps, um vor, während und nach der Saison Maßnahmen zu ergreifen, um in Bestform zu sein und Ihren Verstand zu retten.