Qu'est-ce qu'un audit virtuel et comment est-il réalisé ? Un regard approfondi

Bonjour, je m'appelle Andy Stefanet je suis chargé de clientèle chez FloQast. Avant de rejoindre l'équipe en tant que représentant du développement commercial en 2019, j'ai été auditeur chez Deloitte pendant un an et demi, et je suis titulaire d'un diplôme en comptabilité de l'Université Loyola Marymount. Si vous souhaitez en savoir plus sur ma transition de l'audit à FloQast, vous pouvez en savoir plus ici!

À mesure que le monde devient plus numérique - en partie par choix et en partie par nécessité en raison de la pandémie - de plus en plus d'aspects du travail se déplacent vers des environnements en ligne et à distance. Ces dernières années, cette évolution s'est étendue au monde de l'audit avec l'essor des audits virtuels. 

Les audits internes et externes, la nécessité d'examiner les finances et les processus clés des organisations et d'en rendre compte ne se font plus en face à face. Les entreprises et les organismes publics peuvent se tourner vers les audits virtuels.

À bien des égards, les audits virtuels sont semblables aux audits traditionnels, à ceci près que l'activité d'audit se déroule à distance et de manière numérique. Plutôt que de rencontrer en personne un comité d'audit, par exemple, un auditeur externe peut utiliser Zoom. 

D'autres processus d'audit, comme l'examen des rapports financiers, pourraient nécessiter le partage de documents en ligne plutôt que l'examen de documents imprimés. 

Les audits virtuels sont probablement à la portée de ceux qui n'ont pas encore franchi le pas, surtout si vous êtes prêts à faire quelques ajustements pour faciliter des audits sûrs et efficaces. 

Audits virtuels ou audits sur papier

Avant d'entrer dans les détails de la réalisation d'un audit virtuel, il est essentiel de préciser comment les audits virtuels se comparent aux autres types d'audits. 

Si les audits virtuels et à distance sont souvent utilisés comme synonymes (même si tout le monde n'est pas d'accord, comme l'explique la section suivante), ils ne sont généralement pas équivalents aux audits sur papier.

L'audit traditionnel sur site que nous connaissons le mieux est également connu sous le nom d'audit papier, car il implique généralement de nombreux documents. Les auditeurs demandent des rapports et des données que le personnel comptable imprime.  

Audits virtuels et audits à distance

Bien que certains considèrent que les audits virtuels et les audits à distance sont identiques, tout le monde n'est pas d'accord. 

Il est donc important de clarifier le type d'audit avec toutes les personnes concernées, tant au niveau interne qu'externe. 

Un whitepaper de Ventana Research, commandé par Oracle, indique que les audits à distance sont les mêmes que les audits ordinaires, mais qu'ils ne se déroulent pas en personne. Les auditeurs demandent des rapports et le personnel comptable les fournit par voie électronique.

Mais les audits virtuels ne sont pas les mêmes que les audits à distance. En effet, l'audit virtuel donne aux auditeurs un accès en lecture seule à la plupart des logiciels et systèmes comptables de l'entreprise. 

Les auditeurs peuvent ainsi travailler en libre-service et le personnel comptable n'a pas à répondre à la longue liste des documents "fournis par le client" (PBC) ni à fournir des quantités de documents papier.

Si l'étendue de l'audit sera probablement la même pour les audits virtuels et les audits à distance, la différence réside dans la manière dont les preuves d'audit sont obtenues.

Comment les audits virtuels sont-ils menés ?

À certains égards, les audits virtuels sont menés de la même manière que les audits réguliers en personne. Par exemple, la planification de l'audit et l'établissement des rapports sont identiques, mais se font en ligne. 

Vous devrez probablement vous préparer à l'avance pour rendre ce changement possible. Vous devrez notamment mettre en place un système de partage de fichiers, vous assurer que votre ERP et votre logiciel peuvent fournir un accès en lecture seule et choisir un outil de vidéoconférence en lequel vous avez confiance. Toutefois, les procédures d'audit proprement dites ne seront pas très différentes.

L'équipe d'audit suivra les mêmes étapes d'audit, mais au lieu de vous demander des documents, elle les obtiendra elle-même. 

"Traitez l'audit virtuel comme s'il s'agissait d'un travail physique sur le terrain - votre auditeur vous demandera probablement d'être disponible par téléphone ou par courrier électronique pendant les jours spécifiés convenus au préalable pour répondre aux questions", conseille Wegner CPAs.

Cela dit, il se peut que vous deviez modifier quelques processus pour rendre les audits virtuels réalisables.

Par exemple, le rapport d'audit peut avoir été rédigé lors d'une grande réunion de clôture en personne. Mais dans un environnement virtuel, où les membres de l'équipe peuvent travailler de manière asynchrone, il serait peut-être plus judicieux d'envoyer les résultats aux membres de l'équipe en ligne pour qu'ils les consultent individuellement. Vous pouvez ensuite organiser des sessions en petits groupes pour discuter des résultats.

De même, comme l'indique le rapport de Ventana Research, les cycles d'audit pourraient changer si davantage de personnes travaillent virtuellement. Au lieu d'avoir lieu une fois par an, les audits pourraient devenir semestriels ou trimestriels, ce qui permettrait de résoudre les problèmes à un stade précoce et de réduire la quantité de travail à effectuer à la fin de l'année fiscale.

Quelle technologie est nécessaire pour les audits virtuels ?

La technologie nécessaire aux audits virtuels peut varier d'une organisation à l'autre, mais l'un des aspects clés est probablement la mise en place d'une technologie de communication/collaboration.

Par exemple, en ce qui concerne les audits internes, Deloitte conseille d'utiliser la technologie et d'établir des protocoles pour l'examen des documents à distance. Sélectionnez un outil de collaboration, établissez un protocole d'exécution et tirez parti du partage et de l'enregistrement d'écran pour évaluer les processus habituellement examinés en personne avec le responsable du processus.

Cela s'applique probablement aussi aux audits externes. Il pourrait même s'agir d'une technologie plus avancée comme la réalité virtuelle, par exemple une visite virtuelle pour les entreprises qui ont besoin d'un examen de leurs installations. 

Mais il ne faut pas négliger la nécessité de disposer de systèmes de gestion des audits. Le bon système peut réduire le temps et les efforts nécessaires à la réalisation d'un audit.   

Les audits virtuels sont-ils appelés à durer ?

La pandémie a accéléré la transition vers les audits virtuels, mais ce format est une tendance qui se développe depuis des années. 

Comme dans la plupart des aspects de la vie, de plus en plus d'informations sont partagées électroniquement, que ce soit par courrier électronique ou par des portails sécurisés. Même lorsque les auditeurs sont sur place, certains membres du personnel du client peuvent être absents du bureau et avoir besoin d'être contactés virtuellement ou préférer des mises à jour ou des questions par voie électronique. 

Il est probable que les activités d'audit continueront à se déplacer vers des environnements plus éloignés, surtout si l'on considère que de nombreuses organisations ont vu de leurs propres yeux en 2020 et 2021 comment les audits virtuels pouvaient fonctionner avec succès.

Le rapport de Ventana Research prévoit que la plupart des organisations adopteront un formulaire d'audit virtuel d'ici 2025.

Quels sont les avantages et les inconvénients des audits virtuels ?

Les audits virtuels offrent plusieurs avantages, mais il est également important de reconnaître certains inconvénients, tout comme il y a des avantages et des inconvénients au travail en personne par rapport au travail à distance pour les entreprises dans leur ensemble.

Les pros de l'audit virtuel

Les audits virtuels présentent plusieurs avantages :

• Ajoutez de la flexibilité ; par exemple, les personnes auditées n'ont pas besoin d'être disponibles en temps réel puisque les auditeurs ont accès à leurs systèmes comptables. Votre équipe peut ainsi se consacrer à d'autres tâches. Des réunions de suivi pour répondre aux questions peuvent être programmées à des moments opportuns. 
• Accroître l'efficacité : selon la manière dont l'audit virtuel est mené, il est possible de gagner du temps. Les services comptables gagneront du temps en n'ayant pas à préparer la liste PBC pour un audit sur place. De petits changements, comme la levée des restrictions de voyage obligeant les auditeurs à se rendre physiquement dans les bureaux ou les installations pour les examens, peuvent accroître l'efficacité.
• S'aligner sur le travail à distance : si les organisations souhaitent adopter des politiques plus souples et plus distantes pour leur personnel, les audits virtuels peuvent s'adapter à ces nouvelles méthodes de travail. Pour les entreprises qui privilégient le travail à distance, certains membres de l'équipe peuvent avoir été recrutés dans des zones géographiques différentes, de sorte qu'un audit virtuel leur permet toujours de participer.

Audit virtuel Cons

Si le processus d'audit virtuel présente de nombreux avantages, il peut aussi présenter quelques inconvénients, auxquels il convient de s'adapter. Ces inconvénients sont les suivants

• Temps de mise en œuvre initiale : si les audits virtuels peuvent être plus efficaces dans l'ensemble, ce n'est pas forcément le cas la première fois que vous en réalisez un. En effet, la mise en place initiale de la technologie et des processus peut prendre du temps.
• Informations manquantes potentielles : lors d'audits virtuels, certaines informations peuvent vous manquer si vous n'avez pas tout transféré en ligne. Par exemple, des fichiers spécifiques peuvent exister dans Excel et non dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise. Si les auditeurs ne peuvent pas y accéder, il pourrait y avoir un manque d'informations.
• Manque de relations : les membres de l'équipe ne se sentent pas nécessairement proches des auditeurs s'ils ne se rencontrent pas en personne. Les activités d'audit en personne peuvent contribuer à instaurer un climat de confiance entre toutes les parties lorsque le langage corporel est observé et que des conversations amicales peuvent avoir lieu. 

Êtes-vous prêt pour les audits virtuels ?

Comme vous pouvez le constater, les audits virtuels offrent plusieurs avantages, notamment la possibilité de réaliser des audits à partir de n'importe quel endroit et à n'importe quel moment, plutôt que d'exiger que tout le monde soit présent au même bureau les mêmes jours. Cependant, il peut aussi y avoir des inconvénients qui nécessitent une planification avancée pour les surmonter, comme le choix des systèmes de qualité et leur mise en place.

Malgré ces avantages et ces inconvénients, les audits virtuels semblent être là pour rester. La pandémie a contribué à faire de ces audits une réalité, et de nombreuses organisations continueront probablement à tirer parti de leur flexibilité, de leurs économies et de leur efficacité dans les années à venir. Ainsi, que ce soit à des fins réglementaires, d'assurance qualité ou de continuité des activités, si vous n'en avez pas encore fait l'expérience, vous pourriez bientôt être impliqué dans un audit virtuel.

Si vous souhaitez tirer parti de la technologie pour faciliter vos audits, jetez un coup d'œil à FloQast. Grâce au logiciel d'automatisation des workflow comptables de FloQast, votre entreprise est toujours prête pour l'audit, car vos rapprochements sont effectués et tous vos documents de travail sont complets. Lorsque vous accordez à vos auditeurs externes un accès restreint à FloQast, ils peuvent trouver tout ce dont ils ont besoin, ce qui vous permet de gagner un temps précieux et de vous épargner des tracas. Il en résulte un audit plus productif et une meilleure relation avec votre auditeur.