Optimisation du processus d'audit : Tirer parti de la technologie pour améliorer l'efficacité des audits

À propos de l'auteur: En tant que vice-présidente, contrôleuse de Lovevery et contrôleuse de l'année 2022, Ashley Griesshammer a joué un rôle essentiel en guidant l'équipe comptable de Lovevery au cours d'une période de croissance explosive. Depuis qu'elle a rejoint l'entreprise, Ashley a contribué à l'amélioration des processus et à la formalisation de la fonction comptable, ce qui a permis à Lovevery de s'adapter efficacement.

En plus de son travail important chez Lovevery, Ashley a déjà partagé son expertise en contribuant au contenu de FloQast. L'une de ces contributions est son article perspicace intitulé Commencer un nouveau rôle de leadership en comptabilitédans lequel elle donne des conseils pour établir une base solide dans un nouveau rôle de leadership en comptabilité.

Récemment, FloQast a publié un livre électronique sur la façon dont la technologie peut améliorer l'efficacité des audits, sur la base de l'expérience directe d'Ashley. Consultez l'intégralité de l'e-book ici.

L'un des sujets les plus souvent abordés aujourd'hui est la manière dont l'automatisation et l'exploitation des outils d'automatisation affecteront la profession comptable. Ayant moi-même traversé ce processus assez récemment, nous allons examiner dans ce billet quelques-uns des gains d'efficacité qui peuvent être obtenus lors de votre audit annuel en mettant en œuvre l'automatisation de vos systèmes comptables et de vos flux de travail. La plupart des gens grognent lorsqu'ils entendent parler de mise en œuvre de systèmes, et pour cause : une refonte importante de l'automatisation n'est pas sans douleur. Mais les gains d'un tel projet se multiplient au fil des ans pour les équipes chargées de la comptabilité et des données. 

Automatisation des transactions : Une approche transversale

L'automatisation des transactions fonctionne mieux pour les entreprises ayant un volume élevé de transactions de taille similaire - ce qui est parfait pour les entreprises de commerce électronique ayant une large base de clients qui s'adressent directement aux consommateurs. Lovevery en est un parfait exemple - la nature de l'abonnement de notre entreprise, avec des délais définis pour l'envoi des kits de jeu (en fonction de l'âge et du stade de développement de votre bébé ! Plus l'enregistrement des transactions quotidiennes est automatisé, plus le risque d'erreur lié à l'intervention et à l'enregistrement manuels est réduit.

À quoi cela ressemble-t-il dans la pratique ? Plus précisément, il peut s'agir

• Comptabilisation des recettes sur les comptes de revenus appropriés lors de l'expédition(conformité 606 !) 
• Maintien des recettes sur des comptes différés dans l'attente d'une expédition 
• Acheminement de la taxe sur les ventes vers des comptes de taxe spécifiques sur votre bilan ou sur un compte de résultat
• Classer automatiquement les remises dans les catégories de dépenses appropriées au lieu de les inclure dans les recettes (selon les besoins de votre entreprise).

Comment parvenir à ce type d'automatisation ? Il ne s'agira pas d'un projet spécifique à l'équipe comptable, mais d'un partenariat interfonctionnel avec vos équipes opérationnelles et informatiques - la réussite d'un tel projet nécessite l'adhésion totale de l'entreprise. Bien que toute structure donnée change en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, l'objectif principal reste le même : les systèmes doivent communiquer entre eux. Votre système de commande doit se connecter à votre système ERP/grand livre ; votre entrepôt doit communiquer avec votre système de commande et votre GL pour fournir des informations sur l'exécution des commandes. 

L'utilisation de transactions standardisées avec des identifiants de données cohérents, des étiquettes ou d'autres champs essentiels, permet d'obtenir un ensemble de données facilement analysable. Les écritures manuelles peuvent être trop volumineuses, manquer de cohérence d'un mois à l'autre ou ne pas inclure les détails dont un auditeur pourrait avoir besoin - ce qui pourrait nécessiter des clarifications ultérieures (ce qui, évidemment, n'est pas idéal). Bien que l'automatisation des transactions ne soit pas parfaite, et qu'une certaine analyse manuelle à la clôture de la période soit nécessaire avec la possibilité d'écritures d'ajustement, elle réduit considérablement la taille des écritures d'ajustement et le risque d'inexactitude. Au cours de ce projet, nous avons pu réduire le montant des recettes comptabilisées manuellement de 41 % chaque mois, tout en limitant considérablement le risque d'erreurs manuelles.

Il y a quelque temps, j'ai parlé de mon expérience de la mise en œuvre d'un ERP dans le podcast de FloQast, Blood, Sweat & Balance Sheets (Sang, sueur et bilans). La plupart des cabinets d'audit travaillent désormais avec divers outils d'analyse ou d'évaluation des données. Par :

• Réduction du nombre d'écritures manuelles effectuées par notre équipe
• Veiller à ce que nos transactions soient automatisées, 
• Tout loger dans le système
• Disposer de marqueurs de données cohérents

notre équipe d'audit a pu facilement utiliser leur logiciel propriétaire pour analyser certains de nos comptes les plus importants (comme les ventes et les coûts de production).

Nous leur avons fourni un simple export de transactions de notre système ERP qu'ils ont pu charger dans leur logiciel propriétaire - des techniques comme celle-ci fonctionnent exceptionnellement bien pour une entreprise dont les ventes sont régulières. Le logiciel détectera les transactions qui, pour nous, sont inhabituellement élevées en termes de montant ou d'occurrence. Les contrôles de fond peuvent alors être limités aux transactions qui ont été signalées et la majeure partie de l'échantillon est soumise aux contrôles automatisés. Nous avons pu réduire de plus de 50 % le nombre d'échantillons que nous devons fournir aux auditeurs (par exemple, une commande de vente, un connaissement, un débit de carte de crédit, plusieurs documents pour une seule transaction), ce qui a permis à notre équipe d'économiser des semaines entières de travail pendant la saison des audits. 

Stockage centralisé des dossiers

Il s'agit peut-être de la solution la moins "technique" du lot, mais elle mérite tout de même d'être mentionnée. Il est impératif que votre équipe comptable dispose d'un système de stockage de fichiers centralisé cloud. Il est ainsi beaucoup plus facile de collaborer sur des documents que d'envoyer des versions par courrier électronique. Cela permet également de résoudre le problème des documents enregistrés sur le disque local d'un membre de l'équipe - peut-être que ce dernier est absent et que l'auditeur a besoin d'un fichier dont vous savez qu'il se trouve sur un bureau, mais personne ne peut l'envoyer tant que cette personne n'est pas revenue. 

Garder des dossiers organisés en :

• Mois
• Année
• Sections comptables (ventes, inventaire, notes de frais, paie, etc.) 

...permet à tous les membres de l'équipe d'accéder aux informations pertinentes dont les auditeurs pourraient avoir besoin et de les fournir le plus rapidement possible.

Je recommande également de créer un nouveau dossier d'audit dès que vous avez terminé l'audit de l'année précédente. Vous pouvez immédiatement commencer à enregistrer les éléments que vous savez devoir fournir à votre équipe d'audit l'année suivante, au fur et à mesure qu'ils se présentent (reçus de dons de charité, réconciliation délicate), plutôt que de rechercher dans d'anciens courriels lorsque la demande se présente enfin.

Enfin, faites suivre vos documents de travail - si tout est sauvegardé dans un endroit central et accessible à l'équipe, il est facile de faire suivre les documents de travail même si une nouvelle personne occupe le poste. Supposons que vous ayez embauché un nouveau responsable des comptes fournisseurs et que vous souhaitiez qu'il effectue le rapprochement des comptes fournisseurs - il peut consulter le dossier de l'année dernière et faire de son mieux pour reproduire le travail (en supposant qu'il ait été fait correctement !) avant de demander de l'aide.

Fermer les outils d'efficacité

Ce ne serait pas le blog FloQast si je ne parlais pas de FloQast ! Avant de mettre en œuvre FloQast, notre équipe utilisait une feuille Google pour suivre la progression de nos clôtures. Les rapprochements étaient enregistrés dans un fichier, et c'était à peu près tout. Depuis que nous avons mis en œuvre FloQast, nous avons pu exporter un rapport sur l'exhaustivité des rapprochements pour notre équipe d'audit, localiser rapidement les rapprochements demandés grâce à la gestion de fichiers propre à FloQast, et documenter les tâches et les approbations qui ont été effectuées sans craindre qu'elles proviennent d'une source altérée. 

Prendre le temps de mettre en place un système de conception, un système de gestion des fichiers et d'autres éléments de base peut ne pas être une priorité pour une équipe comptable dans le cadre de la gestion quotidienne d'une entreprise. Pourtant, il est essentiel de tirer parti de l'efficacité future au sein de l'équipe. En outre, le progrès technologique est un projet qui n'est jamais vraiment terminé - je dis toujours à mes interlocuteurs que la mise en œuvre de notre ERP est perpétuellement terminée à 95 %. Des mises à jour constantes, des changements et une automatisation supplémentaire peuvent être intégrés dans vos systèmes et processus. Diriger votre équipe avec une attitude ouverte au changement et à l'amélioration profitera continuellement à votre organisation.

Connectez-vous avec Ashley sur LinkedIn pour en savoir plus sur son parcours professionnel et découvrir le monde dynamique de la comptabilité chez Lovevery.

Pour approfondir les expériences et les stratégies d'Ashley en vue d'améliorer le processus d'audit, FloQast a récemment publié un livre électronique basé sur ses idées. Vous pouvez accéder à l'e-book ici (insérer le lien spécifique lorsqu'il est disponible).

Ne manquez pas la discussion perspicace d'Ashley sur son parcours de la finance à la comptabilité, ses étapes stratégiques pour améliorer les processus et sa vision de la profession comptable dans un épisode récent de l'émission Sang, sueur et bilans. Pour en savoir plus sur les expériences et les perspectives d'Ashley, consultez l'épisode complet.