Comment utiliser les flux de travail comptables pour une efficacité optimale

Votre service comptable fonctionne-t-il bien ? Est-il comme une voiture de course bien réglée, qui tourne à plein régime, dont toutes les échéances sont respectées et dont tout le monde travaille de manière efficace, chaque membre de l'équipe sachant clairement ce qu'il doit accomplir chaque jour et comment il doit le faire ? 

Ou bien allez-vous de crise en crise, en éteignant constamment des incendies et en manquant parfois des échéances importantes, alors que tout le monde travaille de plus en plus longtemps ? 

Si votre équipe est plus proche de la deuxième solution, il est fort probable que vous n'ayez pas exploité la puissance de l'établissement de flux de travail comptables standard. Lorsque votre équipe dispose de flux de travail standard pour toutes les tâches et tous les projets, le travail se calme BEAUCOUP. 

Tout le monde connaît les attentes et sait comment accomplir le travail. Même en cas d'absence d'une personne clé, quelqu'un d'autre peut prendre la relève sans problème. Voyons pourquoi vous devriez envisager de créer des flux de travail comptables standard pour votre équipe.  

Qu'est-ce que le Workflow comptable ?

Un workflow comptable est une séquence définie et reproductible d'étapes que tout le monde suit pour accomplir un projet ou une tâche spécifique de la même manière. Les flux de travail sont essentiels pour déléguer le travail sans devoir faire de la microgestion. Ils créent un cadre permettant de rationaliser et d'optimiser vos processus.  

La documentation de votre processus de workflow sert de tremplin à l'automatisation. Une fois que vous avez pris connaissance de toutes les tâches à accomplir, vous pouvez rechercher des applications qui effectuent tout ou partie de ces étapes et les regrouper pour créer un processus automatisé de bout en bout. 

Une fois que vous avez élaboré des procédures standard, un système de gestion des workflow vous permet de partager et d'organiser ces processus pour votre équipe. L'intégration et la formation d'un nouveau membre de l'équipe sont grandement simplifiées lorsque vous pouvez simplement le diriger vers votre système. L'élaboration de flux de travail pour l'ensemble de vos processus d'entreprise contribue à améliorer l'expérience des clients et des employés. 

Exemples de flux de travail comptables

Que vous soyez l'aide-comptable d'une petite entreprise ou que vous gériez un cabinet d'expertise comptable, vos prestations sont réalisées en suivant une série d'étapes dans un ordre précis. En général, tous les flux de travail de la comptabilité suivent les trois étapes suivantes :

• Collecte d'informations 
• Informations sur le processus 
• Fournir des résultats pour le traitement de l'information

Pour gérer la paie, par exemple, un employé de la paie recueille d'abord les données de suivi du temps et d'autres informations pour la période de paie. Ensuite, ces données sont saisies dans un système de paie pour être traitées. Enfin, les salariés reçoivent leur salaire. 

La première étape de la préparation d'une déclaration fiscale consiste à recueillir les informations et les documents du client. Dans le cas d'une déclaration d'entreprise, il peut s'agir d'accéder au fichier QuickBooks Online ou Xero du client, ainsi qu'à ses relevés bancaires et de cartes de crédit et à d'autres documents. Ensuite, après avoir procédé aux ajustements fiscaux et comptables appropriés, le comptable saisit ou importe ces informations dans un logiciel fiscal, où elles sont traitées. Après avoir vérifié que les données ont été saisies et traitées correctement, il remet la déclaration d'impôt au client. 

S'il est vrai que tous les préparateurs de déclarations de revenus, des détaillants bas de gamme aux Big Four, suivent le même workflow base, la mise en place d'un workflow solide et rationalisé peut rendre la saison des déclarations de revenus un peu plus facile. Par exemple, la collecte des données peut être confiée à une personne de l'administration ou à une personne chargée de la liaison avec les clients - qui peut également s'occuper de la saisie des données - afin que tous les autres puissent se concentrer sur la tâche à accomplir.

Le processus de workflow le plus important (et peut-être le plus redouté) pour les comptables du secteur est la clôture du mois. Mais même cela peut être maîtrisé en développant des processus standard et en les optimisant. 

Pourquoi ai-je besoin d'un système de Workflow ?

Si votre équipe est petite, vous pensez peut-être que vous pouvez vous débrouiller en gardant tout dans votre tête. Mais réfléchissez à ces questions et vous changerez peut-être d'avis : 

• Avez-vous déjà manqué une échéance parce qu'une déclaration d'impôts ou une série de documents financiers s'était perdue dans la boîte de réception de quelqu'un ? 
• Avez-vous déjà manqué des mariages, des activités sportives pour vos enfants ou d'autres événements importants parce que personne d'autre ne pouvait se charger des tâches que vous étiez le seul à savoir faire ? 
• Vous arrive-t-il de renvoyer des travaux à des préparateurs parce que des étapes cruciales ont été omises ? 
• Passez-vous trop de temps à enseigner aux nouveaux membres de l'équipe comment faire le travail ?
• Passez-vous du temps à effectuer des tâches répétitives ou administratives qui ne requièrent certainement pas un CPA ou un diplôme de comptabilité ? 
• Vous avez des problèmes de trésorerie parce qu'il est difficile d'assurer le suivi des factures impayées ?
• Passez-vous du temps à rechercher des documents ou des feuilles de travail ?

Si vous répondez par l'affirmative à l'une de ces questions, vous avez besoin d'un système de gestion du workflow . Ces systèmes peuvent devenir de puissants outils de gestion en vous donnant une visibilité sur l'état d'avancement du projet et peuvent contribuer à réduire les goulets d'étranglement en déplaçant le travail.   

Pour les petites équipes qui ont des projets simples, Excel peut fonctionner comme un système de gestion de projet très basique. Mais à mesure que votre équipe s'agrandit et que la complexité des projets augmente, vous devrez peut-être passer à un système de gestion des workflow . Le passage au mode de travail à distance - comme nous avons tous dû le faire pendant le COVID - a mis en évidence la nécessité d'un système de gestion des tâches qui offre une visibilité en temps réel. 

Pour les cabinets d'experts-comptables, les fournisseurs de logiciels de comptabilité tels que Thomson Reuters, CCH, Intuit et Xero proposent des logiciels de gestion de cabinet qui facilitent la mise en place de projets répétitifs tels que les déclarations de revenus ou les audits. Bien que ces offres rationalisent le processus d'exécution du travail des clients et s'intègrent souvent à des systèmes de gestion de documents, de nombreux cabinets les trouvent encombrants et peu flexibles, car ils ont tendance à être fermement liés aux offres de l'entreprise concernée. Jetpack Workflow et XCM sont des alternatives populaires qui ne dépendent pas de la plateforme. Les Big Four et les autres grands cabinets comptables développent généralement leurs propres solutions de workflow . 

Du côté du secteur , les systèmes intégrés de gestion des workflow et des documents ne sont pas aussi largement utilisés. 

En dehors du monde de la comptabilité, vous trouverez peut-être que les solutions de workflow comme Trello ou Asana sont plus efficaces pour envoyer des alertes ou faciliter le déplacement des tâches. L'association d'un système de workflow avec Teams ou Slack vous permet de discuter à la demande et d'éviter les chaînes d'e-mails interminables. 

Comment rédiger un Workflow?

Un workflow se compose de ces trois éléments :

• Étapes prédéfinies - ce qui se passe à chaque étape et dans quel ordre
• Participants - qui fait quoi
• Événements déclencheurs - ce qui déclenche le workflow et quand chaque étape est terminée

En gardant ces concepts à l'esprit et les trois étapes générales des flux de travail comptables que j'ai mentionnées ci-dessus, commencez par esquisser l'ensemble du processus, du début à la fin. Il est préférable de procéder à cet exercice en équipe, afin que chacun puisse partager ses meilleures pratiques pour effectuer le travail de manière efficace. L'objectif est d'obtenir un workflow avec lequel tout le monde est d'accord et qu'il suivra effectivement. Vous pouvez également commencer par des modèles tels que notre modèle clôture de fin de mois. 

Au fur et à mesure que vous parcourez les étapes, demandez-vous si certaines d'entre elles peuvent être simplifiées ou supprimées sans perte de valeur ajoutée. Existe-t-il des applications qui facilitent l'entrée des informations dans le système comptable ? Commencez ensuite à ajouter les participants et les événements déclencheurs. 

Optimisez vos flux de travail pour travailler plus intelligemment

Le test de tout workflow consiste à l'essayer en direct. Un bon moyen de le tester est de demander à quelqu'un qui n'a jamais effectué cette tâche de la réaliser. Ne soyez pas surpris si vous devez faire des ajustements au fur et à mesure. 

La technologie comptable est en constante évolution, ce qui signifie qu'aucun workflow n'est figé à jamais. Les outils technologiques de demain - comme les logiciels de gestion des workflow - vous aideront à optimiser vos flux de travail en les automatisant en tout ou en partie. Alors, automatisez et travaillez plus intelligemment !