Devenir compétent en matière d'amortissement des baux : La formule Excel à 15 000 dollars

Lorsqu'il s'agit de feuilles de calcul, Excel est le champion incontesté, à tel point qu'ils sont presque synonymes. En tant qu'entreprise fondée par des comptables, nous avons créé FloQast pour qu'il fonctionne avec Excel, créant un processus de clôture en douceur, des listes de contrôle puissantes et des rapprochements qui se synchronisent avec les données que vous avez déjà dans Excel.

Les prêts et les contrats de location devenant de plus en plus importants - et complexes - dans votre comptabilité (principalement en raison de l'ASC 842), il est crucial de rester au fait de l'amortissement. Excel peut vous aider à le faire de manière significative. En fait, Excel a le pouvoir de vous faire économiser 15 000 $ en 15 minutes environ, si vous savez comment l'utiliser. Nous y reviendrons dans une minute.

Nous avons invité Jim Cline, fondateur et développeur d'ExcelCEO - formation à Microsoft Excel et Access - pour parler de l'amortissement avec Excel. Jim a littéralement écrit le livre sur les puissantes façons dont les comptables peuvent utiliser Excel.
L'un des aspects les plus intéressants d'Excel est la logique des formules. Quelques formules simples permettent de créer un tableau d'amortissement qui peut être copié sur toute la durée de vie amortie de chaque actif que vous possédez.

La mise en place

Regarder Jim créer ce plan d'amortissement, c'est un peu comme regarder un sculpteur avec un gros morceau d'argile. Mais contrairement à la sculpture, vous pouvez apprendre les bases et créer exactement la même chose très rapidement.

Jim a commencé par un simple tableau des actifs à amortir, comprenant le numéro de l'actif, le coût, la date de début du paiement, la durée et le taux d'intérêt. Ce tableau constitue la base, car la formule est définie en fonction de ces chiffres.

Porter l'unique

À l'aide de formules simples, vous pouvez extraire les chiffres de votre tableau pour créer un tableau d'amortissement complet. Chaque ligne étant basée sur la précédente, vous pouvez remplir le tableau jusqu'à ce que l'actif soit entièrement amorti. C'est un peu comme apprendre à "porter le un" en mathématiques à l'école primaire, mais en beaucoup plus puissant.

Vous pouvez regrouper plusieurs actifs, prêts ou contrats de location dans un seul calendrier afin de tout avoir en un seul endroit. Tous les paiements, les soldes de début et de fin, les intérêts payés et le capital payé pour chaque mois de l'amortissement. Clôturer le mois et réconcilier ces comptes est devenu beaucoup plus facile !

Comment économiser 1 000 dollars par minute avec Excel

Au cours du webinaire, Jim a raconté une histoire pour illustrer la puissance d'Excel pour l'amortissement, et les économies potentielles de temps et d'argent que cette approche permet de réaliser.

Quelqu'un est venu me voir et m'a dit : "Jim, nous avons 5 000 véhicules dans cette société et nous avons besoin d'un calendrier d'amortissement exactement comme celui-ci. Mais lorsqu'on arrive à la dernière période d'amortissement, il faut passer à la suivante, puis à la suivante, et encore à la suivante". Ils m'ont dit : "La société de crédit-bail avec laquelle nous traitons allait nous facturer 15 000 dollars pour faire cela. Une société du big four va nous facturer 12 000 dollars pour le faire. Est-il possible de trouver un moyen de tout regrouper en un seul programme ? Il m'a fallu une demi-heure pour y réfléchir. C'est l'un des aspects les plus intéressants de ce que j'écris dans mon livre. Je vous donne toutes les connaissances dont vous avez besoin pour vous armer de toutes ces différentes façons logiques de penser. Laissez-moi vous montrer ce que j'ai fait".

Regarder le travail du maître

Nous aimons Excel autant que n'importe qui - probablement plus que la plupart des gens - mais nous sommes conscients qu'il est loin d'être sexy. Se contenter de lire sur Excel n'est pas toujours la façon la plus simple de le faire fonctionner pour vous. Souvent, il faut regarder par-dessus l'épaule du maître pour savoir exactement ce qu'il faut faire.

Heureusement, vous avez accès à notre webinaire à la demande où Jim partage son écran et où vous pouvez voir chaque formule, chaque cellule et chaque astuce qu'il utilise pour créer ce plan d'amortissement épique de 5 000 lignes en 15 minutes de travail environ.