Devenir excellent lors de l'amortissement des contrats de location : la formule Excel de 15 000$

En matière de feuilles de calcul, Excel est le champion incontesté, à tel point qu'elles sont presque synonymes. En tant qu'entreprise créée par des comptables, c'est pourquoi nous avons créé FloQast pour travailler AVEC Excel, en créant un processus de clôture fluide, de puissantes listes de contrôle et des rapprochements synchronisés avec les données que vous avez déjà dans Excel.

À mesure que les prêts et les contrats de location prennent de plus en plus d'importance et de complexité dans votre comptabilité (principalement en raison de ASC 842), il est essentiel de maîtriser l'amortissement. Excel peut vous aider à le faire de manière significative. En fait, Excel a le pouvoir de vous faire économiser 15 000$ en 15 minutes environ, si vous savez comment en tirer parti. Plus d'informations à ce sujet dans une minute.

Nous avons apporté Jim Cline, fondateur et développeur d'ExcelCEO - Microsoft Excel and Access training - pour parler de l'amortissement avec Excel. Jim a littéralement écrit le livre sur les puissantes manières dont les comptables peuvent utiliser Excel.
L'un des avantages d'Excel est la logique des formules. Quelques formules simples peuvent être utilisées pour créer un calendrier d'amortissement qui peut être copié en entier pendant toute la durée d'amortissement de chaque actif que vous possédez.

La configuration

Regarder Jim créer ce calendrier d'amortissement, c'est un peu comme regarder un sculpteur avec un gros morceau d'argile. Mais contrairement à la sculpture, vous pouvez apprendre les bases et créer exactement la même chose très rapidement.

Jim a commencé par un simple tableau des actifs à amortir, y compris le numéro d'actif, le coût, la date de début du paiement, la durée et le taux d'intérêt. Ce tableau constitue la base, car la formule est définie pour référencer ces chiffres.

Portez l'un

À l'aide de formules simples, vous pouvez extraire les chiffres de votre tableau pour créer un calendrier d'amortissement complet. Chaque ligne est basée sur la précédente, vous pouvez donc la remplir jusqu'à ce que l'actif soit complètement amorti. C'est comme apprendre à « porter le premier » en mathématiques au primaire, mais c'est beaucoup plus efficace.

Vous pouvez regrouper plusieurs actifs, prêts ou contrats de location en un seul calendrier afin de tout avoir au même endroit. Tous vos paiements, vos soldes de début et de fin, les intérêts payés et le capital payé pour chaque mois d'amortissement. Clôturer le mois et réconcilier ces comptes est devenu beaucoup plus facile !

Comment économiser 1 000$ par minute avec Excel

Dans le webinaire, Jim a partagé une histoire illustrant la puissance d'Excel pour l'amortissement, ainsi que les économies de temps et d'argent potentielles liées à l'utilisation de cette approche.

« Quelqu'un est venu me voir et m'a dit : « Jim, cette société possède 5 000 véhicules et nous avons besoin d'un calendrier d'amortissement exactement comme celui-ci. Mais, lorsqu'il s'agit de la toute dernière période d'amortissement, nous devons passer à la suivante, puis à la suivante et à la suivante. » Ils ont dit : « La société de crédit-bail avec laquelle nous faisons affaire allait nous facturer 15 000 dollars pour ce faire. Une des quatre grandes entreprises va nous facturer 12 000$ pour le faire. Y a-t-il un moyen de trouver comment tout faire en un seul programme ? » Il m'a fallu environ une demi-heure pour y réfléchir. C'est l'un des aspects intéressants de certaines choses que j'écris dans mon livre. Je vous donne toutes les connaissances dont vous avez besoin pour vous armer de toutes ces différentes façons logiques de penser. Laisse-moi te montrer ce que j'ai fait. »

Regardez le Master Work

Nous aimons Excel autant que quiconque, probablement plus que quiconque, mais nous sommes conscients que c'est loin d'être sexy. Le simple fait de lire des informations sur Excel n'est pas toujours le moyen le plus simple de le faire fonctionner pour vous. Souvent, vous devez surveiller par-dessus l'épaule du maître pour voir exactement ce qu'il faut faire.

Heureusement, vous avez accès à notre webinaire à la demande où Jim partage son écran et vous pouvez voir chaque formule, chaque cellule et chaque astuce qu'il utilise pour créer ce plan d'amortissement épique de 5 000 lignes en 15 minutes de travail environ.