Comment les équipes comptables hybrides et à distance peuvent-elles lutter contre les silos et les défis de la décentralisation ?

La culture de votre entreprise s'est-elle affaiblie depuis que votre équipe travaille à distance? Les cadres et les employés s'inquiètent-ils du manque de communication en face à face ? La collecte d'informations auprès des collègues prend-elle plus de temps et d'efforts qu'à l'époque où tout le monde partageait le même espace physique ?

Mais ce qui est moins clair, c'est la manière dont le travail à distance affecte les comptables à distance au fil du temps.

Le travail à distance, sous une forme ou une autre, est là pour durer - c'est ce que nous savons. En fait, neuf travailleurs à distance sur dix souhaitent continuer à travailler à domicile dans une certaine mesure. Cependant, c'est la première fois que de nombreuses équipes comptables sont séparées et, par conséquent, les effets du travail à distance au fil du temps sont encore un peu inconnus.

Dans un monde idéal, les entreprises auraient investi dans des technologies cloud, établi des politiques claires en matière de travail à distance et construit une culture virtuelle bien avant l'événement qui a nécessité des politiques de travail à distance en masse. Mais bien sûr, la vitesse à laquelle les entreprises ont été contraintes de renvoyer leurs équipes chez elles signifiait que ce niveau de préparation n'était pas réalisable. Et bien que les organisations et leurs équipes comptables aient fait un travail phénoménal pour passer au travail à distance, près de deux ans plus tard, il reste encore des défis à relever en matière de cloisonnement et de décentralisation.

Comme nous l'avons évoqué la semaine dernière, la création et le maintien d'une culture d'entreprise positive n'est pas seulement une bonne pratique : C'est la clé pour attirer et retenir les meilleurs talents comptables.

Les défis du travail à distance

Le travail à distance offre plusieurs avantages, notamment l'absence de trajet, la possibilité d'avoir des horaires flexibles et une meilleure intégration de la vie professionnelle et de la vie privée. Mais il n'est pas sans poser de problèmes.

Selon le rapport 2021 State of Remote Work de Buffer, les plus grands défis du travail à distance sont les suivants :

Difficultés de collaboration et de communication

Selon l'enquête, 16 % des personnes interrogées ont cité les difficultés de collaboration et de communication comme leur plus grand problème en matière de travail à distance. 

Lorsque tout le monde se trouve dans le même bureau, il est possible de compenser l'absence de structure de communication et de collaboration. Par exemple, les gens peuvent passer dans le bureau de l'autre au cours de la journée, se rencontrer à la fontaine d'eau ou au distributeur de café et se regarder l'un l'autre par-dessus l'épaule.

Les membres d'une équipe à distance ont tendance à élaborer leurs propres règles de communication en l'absence d'outils de collaboration adéquats - et de processus pour les utiliser. Nous ne parlons pas exactement du Far West ici - les gens ne se présentent pas chez leurs collègues pour leur demander l'état d'avancement d'un document particulier. Mais si la méthode de collaboration préférée d'une personne est le courrier électronique et celle d'une autre est l'appel téléphonique, les choses peuvent se gâter. Lorsque ces règles ne correspondent pas à la façon dont les autres membres de l'équipe travaillent, il en résulte une mauvaise communication et des erreurs.

Solitude

La solitude est un autre effet secondaire du travail à distance à temps plein, 16 % des employés interrogés par Buffer l'ayant citée comme un problème majeur. Même si nous aimerions être à la maison, il est agréable d'être au bureau avec des amis et des collègues. Le lieu de travail est l'endroit où de nombreuses personnes vivent l'essentiel de leurs interactions sociales, et 70 % des employés affirment qu'avoir des amis au travail est l'un des éléments les plus importants d'une vie professionnelle heureuse.

Avec une équipe décentralisée, vous devez compenser le fait que les membres de l'équipe ne se croisent pas dans la salle de pause et n'ont pas de conversations informelles qui les aident à se connaître et à se sentir membres de l'équipe. Si vous ne le faites pas intentionnellement, les gens ont tendance à travailler en silos, à développer un sentiment d'isolement et à se déconnecter du lieu de travail et de l'équipe.

En utilisant une combinaison d'outils de communication, notamment la vidéoconférence, la messagerie instantanée, le courrier électronique et les événements sociaux conçus pour les équipes à distance, vous pouvez reproduire autant que possible le fait d'être sur place et créer une norme à l'échelle de l'entreprise concernant le moment où il convient de les utiliser. Cela permet d'établir des attentes quant à la manière dont les membres de l'équipe doivent interagir, tout en donnant un sentiment d'unité.

Ne pas pouvoir débrancher

Selon l'étude Buffer, la principale difficulté rencontrée par les travailleurs à distance est de ne pas pouvoir se déconnecter, 27 % des personnes interrogées citant ce problème.

Si de nombreux responsables craignent que les employés ne travaillent pas assez lorsqu'ils travaillent à distance, c'est généralement le contraire qui est vrai, et cela peut devenir un gros problème. Les travailleurs à distance peuvent s'épuiser rapidement s'ils ont l'impression d'être toujours sur la brèche.

Il n'est pas facile de combiner la possibilité de se déconnecter avec des horaires flexibles, surtout lorsque l'on travaille avec des collègues situés dans des fuseaux horaires différents. 

Encourager les gens à établir des horaires fixes et adopter une politique de "programmation, ne pas envoyer" pour les messages en dehors de ces horaires peut contribuer grandement à atténuer la pression exercée sur les comptables pour qu'ils interrompent leur travail en dehors des heures de travail. Il en va de même pour l'investissement dans une technologie qui automatise une grande partie du travail manuel et chronophage que les comptables effectuent chaque jour, chaque semaine et chaque mois.

Unir votre équipe

L'élaboration d'une stratégie solide en matière de travail à distance comporte de nombreux défis. Pour réussir, il est essentiel d'investir dans la technologie et de développer des stratégies pour vous aider à surmonter ces défis. Avec la bonne technologie en place et un plan pour l'exploiter efficacement, vous serez sur la bonne voie pour créer une équipe comptable unifiée qui peut aider à atteindre les objectifs de l'organisation tout en favorisant un environnement sain pour les employés.

FloQast promeut - et facilite - un environnement de "collaboration en tout lieu". Les équipes comptables doivent travailler comme une seule équipe virtuelle unifiée, quel que soit l'endroit où les employés se trouvent physiquement.

Qu'il s'agisse de laisser des notes de révision ou d'envoyer des messages Slack, d'effectuer votre clôture de fin de mois ou de réaliser votre audit annuel, FloQast veille à ce que les comptables disposent des outils nécessaires pour collaborer lorsqu'ils sont au bureau, qu'ils travaillent à domicile ou qu'ils combinent les deux.

En organisant les flux de travail communs, en automatisant les processus manuels et en améliorant la collaboration au sein de l'équipe, les équipes comptables peuvent se concentrer sur ce qui compte le plus, y compris l'arrêt du travail à une heure raisonnable.