Comment enregistrer une entrée dans le journal de paie ?

La paie est probablement l'une des plus entrées de journal courantes — et l'une des plus courantes en termes de pièges et d'erreurs.

Ce blog a pour but de revenir aux bases de la comptabilité, et l'objectif de cet article est de vous expliquer la bonne façon de consigner une entrée de journal de paie.

Salaire 101

Mais d'abord, parlons un peu de la paie. Il s'agit de l'une des dépenses les plus importantes du compte de résultat et de l'une des plus complexes. Selon les activités de votre entreprise, la rémunération versée aux employés peut prendre la forme de salaires horaires, de salaires mensuels, de commissions, de primes, de pourboires ou d'une combinaison de ces éléments. Si vous débutez dans le domaine de la paie, consultez les informations complètes auprès de Publication 15 de l'IRS, Guide fiscal des employeurs.

Ce qui rend la comptabilité des salaires si complexe, ce n'est pas tant la composition des salaires bruts que l'ensemble des impôts et autres déductions qui en découlent en premier lieu, avant que l'employé ne reçoive de l'argent.

Tout d'abord, il existe des impôts fédéraux sur les compensations :

• Impôts prévus par la Loi fédérale sur les contributions d'assurance (FICA) : Il s'agit des impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie payés conjointement par les employés et les employeurs. Les employeurs et les employés paient 6,2 % pour la sécurité sociale et 1,45 % pour l'assurance-maladie. L'impôt de sécurité sociale n'est payé que sur les indemnités dans la limite d'une base salariale, qui augmente chaque année. Pour 2020, cette limite est de 137 700$.
• Impôt fédéral sur le chômage (FUTA) : Ce montant est payé uniquement par les employeurs. Le taux fédéral est de 6 %, mais les employeurs obtiennent généralement un crédit pour les impôts sur le chômage payés par l'État.
• Impôts fédéraux sur le revenu : L'impôt sur le revenu est retenu sur la rémunération des employés pour couvrir les impôts qu'ils doivent lorsqu'ils déposent leur 1040.

En fonction de l'endroit où se trouve votre entreprise et de l'endroit où vivent et travaillent vos employés à distance, vous devrez peut-être également retenir l'impôt sur le revenu national et local.

La paie est également le moyen d'administrer de nombreux avantages sociaux courants pour les employés. Vos écritures de journal de paie peuvent donc également inclure des montants pour l'assurance maladie, les cotisations au régime de retraite, les prestations pour personnes à charge, les vacances et les congés de maladie, ainsi que les remboursements de dépenses.

Certaines prestations, telles que l'assurance maladie, sont exonérées de tous les impôts fédéraux, tandis que d'autres sont soumises à une partie ou à la totalité des impôts sur le travail. Consultez IRS Pub 15-B, Guide des avantages sociaux à l'intention des employeurs pour plus de détails. Déterminer quels avantages sont soumis à quelles taxes devient rapidement complexe. L'externalisation de cette tâche à un fournisseur de services de paie peut donc être un choix très judicieux.

Il existe différentes manières de « regrouper » ces écritures du journal de paie. Certaines entreprises publieront des entrées pour les employés individuels, tandis que d'autres le feront par département. Dans le premier cas, il est important de stocker ces informations dans un dossier privé afin qu'elles ne soient pas accessibles à tous les membres de l'équipe comptable. La manière dont vous choisissez de regrouper ces entrées dépend vraiment du format utilisé par votre fournisseur de services de paie pour communiquer les informations, ou si votre entreprise a des exigences strictes en la matière.

Le niveau de détail de vos écritures de journal et de vos plan de comptes est un autre choix. Les exemples présentés ici ne concernent que quelques comptes de dépenses salariales, mais en fonction du format dans lequel votre fournisseur de services de paie vous communique les informations et du niveau de détail que vous souhaitez que votre comptabilité soit détaillée, vous pouvez ajouter de nombreux autres comptes.

Par exemple, au lieu des termes génériques « charge d'impôts sur les salaires » et « régularisation/compensation des salaires » que nous avons, vous pourriez les décomposer en charges fiscales individuelles et en comptes de passif distincts. Par exemple, vous pourriez avoir un compte de dépenses pour FUTA Tax et un compte de bilan pour FUTA Tax Payable. L'utilisation d'un modèle de saisie de journal de paie peut vous aider à vous assurer de ne rien manquer. Mettre ce modèle dans Excel peut vous aider à vous assurer que vos débits sont égaux à vos crédits.

Comme tous les passifs liés à la paie, ces comptes de passif supplémentaires sont tous des passifs courants. Tout solde qui n'est pas réglé en l'espace de deux périodes de paie doit faire l'objet d'une enquête.

Les détails :

Revue : Payroll

Fréquence : Chaque période de paie ou chaque période de déclaration (c'est-à-dire mensuelle ou bihebdomadaire)

Emplacement du dossier FloQast (EN SAVOIR PLUS SUR LES DOSSIERS FLOQAST) : « Passifs salariaux » si le fournisseur de services de paie produit des rapports par département ou, dans une nouvelle instance de FloQast spécifique à la paie, si les rapports sous-jacents concernent une personne et sont donc trop sensibles pour être partagés avec l'ensemble de l'équipe comptable.

Prenons l'exemple d'une période de paie bimensuelle et de deux départements. La période de paie s'étend du lundi au dimanche suivant, et le jour de paie est le vendredi suivant. Examinons la période de paie du 12 au 25 octobre 2020, avec le jour de paie le 30 octobre.

Le docteur et le médecin

Date du compte nommé RCR10/25/20 Dépenses salariales brutes - Département 500 000 dollars bruts Dépenses salariales brutes - Département B 150 000 dollars Dépenses de bonus - Département B 33 000 dollars Frais de commission - Département 12 000 dollars Charges d'impôts sur les salaires (partie employeur) - Département A 46 000 dollars Charges d'impôts sur les salaires (partie employeur) - Département B 16 470 Avantages contre dépenses - contributions des employés 2 050 dollars FSA compensation - employé Retenues à la source : 5 000 dollars, accumulation et compensation de la masse salariale : 750 420 dollars

Note : Pour enregistrer l'écriture du journal de paie pour la période de paie se terminant le 25 octobre 2020

Ensuite, nous devons financer la masse salariale. Une bonne pratique consiste à utiliser un compte bancaire distinct et un compte de caisse distinct dans votre grand livre, uniquement pour la paie. Le moment exact où ce compte de paie doit être approvisionné dépend de votre fournisseur de services de paie et de votre banque. Pour cet exemple, supposons que la société de paie ait besoin d'un financement la veille du jour de paie.

Date du compte : 29 octobre 2020, cumul et compensation des salaires, 745 420 dollars, trésorerie d'exploitation : 745 420 dollars

Mémo : Pour enregistrer les espèces payées pour le salaire net, les retenues fiscales sur les employés et les impôts des employeurs

Le dernier type d'écriture comptable que vous pourriez avoir à effectuer est de cumuler les salaires lorsque la fin d'une période de paie et la fin d'une période comptable ne coïncident pas. Cela garantit que les états financiers reflètent toutes les dépenses engagées au cours de cette période. Pour cette organisation, la prochaine période de paie bimensuelle serait du 26 octobre au 8 novembre 2020. Pour la clôture de fin de mois d'octobre, l'écriture comptable suivante accumulerait six jours de paie :

Date du compte nommé RCR10/31/20 Dépenses salariales brutes - Département 214 285 dollars bruts Dépenses salariales brutes - Département B 64 285 dollars Dépenses de bonus - 10 000 dollars de commissions du ministère B - 6 000 dollars de dépenses d'impôts sur les salaires (partie employeur) - Département 16 852 dollars de dépenses salariales (partie employeur) - Département B 5 683 Avantages et dépenses - contributions des employés 879 dollars FSA compensation - employé Retenues de 2 143$ sur les salaires accumulés 314 083$

Note : Pour cumuler la masse salariale pour le mois d'octobre

Le 1er novembre, cette entrée doit être inversée afin que les salaires accumulés ne surestiment pas les salaires réels de novembre.

Et si mon compte n'est plus en solde ?

• Assurez-vous qu'il n'y a pas de codes de revenus supplémentaires pendant cette période, tels que « revenus supplémentaires » ou « rémunération correcte/d'ajustement »
• Assurez-vous qu'aucune nouvelle retenue à la source, telle que 401 000 dollars ou dépenses flexibles, ne doit être ajoutée au modèle de saisie du journal des salaires.

Réconciliation (CLIQUEZ ICI POUR ACCÉDER À 3 MODÈLES DE RAPPROCHEMENT EXCEL CONFORMES AUX MEILLEURES PRATIQUES)

• Réconciliez votre solde de trésorerie
• Réconciliez votre règlement de paie : les ajustements fiscaux ou les dates de paie remontant à la période suivante peuvent constituer des éléments de rapprochement appropriés. Regardez les transactions bancaires du mois prochain !
• Réconciliez vos comptes de compensation des avantages

Pièges courants

• Vous pourriez envisager de débiter les dépenses salariales et les charges fiscales de l'employeur pour l'argent qui sort. Fais attention ! Cela sous-estime les salaires et surestime les charges fiscales des employeurs.

Comment les auditeurs auditent

• Les auditeurs effectueront probablement des analyses sur votre compte de résultat. « Pourquoi les dépenses salariales ont-elles diminué d'un quart pour un département en particulier ? » « Pourquoi les commissions ont-elles été si élevées ce mois-ci ? » Si votre journal de paie est bien conçu, vous n'aurez aucun mal à répondre à ces questions ! (« Réduction des effectifs ». « Les ventes ont augmenté. »)