Comment enregistrer une écriture de journal de paie ?

La paie est probablement l'une des écritures de journal les plus courantes - et l'une de celles qui comportent le plus de pièges et d'erreurs. 

Ce blog a pour but de revenir aux bases de la comptabilité, et l'objectif de ce billet est de vous expliquer la manière correcte de comptabiliser une écriture de paie .

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Mais tout d'abord, parlons un peu des paie. Il s'agit de l'une des dépenses les plus importantes du compte de résultat, et l'une des plus complexes. Selon les activités de votre entreprise, la rémunération versée aux employés peut consister en un salaire horaire, un salaire mensuel, des commissions, des primes, des pourboires ou une combinaison de tous ces éléments. Si vous êtes novice en matière de paie, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans la publication 15 de l'IRS, intitulée Employer's Tax Guide.

Ce qui rend la comptabilité des paie si complexe, ce n'est pas tant la composition du salaire brut, mais tous les impôts et autres déductions qui en découlent avant que l'employé ne reçoive de l'argent. 

Tout d'abord, l'impôt fédéral sur les rémunérations :

• La loi fédérale sur les cotisations d'assurance (Federal Insurance Contributions Act - FICA) : Il s'agit des impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie, qui sont payés conjointement par les employés et les employeurs. Les employeurs et les employés paient tous deux 6,2 % pour la sécurité sociale et 1,45 % pour Medicare. L'impôt sur la sécurité sociale n'est payé que sur la rémunération jusqu'à une limite de base salariale, qui augmente chaque année. Pour 2020, ce plafond est fixé à 137 700 dollars.
• Impôt fédéral sur le chômage (FUTA) : Cet impôt est payé uniquement par les employeurs. Le taux fédéral est de 6 %, mais les employeurs bénéficient généralement d'un crédit pour les impôts sur le chômage payés dans les États. 
• Impôts fédéraux sur le revenu : L'impôt sur le revenu est retenu sur la rémunération des salariés pour couvrir les impôts dont ils sont redevables lorsqu'ils remplissent leur formulaire 1040. 

En fonction du lieu d'implantation de votre entreprise et du lieu de résidence et de travail de vos employés à distance, vous devrez peut-être également prélever des impôts sur le revenu au niveau de l'État et au niveau local. 

La paie est également l'outil de gestion de nombreux avantages sociaux courants, de sorte que vos écritures de paie peuvent également inclure des montants relatifs à l'assurance maladie, aux cotisations au régime de retraite, aux prestations pour personnes à charge, aux vacances et aux congés de maladie, ainsi qu'aux remboursements de frais. 

Certains avantages, comme l'assurance maladie, sont exonérés de tout impôt fédéral, tandis que d'autres sont soumis à une partie ou à la totalité des impôts sur l'emploi. Pour plus de détails, consultez la publication 15-B de l'IRS, Employer's Guide to Fringe Benefit (Guide de l'employeur sur les avantages sociaux). Il devient rapidement complexe de déterminer quels avantages sont assujettis à quels impôts. C'est pourquoi il peut être très judicieux de confier cette tâche à un prestataire de services de paie . 

Il existe plusieurs façons de "regrouper" ces écritures de paie . Certaines entreprises enregistrent les écritures pour chaque employé, tandis que d'autres le font par département. Dans le premier cas, il est important de stocker ces informations dans un dossier privé afin qu'elles ne soient pas accessibles à tous les membres de l'équipe comptable. La manière dont vous choisissez de regrouper ces écritures dépend en fait du format utilisé par votre fournisseur de paie pour rendre compte de ces informations, ou si votre entreprise a des exigences strictes en la matière.

Le niveau de détail de vos écritures et de votre plan comptable est un autre choix. Les exemples que nous présentons ici ne comportent que quelques comptes de dépenses de paie , mais en fonction du format dans lequel votre fournisseur de paie vous communique les informations et du niveau de détail que vous souhaitez pour votre comptabilité, vous pouvez ajouter beaucoup plus de comptes. 

Par exemple, au lieu de la "dépensepaie " et de la "régularisationpaie génériques que nous avons, vous pourriez les décomposer en dépenses fiscales individuelles et en comptes de passif distincts. Par exemple, vous pourriez avoir un compte de dépenses pour l'impôt FUTA et un compte de bilan pour l'impôt FUTA à payer. L'utilisation d'un modèle écriture de journal de paie peut vous aider à vous assurer que vous n'oubliez rien. En plaçant ce modèle dans Excel, vous pouvez vous assurer que vos débits sont égaux à vos crédits. 

Comme toutes les dettes paie, ces comptes de dettes supplémentaires sont tous des dettes à court terme. Tout solde qui n'est pas apuré en l'espace de deux périodes de paie doit faire l'objet d'une enquête. 

Les détails :

Journal : paie

Fréquence : Chaque période de paie ou chaque période de déclaration (c'est-à-dire mensuelle ou bihebdomadaire).

Emplacement du dossier FloQast (EN SAVOIR PLUS SUR LES DOSSIERS FLOQAST) : 'paie Liabilities' si le fournisseur de paie produit des rapports par département ou, dans une nouvelle instance FloQast spécifique à paie , si le rapport sous-jacent est individuel et donc trop sensible pour être partagé avec l'ensemble de l'équipe comptable.

Prenons un exemple avec une période de paie bihebdomadaire et deux départements. La période de paie s'étend du lundi au dimanche suivant, et le jour de paie est le vendredi suivant. Examinons la période de paie du 12 au 25 octobre 2020, le jour de paie étant le 30 octobre. 

Les dr. et cr.

DateNom du compteDRCR10/25/20Frais de salaire brut - Département A$500,000Frais de salaire brut - Département B$150,000Frais de bonus - Département B$33,000Frais de commission - Département A$12,000Frais d'impôt sur les salaires (part de l'employeur) - Département A$46,000$Frais d'impôt sur les salaires (part de l'employeur) - Dept B$16 470Frais de contre-prestation - cotisations salariales$2 050Compensation du FSA - retenues salariales$5 000Compensation de la masse salariale$750 420

Mémo : Enregistrer l'entrée de journal de paie pour la période de paie se terminant le 25 octobre 2020.

Ensuite, nous devons financer la paie. La meilleure pratique consiste à utiliser un compte bancaire et un compte de trésorerie distincts dans votre grand livre général, uniquement pour la paie. Le moment exact où ce compte de paie doit être approvisionné dépend de votre fournisseur de paie et de votre banque. Pour cet exemple, disons que la société de paie besoin d'être financée la veille du jour de paie. 

DateNom du compteDRCR10/29/20Régularisation des salaires 745 420$Trésorerie d'exploitation 745 420

Mémo : Pour enregistrer les liquidités versées pour le salaire net, les retenues fiscales du salarié et les impôts de l'employeur.

Le dernier type d'écriture au journal que vous pouvez être amené à passer consiste à provisionner les paie lorsque la fin d'une période de paie et la fin d'une période comptable ne coïncident pas. Cela permet de s'assurer que les états financiers reflètent toutes les dépenses encourues au cours de cette période. Pour cette organisation, la prochaine période de paie bihebdomadaire s'étend du 26 octobre au 8 novembre 2020. Pour la clôture du mois d'octobre, l'écriture de journal suivante permettrait de comptabiliser six jours de paie:  

DateNom du compteDRCR10/31/20Frais de salaire brut - Dept A$214,285Frais de salaire brut - Dept B$64,285Frais de bonus - Dept B$10,000Frais de commission - Dept A$6,000Frais d'impôt sur les salaires (part de l'employeur) - Dept A$16,852$Frais d'impôt sur les salaires (part de l'employeur) - Dept B5 683$Frais de contre-prestation - cotisations salariales879$Compensation du FSA - retenues salariales2 143$Salaires courus314 083

Mémo : Pour accumuler la paie pour le mois d'octobre

Le 1er novembre, cette écriture doit être contre-passée afin que les salaires cumulés ne surévaluent pas les salaires réels du mois de novembre. 

Que se passe-t-il si mon compte est en déséquilibre ?

• Assurez-vous qu'il n'y a pas de codes de gains supplémentaires pour cette période, comme "gains supplémentaires" ou "salaires corrects / d'ajustement".
• Assurez-vous qu'il n'y a pas de nouvelles retenues comme les dépenses 401k ou Flex qui doivent être ajoutées au modèleentrée du journal de paie .

Rapprochement (CLIQUEZ ICI POUR 3 modèles BEST PRACTICE EXCEL RECONCILIATION)

• Rapprocher le solde de trésorerie
• Rapprochez votre compensation des paie - les ajustements fiscaux ou les dates de paie qui tombent dans la période suivante peuvent être des éléments de rapprochement appropriés. Examinez les transactions bancaires du mois prochain !
• Rapprocher les comptes de compensation des prestations

Pièges courants

• On peut penser à débiter les charges salariales et les charges patronales pour les sorties d'argent. Mais attention ! Cela sous-estime les salaires et surestime les charges patronales.

Comment les auditeurs procèdent-ils à l'audit ?

• Les auditeurs procéderont probablement à des analyses de votre compte de résultat. "Pourquoi les charges salariales ont-elles baissé au cours d'un trimestre pour un département spécifique ? "Pourquoi les commissions étaient-elles si élevées ce mois-ci ?" Si votre journal des paie est bien conçu, vous n'aurez aucun mal à répondre à ces questions ! ("Réduction des effectifs", "Augmentation des ventes")