Wie buchen Sie eine Journalbuchung für die Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung ist wahrscheinlich eine der häufigsten Journalbuchungen - und eine der häufigsten Fallstricke und Fehlerquellen. 

In diesem Blog geht es darum, zu den Grundlagen der Buchhaltung zurückzukehren, und das Ziel dieses Beitrags ist es, Ihnen zu zeigen, wie Sie eine Journalbuchung für die Gehaltsabrechnung richtig buchen.

Gehaltsabrechnung 101

Aber lassen Sie uns zunächst ein wenig über die Gehaltsabrechnung sprechen. Dies ist einer der größten Ausgabenposten in der Gewinn- und Verlustrechnung und gleichzeitig einer der komplexesten. Je nach Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens kann das an die Mitarbeiter gezahlte Entgelt aus Stundenlöhnen, Monatsgehältern, Provisionen, Prämien, Trinkgeldern oder einer Kombination aus all diesen Elementen bestehen. Wenn Sie sich zum ersten Mal mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung befassen, finden Sie alle Informationen in der IRS-Veröffentlichung 15, Employer's Tax Guide.

Was die Lohn- und Gehaltsabrechnung so kompliziert macht, ist nicht so sehr die Zusammensetzung des Bruttolohns, sondern alle Steuern und sonstigen Abzüge, die zunächst abgezogen werden, bevor der Arbeitnehmer Geld erhält. 

Erstens gibt es Bundessteuern auf Entschädigungen:

• Federal Insurance Contributions Act (FICA)-Steuern: Hierbei handelt es sich um Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, die von Arbeitnehmern und Arbeitgebern gemeinsam gezahlt werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen beide 6,2 % für die Sozialversicherung und 1,45 % für Medicare. Die Sozialversicherungssteuer wird nur auf das Arbeitsentgelt bis zu einer Lohnuntergrenze gezahlt, die jedes Jahr steigt. Für 2020 liegt diese Grenze bei 137.700 Dollar.
• Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) : Sie wird nur von Arbeitgebern gezahlt. Der Bundessatz beträgt 6 %, aber im Allgemeinen erhalten Arbeitgeber eine Gutschrift für gezahlte staatliche Arbeitslosensteuern. 
• Bundeseinkommenssteuern: Die Einkommensteuer wird von der Vergütung der Arbeitnehmer einbehalten, um die Steuern zu decken, die sie bei der Einreichung ihrer Steuererklärung (1040) schulden. 

Je nachdem, wo Ihr Unternehmen ansässig ist und wo Ihre externen Mitarbeiter leben und arbeiten, müssen Sie möglicherweise auch staatliche und lokale Einkommenssteuern einbehalten. 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist auch das Vehikel für die Verwaltung vieler gängiger Zusatzleistungen für Mitarbeiter, so dass Ihre Journaleinträge zur Lohn- und Gehaltsabrechnung auch Beträge für Krankenversicherungen, Rentenversicherungsbeiträge, Leistungen für pflegebedürftige Angehörige, Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Kostenerstattungen enthalten können. 

Einige Leistungen, wie z. B. die Krankenversicherung, sind von allen Bundessteuern befreit, während andere ganz oder teilweise der Lohnsteuer unterliegen. Alle Einzelheiten finden Sie im IRS Pub 15-B, Employer's Guide to Fringe Benefit. Herauszufinden, welche Leistungen welchen Steuern unterliegen, wird schnell kompliziert, so dass die Auslagerung dieser Aufgabe an einen Lohnbuchhaltungsanbieter eine sehr kluge Entscheidung sein kann. 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Journaleinträge für die Gehaltsabrechnung zu "gruppieren". Einige Unternehmen Transaktionen ins Hauptbuch übertragen für einzelne Mitarbeiter, während andere dies nach Abteilungen tun. In diesem Fall ist es wichtig, diese Informationen in einem privaten Ordner zu speichern, damit sie nicht für alle Mitarbeiter des Buchhaltungsteams zugänglich sind. Wie Sie diese Einträge gruppieren, hängt davon ab, welches Format Ihr Gehaltsabrechnungsdienstleister für die Berichterstattung über die Informationen verwendet oder ob Ihr Unternehmen strenge Anforderungen an diese Informationen stellt.

Der Detaillierungsgrad Ihrer Journaleinträge und Ihres Kontenplans ist eine weitere Entscheidung. In den hier gezeigten Beispielen sind nur einige wenige Konten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgeführt. Je nachdem, in welchem Format Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister Ihnen die Informationen meldet und wie detailliert Sie Ihre Buchführung gestalten möchten, können Sie jedoch viele weitere Konten hinzufügen. 

Anstelle des allgemeinen "Lohnsteueraufwands" und der " Rückstellung", die wir haben, könnten Sie dies beispielsweise in die einzelnen Steueraufwendungen und separaten Verbindlichkeitskonten aufgliedern. Sie könnten zum Beispiel ein Aufwandskonto für FUTA Tax und ein Bilanzkonto für FUTA Tax Payable haben. Mithilfe einer Vorlage für Lohnbuchungen können Sie sicherstellen, dass Sie nichts übersehen. Wenn Sie diese Vorlage in Excel einfügen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Belastungen mit Ihren Gutschriften übereinstimmen. 

Wie alle Verbindlichkeiten im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind auch diese zusätzlichen Verbindlichkeiten kurzfristige Verbindlichkeiten. Alle Salden, die nicht innerhalb von ein paar Gehaltsperioden ausgeglichen werden, sollten untersucht werden. 

Die Einzelheiten:

Zeitschrift: Gehaltsabrechnung

Häufigkeit: Jeder Zahlungszeitraum oder jeder Berichtszeitraum (d. h. monatlich oder zweiwöchentlich)

Speicherort des FloQast-Ordners (ERFAHREN SIE MEHR ÜBER FLOQAST-ORDNER): Payroll Liabilities", wenn der Payroll-Provider Berichte nach Abteilungen erstellt, oder in einer neuen FloQast-Instanz speziell für die Gehaltsabrechnung, wenn die zugrunde liegende Berichterstattung nach Personen erfolgt und daher zu sensibel ist, um sie mit dem gesamten Buchhaltungsteam zu teilen.

Lassen Sie uns ein Beispiel mit einem zweiwöchentlichen Lohnzeitraum und zwei Abteilungen durchspielen. Der Lohnzahlungszeitraum läuft von Montag bis zum nächsten Sonntag, und der Zahltag ist am darauffolgenden Freitag. Betrachten wir den Lohnzeitraum vom 12. bis 25. Oktober 2020, mit Zahltag am 30. Oktober. 

Die Dr.'s und Cr.'s

DatumKontonameDRCR10/25/20Bruttolohnaufwand - Abt. A$500.000Bruttolohnaufwand - Abt. B$150.000Bonusaufwand - Abt. B$33.000Provisionsaufwand - Abt. A$12.000Lohnsteueraufwand (Arbeitgeberanteil) - Abt. A$46,000Lohnsteueraufwand (Arbeitgeberanteil) - Abt. B$16.470Lohnnebenkosten - Arbeitnehmerbeiträge$2.050FSA-Verrechnung - Arbeitnehmereinbehalte$5. Rückstellung.420

Vermerk: Zur Erfassung der Journalbuchung für die Gehaltsabrechnung für den am 25. Oktober 2020 endenden Zeitraum

Als nächstes müssen wir die Gehaltsabrechnung finanzieren. Am besten ist es, ein separates Bankkonto und ein separates Geldkonto in Ihrem Hauptbuch nur für die Gehaltsabrechnung zu verwenden. Wann genau das Konto für die Gehaltsabrechnung finanziert werden muss, hängt von Ihrem Gehaltsabrechnungsunternehmen und Ihrer Bank ab. Für dieses Beispiel nehmen wir an, dass die Gehaltsabrechnungsfirma am Tag vor dem Zahltag eine Einzahlung verlangt. 

DatumKontonameDRCR10/29/20Gehaltsabrechnung Rückstellung.420Betriebskasse$745.420

Vermerk: Zur Erfassung von Barzahlungen für Nettolöhne, einbehaltene Arbeitnehmersteuern und Arbeitgebersteuern

Die letzte Art von Journalbuchung, die Sie möglicherweise vornehmen müssen, ist die rückstellen der Gehaltsabrechnung, wenn das Ende eines Gehaltszeitraums und das Ende eines Abrechnungszeitraums nicht übereinstimmen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Jahresabschlüsse alle in diesem Zeitraum angefallenen Ausgaben widerspiegeln. Für diese Organisation würde der nächste zweiwöchige Lohnzeitraum vom 26. Oktober bis zum 8. November 2020 reichen. Für den Monatsabschluss Oktober würde die folgende Journalbuchung sechs Tage der Gehaltsabrechnung rückstellen :  

DatumKontonameDRCR10/31/20Bruttolohnaufwand - Abt. A$214.285Bruttolohnaufwand - Abt. B$64.285Bonusaufwand - Abt. B$10.000Provisionsaufwand - Abt. A$6.000Lohnsteueraufwand (Arbeitgeberanteil) - Abt. A$16,852Lohnsteueraufwand (Arbeitgeberanteil) - Abt. B$5.683Leistungsabrechnungsaufwand - Arbeitnehmerbeiträge$879FSA-Verrechnung - Arbeitnehmereinbehalte$2.143Lohnabgrenzungen$314.083

Memo: Gehaltsabrechnung für Oktober rückstellen

Am 1. November muss diese Buchung rückgängig gemacht werden, damit die aufgelaufenen Löhne nicht zu hoch für den November ausfallen. 

Was ist, wenn mein Konto jetzt nicht mehr ausgeglichen ist?

• Vergewissern Sie sich, dass es in diesem Zeitraum keine zusätzlichen Verdienstcodes gibt, wie z. B. "Zusatzverdienst" oder "Korrektur-/Anpassungslohn".
• Vergewissern Sie sich, dass es keine neuen Einbehaltungen wie 401k oder Flex-Ausgaben gibt, die der Vorlage für den Lohnbuchhaltungs-Journaleintrag hinzugefügt werden müssen.

Überleitung (KLICKEN SIE HIER FÜR 3 EXCEL-VORLAGEN FÜR BEWÄHRTE VERFAHREN ZUR ABSTIMMUNG)

• Ausgleichen Sie Ihren Kassenbestand
• Stimmen Sie Ihre Gehaltsabrechnung ab - Steueranpassungen oder Gehaltsdaten, die in den nächsten Zeitraum fallen, könnten geeignete Abstimmungsposten sein. Schauen Sie sich die Bankkontobewegungen des nächsten Monats an!
• Abstimmen Ihrer Leistungsverrechnungskonten

Häufige Fallstricke

• Sie könnten auf die Idee kommen, den Lohnaufwand und den Arbeitgebersteueraufwand für das ausgezahlte Geld zu belasten. Aber Vorsicht! Dadurch werden die Löhne unterbewertet und die Arbeitgebersteuern überbewertet.

Wie Prüfer prüfen

• Die Prüfer werden wahrscheinlich Ihre Gewinn- und Verlustrechnung analysieren. "Warum sind die Lohnkosten in einem Quartal in einer bestimmten Abteilung gesunken? "Warum waren die Provisionen diesen Monat so hoch?" Wenn Ihr Lohnjournal richtig gestaltet ist, werden Sie diese Fragen problemlos beantworten können! ("Verringerung des Personalbestands", "Umsatzsteigerung")