Wie bucht man einen Lohnbucheintrag?

Die Gehaltsabrechnung ist wahrscheinlich eine der meisten gemeinsame Journaleinträge — und eine der häufigsten Fallstricke und Fehler.

In diesem Blog geht es darum, zu den Grundlagen der Buchhaltung zurückzukehren. Das Ziel dieses Beitrags ist es, Sie durch die richtige Art der Buchung eines Gehaltsbucheintrags zu führen.

Gehaltsabrechnung 101

Aber lassen Sie uns zuerst ein wenig über die Gehaltsabrechnung sprechen. Dies ist eine der größten Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung und eine der komplexesten. Je nach Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens kann die Vergütung der Mitarbeiter aus Stundenlöhnen, Monatsgehältern, Provisionen, Prämien, Trinkgeldern oder einer Kombination aus all diesen bestehen. Wenn Sie neu in der Gehaltsabrechnung sind, erhalten Sie den vollständigen Überblick von IRS-Publikation 15, Steuerleitfaden für Arbeitgeber.

Was die Lohnbuchhaltung so komplex macht, ist nicht so sehr die Zusammensetzung dessen, was den Bruttolohn ausmacht, sondern all die Steuern und sonstigen Abzüge, die zuerst daraus resultieren, bevor der Arbeitnehmer Bargeld erhält.

Erstens gibt es Bundessteuern auf Entschädigungen:

• Steuern nach dem Bundesversicherungsbeitragsgesetz (FICA): Dies sind Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, die von Arbeitnehmern und Arbeitgebern gemeinsam gezahlt werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen beide 6,2% für die Sozialversicherung und 1,45% für Medicare. Die Sozialversicherungssteuer wird nur bis zu einer Lohngrundgrenze gezahlt, die jedes Jahr steigt. Für 2020 liegt dieses Limit bei 137.700 USD.
• Bundesarbeitslosensteuer (FUTA): Dies wird nur von Arbeitgebern bezahlt. Der Bundessteuersatz beträgt 6%, aber in der Regel erhalten Arbeitgeber eine Gutschrift für die gezahlten staatlichen Arbeitslosensteuern.
• Bundeseinkommensteuern: Die Einkommensteuer wird von der Vergütung der Arbeitnehmer einbehalten, um die Steuern zu decken, die sie bei Einreichung ihrer 1040 zahlen müssen.

Je nachdem, wo sich Ihr Unternehmen befindet und wo Ihre Remote-Mitarbeiter leben und arbeiten, müssen Sie möglicherweise auch staatliche und lokale Einkommenssteuern einbehalten.

Die Gehaltsabrechnung ist auch das Mittel zur Verwaltung vieler üblicher Nebenleistungen für Arbeitnehmer. Daher können Ihre Gehaltsbucheinträge auch Beträge für Krankenversicherung, Beiträge zur Altersvorsorge, Pflegegeld, Urlaub und Krankenstand sowie Kostenerstattungen enthalten.

Einige Leistungen, wie z. B. die Krankenversicherung, sind von allen Bundessteuern befreit, während für andere die Lohnsteuer ganz oder teilweise anfällt. Auschecken IRS Pub 15-B, Leitfaden für Arbeitgeber zur Lohnnebenleistung für vollständige Informationen. Herauszufinden, welche Leistungen welchen Steuern unterliegen, wird schnell komplex. Daher kann es eine sehr kluge Wahl sein, dies an einen Lohnabrechnungsdienstleister auszulagern.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Gehaltsbucheinträge zu „gruppieren“. Einige Unternehmen veröffentlichen Einträge für einzelne Mitarbeiter, während andere dies nach Abteilungen tun. Wenn Ersteres der Fall ist, ist es wichtig, diese Informationen in einem privaten Ordner zu speichern, damit nicht jeder im Buchhaltungsteam darauf zugreifen kann. Wie Sie diese Einträge gruppieren, hängt wirklich davon ab, welches Format Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter für die Berichterstattung über die Informationen verwendet, oder ob Ihr Unternehmen strenge Anforderungen an diese Informationen stellt.

Der Detaillierungsgrad Ihrer Tagebucheinträge und Ihrer Kontenplan ist eine andere Wahl. Die Beispiele, die wir hier zeigen, haben nur wenige Gehaltsabrechnungskonten, aber je nachdem, in welchem Format Ihr Gehaltsabrechnungsanbieter Ihnen die Informationen meldet und wie detailliert Ihre Buchhaltung sein soll, können Sie viele weitere Konten hinzufügen.

So könnten Sie beispielsweise anstelle der generischen Begriffe „Lohnsteueraufwand“ und „Gehaltsabgrenzung/Abrechnung“ diese in die einzelnen Steueraufwendungen und separate Verbindlichkeitskonten aufschlüsseln. Beispielsweise könnten Sie ein Ausgabenkonto für FUTA-Steuer und ein Bilanzkonto für FUTA Tax Payable haben. Die Verwendung einer Vorlage für Gehaltsbucheinträge kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen. Wenn Sie diese Vorlage in Excel einfügen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Belastungen Ihren Gutschriften entsprechen.

Wie bei allen Verbindlichkeiten im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung handelt es sich bei diesen zusätzlichen Haftungskonten ausschließlich um kurzfristige Verbindlichkeiten. Alle Salden, die nicht innerhalb einiger Zahlungsperioden ausgeglichen werden, sollten untersucht werden.

Die Einzelheiten:

Zeitschrift: Payroll

Häufigkeit: Jede Zahlungsperiode oder jeder Berichtszeitraum (d. h. monatlich oder zweiwöchentlich)

Speicherort des FloQAst-Ordners (ERFAHREN SIE MEHR ÜBER FLOAST-ORDNER): „Gehaltsabrechnungsverbindlichkeiten“, wenn der Gehaltsabrechnungsdienstleister Berichte nach Abteilungen erstellt oder, in einer neuen FloQAST-Instanz, die speziell für die Gehaltsabrechnung gilt, wenn die zugrunde liegenden Berichte von Einzelpersonen stammen und daher zu sensibel sind, um sie mit dem gesamten Buchhaltungsteam zu teilen.

Lassen Sie uns ein Beispiel mit einer zweiwöchentlichen Zahlungsperiode und zwei Abteilungen durchgehen. Die Zahlungsfrist läuft von Montag bis zum nächsten Sonntag, und der Zahltag ist am darauffolgenden Freitag. Schauen wir uns den Zahlungszeitraum vom 12. bis 25. Oktober 2020 an, wobei der Zahltag am 30. Oktober ist.

Die Ärzte und die Ärzte

DatumKontobezeichnungRCR10/25/20Bruttolohnkosten — Abteilung 500.000 A$ Bruttolohnkosten — Abteilung 150.000 B$ Bonuskosten — Abteilung 33.000 B$ Provisionskosten — Abteilung 12.000 A$ Lohnsteueraufwand (Arbeitgeberanteil) — Abteilung B$ Lohnsteueraufwand (Arbeitgeberanteil) — Abteilung B$16.470 Nebenkosten — Arbeitnehmerbeiträge 2.050 FSA - Mitarbeiter behält 5.000$ abgelaufene Gehaltsabrechnung/Abrechnung 750.420$ ein

Notiz: Um den Lohnbucheintrag für die am 25. Oktober 2020 endende Zahlungsperiode aufzuzeichnen

Als Nächstes müssen wir die Gehaltsabrechnung finanzieren. Es hat sich bewährt, ein separates Bankkonto und ein separates Barkonto in Ihrem Hauptbuch nur für die Gehaltsabrechnung zu verwenden. Wann genau dieses Lohnkonto finanziert werden muss, hängt von Ihrem Gehaltsabrechnungsanbieter und Ihrer Bank ab. Nehmen wir für dieses Beispiel an, dass das Lohnunternehmen am Tag vor dem Zahltag eine Finanzierung benötigt.

Datum Kontoname RCR 29.10.20Gehaltsabgrenzung/Abrechnung 745.420$ Betriebskasse 745.420$

Notiz: Zur Erfassung von Barzahlungen für Nettolöhne, Steuereinbehalte für Arbeitnehmer und Arbeitgebersteuern

Die letzte Art von Journaleintrag, den Sie möglicherweise vornehmen müssen, ist die Gehaltsabrechnung, wenn das Ende einer Zahlungsperiode und das Ende einer Abrechnungsperiode nicht zusammenfallen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Jahresabschluss alle in diesem Zeitraum angefallenen Ausgaben widerspiegelt. Für diese Organisation würde die nächste zweiwöchentliche Zahlungsperiode vom 26. Oktober bis 8. November 2020 laufen. Für den Monatsende im Oktober würde für den folgenden Journaleintrag eine Gehaltsabrechnung von sechs Tagen anfallen:

DatumKontobezeichnungRCR10/31/20Bruttolohnkosten — Abteilung 214.285 A$ Bruttolohnkosten — Abteilung 64.285 Bonuskosten — Abteilung B$ Provisionskosten — Abteilung 6.000 A$ Lohnsteueraufwand (Arbeitgeberanteil) — Abteilung B$ Lohnsteueraufwand (Arbeitgeberanteil) — Abteilung B$5.683 Nebenkosten — Mitarbeiterbeiträge 879 F$ SA-Clearing — Mitarbeiter behalten aufgelaufene Löhne in Höhe von 2.143$ ein (314.083$)

Notiz: Um die Gehaltsabrechnung für Oktober zu sammeln

Am 1. November muss dieser Eintrag rückgängig gemacht werden, damit die aufgelaufenen Löhne nicht zu hoch sind als die tatsächlichen Löhne für November.

Was ist, wenn mein Konto jetzt nicht mehr ausgeglichen ist?

• Vergewissern Sie sich, dass es in diesem Zeitraum keine zusätzlichen Verdienstcodes wie „zusätzliche Einnahmen“ oder „Richtig-/Anpassungszahlungen“ gibt
• Vergewissern Sie sich, dass es keine neuen Einbehalte wie 401.000 oder Flex-Ausgaben gibt, die zur Vorlage für die Gehaltsabrechnung hinzugefügt werden müssen

Versöhnung (KLICKEN SIE HIER FÜR 3 BEST-PRACTICE-VORLAGEN FÜR EXCEL-ABGLEICH)

• Stimmen Sie Ihr Barguthaben ab
• Stimmen Sie Ihre Gehaltsabrechnung ab — Steueranpassungen oder Zahlungstermine, die in die nächste Periode übergehen, sind möglicherweise richtige Abstimmungsposten. Schauen Sie sich die Bankkontotransaktionen des nächsten Monats an!
• Stimmen Sie Ihre Leistungsverrechnungskonten ab

Häufige Fallstricke

• Sie könnten in Betracht ziehen, die Lohnkosten und die Arbeitgebersteuerkosten für das ausgezahlte Geld abzubuchen. Sei vorsichtig! Dies unterschätzt die Löhne und überbewertet die Steuerkosten der Arbeitgeber.

Wie Auditoren prüfen

• Wirtschaftsprüfer werden wahrscheinlich Analysen zu Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung durchführen. „Warum sind die Lohnkosten für eine bestimmte Abteilung um ein Viertel gesunken?“ „Warum waren die Provisionen diesen Monat so hoch?“ Wenn Ihr Lohnjournal richtig gestaltet ist, werden Sie kein Problem damit haben, diese Fragen zu beantworten! („Reduzierung der Mitarbeiterzahl.“ „Der Umsatz ist gestiegen.“)