Comment passer une écriture de journal sur les immobilisations

Nous revenons aux fondamentaux de la comptabilité, et l'objectif de ce billet est de vous expliquer la bonne façon de passer une écriture de journal sur une immobilisation et d'effectuer la comptabilité des immobilisations, depuis l'achat d'une nouvelle immobilisation jusqu'à sa vente et sa radiation. Que vous soyez un aide-comptable ou un comptable expérimenté, il est bon de rappeler les principes de base pour s'assurer que tout est fait correctement. Mais d'abord, qu'est-ce qu'une immobilisation ?

QU'EST-CE QU'UNE IMMOBILISATION ?

Une immobilisation est un élément qui sera utilisé dans l'entreprise et dont la durée de vie utile est supérieure à un an. En d'autres termes, une immobilisation est un bien que vous possédez et qui vous aide à faire fonctionner votre entreprise et à générer des revenus sur une longue période, par opposition aux actifs à court terme tels que les stocks et les fournitures, qui sont vendus ou consommés rapidement.

EXEMPLES D'IMMOBILISATIONS

Les équipements d'usine, les machines, les ordinateurs, les véhicules et le mobilier de bureau sont des exemples d'actifs fixes. Les bâtiments et toutes les améliorations apportées à l'intérieur ou à l'extérieur sont également des actifs fixes. Par exemple, un locataire peut avoir besoin de réaménager l'intérieur et de paver le parking d'un bâtiment loué. Il s'agit là d'exemples d'actifs tangibles, c'est-à-dire de choses que l'on peut toucher.

QU'EST-CE QUE LE PROCESSUS COMPTABLETABLE DE L'ACTIF FIXE ?

Contrairement aux actifs à court terme, les actifs fixes procurent un avantage économique à l'entreprise pendant plus d'un an. Étant donné que la valeur de ces actifs pour l'entreprise s'étend sur plus d'une période comptable, les règles des GAAP imposent une capitalisation, plutôt que de simplement passer le coût de l'actif en charges en une seule fois. L'amortissement des immobilisations est le processus qui consiste à

COMMENT COMPTABILISER LES ENTRÉES D'IMMOBILISATIONS

À titre d'exemple, nous avons choisi une table de salle de conférence en bois de grange restauré, vieille de 200 ans et provenant du Michigan, qui est également notre exemple d'immobilisation symbolique. Passons en revue la comptabilité et la façon dont elle apparaît dans les états financiers.

1. Les règles (aussi appelées GAAP)

Selon les PCGR, cette table ne sera utilisable que pendant sept ans. En effet, la table est considérée comme une immobilisation et les PCGR classent toutes les immobilisations dans des catégories prédéterminées afin d'estimer leur "durée de vie utile". La table, dans cet exemple, entre dans la catégorie "Mobilier et agencements", qui est fixée à sept ans. Ce bois vieux de 200 ans nous permettra probablement de dépasser les sept ans, mais en même temps, les chaises autour de la table ne dureront peut-être que deux ans. Pour obtenir cette table, notre entrepreneur général Ed a fait appel à un autre concepteur de tables. Disons que le prix de la table elle-même s'élève à 3 200 dollars. Cependant, Ed nous facture des frais d'entrepreneur de 15 %, ce qui représente 480 $ de plus. L'expédition de la table coûte 100 dollars de plus, ce qui signifie que la facture finale s'élève à 3 780 dollars.

2. Comment classer les coûts de soutien ? Inscription à l'actif ou comptabilisation en charges ?

La table est clairement une immobilisation. Nous avons payé un prix pour elle et, selon les GAAP, elle continuera à nous apporter de la valeur pendant environ sept ans (avec un peu de chance, beaucoup plus). Il ne s'agit pas d'un actif fixe. Il s'agit plutôt d'une dépense, car il s'agit simplement d'une commission qui n'ajoute aucune valeur, et non d'un élément de valeur que nous pourrions revendre. Les frais d'expédition sont similaires. Devons-nous capitaliser le coût de la table et passer le reste en charges ? En fait, nous capitalisons tout - le prix d'achat de la table, les honoraires de l'entrepreneur et les frais d'expédition. Le coût d'un actif comprend tous les coûts nécessaires pour que l'actif soit prêt à être utilisé.

3. Comment comptabiliser cette écriture au journal ?

À partir du moment où Ed nous envoie la facture, voici comment nous allons comptabiliser les écritures à chaque étape du processus: Facture: Lorsque nous recevons la facture, nous devons enregistrer l'achat d'une immobilisation dans le bilan. Nous débiterons donc le compte d'actif Actifs fixes puisque nous avons ajouté de la valeur à nos actifs fixes. Nous créditons également le compte Fournisseurs, puisque nous devons de l'argent mais que nous ne l'avons pas encore payé. Notez que nous utilisons un seul compte "Immobilisations", mais il est probable que vous ayez plusieurs comptes pour différentes immobilisations ou groupes d'immobilisations, avec des noms et des numéros de compte uniques, pour permettre la dépréciation et les ajustements des immobilisations individuelles. DateNom du compteDRCR3/17/17Actifs immobilisés$3,780AP$3,780Paiement: Quelques semaines plus tard, lorsque nous payons, nous débitons ce montant dans les comptes fournisseurs et le créditons dans le compte de trésorerie pour équilibrer le tout.DateNom du compteDRCR4/12/17AP$3,780Cash$3,780Depreciation: C'est ici que les choses commencent à devenir compliquées. Étant donné que nous reconnaissons la valeur du tableau dans le temps jusqu'à son "expiration" (après 7 ans), nous devons comptabiliser cette valeur dans le temps. Selon les GAAP, nous le faisons mensuellement en tant que dépense d'amortissement. Certaines plateformes comptables, comme Oracle, disposent d'outils permettant de suivre la dépréciation des immobilisations, mais dans de nombreux cas, vous devrez le faire manuellement à l'aide d'écritures de journal. Chaque mois, nous retirons la valeur de l'actif et l'ajoutons à un nouveau compte, l'amortissement cumulé. Au cours de la durée de vie utile de l'actif, la valeur amortissable est passée en charges dans le compte de résultat, dans un compte de charges d'amortissement. Gardez à l'esprit qu'il s'agit d'une dépense papier qui a déjà été payée et qui n'a donc aucun impact sur le flux de trésorerie puisqu'elle est passée en charges chaque mois ; il s'agit simplement d'un processus d'enregistrement de la dépréciation et de suivi de la valeur comptable d'un actif. Dans notre cas, il s'agit de 7 ans, de sorte que notre charge d'amortissement mensuelle est de 45 $ par mois (3 780 $ divisés par 84 mois).DateNom du compteDRCR4/17/17Expense$45.00Accumulated Depreciation$45.00À tout moment, nous pouvons déterminer la valeur restante de la table - sa valeur comptable nette - en faisant la somme des actifs immobilisés et de l'amortissement cumulé. Après un mois, la valeur comptable nette de la table est égale à 3 780 $ - 45 $ = 3 735 $. Lorsque le montant du compte d'amortissement cumulé atteint 3 780 $, la valeur totale de notre table a été comptabilisée en tant que charge d'amortissement dans le compte de résultat.Selon les PCGR, nous devons également tenir compte de ce qui se passera au terme de ces sept années pour déterminer la valeur de récupération de la table. Supposons que nous estimions que, dans sept ans, nous pourrions vendre la table pour 400 dollars. Sa base amortissable est alors de 3 380 $ (3 780 $ - 400 $) et notre charge d'amortissement mensuelle est de 40,24 $ (3 380 $ divisés par 84). Au bout de sept ans, la valeur comptable de la table serait égale à sa valeur de récupération de 400 $. Toutefois, dans la pratique, la plupart des comptables supposent que la valeur de récupération est négligeable et l'ignorent tout simplement.

4. Que se passe-t-il si nous vendons le bien ?

Supposons que vous vous lassiez de la table au bout de deux ans et que vous décidiez de vous en débarrasser avant la fin de sa durée de vie de sept ans. Si nous vivions au Royaume-Uni ou dans un autre pays appliquant les normes IFRS plutôt que les GAAP, nous pourrions décider de réévaluer cet actif à sa juste valeur marchande dès que nous aurions pris connaissance de cette forte augmentation de valeur. Malheureusement, les GAAP n'autorisent pas la réévaluation. Vous vendez la table de votre salle de conférence pour 20 000 dollars. Voici l'écriture de journal qui enregistre la vente de l'actif. Lorsque nous vendons la table, nous passons par pertes et profits les soldes restants de l'actif immobilisé et de l'amortissement cumulé dans le grand livre. La différence entre la valeur comptable de l'actif et le produit de la vente est comptabilisée comme une plus-value.DateNom du compteDRCR3/17/19Espèces$20.000Amortissements cumulés$1.080Actifs fixes$3.780Gain sur la cession d'actifs$17.300

AUTRES ÉCRITURES SUR LES IMMOBILISATIONS

La comptabilité des immobilisations peut être un peu compliquée et il existe un certain nombre d'autres transactions d'immobilisations qui peuvent nécessiter des écritures au journal. Par exemple, supposons que votre table de réunion en bois de grange (essayez de dire cela trois fois rapidement !) ne passe pas ses jours jusqu'à ce qu'elle soit entièrement amortie ou vendue avec une plus-value à un propriétaire élégant. Vous pouvez décider que votre table n'est pas assez grande pour votre entreprise en pleine croissance et la vendre en cours de route, ce qui débite les liquidités (ou les comptes clients) et crédite les actifs immobilisés. Par exemple, si la table est endommagée d'une manière ou d'une autre, vous devrez peut-être diminuer la valeur comptable de l'actif et enregistrer une perte de valeur dans votre compte de résultat. C'est ainsi que l'on passe une écriture au journal des immobilisations. Nous avons d'autres instructions sur la comptabilisation des écritures au journal, que vous trouverez ici. Et, bien sûr, n'hésitez pas à nous contacter via les réseaux sociaux si vous avez besoin d'aide. Après tout, nous sommes là pour faire de vous un meilleur comptable.