Les meilleures pratiques pour les équipes comptables lorsqu'elles travaillent à distance, selon d'anciens comptables

Eh bien, nous y voilà. Alors que la majeure partie du monde est mise en quarantaine pour prévenir la propagation de la COVID-19, de nombreuses entreprises sont confrontées à la triste réalité : elles n'étaient pas totalement préparées à un scénario qui obligerait la plupart, sinon la totalité, de leurs employés à travailler à distance.

Bien qu'il y ait sans aucun doute quelques difficultés en cours de route, le fait est que la culture numérique de la main-d'œuvre, combinée à la pléthore de solutions de logistique, de communication et d'efficacité disponibles, peut faciliter la transition d'une équipe unie à une équipe à distance, maintenant et à l'avenir.

S'appuyant presque exclusivement sur les anciens comptables chevronnés de FloQast, voici un guide pratique pour les équipes comptables qui, prêtes ou non, travaillent soudainement à distance.

Préparation numérique : jeter les bases d'une équipe de comptabilité à distance efficace

Bien que la récente transition vers le travail à distance puisse être surprenante, compte tenu de son ampleur, ce n'est pas comme si la tendance au travail à domicile n'était pas à la hausse depuis un certain temps.

Selon Owl Labs, environ 62 % des employés âgés de 22 à 65 ans déclarent travailler à distance au moins occasionnellement. En outre, le rapport a révélé que, alors que 30 % des personnes déclarent travailler à distance à plein temps, 18 % travaillent à distance une à trois fois par semaine.

Malgré cela, la préparation des employés au travail à distance se fait souvent au cas par cas, certains étant mieux préparés que d'autres à travailler en dehors du bureau.

« Cela peut sembler assez simple, mais pour avoir travaillé pour des entreprises qui ne proposent pas bien le télétravail, il est très important de disposer d'informations de contact à jour, d'un système de messagerie instantanée standard et d'une visibilité sur les calendriers des autres membres de l'équipe », a déclaré Brandon Edgar, consultant principal en technologie comptable au bureau de FloQast à Columbus, dans l'Ohio, et ancien comptable lui-même. « Pour aller encore plus loin, l'utilisation du stockage dans le cloud, du VPN et de l'authentification SSO garantit que les employés ont accès aux documents, quel que soit leur emplacement physique. »

Souhaitant mieux illustrer l'importance d'éléments tels que le VPN et l'authentification SSO pour les équipes distantes, je me suis tourné vers mon collègue Andrew Merenbach, CISSP, CISM, CISA, ingénieur de sécurité senior possédant trois certifications qui semblent très importantes, à titre indicatif.

« L'authentification signifie prouver que vous êtes bien celui que vous prétendez être», a déclaré Andrew. « Traditionnellement, cela se fait uniquement avec un nom d'utilisateur et un mot de passe, un facteur ou une méthode unique que nous appelons souvent « Quelque chose que vous savez ». Si quelqu'un devine votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, il peut se faire passer pour vous et faire tout ce que vous pouvez faire. Une carte à puce ou un générateur de code à usage unique sur votre téléphone peut constituer un deuxième facteur, dans ce cas, « Quelque chose que vous possédez », ce qui rend plus difficile pour quelqu'un d'usurper votre identité sans accès physique à votre appareil. »

Diriger depuis chez soi : gérer efficacement une équipe de comptabilité à distance

Au risque d'aller de soi, le plus grand défi auquel sont confrontées les équipes travaillant à distance est peut-être de ne pas pouvoir se tourner vers un collègue pour simplement lui poser une question. S'adresser à un responsable pour lui demander quel projet doit être priorisé fait naturellement partie du travail, et si des solutions comme Slack permettent de communiquer facilement des messages courts ou de partager un chaton .gif, les messages plus nuancés entraînent souvent des malentendus.

« Après avoir passé une grande partie de ma carrière à travailler à domicile, l'une des choses que je fais en tant que manager est d'organiser des heures de bureau virtuelles », a déclaré Debbie Byrne, CPA, consultant en solutions spécialisé dans la comptabilité et la technologie au sein de l'équipe Customer Success de FloQast. « Il ne s'agit pas du tout de les microgérer. C'est un moment où le personnel peut poser toutes les questions qu'il pourrait avoir et c'est un bon moyen d'avoir un contact tout au long de la journée. Cela garantit que je suis toujours un système de soutien s'ils ont des questions ou des préoccupations. »

En tant que personne qui a simplement couru en bas pour récupérer ma livraison de : une banane, de la crème glacée, une variété de baies, du poulet, sans l'ail, les tortillas ou le parmesan que j'ai commandés sur InstaCart, je pense que je suis bien placée pour témoigner de la grande variété de distractions présentes à la maison. En tant que vétéran du télétravail, Debbie a également un plan pour cela.

« Aussi, des listes », poursuit-elle. « Lorsque vous travaillez à domicile, vous êtes confronté à de nombreuses distractions : la lessive, la vaisselle, le nouvel épisode de Dieu sait quoi. Chaque matin, je dresse une liste et je la classe par catégories : travail, maison ou famille et amis. Tout au long de la journée, si jamais je me sentais dépassé, je retournais à ma liste pour voir ce que je pouvais accomplir. Il vous responsabilise et vous permet de savoir si vous avez besoin de demander de l'aide. »

L'art de la transparence : une communication claire est la clé du succès

Nous avons déjà souligné à quel point il est essentiel de disposer d'outils de messagerie instantanée et de fixer des heures précises pour que les gestionnaires et le personnel puissent se réunir, mais il arrive souvent que des questions ne soient pas posées et, par conséquent, sans réponse.

Thomas Kramer, M.B.A., consultant en technologie comptable chez FloQast, a souligné l'importance de ce type d'interaction, ou de son absence.

« Il est essentiel de toujours avoir une ligne de communication ouverte pour répondre à des questions ou à des préoccupations lorsqu'il s'agit de travailler à distance », explique Kramer, qui a également été auditeur puis comptable avant de rejoindre FloQast. « Qu'il s'agisse de votre comptable principal pour tous les comptables employés et les nouveaux membres de l'équipe, ou de votre directeur de la comptabilité pour vos comptables principaux, il est également important que votre équipe sache qui est son collègue de référence pour toute question. »

Au sujet de la communication et de l'organisation, Kramer a poursuivi. « Veillez également à définir clairement les attentes de chaque membre de l'équipe et à discuter de l'impact de ses contributions sur la clôture. Plus vous pouvez être organisé, mieux c'est. »

La clé de la collaboration : comment les équipes peuvent organiser au mieux les processus et les responsabilités

Pour organiser les projets en cours, les initiatives à plus long terme et les responsabilités quotidiennes, l'équipe marketing de FloQast s'appuie sur un outil de gestion de projet permettant d'identifier clairement sur quoi les membres de l'équipe travaillent et à quel moment.

Bien qu'il ne soit pas comptable lui-même, Alex Pukos, un responsable du support produit presque mythique chez FloQast, a une solide expérience en matière de collaboration avec les équipes comptables pour utiliser le produit le plus efficacement possible. Compte tenu du nombre d'équipes avec lesquelles il a travaillé depuis qu'il a rejoint FloQast en 2018, Pukos a développé une tendance particulière à aider les équipes comptables, en particulier les équipes comptables à distance, à éliminer les réunions de statut.

« Cela me fait toujours plaisir qu'un client remplace les réunions de statut hebdomadaires, voire quotidiennes, après avoir adopté FloQast », explique Pukos, dont la propension à résoudre les problèmes d'assistance et à développer du contenu éducatif pour les utilisateurs et les employés de FloQast lui a valu le surnom de « professeur Pukos », par ses collègues.

« En ayant simplement FloQast comme référentiel central pour les processus liés à la clôture, la direction connaît l'état en temps réel de la clôture et le personnel dispose d'un endroit où communiquer. Comme les équipes se déplacent à distance, cette visibilité est d'autant plus cruciale que les réunions informelles et formelles sont plus difficiles à obtenir. Au lieu de passer les 10 premières minutes d'un partage d'écran à vérifier le micro et à calmer les enfants et les chiens, nos clients peuvent consacrer ce temps précieux à relever d'autres défis auxquels leur service peut être confronté. »

Trouvez un moyen de le rendre amusant

Un thème récurrent dans mes communications informelles avec mes collègues était le désir de poursuivre les interactions en personne qui ont tendance à avoir lieu vers la fin de la semaine.

Organiser des happy hours virtuels, jouer à des jeux ou même faire visiter le nouveau bureau temporaire d'un membre de l'équipe sont d'excellents moyens de préserver l'esprit communautaire, même si l'équipe est dispersée. Après tout, nous avons un travail à faire, mais cela ne veut pas dire que ce ne doit pas être amusant.