Meilleures pratiques pour les équipes comptables qui travaillent à distance - selon d'anciens comptables

Nous y sommes. Alors que la majeure partie du monde est en quarantaine par précaution contre la propagation du COVID-19, de nombreuses entreprises sont confrontées à l'inconfortable réalité qu'elles n'étaient pas totalement préparées à un scénario qui exigerait que la plupart - voire la totalité - de leurs employés travaillent à distance.

Bien qu'il y ait, sans aucun doute, quelques problèmes de croissance en cours de route, le fait est que la culture numérique de la main-d'œuvre - combinée à une pléthore de solutions disponibles en matière de logistique, de communication et d'efficacité - peut faire de la transition d'une équipe unie à une équipe à distance, aujourd'hui et à l'avenir, une transition simple.

S'appuyant presque exclusivement sur les anciens comptables chevronnés de FloQast, voici un guide pratique pour les équipes comptables qui - prêtes ou non - travaillent soudainement à distance.

Préparation numérique : Poser les bases d'une équipe de comptables à distance efficace

Si le récent passage au travail à distance peut surprendre par son ampleur, ce n'est pas comme si la tendance au travail à domicile n'était pas en hausse depuis un certain temps.

Selon Owl Labs, environ 62 % des employés âgés de 22 à 65 ans déclarent travailler à distance au moins occasionnellement. En outre, le rapport indique que si 30 % des personnes déclarent travailler à distance à temps plein, 18 % travaillent à distance une à trois fois par semaine.

Malgré cela, la préparation des employés au travail à distance se fait souvent au cas par cas, certains étant mieux préparés que d'autres à travailler en dehors du bureau.

"Cela peut sembler assez élémentaire, mais ayant travaillé pour des entreprises qui ne font pas bon ménage avec le travail à distance, il est vraiment important d'avoir des informations de contact à jour, un système de messagerie instantanée standard et une visibilité sur les calendriers des autres membres de l'équipe", a déclaré Brandon Edgar, consultant principal en technologie comptable au bureau de FloQast à Columbus, dans l'Ohio, et ancien comptable lui-même. "Pour aller plus loin, l'utilisation du stockage cloud , du VPN et de l'authentification SSO garantit que les employés ont accès aux documents, quel que soit l'endroit où ils se trouvent."

Souhaitant mieux illustrer l'importance d'éléments tels que le VPN et l'authentification SSO pour les équipes distantes, je me suis tourné vers mon collègue Andrew Merenbach, CISSP, CISM, CISA, un ingénieur principal en sécurité possédant trois certifications qui semblent très importantes, pour obtenir des conseils.

"L'authentification consiste à prouver que vous êtes bien celui que vous prétendez être", explique Andrew. Traditionnellement, cela se fait uniquement à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe - un seul facteur, ou une seule méthode, que nous appelons souvent "quelque chose que vous connaissez". Si quelqu'un devine votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, il peut se faire passer pour vous et faire tout ce que vous pouvez faire. Une carte à puce ou un générateur de code à usage unique sur votre téléphone peut agir comme un deuxième facteur, dans ce cas, "quelque chose que vous avez", ce qui rend plus difficile pour quelqu'un d'usurper votre identité sans avoir un accès physique à votre appareil".

Diriger depuis le front intérieur : Gérer efficacement une équipe comptable à distance

Au risque d'énoncer une évidence, le plus grand défi auquel sont confrontées les équipes à distance est peut-être l'impossibilité de se tourner vers un collègue et de lui poser simplement une question. Se tourner vers un responsable et lui demander quel projet doit être priorisé fait naturellement partie du travail, et bien que des solutions comme Slack facilitent la communication de messages courts ou le partage d'un .gif de chaton, les messages plus nuancés donnent souvent lieu à des malentendus.

"Ayant passé une grande partie de ma carrière à travailler à domicile, l'une des choses que je fais en tant que manager est d'organiser des heures de bureau virtuelles", a déclaré Debbie Byrne, CPA, consultante en solutions spécialisée dans la comptabilité et la technologie au sein de l'équipe Customer Success de FloQast. "Il ne s'agit pas du tout de microgestion - c'est un moment où les employés peuvent poser toutes les questions qu'ils ont et c'est une façon agréable d'avoir un certain contact tout au long de la journée. Cela garantit que je reste un système de soutien s'ils ont des questions ou des préoccupations.

En tant que personne qui vient de courir en bas pour attraper ma livraison de : Une banane, de la crème glacée, une variété de baies, du poulet, et rien de l'ail, des tortillas ou du parmesan que j'ai commandés sur InstaCart, je me sens bien placée pour témoigner de la grande variété de distractions présentes à la maison. En tant que vétéran du travail à distance, Debbie a également un plan pour cela.

"Et puis, il y a les listes", poursuit-elle. "Quand on travaille à domicile, on a tellement de distractions sous les yeux - la lessive, la vaisselle, le nouvel épisode de Dieu sait quoi. Chaque matin, j'écris une liste et je la classe par catégorie : Travail, Maison ou Famille et amis. Tout au long de la journée, si je me sens dépassée, je reviens à ma liste et je vois ce que je peux faire. Cela permet de se responsabiliser et de savoir s'il faut demander de l'aide".

L'art de la transparence : Une communication claire est la clé du succès

Nous avons déjà évoqué l'importance de la mise en place d'outils de messagerie instantanée et de l'organisation de réunions entre les responsables et le personnel, mais il arrive souvent que des questions ne soient pas posées et, par conséquent, qu'aucune réponse ne soit apportée.

Thomas Kramer, MBA, consultant en technologie comptable chez FloQast, a souligné l'importance de ce type d'interaction - ou de l'absence d'interaction.

"Il est essentiel de toujours disposer d'une ligne de communication ouverte pour répondre aux questions ou aux préoccupations lorsqu'il s'agit de travailler à distance", a déclaré M. Kramer, qui a également été auditeur et, plus tard, comptable avant de rejoindre FloQast. "Qu'il s'agisse de votre comptable principal pour tous les comptables salariés et les nouveaux membres de l'équipe, ou de votre responsable comptable pour vos comptables principaux, il est également important que votre équipe sache à qui s'adresser en cas de questions."

En ce qui concerne la communication et l'organisation, M. Kramer ajoute : "Veillez également à définir clairement les attentes de chaque membre de l'équipe. "Veillez également à définir clairement les attentes de chaque membre de l'équipe et discutez de l'impact de leurs contributions sur la clôture. Plus vous serez organisé, mieux ce sera".

La clé de la collaboration : Comment les équipes peuvent organiser au mieux les processus et les responsabilités

Pour organiser les projets en cours, les initiatives à plus long terme et les responsabilités quotidiennes, l'équipe marketing de FloQast s'appuie sur un outil de gestion de projet qui permet d'identifier clairement ce sur quoi les membres de l'équipe travaillent et la date à laquelle ils doivent le faire.

Bien qu'il ne soit pas comptable lui-même, Alex Pukos, un responsable du support produit quasi-mythique chez FloQast, a des antécédents substantiels en matière de collaboration avec les équipes comptables pour utiliser le produit aussi efficacement que possible. Compte tenu du nombre d'équipes avec lesquelles il a travaillé depuis qu'il a rejoint FloQast en 2018, Pukos a développé une affection particulière pour aider les équipes de comptabilité - les équipes de comptabilité à distance, en particulier - à éliminer les réunions d'état.

"Je suis toujours heureux d'apprendre qu'un client a remplacé les réunions hebdomadaires, voire quotidiennes, après avoir adopté FloQast", a déclaré M. Pukos, dont la propension à résoudre les tickets d'assistance et à développer des contenus éducatifs pour les utilisateurs et les employés de FloQast lui a valu le surnom de "Professeur Pukos" par ses collègues.

"En ayant simplement FloQast comme référentiel central pour les processus liés à la clôture, la direction connaît l'état d'avancement en temps réel de la clôture et le personnel dispose d'un lieu pour communiquer. Au fur et à mesure que les équipes se déplacent à distance, cette visibilité est d'autant plus cruciale que les réunions informelles et formelles sont plus difficiles à organiser. Au lieu de passer les 10 premières minutes d'un partage d'écran à vérifier le micro et à faire taire les enfants et les chiens, nos clients peuvent consacrer ce temps précieux à relever d'autres défis auxquels leur département peut être confronté.

Trouver un moyen de s'amuser

Un thème récurrent dans mes communications informelles avec mes collègues était le désir de poursuivre les interactions en personne qui ont tendance à avoir lieu vers la fin de la semaine.

Organiser des happy hours virtuels, jouer à des jeux ou même faire visiter le nouveau bureau temporaire d'un membre de l'équipe sont d'excellents moyens de maintenir l'esprit communautaire, même si l'équipe est dispersée au gré du vent. Nous avons un travail à faire, après tout, mais cela ne veut pas dire qu'il ne doit pas être amusant.