Best Practices für Buchhaltungsteams bei Fernarbeit - laut ehemaligen Buchhaltern

Nun, hier sind wir nun. Da der größte Teil der Welt als Vorsichtsmaßnahme gegen die weitere Ausbreitung von COVID-19 unter Quarantäne gestellt wurde, sehen sich viele Unternehmen mit der unangenehmen Erkenntnis konfrontiert, dass sie nicht vollständig auf ein Szenario vorbereitet waren, bei dem die meisten - wenn nicht sogar alle - Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten müssten.

Auch wenn es auf dem Weg dorthin zweifellos einige Wachstumsschmerzen geben wird, so ist es doch eine Tatsache, dass die digitale Kompetenz der Arbeitskräfte - in Verbindung mit einer Fülle von verfügbaren Logistik-, Kommunikations- und Effizienzlösungen - den Übergang von einem vereinigten Team zu einem Remote-Team jetzt und in Zukunft zu einem einfachen Übergang machen kann.

Dieser praktische Guide für Buchhaltungsteams, die - ob bereit oder nicht - plötzlich aus der Ferne arbeiten, basiert fast ausschließlich auf den erfahrenen ehemaligen Buchhaltern von FloQast.

Digitale Vorbereitung: Die Grundlage für ein effizientes Fernbuchhaltungsteam legen

Auch wenn die jüngste Verlagerung zur Telearbeit erstaunlich sein mag, so ist es doch nicht so, dass der Trend zur Arbeit von zu Hause aus nicht schon seit geraumer Zeit auf dem Vormarsch wäre.

Nach Angaben von Owl Labs geben rund 62 % der Arbeitnehmer zwischen 22 und 65 Jahren an, zumindest gelegentlich aus der Ferne zu arbeiten. Darüber hinaus ergab der Bericht, dass 30 % der Beschäftigten angeben, Vollzeit aus der Ferne zu arbeiten, während 18 % ein bis drei Mal pro Woche aus der Ferne arbeiten.

Trotzdem wird die Vorbereitung der Mitarbeiter auf die Telearbeit oft von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich gehandhabt, so dass einige besser auf die Arbeit außerhalb des Büros vorbereitet sind als andere.

"Das mag zwar ziemlich einfach klingen, aber nachdem ich in Unternehmen gearbeitet habe, in denen Remote-Arbeit nicht gut funktioniert, ist es wirklich wichtig, aktuelle Kontaktinformationen, ein standardmäßiges Instant-Messaging-System und Einblick in die Kalender anderer Teammitglieder zu haben", so Brandon Edgar, Senior Accounting Technology Consultant in der FloQast-Niederlassung in Columbus, Ohio, und selbst ehemaliger Accountant . "Wir gehen noch einen Schritt weiter und nutzen Cloud-Speicher, VPN und SSO-Authentifizierung, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter unabhängig von ihrem physischen Standort Zugriff auf Dokumente haben."

Um die Bedeutung von Dingen wie VPN- und SSO-Authentifizierung für Remote-Teams besser zu veranschaulichen, wandte ich mich an meinen Kollegen Andrew Merenbach, CISSP, CISM, CISA, einen Senior Security Engineer, der drei sehr wichtig klingende Zertifizierungen besitzt, und bat ihn um Rat.

"Authentifizierung bedeutet, dass man nachweisen muss, dass man derjenige ist, für den man sich ausgibt", so Andrew. "Traditionell wird dies nur mit einem Benutzernamen und einem Passwort gemacht - ein einziger Faktor oder eine Methode, die wir oft als 'Etwas, das du kennst' bezeichnen. Wenn jemand Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort errät, kann er sich für Sie ausgeben und alles tun, was Sie tun können. Eine Smartcard oder ein Einmalcode-Generator auf Ihrem Telefon kann als zweiter Faktor fungieren, in diesem Fall 'Etwas, das Sie haben', was es für jemanden schwieriger macht, sich für Sie auszugeben, ohne physischen Zugang zu Ihrem Gerät zu haben."

Führen an der Heimatfront: Effizientes Management eines Buchhaltungsteams aus der Ferne

Auch auf die Gefahr hin, das Offensichtliche zu sagen: Die vielleicht größte Herausforderung für Remote-Teams ist, dass sie sich nicht an einen Kollegen wenden und einfach eine Frage stellen können. Sich an einen Manager zu wenden und zu fragen, welches Projekt Priorität haben sollte, ist ein natürlicher Teil der Arbeit, und während Lösungen wie Slack es einfach machen, kurze Nachrichten zu kommunizieren oder ein Kätzchen als .gif zu teilen, führen Nachrichten mit mehr Nuancen oft zu Missverständnissen.

"Da ich einen beträchtlichen Teil meiner beruflichen Laufbahn von zu Hause aus gearbeitet habe, biete ich als Managerin unter anderem virtuelle Sprechstunden an", so Debbie Byrne, CPA, Solutions Consultant mit Spezialisierung auf Buchhaltung und Technologie im Customer Success Team von FloQast. "Es geht nicht darum, sie zu kontrollieren, sondern darum, dass die Mitarbeiter alle Fragen stellen können, die sie haben, und es ist eine gute Möglichkeit, den ganzen Tag über in Kontakt zu bleiben. So ist sichergestellt, dass ich immer noch ein Unterstützungssystem bin, wenn sie Fragen oder Bedenken haben."

Als jemand, der gerade die Treppe hinunterlief, um meine Lieferung zu holen: Eine Banane, Eiscreme, verschiedene Beeren, Hühnchen und nichts von dem Knoblauch, den Tortillas oder dem Parmesan, die ich bei InstaCart bestellt habe, fühle ich mich in einer guten Position, um die große Vielfalt an Ablenkungen im Haus zu bezeugen. Als Veteranin der Fernarbeit hat Debbie auch dafür einen Plan.

"Außerdem - Listen", fuhr sie fort. "Wenn man von zu Hause aus arbeitet, hat man so viele Ablenkungen direkt vor der Nase - Wäsche, Geschirr, die neue Folge von Gott weiß was. Jeden Morgen schreibe ich eine Liste auf und kategorisiere sie: Arbeit, Zuhause oder Familie und Freunde. Wenn ich im Laufe des Tages überfordert bin, gehe ich zu meiner Liste zurück und schaue, was ich noch erledigen kann. So bleibt man verantwortlich und erkennt, wenn man um Hilfe bitten muss.

Die Kunst der Transparenz: Klare Kommunikation diktiert den Erfolg

Wir haben bereits darauf hingewiesen, wie wichtig es ist, Instant-Messaging-Tools einzusetzen und Zeit für ein Treffen zwischen Managern und Mitarbeitern einzuplanen, aber oft bleiben Fragen unbeantwortet.

Thomas Kramer, MBA, Berater für Buchhaltungstechnologie bei FloQast, wies darauf hin, wie wichtig diese Art der Interaktion - oder deren Fehlen - ist.

"Es ist wichtig, immer eine offene Kommunikationslinie zu haben, um Fragen oder Bedenken zu beantworten, wenn es darum geht, aus der Ferne zu arbeiten", sagt Kramer, der auch Prüfer:in und später Accountant war, bevor er zu FloQast kam. "Ob es nun Ihr Senior Accountant für alle Mitarbeiter und neuen Teammitglieder oder Ihr Accounting Manager für die Senior Accountants ist, es ist auch wichtig, dass Ihr Team weiß, wer sein Ansprechpartner für Fragen ist."

Zum Thema Kommunikation und Organisation fährt Kramer fort. "Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Erwartungen an jedes Teammitglied klar formulieren und besprechen, wie sich ihre Beiträge auf den Abschluss auswirken werden. Je organisierter Sie sein können, desto besser".

Der Schlüssel zur Zusammenarbeit: Wie Teams Abläufe und Zuständigkeiten am besten organisieren können

Für die Organisation laufender Projekte, längerfristiger Initiativen und alltäglicher Aufgaben nutzt das FloQast-Marketingteam ein Projektmanagement-Tool, um klar zu erkennen, woran die Teammitglieder arbeiten und wann diese Aufgaben fällig sind.

Obwohl er selbst kein Accountant ist, hat Alex Pukos, ein fast mythischer Product Support Manager bei FloQast, eine beachtliche Erfolgsbilanz bei der Zusammenarbeit mit Buchhaltungsteams, um das Produkt so effektiv wie möglich zu nutzen. Angesichts der vielen Teams, mit denen er seit seinem Einstieg bei FloQast im Jahr 2018 zusammengearbeitet hat, hat Pukos eine besondere Vorliebe dafür entwickelt, Buchhaltungsteams - insbesondere Remote-Buchhaltungsteams - bei der Abschaffung von Statusmeetings zu unterstützen.

"Es ist immer wieder eine Freude für mich, wenn ein Kunde nach der Einführung von FloQast wöchentliche oder sogar tägliche Statusbesprechungen ersetzt", so Pukos, dessen Neigung, Support-Tickets zu lösen und Schulungsinhalte für FloQast-Benutzer und -Mitarbeiter zu entwickeln , ihm von seinen Kollegen den Spitznamen Professor Pukos" eingebracht hat.

"Durch den Einsatz von FloQast als zentrales Repository für abschlussbezogene Prozesse kennt das Management den Echtzeit-Status des Abschlusses und die Mitarbeiter haben einen Ort für die Kommunikation. Da die Teams aus der Ferne arbeiten, ist diese Sichtbarkeit sogar noch wichtiger, da informelle und formelle Besprechungen immer schwieriger zu finden sind. Anstatt die ersten 10 Minuten einer Bildschirmfreigabe damit zu verbringen, das Mikrofon zu überprüfen und die Kinder und Hunde zur Ruhe zu bringen, können unsere Kunden diese wertvolle Zeit nutzen, um sich anderen Herausforderungen zu widmen, mit denen ihre Abteilung möglicherweise konfrontiert ist.

Finden Sie einen Weg, damit es Spaß macht

Ein immer wiederkehrendes Thema in meinen informellen Gesprächen mit meinen Kollegen war der Wunsch, die persönlichen Gespräche fortzusetzen, die normalerweise gegen Ende der Woche stattfinden.

Virtuelle Happy Hours, Spiele oder sogar eine Führung durch das neue, vorübergehende Büro eines Teammitglieds sind großartige Möglichkeiten, das Gemeinschaftsgefühl zu erhalten, selbst wenn das Team in alle Winde verstreut ist. Wir haben schließlich einen Job zu erledigen, aber das heißt nicht, dass er keinen Spaß machen kann.