Qu'est-ce qu'un logiciel de rapprochement bancaire ?

En plus de garantir l'exactitude des documents financiers, la réalisation de rapprochements bancaires réguliers peut aider votre entreprise à détecter les fraudes et parfois même à les prévenir.

Par exemple, c'est un rapprochement bancaire de routine, entre autres, qui a mis au jour le scandale Parmalat, l'un des plus grands scandales financiers au même titre qu'Enron.

Pourtant, malgré ses immenses avantages, notamment en tant qu'élément majeur de contrôle interne, la réalisation de rapprochements bancaires peut être fastidieuse, prendre du temps et être sujette à des erreurs humaines. 

C'est pourquoi les entreprises se tournent vers les logiciels de rapprochement bancaire pour accélérer le processus et réduire les erreurs. 

Qu'est-ce qu'un logiciel de rapprochement bancaire ?

Les logiciels de rapprochement bancaire aident les entreprises à automatiser le rapprochement leurs transactions bancaires avec leurs documents financiers internes. 

L'objectif du rapprochement bancaire, comme son nom l'indique, est de réconcilier le solde bancaire final dans les livres avec le solde de clôture dans la banque.

Le rapprochement opérations consiste à retracer chaque écriture apparaissant dans les livres de l'entreprise jusqu'au relevé bancaire.

Cette procédure révèlera en fin de compte les transactions qui apparaissent dans les livres mais qui échappent à la banque. Et celles qui apparaissent à la banque mais qui ne figurent pas dans les livres.

Voici ce qu'il en est. Le rapprochement comptable est une tâche omniprésente. Elle ne se limite pas strictement à l'argent liquide ou aux cartes de crédit. 

Par exemple, les entreprises ont souvent besoin de réconcilier leurs comptes clients. Pour ce faire, elles effectuent ce que l'on appelle des applications de trésorerie, c'est-à-dire le processus consistant à rapprochement paiement d'un client de la facture correspondante dans leurs comptes clients.

Le rapprochement bancaire suit une procédure similaire rapprochement le rapprochement de chaque encaissement ou décaissement avec le relevé bancaire.

Les avantages d'un logiciel de rapprochement bancaire

Le logiciel de rapprochement bancaire est un moteur interne pour votre entreprise en raison d'une chose : l'automatisation. Rappelons qu'un logiciel de rapprochement bancaire est un programme qui automatise le rapprochement bancaire.

Ne minimisez pas l'importance de l'automatisation des processus. Qu'il s'agisse du service à la clientèle ou des ressources humaines, l'automatisation change radicalement la donne en matière d'efficacité. 

Avec un logiciel de rapprochement bancaire, voici les avantages que vous pouvez en retirer.

• Un logiciel de rapprochement bancaire permet de gagner du temps : Il s'agit d'une décision simple. Faire le rapprochement bancaire manuellement peut être long, laborieux et carrément ennuyeux. 🥱
  
  Retracer chaque transaction comptabilisée jusqu'au relevé bancaire n'est pas une sinécure. Et c'est encore pire pour les entités, comme les détaillants, qui traitent de nombreuses transactions quotidiennes. Avec un logiciel de rapprochement bancaire, cependant, c'est un jeu d'enfant.
• Réduction de la fraude : Il se peut que vous ne soyez pas à jour dans vos rapprochements bancaires manuels, surtout si vous traitez des centaines de transactions par jour.
  
  Si c'est le cas, il se peut que vous ne remarquiez pas un montant qui n'a pas été comptabilisé rapidement sur votre compte bancaire. 

Et si vous effectuez votre rapprochement bancaire à la fin du mois ou tous les trimestres, il est peut-être trop tard. Le cheval a peut-être déjà quitté l'étable. Mais si un logiciel de rapprochement bancaire automatise le processus, vous serez en mesure d'effectuer vos rapprochements bancaires rapidement, quel que soit le volume des transactions. Cela peut permettre de détecter rapidement les fraudes.

• la satisfaction du personnel : Le rapprochement bancaire manuel est fastidieux et répétitif, et personne n'aime faire un travail routinier et répétitif.
  
  Cependant, l'automatisation d'un processus de rapprochement bancaire à l'aide d'un logiciel de rapprochement bancaire peut donner un peu d'élan à une tâche autrement ennuyeuse. Le résultat sera la satisfaction du personnel et l'efficacité, une double victoire pour votre équipe comptable et pour l'entreprise.
• Amélioration de la transparence : Certains logiciels de rapprochement bancaire font partie d'un système intégré de comptabilité et de reporting financier. Par conséquent, tous les membres de l'équipe financière connaissent à tout moment l'état du rapprochement bancaire, ainsi que les problèmes à résoudre.

Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un logiciel de rapprochement bancaire ?

Voici les caractéristiques que vous devez rechercher dans un logiciel de rapprochement bancaire. 

Vous devrez peut-être d'abord vous familiariser avec un modèle rapprochement bancaire et une liste de contrôles rapprochement comptableafin de savoir à quoi vous attendre.

• Une bonne interface utilisateur: Une bonne interface utilisateur n'implique pas seulement un attrait esthétique. Le logiciel de rapprochement bancaire doit être fluide, clair et facile à comprendre et à parcourir.
• Capacité à produire des rapports pertinents: Tout logiciel de rapprochement bancaire sera inutile s'il ne permet pas de produire des rapports utiles à la prise de décision. Les rapports doivent être bien structurés et formatés pour aider à identifier les tendances et à surveiller les flux de trésorerie. 
• Sécurité: De solides dispositifs de sécurité sont indispensables pour protéger les informations financières sensibles. Veillez à ce que des couches de cryptage et d'identification multifactorielle soient en place.
• Évolutivité et intégration: De nombreuses entreprises préfèrent les logiciels de rapprochement bancaire qui s'intègrent à leur système ERP et à d'autres applications et modules complémentaires. Par ailleurs, certaines entreprises devront rechercher un logiciel de rapprochement bancaire qui peut être mis à l'échelle lorsque l'entreprise se développe pour inclure plusieurs devises, par exemple.

Vous devrez évaluer le coût financier d'un logiciel de rapprochement bancaire. Il s'agit notamment d'évaluer les frais d'achat et les coûts de maintenance. 

Principales options de logiciels de rapprochement bancaire

FloQast

FloQast Reconciliation Management fournit un tableau de bord unique pour contrôler les rapprochements bancaires en temps réel. Sa fonction de visualisation centralisée vous permet de voir les préparateurs, les réviseurs et les dates d'approbation.

Une autre caractéristique de FloQast est sa capacité à envoyer des notifications automatiques lorsque les rapprochements sont dus, que les éléments sont prêts à être examinés ou que la plateforme détecte un déséquilibre inattendu. 

Il s'intègre facilement aux logiciels de comptabilité les plus courants, notamment SAP, NetSuite, Sage et QuickBooks. 

Xero

Xero est également un bon logiciel de rapprochement bancaire avec une interface facile à utiliser. Outre le fait que Xero peut effectuer d'autres tâches liées à la comptabilité, il ne limite pas le nombre d'utilisateurs, quel que soit le plan.

Il prend également en charge plusieurs devises et est cloud, ce qui vous permet d'y accéder de n'importe où. Cependant, sa personnalisation est limitée par rapport à d'autres logiciels de rapprochement bancaire autonomes. 

Recours bancaire

Outre sa capacité à rapprocher automatiquement les transactions, Bank Rec est facile à utiliser. Il fournit également des rapports qui expliquent pourquoi certains éléments n'ont pas été rapprochés, ce qui répond à l'article 404 de la loi Sarbanes-Oxley.

Bank Rec peut s'intégrer à de nombreux systèmes comptables et vous permet de le personnaliser pour établir des règles de rapprochement et définir des seuils de tolérance en matière de divergences.

Mais comme Bank Rec est un logiciel de rapprochement bancaire autonome, il peut être coûteux car vous aurez toujours besoin d'un système de comptabilité générale.

BlackLine

BlackLine est un éditeur de logiciels qui développe des services cloud conçus pour automatiser et contrôler l'ensemble du processus de clôture financière. Cela inclut le rapprochement bancaire.

Parmi les principales caractéristiques de BlackLine, citons ses tableaux de bord centralisés qui offrent une visibilité complète sur l'état de chaque rapprochement bancaire. Le logiciel dispose également de modèles personnalisables, de listes de contrôle et d'un espace de stockage intégré pour les documents justificatifs.

Comparaison des meilleurs logiciels de rapprochement bancaire

FloQast 

Avantages et inconvénientsFacileà lancerCourbe d'apprentissageSimple et convivialExcellent supportFournit un support de piste d'audit

Xero

AvantagesInconvénientsUtilisateurs illimitésCatégoriesde suivi limitéesMise en page côte à côteNon prise en charge de la comptabilité multi-sociétésPossibilité d'intégration avec d'autres logicielsImportation d'un extrait de compte uniquement à partir d'un fichier CSV ou d'une connexion en direct.

Recours bancaire

AvantagesInconvénientsAucunfrais d'installationUn logiciel supplémentaire est nécessaireDes rapports conformes à l'article 404 de la loi Sarbanes-OxleyCourbe d'apprentissage

BlackLine

AvantagesInconvénientsConnexion webpour se connecter n'importe où, n'importe quandCoûtGrande mise en page, grande UIComplexité

Le rapprochement bancaire est un processus crucial pour les entreprises, car il permet de conserver des documents financiers exacts, de détecter les fraudes et d'assurer le contrôle interne. Avec la complexité croissante des transactions financières et la croissance des entreprises, les logiciels de rapprochement bancaire sont devenus essentiels pour assurer des rapprochements efficaces, opportuns et précis. 

Lorsque vous choisissez le meilleur logiciel de rapprochement bancaire pour votre entreprise, il est important de prendre en compte des facteurs tels que l'interface utilisateur, les capacités de reporting, la sécurité, l'évolutivité, l'intégration avec les systèmes existants et le coût. En pesant soigneusement ces facteurs, vous pourrez choisir une solution qui rationalisera votre processus de rapprochement et contribuera à la réussite globale de la gestion financière de votre entreprise.