Was ist Bankabstimmungs-Software?

Neben der Sicherstellung der Korrektheit der Finanzunterlagen kann ein regelmäßiger Bankabgleich Ihrem Unternehmen helfen, Betrug aufzudecken und manchmal sogar zu verhindern.

So war es unter anderem ein routinemäßiger Bankabgleich, der den Parmalat-Skandal aufdeckte, einen der größten Finanzskandale nach dem Vorbild von Enron.

Doch trotz ihrer immensen Vorteile, insbesondere als wichtiges internes Kontrollinstrument, kann die Durchführung von Bankabstimmungen mühsam, zeitaufwendig und anfällig für menschliche Fehler sein. 

Vor diesem Hintergrund setzen Unternehmen auf Software für den Bankabgleich, um den Prozess zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden. 

Was ist eine Software für den Bankabgleich?

Software für den Bankabgleich hilft Unternehmen, den Abgleich ihrer Banktransaktionen mit ihren internen Finanzunterlagen zu automatisieren. 

Der Zweck der Bankabstimmung besteht, wie der Name schon sagt, darin, den Endsaldo der Bank in den Büchern mit dem Endsaldo der Bank abzustimmen.

Der Abgleich der Transaktionen bedeutet, dass jeder Eintrag in den Büchern des Unternehmens mit dem Kontoauszug abgeglichen werden muss.

Auf diese Weise werden schließlich die Transaktionen aufgedeckt, die in den Büchern erscheinen, aber nicht in der Bank. Und solche, die in der Bank erscheinen, aber nicht in den Büchern.

Die Sache ist die. Der Abgleich in der Buchhaltung ist eine allgegenwärtige Aufgabe. Sie ist nicht nur auf Bargeld oder Kreditkarten beschränkt. 

Zum Beispiel müssen Unternehmen häufig ihre Kundenkonten abgleichen. Dazu führen die Unternehmen den so genannten Bargeldantrag durch, d. h. sie gleichen eine Kundenzahlung mit der entsprechenden Rechnung in ihren Kreditoren ab.

Der Bankabgleich erfolgt nach einem ähnlichen Verfahren, bei dem jeder Bareingang oder jede Barauszahlung mit dem Kontoauszug abgeglichen wird.

Die Vorteile der Bankabstimmungs-Software

Software für den Bankabgleich ist ein internes Kraftpaket für Ihr Unternehmen, und zwar aus einem Grund: Automatisierung. Eine Software für den Bankabgleich ist ein Programm, das den Bankabgleich automatisiert.

Die Bedeutung der Automatisierung von Prozessen sollte nicht unterschätzt werden. Ob im Kundenservice oder in der Personalabteilung, die Automatisierung ist ein wichtiger Faktor für die Steigerung der Effizienz. 

Mit einer Software für den Bankabgleich können Sie von diesen Vorteilen profitieren.

• Software für den Bankabgleich spart Zeit: Dies ist eine einfache Entscheidung. Die manuelle Durchführung des Bankabgleichs kann zeitaufwändig, mühsam und geradezu langweilig sein. 🥱
  
  Jede gebuchte Transaktion bis zum Kontoauszug zu verfolgen, ist kein Zuckerschlecken. Noch schlimmer ist es für Unternehmen wie Einzelhändler, die täglich viele Transaktionen abwickeln. Mit einer Software für die Bankabstimmung ist dies jedoch ein Kinderspiel.
• Reduzierung von Betrug: Möglicherweise sind Sie mit Ihren manuellen Bankabstimmungen nicht auf dem Laufenden, vor allem, wenn Sie täglich Hunderte von Transaktionen verarbeiten.
  
  In diesem Fall bemerken Sie möglicherweise nicht, wenn ein Betrag nicht sofort auf Ihrem Bankkonto verbucht wird. 

Und wenn Sie Ihre Bankabstimmung am Monatsende oder vierteljährlich vornehmen, ist es vielleicht schon zu spät. Das Pferd ist vielleicht schon aus dem Stall geflüchtet. Wenn die Software für die Bankabstimmung den Prozess jedoch automatisiert, können Sie Ihre Bankabstimmungen unabhängig vom Transaktionsvolumen zeitnah durchführen. Dies kann zur frühzeitigen Aufdeckung von Betrug führen.

• Mitarbeiterzufriedenheit: Die manuelle Durchführung des Bankabgleichs ist mühsam und repetitiv, und niemand macht gerne Routinearbeiten, die sich wiederholen.
  
  Die Automatisierung des Bankabgleichs mit Hilfe einer Software für den Bankabgleich kann jedoch eine ansonsten langweilige Aufgabe aufpeppen. Das Ergebnis sind zufriedene und effiziente Mitarbeiter - ein doppelter Gewinn für Ihr Buchhaltungsteam und das Unternehmen.
• Verbesserte Transparenz: Einige Bankabstimmungsprogramme sind Teil eines integrierten Buchhaltungs- und Finanz-Reporting . Dadurch sind alle Mitglieder des Finanzteams jederzeit über den Stand der Bankabstimmung und die zu lösenden Probleme informiert.

Auf welche Funktionen sollten Sie bei einer Software für den Bankabgleich achten?

Im Folgenden finden Sie die Funktionen, auf die Sie bei einer Bankabstimmungs-Software achten sollten. 

Möglicherweise müssen Sie sich zunächst mit einer Vorlage für die Bankabstimmung und einer Checkliste für die Buchhaltungsabstimmung vertraut machen, damit Sie wissen, was Sie erwartet.

• Gute Benutzeroberfläche: Eine gute Benutzeroberfläche ist nicht nur ästhetisch ansprechend. Die Software für den Bankabgleich sollte glatt, klar und einfach zu verstehen und zu navigieren sein.
• Die Fähigkeit, relevante Berichte zu erstellen: Jede Software für den Bankabgleich ist nutzlos, wenn sie keine entscheidungsrelevanten Berichte erstellen kann. Die Berichte sollten gut strukturiert und formatiert sein, damit Trends erkannt und der Cashflow überwacht werden kann. 
• Sicherheit: Robuste Sicherheitsfunktionen sind ein Muss, um sensible Finanzdaten zu schützen. Vergewissern Sie sich, dass Verschlüsselungs- und Multi-Faktor-Identifizierungsschichten vorhanden sind.
• Skalierbarkeit und Integration: Viele Unternehmen bevorzugen eine Software für den Bankabgleich, die sich in ihr ERP-System und andere Anwendungen und Add-ons integrieren lässt. Und manche Unternehmen müssen nach einer Software für den Bankabgleich suchen, die sich skalieren lässt, wenn das Unternehmen wächst und beispielsweise mehrere Währungen umfasst.

💸 Sie müssen die finanziellen Kosten der Software für den Bankabgleich bewerten. Dazu gehören sowohl die Anschaffungs- als auch die Wartungskosten. 

Die besten Softwareoptionen für den Bankabgleich

FloQast

FloQast Reconciliation Management bietet ein einziges Dashboard zur Überwachung von Bankabstimmungen in Echtzeit. Mit der zentralen Anzeigefunktion können Sie die Ersteller, Prüfer und Freigabedaten anzeigen.

Ein weiteres Merkmal von FloQast ist die Möglichkeit, automatische Benachrichtigungen zu senden, wenn Abstimmungen fällig sind, Posten zur Überprüfung bereitstehen oder die Plattform eine unerwartete Ungleichgewichtslage feststellt. 

Es lässt sich problemlos mit den meisten gängigen Buchhaltungssoftwares integrieren, darunter SAP, NetSuite, Sage und QuickBooks. 

Xero

Xero ist auch eine gute Software für den Bankabgleich mit einer einfach zu bedienenden Oberfläche. Abgesehen davon, dass Xero auch andere buchhalterische Aufgaben übernehmen kann, ist die Anzahl der Nutzer unabhängig vom Tarif nicht begrenzt.

Außerdem unterstützt es mehrere Währungen und ist cloudbasiert, sodass Sie von überall aus darauf zugreifen können. Im Vergleich zu anderen eigenständigen Softwareprogrammen für den Bankabgleich sind die Anpassungsmöglichkeiten jedoch begrenzt. 

Bank Rec

Abgesehen von seiner Fähigkeit, Transaktionen automatisch abzustimmen, ist Bank Rec einfach zu bedienen. Es liefert auch Berichte, die erklären, warum bestimmte Posten nicht übereinstimmen, was den Anforderungen von Sarbanes-Oxley Section 404 entspricht.

Bank Rec kann mit vielen Buchhaltungssystemen integriert werden und erlaubt Ihnen, es anzupassen, um Abgleichsregeln einzurichten und Toleranzgrenzen für Diskrepanzen zu definieren.

Da es sich bei Bank Rec jedoch um eine eigenständige Software für den Bankabgleich handelt, kann dies kostspielig sein, da Sie weiterhin ein Hauptbuch benötigen.

BlackLine

BlackLine ist ein Softwareunternehmen, das Cloud-basierte Dienste entwickelt, um den gesamten Finanzabschluss zu automatisieren und zu steuern. Dazu gehört auch die Bankabstimmung.

Zu den wichtigsten Funktionen von BlackLine gehören die zentralisierten Dashboards, die einen vollständigen Überblick über den Status jeder Bankabstimmung bieten. Die Software verfügt außerdem über anpassbare Vorlagen, Checklisten und eine integrierte Ablage für Belegdokumente.

Vergleich der besten Bankabstimmungs-Software

FloQast 

VorteileNachteileLeichtzu startenLernkurveEinfach und benutzerfreundlichExzellenter SupportUnterstützung für Audit Trail

Xero

VorteileNachteileUnbegrenzte Anzahl vonBenutzernBegrenzte Tracking-KategorienNebeneinander-LayoutUnterstützt keine Buchhaltung mit mehreren UnternehmenFähigkeit zur Integration mit anderer SoftwareSie können einen Kontoauszug nur aus einer CSV-Datei oder einer Live-Verbindung importieren.

Bank Rec

VorteileNachteileKeineEinrichtungsgebührenZusätzliche Software erforderlichBerichte, die Sarbanes-Oxley Section 404 erfüllenLernkurve

BlackLine

ProsConsWeb-Login, um überall und jederzeit eine Verbindung herzustellenCostGroßartiges Layout, tolle UIComplexität

Der Bankabgleich ist ein wichtiger Prozess für Unternehmen, um genaue Finanzunterlagen zu führen, Betrug aufzudecken und die interne Kontrolle zu gewährleisten. Mit der zunehmenden Komplexität von Finanztransaktionen und wachsenden Unternehmen ist Software für den Bankabgleich für effiziente, zeitnahe und genaue Abstimmungen unerlässlich geworden. 

Bei der Auswahl der besten Software für den Bankabgleich für Ihr Unternehmen müssen Sie Faktoren wie Benutzeroberfläche, Berichtsfunktionen, Sicherheit, Skalierbarkeit, Integration in bestehende Systeme und Kosten berücksichtigen. Wenn Sie diese Faktoren sorgfältig abwägen, können Sie eine Lösung wählen, die Ihren Abstimmungsprozess rationalisiert und zum Gesamterfolg des Finanzmanagements Ihres Unternehmens beiträgt.