Effizienz freisetzen: Wie Gong mit FloQast die Kommunikation rationalisierte und den Monatsabschluss optimierte

Amit Dolev wollte wissen, was mit dem Monatsabschluss funktioniert und was nicht. Er wollte alle Schritte an einem Ort sehen - zusammen mit den wichtigsten Leistungsindikatoren - damit er und sein Buchhaltungsteam besser und schneller werden konnten.

Das war es, was ihn an FloQast begeistert hat.

Meine erste Reaktion war: "Endlich!" Statt immer wieder die gleichen Dinge zu tun - tägliche Aufgabenlisten, Status-Updates usw. - war dies eine Möglichkeit, unseren Abläufen Struktur zu verleihen. Ich war wirklich begeistert, dass es für uns eine Möglichkeit gab, einen Schritt zurückzutreten und zu analysieren, was wir taten, um zu verstehen, was funktioniert und was verbessert werden kann", sagte Amit.

Als EMEA Controller:in für Gong, den führenden Anbieter von Revenue Intelligence mit 4.000 Kunden, implementierten Amit und sein Team FloQast im April 2022, um das starke Wachstum und die ehrgeizigen Ziele des Unternehmens besser zu unterstützen.

Amit wusste, dass die Verbesserung der Kommunikation - insbesondere rund um den Monatsabschluss - für sein globales Team einen großen Unterschied machen könnte.

"Wir wollten die Kommunikation zwischen den Teams verbessern, insbesondere im Hinblick auf die Projekte, an denen wir arbeiten", so Amit. "Es ging nicht so sehr darum, mitzuteilen, dass man mit einer bestimmten Aufgabe fertig war: Wir wollten ein Tool implementieren, das uns hilft, unseren Prozess zu rationalisieren und klar zu machen, wer wann an was arbeitet und wann er fertig ist."

Herzen und Köpfe gewinnen - und neue Dimensionen der Produktivität

Als Kim Le, Senior Manager, Corporate Accounting & Reporting, nach der FloQast-Implementierung in das Unternehmen eintrat, hatte sie keine Erfahrung mit der Automatisierung von Buchhaltungsabläufen und gab zu, dass sie unsicher war, wie sich das neue Tool auf ihren Einführungsprozess auswirken würde. Diese Bedenken lösten sich jedoch schnell in Luft auf, als sie begann, das Produkt täglich zu nutzen.

"Ich hatte noch nie ein solches Tool benutzt, und natürlich ist man bei einem neuen Job etwas nervös, wenn man versucht, den Abschlussprozess und die unternehmensspezifischen Verfahren zu verstehen. In der Vergangenheit habe ich meinen Kalender und meine Termine in Excel verwaltet, um den Überblick zu behalten. Mit FloQast ist jedoch alles auf täglicher Basis skizziert, und die Detailgenauigkeit, die wir in FloQast eingebaut haben, wo jeder Schritt ein Verfahren ist, hat meinen Lernprozess erheblich beschleunigt und mir geholfen, die technischen Aspekte der Arbeit schnell zu erfassen."

Sarah Del Rio, die gleichzeitig als Global Controller:in in das Unternehmen eintrat, merkte ebenfalls an, dass die Einführung von FloQast ihren Einarbeitungsprozess vereinfachte und ihr einen schnelleren, ganzheitlicheren Überblick über die Arbeitsweise des Unternehmens verschaffte.

"FloQast verschaffte uns ein umfassenderes Verständnis unseres Close-Prozesses, einschließlich der Aufgaben und Fortschritte der einzelnen Teammitglieder", so Sarah. "Dadurch konnten wir die Rollen und Verantwortlichkeiten auf einer höheren Ebene bewerten und sicherstellen, dass wir die richtigen Leute an den richtigen Positionen hatten. Aus organisatorischer Sicht war dies unglaublich vorteilhaft und trug zur Rationalisierung unserer Abläufe bei."

Teamaufgaben, Fortschritte und Erledigungen - alles in einer Ansicht

Nachdem sie das Produkt seit über einem Jahr nutzt, sieht Kim FloQast als entscheidend für den Erfolg des Teams an. Sie erzählte, wie es ihren Abschluss rationalisiert hat, indem es doppelte Aufgaben identifizierte und den Abschluss insgesamt effizienter, genauer und zeitnaher machte.

"Ich verwende FloQast täglich, und es ist ein unverzichtbares Werkzeug für unser gesamtes Team", so Kim. "Wir können einfach auf die Checkliste zugreifen und sehen, welche Aufgaben am aktuellen Tag oder in naher Zukunft fällig sind."

Als Prüfungsverantwortliche:r konzentriert sich Kim auf zwei Schlüsselbereiche: Aufgaben, die zur Bewertung bereit sind, und Aufgaben, die überfällig sind. Mithilfe von FloQast-Dashboards kann sie den Status offener Aufgaben schnell einsehen, mit den Prüfern nachfassen und etwaige Hindernisse bei der Einhaltung von Fristen ansprechen.

"Nach dem Abschluss stellen wir sicher, dass alle Arbeitspapiere abgezeichnet und vervollständigt sind, führen Vollständigkeitsprüfungen der Abstimmungen durch und gleichen die Konten mit den Salden in der Bilanz ab", so Kim. "Bei diesen kritischen Aufgaben verlassen wir uns täglich auf FloQast."

Auf die Frage, was ihre Lieblingsfunktion sei, nannte Le den Filter "Bereit zur Überprüfung", den FloQast bietet.

"Dieser Filter ist mein Google Maps für den Tag", sagt sie. "Er sagt mir genau, was ich zu tun habe, und das ist genau das, was ich brauche. Diese Filter in der Checkliste von FloQast helfen mir, einen Überblick darüber zu bekommen, wo jeder mit seinen Aufgaben steht."

Reconciliation Management verbessert die Genauigkeit und spart Zeit

Für jeden Accountant ist Genauigkeit entscheidend. Aber bei einem Unternehmen, das so schnell wächst wie Gong, wurde die Sicherstellung einer konsistenten Genauigkeit zu einem Grund zur Sorge für das Team. Um hier Abhilfe zu schaffen, wandte sich das Team an FloQast Reconciliation Management für seine Kontoabstimmungen.

"FloQast Reconciliation Management ist eine hervorragende Funktion", sagt Amit. "Da wir so stark gewachsen sind, gab es ein ständiges Hin und Her mit sich ändernden Zahlen. Manchmal haben wir sie erst ziemlich spät im Prozess bemerkt. Mit FloQast erhalten wir rechtzeitig Benachrichtigungen, wenn eine Nummer geändert wird, wodurch Fehlkommunikation oder verpasste Aktualisierungen vermieden werden."

Kim stimmt zu, dass Reconciliation Management in Anbetracht ihrer Rolle eine wichtige Rolle gespielt hat.

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Ich bin von dieser Möglichkeit absolut begeistert. Vor FloQast habe ich mehrmals täglich eine Rohbilanz erstellt und ständig nach Änderungen gesucht. Jetzt verlasse ich mich ausschließlich auf FloQast, um mich zu benachrichtigen, wenn eine Änderung eine erneute Überprüfung unserer Arbeitspapiere erfordert. Die E-Mail-Benachrichtigung ist eine großartige Ergänzung, da ich sie jeden Morgen leicht überprüfen kann."

- Kim Le, Senior Manager, Konzernrechnungswesen und Berichterstattung

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'Seelenfrieden, eine Tonne Vertrauen'.

Auf die Frage, ob sie FloQast an Kontrolleure in einer ähnlichen Situation wie der ihren weiterempfehlen würde, zögert Sarah Del Rio nicht.

"FloQast macht unser Team insgesamt effizienter", sagt Sarah. "Indem es für Transparenz und Klarheit sorgt, hat es eine Kultur der Verantwortlichkeit gefördert. Mit FloQast ist es nicht mehr nötig, ständig nach Teammitgliedern zu suchen oder tägliche Gespräche zu führen, um den Fortschritt zu überwachen. Die Transparenz der Plattform macht es einfach, zu sehen, wo jeder steht und sie für ihre Aufgaben zur Verantwortung zu ziehen."

Amit schloss sich diesen Worten an und stellte fest, dass das Vertrauen, das FloQast ihm entgegenbringt, enorm wertvoll ist.

"FloQast gibt mir die Gewissheit, dass ich alles unter Kontrolle habe", so Amit. "Die Sichtbarkeit ist so wichtig für ein Team, das durch Geografie und zahlreiche Zeitzonen getrennt ist, aber zu wissen, dass die Zahlen genau sind und nichts versehentlich geändert wird, gibt mir eine Menge Vertrauen."