Débloquer l'efficacité : Comment Gong a rationalisé la communication et optimisé sa clôture de fin de mois grâce à FloQast

Amit Dolev voulait savoir ce qui fonctionnait et ce qui ne fonctionnait pas lors de la clôture mensuelle. Il voulait voir toutes les étapes en un seul endroit - ainsi que les indicateurs clés de performance - afin que lui et son équipe comptable puissent s'améliorer plus rapidement.

C'est ce qui l'a poussé à s'intéresser à FloQast.

Ma première réaction a été de dire : "Enfin !" Au lieu de faire les mêmes choses que nous faisions jusqu'à présent - listes de tâches quotidiennes, mises à jour de l'état d'avancement, etc. J'étais très enthousiaste à l'idée de pouvoir prendre du recul et d'analyser ce que nous faisions pour comprendre ce qui fonctionnait et ce qui pouvait être amélioré", a déclaré Amit.

En tant que contrôleur EMEA pour Gong, le leader de la Revenue Intelligence avec 4 000 clients, Amit et son équipe ont mis en place FloQast en avril 2022 pour mieux soutenir la forte croissance et les objectifs ambitieux de l'organisation.

Amit savait que l'amélioration de la communication - en particulier lors de la clôture du mois - pouvait faire une grande différence pour son équipe internationale.

"Nous voulions créer un meilleur moyen de communication entre les équipes, notamment en ce qui concerne les projets sur lesquels nous travaillions", explique Amit. "Il ne s'agissait pas tant de communiquer qu'on avait terminé une certaine tâche : Nous voulions mettre en place un outil qui nous aiderait à rationaliser notre processus et à savoir clairement qui travaillait sur quoi, quand et quand il avait terminé."

Gagner les cœurs et les esprits - et atteindre de nouveaux niveaux de productivité

Kim Le, Senior Manager, Corporate Accounting & Reporting, a rejoint l'organisation après la mise en œuvre de FloQast. Elle n'avait aucune expérience de l'automatisation des workflow comptables et a admis qu'elle n'était pas sûre de l'impact que le nouvel outil aurait sur son processus d'intégration. Cependant, ces inquiétudes se sont rapidement dissipées lorsqu'elle a commencé à utiliser le produit quotidiennement.

"Je n'avais jamais utilisé un tel outil auparavant et, naturellement, le fait de commencer un nouveau travail entraîne un certain niveau d'anxiété lorsque vous essayez de comprendre le processus de clôture et les procédures propres à chaque entreprise. Auparavant, je gérais mon calendrier et mes échéances dans Excel pour ne pas perdre le fil. Cependant, avec FloQast, tout est décrit quotidiennement, et le niveau de détail que nous avons incorporé dans FloQast, où chaque étape est une procédure, a grandement accéléré mon processus d'apprentissage et m'a aidé à saisir rapidement les aspects techniques du travail".

Sarah Del Rio, qui a rejoint l'entreprise en même temps que son contrôleur global, a également noté que la mise en place de FloQast a simplifié son processus d'intégration tout en lui donnant une vision plus rapide et plus globale du fonctionnement de l'entreprise.

"FloQast nous a permis de mieux comprendre notre processus Close, y compris les tâches et les progrès de chaque membre de l'équipe", a déclaré Sarah. "Cela nous a permis d'évaluer les rôles et les responsabilités à un niveau plus élevé, et de nous assurer que nous avions les bonnes personnes aux bons postes. D'un point de vue organisationnel, cela a été incroyablement bénéfique et a contribué à rationaliser nos opérations.

Tâches, progrès et achèvements de l'équipe - le tout en une seule vue

Après avoir utilisé le produit pendant plus d'un an, Kim a déclaré qu'elle considérait FloQast comme un élément essentiel au succès de l'équipe. Elle a expliqué comment FloQast a rationalisé leur clôture en identifiant les tâches redondantes et en rendant leur clôture globale plus efficace, plus précise et plus opportune.

"J'utilise FloQast quotidiennement et c'est un outil essentiel pour toute notre équipe", a déclaré Kim. "Nous pouvons facilement accéder à la liste de contrôles et voir quelles sont les tâches à effectuer le jour même ou dans un avenir proche."

En tant que réviseur, Kim se concentre sur deux domaines clés : les éléments qui sont prêts à être évalués et les tâches qui sont en retard. Grâce aux tableaux de bord de FloQast, elle peut rapidement voir l'état des tâches en cours, assurer le suivi avec les préparateurs et s'attaquer aux obstacles qu'ils peuvent rencontrer pour respecter les délais.

"Après la clôture, nous nous assurons que tous les documents de travail ont été signés et complétés, nous vérifions l'exhaustivité des rapprochements et nous réconcilions les comptes avec les soldes du bilan", a déclaré Kim. "Nous comptons sur FloQast tous les jours pour ces tâches critiques.

Lorsqu'on lui a demandé quelle était sa fonction préférée, Mme Le a insisté sur le filtre "prêt à être examiné" qu'offre FloQast.

"Ce filtre est mon Google Maps de la journée", dit-elle. "Il me dit exactement ce que je dois faire, et c'est exactement ce dont j'ai besoin. Le fait d'avoir ces filtres sur la liste de contrôles de FloQast m'aide à prendre le pouls de l'état d'avancement des tâches de chacun.

La gestion des rapprochements améliore la précision et permet de gagner du temps

Pour tout comptable, la précision est cruciale. Mais avec une entreprise qui se développe aussi rapidement que Gong, la garantie d'une précision constante est devenue une source d'inquiétude pour l'équipe. Pour y remédier, l'équipe s'est tournée vers FloQast Reconciliation Management pour ses rapprochements de comptes.

"La gestion des rapprochements de FloQast est une excellente fonctionnalité", a déclaré Amit. "Étant donné l'ampleur de notre croissance, il y avait beaucoup d'allers-retours entre les chiffres qui changeaient. Parfois, nous nous en apercevions assez tard dans le processus. Avec FloQast, nous recevons des notifications en temps voulu dès qu'un numéro est modifié, ce qui évite toute erreur de communication ou toute mise à jour manquée."

Kim reconnaît que la gestion de la réconciliation a joué un rôle déterminant dans l'exercice de ses fonctions.

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J'adore cette capacité. Avant FloQast, j'avais l'habitude d'effectuer une balance générale des comptes plusieurs fois par jour, en vérifiant constamment s'il y avait des changements. Aujourd'hui, je me fie uniquement à FloQast pour m'alerter chaque fois qu'un changement nous oblige à revoir nos documents de travail. La notification par courrier électronique est un atout supplémentaire, car je peux facilement la passer en revue chaque matin.

- Kim Le, Senior Manager, Corporate Accounting & Reporting

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Tranquillité d'esprit et confiance en soi

Lorsqu'on lui demande si elle recommanderait FloQast à des contrôleurs se trouvant dans une situation similaire à la sienne, Sarah Del Rio n'hésite pas.

"FloQast rend notre équipe plus efficace dans l'ensemble", a déclaré Sarah. "En offrant visibilité et clarté, il a favorisé une culture de la responsabilité. Avec FloQast, il n'est plus nécessaire de rechercher constamment les membres de l'équipe ou de s'engager dans des conversations quotidiennes pour suivre les progrès. La transparence de la plateforme a permis de voir facilement où chacun se situe et de le tenir responsable de ses tâches."

Amit s'est fait l'écho de ces sentiments, notant que la confiance que FloQast lui accorde est extrêmement précieuse.

"FloQast me donne la tranquillité d'esprit de savoir que tout est sous contrôle", a déclaré Amit. "La visibilité est très importante pour une équipe séparée par la géographie et de nombreux fuseaux horaires, mais le fait de savoir que les chiffres sont exacts et que rien n'est modifié par accident me donne une grande confiance."