Software-Hersteller Deputy reduziert mit FloQast die Zeit bis zum Abschluss um 29%

Der Anbieter von Software für Personalmanagement und -planung, Deputy, ist nicht nur auf einer Mission zur Vereinfachung der Schichtarbeit™ auf der ganzen Welt, sondern vereinfacht auch die Art und Weise, wie er jeden Monat seine eigenen Bücher abschließt. Seit der Implementierung von FloQast Close hat Deputy gemeinsame Tabellenkalkulationen und manuelle Checklisten abgeschafft, die Team- und Aufgabenverantwortung automatisiert und die Abschlusstage von sieben auf fünf reduziert.

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"Wir wurden von unserem Führungsteam aufgefordert, die Geschäfte schneller abzuschließen, und das haben wir geschafft: Mit FloQast sind wir von sieben oder acht auf fünf Tage heruntergekommen. Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische Projekte und andere Wachstumsinitiativen, die uns helfen werden, in Zukunft zu expandieren und zu skalieren.

- Jennifer Tran, Controller:in

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Kreativität und Zusammenarbeit sind bei der Personaleinsatzplanungsplattform Deputy ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Neue Ideen und Teamarbeit werden gefördert, diversity wird begrüßt, und der Mensch steht im Mittelpunkt aller Entscheidungen. Deshalb wusste Financial Controller:in Jen Tran, dass sie etwas am Monatsabschluss in der Buchhaltungsabteilung ändern musste. Bis vor kurzem war dieser Prozess alles andere als kreativ und kooperativ. Gemeinsame Tabellenkalkulationen und isolierte Aufgabenlisten in Kombination mit einem geringen Einblick in den Fortschritt des Teams machten diese monatliche geschäftskritische Buchhaltungsfunktion zu einer stressigen und zermürbenden Übung. "Wir verwendeten Tabellenkalkulationen, Asana und Slack sowie regelmäßige Zoom-Meetings, um unseren Fortschritt zu besprechen, und das war anstrengend", so Tran. "Die Verantwortlichkeiten waren nicht klar, und wir hatten keine zentrale Möglichkeit, Dokumentation, Notizen und Statusaktualisierungen zu speichern, was ein großes Problem darstellte, da die Büros über die globalen Zeitzonen von Sydney, London und San Francisco verteilt waren.

Ein einziger, gestraffter Arbeitsablauf für den Monatsabschluss

Tran und der Senior Director, Finance, Michael Eves, wurden von ihrem ERP-Anbieter NetSuite an FloQast verwiesen. Eves hatte zuvor andere Softwareplattformen für close management verwendet, aber FloQast stach heraus.

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"FloQast ist moderner, ein besseres Werkzeug und intuitiver als andere Lösungen der Konkurrenz. Und die Funktionalität ist leistungsfähiger mit automatischen Rohbilanz und Überprüfungsnotizen für Teammitglieder, Wirtschaftsprüfer und jeden, der die Details bestimmter Kontostände kennen muss. Wir fügen gerne im Laufe des Monats Notizen hinzu und werfen ein Problem frühzeitig auf, damit es frühzeitig geklärt werden kann, anstatt bis zum Monatsende zu warten."

- Michael Eves, Leitender Direktor, Finanzen

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"FloQast ist moderner, ein besseres Werkzeug und intuitiver als andere Lösungen der Konkurrenz wie Blackline", so Eves. "Und die Funktionalität ist leistungsfähiger mit automatischen Rohbilanz und Überprüfungsnotizen für Teammitglieder, Wirtschaftsprüfer und alle anderen, die die Details bestimmter Kontostände kennen müssen. Wir fügen gerne im Laufe des Monats Notizen hinzu und melden ein Problem frühzeitig, damit es frühzeitig geklärt werden kann, anstatt bis zum Monatsende zu warten. "Eves gefällt auch, dass FloQast-Workflows bei der Verwaltung anderer Compliance-Verfahren und -Schritte helfen. "FloQast hat Struktur und Kontrolle in jeden Aspekt unseres Abschluss- und Compliance-Prozesses gebracht", so Eves. "Und das ist großartig für unser kleines Team von sieben Mitarbeitern, das noch dabei ist, diese fortgeschrittenen Anforderungen der öffentlichen Rechnungslegung zu lernen. Ich denke, dass die FloQast-Checklisten und -Schritte dazu beigetragen haben, dem Team zu zeigen, wie wichtig es ist, sie jetzt und für unsere zukünftigen Prüfungsanforderungen zu befolgen", sagte Tran. Mit der für NetSuite zertifizierten API-Integration von FloQast waren die stellvertretenden Benutzer innerhalb von zwei Wochen einsatzbereit, was eine schnellere Akzeptanz und eine kürzere Time-to-Value ermöglichte. "Die Implementierung war nahtlos und unkompliziert und dauerte nur zwei Wochen", sagte Tran. "Die FloQast API für NetSuite ließ sich sofort verbinden, ebenso wie die Integrationen mit Slack und Dropbox."

Abgeordneter spart mit FloQast zwei Tage beim Monatsabschluss

Stress, Ungewissheit und unvollständige Aufgaben haben sich für das stellvertretende Team verringert, seit FloQast in Betrieb ist. "Wir fragen uns nicht mehr, wo wir uns im Prozess befinden, oder versuchen, Aktualisierungen und Details in letzter Minute zu finden", sagte Tran. "FloQast zieht automatisch die neuesten Kontostände aus NetSuite ein, und der gesamte Prozess fühlt sich ruhiger und konsistenter an. "Die Verringerung der Tage bis zum Abschluss war ebenfalls ein bedeutender Gewinn. "Wir wurden von unserem Führungsteam gebeten, schneller abzuschließen, und das haben wir erreicht, indem wir von sieben oder acht Tagen auf fünf mit FloQast heruntergegangen sind", sagte Tran. "Dadurch haben wir mehr Zeit für strategische Projekte und andere Wachstumsinitiativen, die uns helfen werden, in Zukunft zu expandieren und zu skalieren". Tran sagte, dass die gemeinsame Nutzung von Monthend Close durch das gesamte Buchhaltungsteam die Kultur verbessert und die Fähigkeiten und das Wissen erhöht hat. "FloQast ist für unser junges Buchhaltungsteam sowohl ein Produktivitäts- als auch ein Lernwerkzeug geworden", sagte Tran. "Ich kann jetzt Notizen und Erklärungen in unsere zentralisierte Aufgabenliste einfügen, die jeder sehen und lesen kann, und wir brauchen kein Zoom-Meeting oder eine Slack-Nachricht, um sie zu besprechen. Wir kommen jetzt viel schneller voran und nutzen die Lernmöglichkeiten auf dem Weg."