Le fabricant de logiciels Deputy réduit le délai de clôture de 29 % grâce à FloQast

Le fournisseur de logiciels de gestion de la main-d'œuvre et de planification, Deputy, n'est pas seulement en mission pour Simplifier le travail posté™ dans le monde entier, il simplifie également la façon dont il clôture ses propres comptes chaque mois. Depuis la mise en œuvre de FloQast Close, Deputy a éliminé les feuilles de calcul partagées et les listes de contrôle manuelles, automatisé la responsabilisation des équipes et des tâches, et réduit les jours de clôture de sept à cinq, ce qui laisse plus de temps pour les projets stratégiques, les nouvelles initiatives de croissance - et la tranquillité d'esprit.

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"Notre équipe de direction nous avait demandé de conclure des contrats plus rapidement, et nous y sommes parvenus, passant de sept ou huit jours à cinq jours avec FloQast. Cela nous laisse plus de temps pour des projets stratégiques et d'autres initiatives de croissance qui nous aideront à nous développer et à nous adapter à l'avenir."

- Jennifer Tran, contrôleur

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La créativité et la collaboration font partie intégrante de la culture d'entreprise de la plateforme de planification des ressources humaines Deputy. Les nouvelles idées et le travail d'équipe sont encouragés, la diversité est bienvenue et les personnes sont placées au centre de toutes les décisions. C'est pourquoi le contrôleur financier Jen Tran savait qu'elle devait faire quelque chose au sujet du processus de clôture de fin de mois dans le département de comptabilité. Jusqu'à récemment, ce processus était loin d'être créatif et collaboratif. Des feuilles de calcul partagées et des listes de tâches cloisonnées, associées à une faible visibilité sur les progrès de l'équipe, faisaient de cette fonction comptable mensuelle essentielle un exercice stressant et éreintant. "Nous utilisions des feuilles de calcul, Asana et Slack, ainsi que des réunions Zoom régulières pour discuter de nos progrès, et c'était épuisant", a déclaré Jen Tran. "Les lignes de responsabilité n'étaient pas claires et nous n'avions aucun moyen centralisé de stocker la documentation, les notes et les mises à jour de l'état d'avancement, ce qui était un énorme problème avec des bureaux répartis sur les fuseaux horaires mondiaux de Sydney, Londres et San Francisco. "Les jours de clôture avaient également augmenté jusqu'à sept ou huit jours en tenant compte des rapprochements de dernière minute, des révisions et des vérifications finales.

Un Workflow unique et rationalisé pour la clôture de fin de mois

Tran et le directeur principal des finances, Michael Eves, ont été orientés vers FloQast par leur fournisseur d'ERP, NetSuite. Eves avait déjà utilisé d'autres plateformes logicielles de gestion des clôtures, mais FloQast s'est démarqué.

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"FloQast est plus moderne, un meilleur outil et plus intuitif que les autres solutions concurrentes. Et la fonctionnalité est plus puissante avec des mises à jour automatiques de la balance générale des comptes et des notes de révision pour les membres de l'équipe, les auditeurs et tous ceux qui ont besoin de connaître les détails des soldes de comptes spécifiques. Nous aimons ajouter des notes tout au long du mois et soulever un problème tôt pour qu'il puisse être résolu rapidement plutôt que d'attendre la fin du mois.

- Michael Eves, directeur principal, finances

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"FloQast est plus moderne, c'est un meilleur outil et il est plus intuitif que d'autres solutions concurrentes comme Blackline", a déclaré M. Eves. "Et la fonctionnalité est plus puissante avec des mises à jour automatiques du balance générale des comptes et des notes de révision pour les membres de l'équipe, les auditeurs et toute autre personne qui a besoin de connaître les détails des soldes de comptes spécifiques. Nous aimons ajouter des notes tout au long du mois et soulever un problème tôt pour qu'il soit résolu rapidement plutôt que d'attendre la fin du mois. "Eves apprécie également que les flux de travail de FloQast aident à gérer d'autres procédures et étapes de conformité. "FloQast a apporté une structure et des contrôles à tous les aspects de notre processus de clôture et de conformité", a déclaré Eves. "C'est une excellente chose pour notre petite équipe de sept personnes, qui n'a pas fini de se familiariser avec ces exigences plus poussées en matière de comptabilité publique. Je pense que les listes de contrôle et les étapes de FloQast ont aidé à montrer à l'équipe l'importance de les suivre pour le moment et pour nos futures exigences en matière d'audit. "Tran a déclaré que l'intégration de NetSuite était également l'une des plus rapides qu'elle ait vues pour une solution d'entreprise comme FloQast. Grâce à l'intégration API certifiée " Built for NetSuite " de FloQast, les utilisateurs adjoints ont été opérationnels en deux semaines, ce qui a permis une adoption plus rapide et un délai de rentabilité plus court. " La mise en œuvre a été transparente et directe, et de bout en bout, elle a pris deux semaines ", a déclaré Tran. "L'API FloQast pour NetSuite s'est connectée instantanément, tout comme les intégrations avec Slack et Dropbox.

Un député gagne deux jours sur la clôture du mois grâce à FloQast

Depuis la mise en service de FloQast, les niveaux de stress, les incertitudes et les tâches incomplètes ont été réduits pour l'équipe de l'adjoint : "Nous ne nous demandons plus où nous en sommes dans le processus et nous n'essayons plus d'obtenir des mises à jour et des détails de dernière minute", déclare Tran. "FloQast extrait automatiquement les derniers soldes de compte de NetSuite, et l'ensemble du processus semble plus calme et plus cohérent. La réduction du nombre de jours nécessaires à la clôture a également eu un impact positif. Notre équipe de direction nous avait demandé de clôturer plus rapidement, et nous y sommes parvenus, passant de sept ou huit jours à cinq jours avec FloQast", a déclaré Tran. "Cela nous laisse plus de temps pour des projets stratégiques et d'autres initiatives de croissance qui nous aideront à nous développer et à nous adapter à l'avenir. En plus de la vitesse et de la productivité, il y a eu des avantages inattendus en matière de formation. Selon M. Tran, le fait de partager la propriété et la responsabilité de monthend Close avec l'ensemble de l'équipe comptable a permis d'améliorer la culture et d'accroître les compétences et les connaissances. "FloQast est devenu à la fois un outil de productivité et un outil d'apprentissage pour notre jeune équipe comptable", explique M. Tran. "Je peux désormais inclure des notes et des explications dans notre liste de tâches centralisée que tout le monde peut voir et lire, et nous n'avons pas besoin d'une réunion Zoom ou d'un message Slack pour en discuter. Nous avançons beaucoup plus vite maintenant et nous profitons des opportunités d'apprentissage en cours de route."