Wie NEXT Insurance seinen Tech-Stack aufbaute, um Zeitpläne zu verbessern, Prozesse zu rationalisieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern

Next Insurance ist ein Online-Versicherungsanbieter für kleine Unternehmen mit Sitz in Palo Alto, Kalifornien. Das 2016 gegründete Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmern zu helfen, erfolgreich zu sein, indem es ihnen erschwingliche und auf jedes kleine Unternehmen zugeschnittene Sach- und Unfallversicherungen anbietet.Michelle Cheung, ehemalige CCO von Next Insurance, kam 2018 zum Unternehmen, als es gerade mit dem Aufbau seiner FinOps begann. Da alle Buchhaltungsprozesse manuell verwaltet wurden, war es ihre Aufgabe, ein ERP-System zu implementieren und einen Tech-Stack aufzubauen, der es dem Team ermöglichte, seine täglichen Operationen auszuführen und das erwartete Wachstum des Unternehmens zu berücksichtigen. "Aus der FinOps-Perspektive wird alles verstärkt, da unser Produkt finanzieller Natur ist", sagte Cheung. "Wir wussten, dass wir nicht alles über Tabellenkalkulationen und auf manuelle Art und Weise abwickeln konnten. Das heißt, es gibt immer ein Gleichgewicht zwischen dem, was wir brauchen, um unsere dringendsten Probleme heute zu lösen, und dem, was wir in ein paar Jahren brauchen werden, weil wir so schnell wachsen."

Aufbau eines nachhaltigen Tech-Stacks

Das Unternehmen implementierte NetSuite für sein ERP-System, brauchte aber noch Hilfe in mehreren anderen Bereichen, einschließlich der Handhabung von Firmenkreditkarten, Debitoren und Spesenerstattungen für Mitarbeiter. "Wir machen eine Kapazitätsplanung", sagte Byron Whitman, Corporate Controller:in für Next Insurance, "und wir schauen uns unser Team an, um zu sehen, wo wir viel Zeit verbringen und wie wir den Prozess verbessern können. Einer davon war der Genehmigungsprozess für Debitoren . Wir haben viel Zeit damit verbracht, herauszufinden, wer bestimmte Rechnungen genehmigen sollte, dann eine E-Mail an diese Person zu schicken, um die Rechnung genehmigen zu lassen, und dann nachzufragen, wenn sie die Rechnung nicht sofort genehmigt hat, und dann zu verfolgen, ob alles bezahlt wurde". Nachdem das Team mehrere Optionen geprüft hatte, entschied es sich für Tilpalti zur Automatisierung von Debitoren . "Uns gefiel, dass es sich in NetSuite integrieren lässt. Uns gefiel, dass der Genehmigungsprozess aus der Sicht der Benutzer einfach zu genehmigen war. Es war also ziemlich einfach, die Leute dazu zu bringen, es zu benutzen."

Mit FloQast den Finanzabschluss lösen

Ein weiteres Problem, das Next angehen wollte, war die Verwaltung des Finanzabschluss: "Wir brauchten sehr viel Zeit, um die Bücher abzuschließen, weil es sehr Excel-orientiert war", erinnert sich Whitman. "Wir brauchten etwas, das uns hilft, den Abschluss zu beschleunigen und besser zu verwalten. "Wir haben viele Stakeholder, die sich unsere Ergebnisse ansehen", fügte Cheung hinzu, "und sie müssen genau und pünktlich sein. Diese Ergebnisse schaffen Vertrauen und Glaubwürdigkeit für uns als Institution - unsere Kunden, Aufsichtsbehörden, Aktionäre und Kreditgeber sind alle daran interessiert. Eine gut geölte Maschine vom Standpunkt der FinOps aus zu haben - ohne alles zu verwerfen und von vorne anzufangen - erhöht wirklich die Glaubwürdigkeit und verringert den Stress. "Letztendlich wählten sie die Buchhaltungs-Workflow-Automatisierung von FloQast für ihren Stack. "Wir haben uns die close management auf dem Markt angesehen, und uns gefiel, dass FloQast so viel besser organisiert war und sich perfekt in NetSuite integrierte", sagt Whitman. "Wir können den Saldo in NetSuite im Vergleich zu dem sehen, was in der Einkommensdatei steht, und sehr einfach alle verschiedenen Aufgaben zuweisen, egal ob es sich um eine Checkliste oder einen Abgleich handelt. Wir können sehen, wer es macht und wer es überprüft, wann es erledigt sein soll."

Optimierung des Tech Stack für eine bessere Mitarbeiterbindung

Neben der guten Integration in NetSuite und der Lösung der aktuellen und zukünftigen Probleme des Unternehmens war laut Whitman ein weiterer Faktor Teil der Entscheidung für Tilpalti und FloQast: Einer der zusätzlichen Vorteile ist es, sicherzustellen, dass die Tools, die wir verwenden, tatsächlich die Zufriedenheit unseres Teams verbessern", sagt Whitman. "Wenn man ein Tool hat, das nicht gut funktioniert, ist das Team nicht glücklich über die Integrationsbemühungen und den Abgleich von Elementen, die ständig untersucht werden müssen. Cheung stimmte zu, dass die Technologie eine wichtige Rolle dabei spielt, talentierte Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden und ihr Engagement aufrechtzuerhalten: "Unsere Mitarbeiter sind intelligent", sagt Cheung. "Je weniger sich wiederholende, langweilige Dinge sie tun, die automatisiert werden können, desto zufriedener ist das Team und desto höher sind unsere Engagement-Werte."

Planung für Wachstum: Aufbau und Pflege eines skalierbaren Tech-Stacks

Next Insurance wächst weiter, und mit NetSuite, Tilpalti und FloQast glaubt das Buchhaltungs- und Finanzteam, dass es für künftiges Wachstum gut gerüstet ist. "Im letzten Jahr haben wir sehr von den Tools profitiert, die wir implementiert haben", sagt Whitman.

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"Wir schlossen in etwa 20 Tagen ab, und innerhalb von ein oder zwei Monaten nach der Einführung von FloQast konnten wir diesen Wert auf 10 Tage senken. Im Laufe der Zeit haben wir weitere Mehrwerte gefunden, und in drei der letzten vier Monate haben wir Abschlüsse in fünf Tagen erreicht. Es ist ziemlich aufregend zu sehen, wie wir das geschafft haben."

- Byron Whitman, Controller:in

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Cheung stimmte dem zu und fügte hinzu, dass sie gespannt sei, wie FinOps-Lösungen weiterhin Daten nutzen und ihnen dabei helfen werden, mehr Voraussicht und Transparenz für das Kommende zu gewinnen.

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"Das Ziel ist es, mehr Vorhersagen zu treffen und mehr Einblicke zu geben, und wir sind auf dem besten Weg dazu", so Cheung, "ich denke, dass wir mehr bieten können, was den Wert der beteiligten Menschen erhöht. Ich denke, das kann uns als Organisation und als Unternehmen wirklich voranbringen."

-Michelle Cheung, ehemalige CCO

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