Comment NEXT Insurance a construit sa pile technologique pour améliorer les délais, rationaliser les processus et augmenter la satisfaction des employés.

Next Insurance est un fournisseur d'assurance en ligne pour les petites entreprises basé à Palo Alto, en Californie. Fondée en 2016, sa mission est d'aider les entrepreneurs à prospérer en leur fournissant une assurance dommages abordable et adaptée à chaque petite entreprise.Michelle Cheung, ancienne CCO de Next Insurance, a rejoint l'entreprise en 2018 alors qu'elle commençait tout juste à construire son FinOps. Avec tous les processus comptables gérés manuellement, c'était son travail de mettre en œuvre un ERP et de construire une pile technologique qui permettait à l'équipe d'exécuter ses opérations quotidiennes et de tenir compte de la croissance que l'entreprise prévoyait de réaliser à l'avenir. "Du point de vue des FinOps, tout est amplifié parce que notre produit est de nature financière", a déclaré Cheung. "Nous savions que nous ne pouvions pas tout gérer à l'aide de feuilles de calcul et de manière extrêmement manuelle. Cela dit, il y a toujours un équilibre entre ce dont nous avons besoin pour résoudre nos problèmes les plus urgents aujourd'hui, mais aussi ce dont nous aurons besoin dans quelques années en raison de notre croissance rapide."

Construire une pile technologique durable

L'entreprise a mis en œuvre NetSuite pour son système ERP, mais avait encore besoin d'aide dans plusieurs autres domaines, notamment la gestion des cartes de crédit de l'entreprise, des comptes fournisseurs et des remboursements de frais des employés. "Nous effectuons une planification des capacités", explique Byron Whitman, contrôleur de gestion de Next Insurance, "et nous examinons notre équipe pour voir où nous passons beaucoup de temps et comment nous pouvons améliorer ce processus. L'un d'entre eux était le processus d'approbation des PA. Nous passions beaucoup de temps à essayer de savoir qui était censé approuver certaines factures, puis à leur envoyer un e-mail pour qu'elles soient approuvées, à les relancer si elles ne l'étaient pas tout de suite, et enfin à faire le suivi pour s'assurer que tout était payé. Après avoir étudié plusieurs options, l'équipe a choisi Tilpalti pour l'automatisation des comptes fournisseurs : "Nous avons aimé l'interface de Tilpalti", dit Whitman. Nous avons apprécié l'interface de Tilpalti", explique M. Whitman. "Nous avons aimé le fait qu'il s'intègre à NetSuite. Nous avons apprécié que le processus d'approbation, du point de vue de l'utilisateur, soit simple à approuver. Il a donc été assez facile d'amener les gens à l'utiliser.

Résoudre le bouclage financier avec FloQast

La gestion de la clôture financière était un autre problème auquel Next souhaitait remédier : "La clôture des comptes nous prenait beaucoup de temps car elle était très axée sur Excel", se souvient M. Whitman. "Nous avions besoin de quelque chose qui nous aiderait à accélérer notre clôture et à mieux la gérer" "Nous avons beaucoup de parties prenantes qui regardent nos résultats", ajoute Cheung, "et ils doivent être exacts et à temps. Ces résultats nous donnent confiance et crédibilité en tant qu'institution - nos clients, régulateurs, actionnaires et prêteurs s'y intéressent tous. Le fait d'avoir une machine bien huilée du point de vue des opérations financières, sans avoir à tout supprimer et à tout recommencer, ajoute vraiment de la crédibilité et réduit le stress. En fin de compte, ils ont choisi l'automatisation du workflow comptable de FloQast pour leur pile. Nous avons examiné les outils de gestion des clôtures existants et nous avons aimé que FloQast soit beaucoup mieux organisé et s'intègre parfaitement à NetSuite", dit Whitman. "Nous pouvons voir le solde dans NetSuite par rapport au fichier des revenus et attribuer très facilement toutes les différentes tâches, qu'il s'agisse d'un élément de la liste de contrôles ou d'un rapprochement. Nous pouvons voir qui le fait et qui le révise au moment où il est prévu de le faire".

Optimiser la pile technologique pour mieux fidéliser les employés

Outre l'intégration avec NetSuite et la résolution des problèmes actuels et futurs de l'entreprise, un autre facteur a joué un rôle dans le choix de Tilpalti et de FloQast, à savoir l'expérience des employés : L'un des avantages supplémentaires est de s'assurer que les outils que nous utilisons améliorent réellement le bonheur de notre équipe", explique M. Whitman. "Si l'outil ne fonctionne pas bien, l'équipe ne sera pas satisfaite des efforts d'intégration et du rapprochement des éléments qui font l'objet d'une enquête permanente. En fin de compte, cela a un impact négatif sur leur efficacité et leur satisfaction à l'égard de l'organisation. "M. Cheung reconnaît que la technologie joue un rôle essentiel pour retenir les employés talentueux et les maintenir engagés. "Nos employés sont intelligents", déclare M. Cheung. "Moins ils font de tâches répétitives et fastidieuses qui peuvent être automatisées, plus l'équipe est heureuse et plus nos scores d'engagement sont élevés.

Planifier la croissance : Établir et maintenir une pile technologique évolutive

Next Insurance continue de se développer et, grâce à NetSuite, Tilpalti et FloQast, l'équipe comptable et financière estime qu'elle est bien préparée pour la croissance future.

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"Nous clôturions en 20 jours environ et, un mois ou deux après la mise en œuvre de FloQast, nous avons ramené ce délai à 10 jours. Au fil du temps, nous avons trouvé davantage de valeur ajoutée et, au cours de trois des quatre derniers mois, nous avons atteint un délai de clôture de cinq jours. C'est vraiment passionnant de voir comment nous avons pu y parvenir.

- Byron Whitman, contrôleur général

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Mme Cheung partage cet avis et ajoute qu'elle est impatiente de voir comment les solutions FinOps continueront à exploiter les données et à les aider à mieux anticiper et à avoir une meilleure visibilité sur ce qui va se passer.

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"L'objectif est d'être en mesure de prévoir davantage et d'apporter plus d'informations, et nous sommes en bonne voie", a déclaré M. Cheung. Je pense que cela peut vraiment nous faire progresser en tant qu'organisation et en tant qu'entreprise.

-Michelle Cheung, ancienne CCO

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